Audit-Trail nutzen

SpeamCore protokolliert alle relevanten System-Aktionen — wer hat welchen Datensatz geändert, gelöscht, freigegeben. Wichtig für GoBD-Compliance, Steuerprüfung, Reklamations-Klärung.

Wann nutze ich das?

• Bei Reklamations-Fall — wer hat Rechnung X erstellt, geändert?
• Bei Verdacht auf Fehler — wann wurde Wert Y geändert?
• Bei Steuerprüfung — Audit-Berichte für Prüfer.
• Bei Sicherheits-Vorfall — wer hat sich wann eingeloggt?

i

Voraussetzung

• Sie sind mit Admin-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Audit-Logging ist aktiviert (Standard).

So nutzen Sie das Audit-Log

KI

Status — Konkretes Audit-Modell (Welle 93)

Code-verifiziert: SpeamCore unterscheidet zwei Audit-Mechanismen (siehe Audit-Trail-Architektur):

1. Record-Revision über revision-Spalte pro getracktem Modell — speichert pro CRUD-Update eine neue Versionszeile mit allen Feldern
2. AuditEvent-Tabelle mit konkreten Kategorien: ReportDownload, ComplianceAck, Login, Other — speichert spezifische Sicherheits-/Compliance-Aktionen mit Free-Form-data-Feld

Die unten stehenden Filter und Workflow-Schritte gelten primär für die generische /audits-Übersicht und beziehen sich auf das bei jedem Datensatz vorhandene Verlauf (Record-Revision). Generische Such-Filter (Aktion = create/update/delete) entsprechen dem Versionierungs-Stand pro Datensatz.

1

Audit-Modul öffnen

In der Sidebar Audits. Sie sehen die Übersicht der protokollierten Aktionen mit:

• Zeitstempel (occurredAt für AuditEvents, updatedAt für Record-Revisionen)
• User — wer hat es gemacht (requestedBy / requestedByName für AuditEvents)
• Aktion / Kategorie — bei AuditEvents: category (ReportDownload, ComplianceAck, Login, Other) + action. Bei Record-Revision: implizit Update-Schritt.
• Subject + Datensatz-ID — über parentType + parentId
• Vorher / Nachher über die Versions-Historie pro Record (nicht pro AuditEvent)

2

Suche im Audit-Log

Filter setzen:

• Zeitraum — z.B. „letzte Woche" oder Datum-Range.
• User — pro Mitarbeiter alle Aktionen.
• Datensatz-Typ — z.B. nur „SalesDocument".
• Datensatz-ID — Verlauf eines konkreten Belegs / Auftrags.
• Aktion — z.B. nur Löschungen.

Bei viele Einträgen: Volltext-Suche im Detail.

3

Verlauf eines Datensatzes

Pro Datensatz (Auftrag, Beleg, Mitarbeiter etc.) gibt es einen Tab Audit oder Verlauf:

• Chronologie aller Änderungen.
• Pro Änderung: User, Zeitstempel, geänderte Felder mit alt → neu.
• Bei Stornos / Löschungen: Begründung-Feld.

4

Chat-Audit separat

Für Chat-Nachrichten gibt es ein Chat-Audit-Modul — in der Sidebar separat:

• Alle Direkt- und Gruppen-Chats.
• Wer hat wann was geschrieben.
• Lösch-/Bearbeitungs-Verlauf.

Wichtig bei Compliance / juristischen Themen.

5

Audit-Bericht exportieren

Bei Anfrage von Steuerprüfer / Compliance-Audit:

• Audit-Liste filtern auf Zeitraum.
• Export als PDF oder Excel.
• Übergabe an Prüfer.

GoBD verlangt Audit-Logs 10 Jahre aufzubewahren.

Weg 2 — Audit-Suche per KI-Chat

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Filter falsch interpretieren, Aktionen falsch klassifizieren. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; bei rechtlichen / forensischen Fragen original Audit-Daten im UI gegenprüfen.

Beispiel-Prompts:

Wer hat in den letzten 7 Tagen Lösch-Aktionen ausgeführt? Pro User mit
Anzahl, Datensatz-Typ und Zeitstempel.

Audit-Recherche: alle Änderungen am Datensatz Customer 1234 in den letzten
12 Monaten — chronologisch mit Vorher/Nachher pro Feld.

Stichproben-Audit Q2 2026: 20 zufällige Lösch-Aktionen mit Begründung
und User. Vorbereitung für Compliance-Stichprobe.

Tipps

• Audit-Logs nicht löschen — niemals manuell entfernen.
• Stichproben monatlich — bei großen Mandanten gelegentlich Audit-Stichprobe (auffällige Lösch-Aktionen?).
• Schulung — Mitarbeiter wissen lassen, dass alles protokolliert wird (Datenschutz-Hinweis bei Onboarding).

Verwandte Tutorials

• Berechtigungen verwalten — Audit-Konfiguration
• Compliance-Übersicht (GF) — Audit als Compliance-Aspekt

Für Entwickler: technische Details

• Audit-Modul: /audits, Chat-Audit.
• Implementierung: jede Mutation triggert AuditLog-Entry mit User, Aktion, Subject, oldData, newData.
• Storage: typisch separate Tabelle, ggf. Cold-Storage nach 1 Jahr.
• DSGVO-Konformität: Audit-Logs enthalten User-Daten — Lösch-Anfragen müssen Audit-Logs respektieren (Pseudonymisierung statt Löschung).