Inventur durchführen und abschließen

Mindestens einmal jährlich muss in jedem Lager eine Inventur stattfinden — körperliche Zählung aller Bestände, Vergleich mit Buch-Bestand, Differenz-Buchung. Pflicht nach HGB und Steuerrecht. Diese Anleitung führt Sie durch den vollständigen Inventur-Workflow in SpeamCore.

Wann mache ich das?

• Jährlich zum Bilanzstichtag — meist 31. Dezember oder Geschäftsjahres-Ende.
• Quartalsweise in größeren Unternehmen für Kontroll-Zwecke.
• Nach Verlust-/Diebstahl-Vorfällen zur Bestandsfeststellung.
• Nach Lager-Umzug als Inventur-Basis für den neuen Standort.

i

Voraussetzung

• Sie sind mit Buchhaltungs-Leitung-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Lager-Stammdaten sind gepflegt — siehe Lager-Tutorials.
• Während der Inventur sollten möglichst keine Bestandsbewegungen stattfinden.

So führen Sie eine Inventur durch

1

Neue Inventur anlegen

In der Sidebar auf Inventarisierung. Sie sehen die Liste aller bisherigen Inventuren.

Tippen Sie auf + Inventur hinzufügen:

1. Name — zum Beispiel „Inventur 31.12.2026" oder „Q4 2026".
2. Lager auswählen — welches Lager wird inventarisiert? Pro Lager eine separate Inventur, sonst geht der Überblick verloren.
3. Stichtag — typisch der Bilanzstichtag.
4. Speichern.

2

Inventur initialisieren — Buchbestand fixieren

Beim Anlegen einer Inventur passiert im Hintergrund Wichtiges:

• SpeamCore friert den aktuellen Buchbestand aller Produkte des Lagers ein — als Snapshot (siehe Snapshot-Pattern).
• Pro Produkt entsteht eine Inventur-Position mit currentAmount = aktueller Bestand und countedAmount = leer (= noch nicht gezählt).

Sie haben jetzt eine Liste aller Produkte mit ihrem Soll-Bestand.

3

Körperliche Zählung — pro Produkt erfassen

Nun beginnt die eigentliche Inventur-Arbeit:

1. Zähltrupp organisieren — meist 2-Personen-Teams (Vier-Augen-Prinzip).
2. Pro Produkt im Lager:
   • Stück physisch zählen.
   • In SpeamCore die Inventur-Position öffnen.
   • countedAmount eingeben.
   • Bei Differenz zum Buchbestand: Kommentar ergänzen („Schwund vermutlich Diebstahl", „Bruch", „Inventur-Korrektur").
   • Speichern (Inline-Editing, kein separates Modal).

Filter-Hilfe in der Inventur:

• „noch nicht gezählt" — alle Produkte ohne countedAmount. So sehen Sie, was noch fehlt.
• „mit Differenz" — wo Buch- und Ist-Bestand abweichen. Klärungs-Kandidaten.

KI

Inventur ist Teamwork

Bei großen Lagern mit Hunderten von Produkten dauert eine Inventur Tage. Mehrere Mitarbeiter mit Tablets gleichzeitig erfassen — SpeamCore unterstützt parallele Bearbeitung. Wichtig: klare Aufteilung wer welchen Lagerbereich zählt, sonst werden Produkte doppelt gezählt oder vergessen.

4

Differenzen klären

Filtern Sie nach „mit Differenz" und arbeiten Sie sich durch die Liste:

Differenz-Typ	Aktion
Schwund (Ist < Soll)	Im Kommentar dokumentieren — Diebstahl, Bruch, Verlust.
Mehrbestand (Ist > Soll)	Im Kommentar dokumentieren — vergessene Wareneingänge, Rückläufer.
0 (Produkt in Stamm, aber gar nicht im Lager)	Klären: existiert das Produkt überhaupt? Eventuell Stamm-Datensatz auf inaktiv setzen.
Großer Differenz-Wert	Vier-Augen-Prinzip — zweite Zählung mit anderem Mitarbeiter.

Wichtig: Differenz-Kommentare sind GoBD-relevant. Bei späterer Steuerprüfung muss erklärbar sein, warum Bestände abweichen.

5

Inventur abschließen — die Korrektur-Buchung

Wenn alle Produkte gezählt und Differenzen geklärt sind:

1. Auf der Inventur-Detailseite Inventur abschließen (Button oben).
2. SpeamCore erzeugt automatisch Korrektur-Buchungen:
   • Pro Produkt mit countedAmount != currentAmount ein ProductMovement mit type = 'inventory-correction'.
   • Die Buchungen verändern den Buch-Bestand auf den körperlich gezählten Wert.
   • Wertmäßig wird die Differenz auf das Inventur-Differenz-Konto gebucht (oft „Inventurdifferenzen Aufwand" oder „Inventurdifferenzen Ertrag").
3. Status der Inventur wechselt auf abgeschlossen. Keine weiteren Änderungen mehr möglich.

!

