Konten-Rahmen und Steuersätze pflegen

Der Kontenrahmen ist die Strukturgrundlage Ihrer Buchhaltung. Wenn neue Konten benötigt werden — sei es für eine neue Geschäftsaktivität, eine neue Niederlassung oder eine geänderte Steuerregelung — ist die Buchhaltungs-Leitung dafür verantwortlich. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie das in SpeamCore richtig machen.

Wann mache ich das?

• Neue Konten anlegen — wenn ein neues Erlöskonto, Aufwandskonto oder Verbindlichkeitskonto benötigt wird.
• Steuersatz-Änderungen — bei MwSt-Anpassungen (zum Beispiel Corona-Reduktion 19% → 16% in 2020 → 19% in 2021).
• Konten umbenennen oder umkategorisieren — bei Strukturänderungen.
• Konten archivieren — alte ungenutzte Konten auf inaktiv setzen.

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Voraussetzung

• Sie sind mit Buchhaltungs-Leitung-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Bei größeren Änderungen Abstimmung mit Steuerberater.
• Buchhaltungs-Sachbearbeitung über Änderungen informieren — sie nutzen die Konten täglich.

Konten-Stammdaten pflegen

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Kontenrahmen-Übersicht öffnen

In der Sidebar auf Kontenrahmen (oder „Chart of Account Frameworks"). Sie sehen die definierten Kontenrahmen — meist:

• SKR03 — Standardkontenrahmen 03 (Industrie / Handwerk).
• SKR04 — Standardkontenrahmen 04 (alternative Struktur).
• Eigene Custom-Rahmen falls Mandanten-spezifisch angelegt.

Tippen Sie den passenden Rahmen an, um die Konten-Liste zu sehen.

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Konten-Liste — was zeigt SpeamCore?

In der Konten-Liste sehen Sie pro Konto:

Spalte	Was steht da?
Konto-Nr.	Numerische ID (zum Beispiel 4980 für „Werbeaufwand")
Bezeichnung	„Werbeaufwand"
Kontotyp	Aufwand, Erlös, Bestand, Verbindlichkeit etc.
Standard-Steuersatz	Wenn vorbelegt (typisch 19% bei Aufwand)
Aktiv	Ja / Nein

Spalten anpassbar über die Toolbar.

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Neues Konto anlegen

+ Konto hinzufügen:

1. Konto-Nr. — wählen Sie eine freie Nummer im richtigen Bereich (Aufwand 4xxx in SKR03, Erlös 8xxx etc.). Wenn unsicher: Steuerberater fragen.
2. Bezeichnung — klar und eindeutig („Werbeaufwand Online-Marketing").
3. Kontotyp — Aufwand / Erlös / Bestand etc.
4. Steuersatz — Standard für dieses Konto (zum Beispiel 19% bei Aufwand mit Vorsteuer).
5. Aktiv — Ja.
6. Speichern.

Das neue Konto steht ab sofort in der Buchhaltungs-Sachbearbeitung zur Verfügung.

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Konto archivieren (statt löschen)

Konten werden nicht gelöscht — historische Buchungen müssen weiter zugeordnet bleiben. Stattdessen:

1. Konto in der Liste anklicken.
2. Aktiv auf Nein setzen.
3. Speichern.

Inaktive Konten erscheinen in den Auswahl-Dropdowns nicht mehr — neue Buchungen sind nicht möglich, alte bleiben unverändert.

Steuersätze pflegen

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Steuersätze öffnen

In der Sidebar auf Steuersätze. Liste aller definierten Steuersätze — typisch:

• Vorsteuer 19%
• Vorsteuer 7%
• Mehrwertsteuer 19%
• Mehrwertsteuer 7%
• Steuerfrei (0%)
• Reverse Charge (EU-B2B)

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Steuersatz-Änderung — Pflicht-Workflow

Wenn ein Steuersatz sich ändert (zum Beispiel MwSt steigt von 19% auf 20%):

Falsche Methode (NICHT machen): Einfach den Wert im bestehenden Steuersatz von 19 auf 20 ändern. Folge: alle alten Buchungen werden falsch — Steuer-GAU.

Richtige Methode — Gültigkeits-Periode anlegen:

1. Den bestehenden Steuersatz „Mehrwertsteuer 19%" öffnen.
2. Tab Gültigkeiten wählen.
3. Bestehender Eintrag: validFrom: 2007-01-01, validTo: leer (= unbefristet), rate: 19.
4. Bestehenden Eintrag schließen: validTo setzen auf den letzten Gültigkeits-Tag (zum Beispiel 2027-12-31).
5. Neuen Eintrag anlegen: validFrom: 2028-01-01, validTo: leer, rate: 20.
6. Speichern.

Ab dem 2028-01-01 nimmt SpeamCore automatisch den neuen Satz für neue Buchungen — alte Buchungen bleiben mit 19% historisch korrekt.

