Mail-Konten und Niederlassungen einrichten
Beim Mandanten-Setup (oder bei Erweiterung um eine neue Niederlassung) richten Sie als Admin Mail-Konten und Niederlassungs-Stammdaten ein. Diese Anleitung führt Sie durch beide Workflows.
Wann mache ich das?
- Initial-Setup des Mandanten — alle Mail-Konten und Niederlassungen.
- Neue Niederlassung — nach GF-Entscheidung.
- Mail-Konten-Wechsel — neuer Provider, neue Adressen.
Mail-Konten einrichten
Mail-Konten-Modul öffnen
In der Sidebar Mail-Konten (Mail Accounts). Liste der konfigurierten Postfächer.
Service-Mail-Konto anlegen
+ Mail-Konto hinzufügen — typisch:
- info@firma.de — allgemeine Service-Mail.
- buchhaltung@firma.de — Rechnungen / Mahnungen.
- vertrieb@firma.de — Angebote, Auftragsbestätigungen.
Pro Konto:
| Feld | Wert |
|---|---|
| E-Mail-Adresse | info@firma.de |
| Anzeigename | „SpeamCore Service" |
| SMTP-Server | smtp.firma.de |
| SMTP-Port | 587 (TLS) oder 465 (SSL) |
| IMAP-Server | imap.firma.de (für Antworten-Sync) |
| Benutzername | typisch die Mail-Adresse |
| Passwort | sicher hinterlegen |
| Authentifizierung | OAuth2 (M365, Google) oder Standard |
Bei Microsoft 365 / Google Workspace: OAuth-Flow mit Browser-Login.
Persönliches Mail-Konto pro Mitarbeiter
Wenn Mitarbeiter mit eigenem Postfach mailen:
- Jeder Mitarbeiter konfiguriert sein Postfach selbst (Profil-Einstellungen).
- Admin kann assistieren bei Erst-Setup.
- OAuth bevorzugt — kein Passwort-Speichern nötig.
Test-Versand
Nach Konfiguration:
- Test-Mail an eigene Adresse versenden.
- Wenn IMAP konfiguriert: Test-Antwort schicken, prüfen ob in SpeamCore ankommt.
- Bei Fehler: SMTP-Logs / Mail-Provider-Logs durchsehen.
Niederlassungen einrichten
Niederlassungs-Modul öffnen
In der Sidebar Niederlassungen (Branches). Bestehende Niederlassungen sehen Sie als Liste.
Neue Niederlassung anlegen
+ Niederlassung hinzufügen mit allen rechtlich relevanten Stammdaten:
| Feld | Wert |
|---|---|
| Name | „Filiale München" |
| Anschrift | Straße, PLZ, Stadt, Land |
| USt-IdNr. | Pflicht für B2B-Rechnungen |
| HRB-Nr. | Handelsregister |
| Geschäftsführer | erscheint im Briefkopf |
| Bank-IBAN + BIC | für Rechnungs-Empfang |
| Telefon, Mail | allgemeine Kontaktdaten |
| Logo | niederlassungs-spezifisch (sofern abweichend) |
Mehr Details in Mandanten-Setup pflegen (GF).
Briefkopf-Vorlagen pro Niederlassung
Pro Niederlassung eigene PDF-Vorlagen für:
- Rechnung — Briefkopf mit eigener USt-IdNr.
- Angebot — Niederlassungs-Logo.
- Auftragsbestätigung.
- Mahnung.
Vorlagen-Pflege siehe Settings und Customization.
Niederlassung Mitarbeitern zuordnen
Pro Mitarbeiter (im Mitarbeiter-Detail) Niederlassung wählen. Beeinflusst:
- Welcher Briefkopf bei seinen Aufträgen erscheint.
- Welche Kostenstelle für Personalkosten.
- Welche Mailbox bei E-Mail-Versand.
Tipps
- OAuth bevorzugen — sicherer als Standard-Auth.
- Service-Postfach für Massen-Versand — Rechnungen, Mahnungen über zentrale Mailbox.
- Niederlassungs-Setup einmal sauber — spart später viel Aufräumen.
- Backup der Konfiguration — Mail-Daten vor Migrationen exportieren.
Verwandte Tutorials
Für Entwickler: technische Details
- Mail-Konten: /mail-accounts.
- Niederlassungen: /branches.
- Mail-Engine: typisch Nodemailer (SMTP) + IMAP-Library für Sync.
- OAuth-Flow: Microsoft 365 + Google standardmäßig unterstützt.