Vor Abschluss alle Klärungen erledigen

Sobald die Inventur abgeschlossen ist, sind die Korrektur-Buchungen erzeugt und können nicht mehr storniert werden (außer durch eine neue Korrektur-Buchung). Erst alle Differenzen klären, dann erst abschließen.

6

Inventur-Bericht erstellen

Nach Abschluss erstellen Sie den Inventur-Bericht als Beleg für die Steuer:

• PDF-Export der Inventur — alle gezählten Positionen mit Soll- und Ist-Werten.
• Differenz-Liste mit Kommentaren — wertmäßige Auflistung.
• Unterschriften der Zähler und der Buchhaltungs-Leitung — meist als Anhang gepflegt.

Der Inventur-Bericht ist Teil des Jahresabschlusses und muss 10 Jahre aufbewahrt werden.

Weg 2 — Inventur-Auswertung per KI-Chat

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Differenzen falsch klassifizieren, Wertberichtigung übersehen, Inventur-Status falsch beurteilen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die steuerlich-relevante Inventur-Verantwortung liegt bei Buchhaltungs-Leitung und Geschäftsführung. KI-Auswertung als Vor-Bericht verstehen, finalen Inventur-Bericht manuell freigeben.

Beispiel-Prompts:

Gib mir den Stand der laufenden Inventur „Inventur 31.12.2026": wie viele
Positionen sind gezählt, wie viele offen, wo sind die größten Differenzen?

Erstelle den Inventur-Auswertungs-Bericht für „Inventur Q4 2026" — Top-10
Differenzen mit Wert, Gesamt-Differenz absolut und prozentual,
Wertberichtigungs-Vorschlag pro Produkt-Kategorie.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

!

Bestandsbewegungen während der Inventur — was nun?

Idealerweise vermeiden — Lager kurz „eingefroren" während Zählung. Wenn unvermeidbar (laufender Betrieb): Bewegungen genau dokumentieren, nach Inventur-Abschluss prüfen, ob die countedAmount-Werte trotz Bewegung stimmen.

!

Sehr große Differenz unklarer Ursache

Zweimal zählen mit anderen Mitarbeitern. Nach drei Zählungen mit gleicher Differenz: Differenz akzeptieren, im Kommentar „Differenzursache trotz mehrfacher Zählung nicht erklärbar" dokumentieren. Großdifferenzen können Diebstahl-Verdacht begründen — Geschäftsführung informieren.

!

Inventur-Programm zeigt Produkt nicht an

Möglich: Produkt ist auf inaktiv gesetzt. Filter „auch inaktive einbeziehen" einschalten. Bei vorhandenem Bestand muss das Produkt für die Inventur reaktiviert werden.

!

Nach Abschluss noch Korrektur nötig

Neue Korrektur-Buchung im Lager-Modul anlegen (manuelle Bestandsänderung mit Begründung). Die abgeschlossene Inventur bleibt unverändert.

Tipps aus der Praxis

• Inventur am Wochenende — wenn Lager Mo-Fr aktiv ist. Reduziert Bewegungen.
• Vorbereitung vor dem Inventur-Tag — Lager aufräumen, Produkte sichtbar einsortieren. Spart Zähl-Zeit massiv.
• Tablet pro Zähltrupp — ermöglicht parallele Erfassung in SpeamCore.
• Stichproben vorab — eine Woche vor offizieller Inventur Stichproben in 5-10% des Lagers. Wenn dort schon große Differenzen: Vorlauf-Klärung möglich.
• Wertvolles separat — bei sehr teurem Material zusätzlich Foto pro Position machen.

Verwandte Tutorials

• Konten-Rahmen pflegen — Inventur-Differenz-Konto muss konfiguriert sein
• Lager-Tutorials — operative Lager-Pflege
• Snapshot-Pattern (Konzept) — wie Buchbestand-Snapshot funktioniert

Für Admins: technische Details

• Inventur-Modell: Inventory mit Sub-Route Inventur-Produkte für die einzelnen Positionen.
• Buchbestand-Snapshot: beim Anlegen einer Inventur wird via apply-warehouse-products-Endpoint pro WarehouseProduct ein Snapshot in InventoryProduct mit currentAmount als Pflicht-Wert geschrieben. Spätere WarehouseProduct.amount-Änderungen beeinflussen die Inventur-Daten nicht mehr — siehe Snapshot-Pattern.
• Abschluss-Endpoint: POST /inventories/:id/close — generiert pro InventoryProduct mit currentAmount != countedAmount einen ProductMovement mit type: 'inventory-correction'.
• Korrektur-Buchung wertmäßig: aus ProductMovement.amount × WarehouseProduct.unitPrice, gebucht auf konfiguriertes Differenz-Konto (Stammdaten in Konten).
• Storno der Inventur ist nicht direkt möglich — neue korrigierende Inventur muss angelegt werden.
• CASL: create:Inventory, update:InventoryProduct, apply:Inventory (Abschluss-Action).
• Audit-Trail: jeder InventoryProduct-Eintrag speichert countedById (wer hat gezählt) und countedAt (wann).