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Beleg-Datum entscheidet

Bei der Steuersatz-Auswahl prüft SpeamCore: zu welcher Gültigkeits-Periode passt das Beleg-Datum? Eine Rechnung vom 31.12.2027 nimmt 19%, eine vom 01.01.2028 nimmt 20%. Niemals die Gültigkeitsperioden überschneiden — das führt zu Validierungsfehlern.

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Übergangsphase managen

Vor und nach einer Steuersatz-Änderung:

• Kommunikation an Buchhaltungs-Sachbearbeitung — alle wissen Bescheid wann die Änderung greift.
• Test-Belege zwei Wochen vorher anlegen — funktioniert die Steuer-Berechnung wie erwartet?
• Vorlagen anpassen — Angebote / Rechnungen mit Standard-Steuersatz ggf. überprüfen.
• Kunden-Information — Rechnungen mit altem Datum aber Übergabe nach Steuer-Änderung sauber dokumentieren.

Weg 2 — Konten-Recherche per KI-Chat

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Konten falsch klassifizieren, SKR03/SKR04-Eigenheiten verwechseln, Steuersätze nicht richtig zuordnen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; strukturelle Konten-Änderungen sind GoBD- und steuer-relevant — Steuerberater einbeziehen, manuell pflegen.

Beispiel-Prompts (vor allem für Recherche, nicht für Konten-Anlage):

Welche Konten sind im laufenden Jahr noch nicht bebucht worden? Bitte
mit letztem Bewegungs-Datum, sortiert für Aufräum-Vorschlag.

Vergleich der Aufwandskonten Q1 2026 vs Q1 2025 — wo gibt es größere
Verschiebungen? Pro Konto-Gruppe als Tabelle.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Konto-Nr. ist schon belegt

Pro Mandant darf eine Konto-Nr. nur einmal vorkommen. Andere freie Nummer im richtigen Bereich nutzen, oder das bestehende Konto umbenennen wenn passend.

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Steuersatz-Wechsel nicht getriggert

Prüfen Sie die Gültigkeits-Periode. Häufiger Fehler: validFrom ist später als das Beleg-Datum, daher wird noch der alte Satz genommen. Oder es gibt eine Lücke (alter validTo: 2027-12-31, neuer validFrom: 2028-01-02) — Tag dazwischen unentschieden.

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Buchhaltungs-Sachbearbeitung weiß nicht, welches Konto sie nehmen soll

Bei neuen Konten: gemeinsame Schulung. Bei häufigen Aufwandstypen: Vorbelegung im Lieferanten-Stammdatensatz nutzen. Dokumentation des Konten-Schemas pflegen.

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Steuerberater verlangt einen anderen Kontenrahmen

Großes Vorhaben — Wechsel von SKR03 zu SKR04 ist möglich, aber bedeutet Mapping aller bestehenden Konten. Mit IT und Steuerberater einen Migrations-Plan erstellen.

Tipps aus der Praxis

• Konten-Schema dokumentiert pflegen — eine kleine Excel-Liste oder ein Wiki, das die Konten und ihre Verwendung erklärt. Hilft neuen Mitarbeitern.
• Halbjährliche Konten-Inventur — alle Konten durchgehen, ungenutzte auf inaktiv setzen, neue Bedarfe besprechen.
• Vor Steuer-Änderung nicht vergessen: Vorlagen-Aktualisierung. Manche PDF-Vorlagen haben Steuer-Texte hardcoded — bei Steuer-Wechsel anpassen.
• Steuerberater einbinden — bei größeren Konten-Strukturänderungen vorher absprechen, sonst Riesen-Mapping-Arbeit beim Jahresabschluss.

Verwandte Tutorials

• BWA und Berichts-Cockpit ausgeben — Konten-Struktur fließt in BWA
• Buchhaltungs-Monatsabschluss — Periodenabschluss mit allen Konten

Für Admins: technische Details

• Konten-Rahmen: /chart-of-account-frameworks als oberste Ebene, /accounts für die einzelnen Konten.
• Konten-Struktur: hierarchisch über parentAccountId. Sub-Route /chart-of-account-frameworks/:id/classes für Klassen.
• Konten-Typen via accountType-Enum: expense, revenue, asset, liability, equity, cash, bank, clearing.
• Steuersatz-Modell: TaxRate (Stamm) + TaxRateValidity (zeitliche Gültigkeit) — siehe Steuersätze, Steuersatz-Gültigkeiten.
• Validity-Logik: backend wählt automatisch TaxRateValidity mit validFrom <= belegDatum <= validTo — überlappende Validitys werden via DB-Constraint blockiert.
• CASL: create:Account, update:Account, delete:Account (typisch nur Buchhaltungs-Leitung), update:TaxRateValidity.
• Inventurdifferenz-Konto, Skonto-Konto: vordefinierte System-Konten in Account mit systemType-Flag — nicht löschbar.