Mahnstufen-Eskalation
Während die Sachbearbeitung das operative Mahnen macht (siehe Mahnung erzeugen), ist die Buchhaltungs-Leitung verantwortlich für die Strategie: wie viele Mahnstufen, welche Fristen, wann eskalieren wir zum Inkasso oder zur Klage. Diese Anleitung zeigt Ihnen die Steuerungs-Aspekte.
Wann mache ich das?
- Bei Strategie-Festlegung für den Mandanten — meist einmalig, dann Pflege.
- Quartalsweise OP-Review — was waren die größten Eskalations-Fälle?
- Vor Großkunden-Verhandlungen — Zahlungsziel-Anpassung, Sondervereinbarungen.
- Bei systematischen Zahlungsausfällen — Strategie überdenken.
Mahnstufen-Stammdaten pflegen
Mahnstufen-Definition öffnen
In den Stammdaten gibt es eine Mahnstufen-Konfiguration — meist im Bereich Customization oder unter Notification-Einstellungen, je nach Mandant.
Pro Mahnstufe definieren Sie:
- Stufe (1, 2, 3 ...)
- Tage nach Vorgängerstufe — Wartezeit zwischen den Mahnungen.
- Mahn-Gebühr in € (zum Beispiel 0 € / 5 € / 10 €).
- Mahnschreiben-Vorlage — welche Vorlage wird gewählt? Höflich, bestimmt, finale Frist.
- Verzugszinsen-Berechnung — ja / nein, ab welcher Stufe.
Standard-Schema festlegen
Typisches B2B-Schema in Deutschland:
| Stufe | Frist nach Vorgänger | Gebühr | Charakter | Verzugszinsen |
|---|---|---|---|---|
| 1 Erinnerung | 7-14 Tage nach Fälligkeit | 0 € | Höflich | nein (Kulanz) |
| 2 Mahnung | 14-21 Tage nach Stufe 1 | 5 € | Bestimmt | ja, ab Tag 1 |
| 3 Letzte Mahnung | 14-21 Tage nach Stufe 2 | 10 € | Frist-Setzung | ja |
| Inkasso | nach Frist Stufe 3 | extern | extern | extern |
Bei B2C oft eine Stufe weniger oder andere Beträge — gesetzliche Mahn-Gebühren-Höhe begrenzt.
Mahn-Prozess pro Kundensegment
Nicht alle Kunden gleich behandeln. Sinnvolle Differenzierung:
| Kundensegment | Mahn-Charakter |
|---|---|
| Stamm-/Großkunden mit guter Bezahlmoral | Erst telefonisch erinnern, dann erst formelle Mahnung. |
| Standard-B2B | Standard-3-Stufen-Schema. |
| Risiko-Kunden (vorherige Probleme) | Kurze Fristen, schnelle Eskalation. |
| Behörden | Lange Fristen — öffentliche Verwaltung zahlt langsam, Insolvenz unwahrscheinlich. |
| B2C | Kürzere Stufen, geringere Gebühren (gesetzlich begrenzt). |
Diese Differenzierung wird in den Kunden-Stammdaten als Mahn-Profil hinterlegt.
Eskalations-Optionen evaluieren
Wenn Stufe 3 erfolglos bleibt, drei Wege:
1. Inkasso-Büro:
- Übernimmt Forderung gegen Provision (typisch 15-30%).
- Schnell, geringer interner Aufwand.
- Kann Beziehung zum Kunden beschädigen.
- Geeignet für mittlere Beträge mit unklaren Erfolgsaussichten.
2. Gerichtliches Mahnverfahren:
- Mahnbescheid über Amtsgericht (Online-Verfahren möglich).
- Kostengünstig (ca. 30-50 € Gerichtskosten).
- Wenn Kunde nicht widerspricht: Vollstreckungsbescheid → Pfändung möglich.
- Geeignet für unstrittige Forderungen.
3. Klage / Prozess:
- Bei strittigen Forderungen oder hohen Beträgen.
- Anwaltskosten + Gerichtskosten — nur bei Erfolgs-Aussicht sinnvoll.
- Lange Dauer (6-18 Monate).
4. Forderung abschreiben:
- Bei Insolvenz oder unauffindbarem Schuldner.
- Steuerlich: Wertberichtigung möglich.
- Forderung trotzdem im SpeamCore beibehalten als „uneinbringlich" für Audit.
Reporting und Steuerung
Monatlich:
- Top-10-Schuldner — Fokus-Liste mit Geschäftsführung besprechen.
- DSO (Days Sales Outstanding) — durchschnittliche Außenstands-Tage. Trend?
- Mahn-Statistik — wie viele Mahnungen in welcher Stufe? Eskalations-Quote?
- Verluste / Wertberichtigungen — kumulativ.
Quartalsweise:
- Bonität-Review für Großkunden.
- Strategische Anpassungen — Mahnstufen-Schema überdenken bei systematischen Problemen.
Weg 2 — Eskalations-Übersicht per KI-Chat
Beispiel-Prompts:
Welche Kunden sind aktuell in Mahnstufe 3 oder höher? Mit Gesamt-Volumen,
Anzahl Posten, Datum der ersten Mahnung. Sortiert nach Volumen absteigend.
Bonität-Risiko-Übersicht Top-20-Kunden: Zahlungsverhalten der letzten
12 Monate, durchschnittliche Tage zur Zahlung, Mahnstufen-Historie,
aktueller offener Betrag.
Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?
Tipps aus der Praxis
- Eskalation transparent dokumentieren — pro Großeskalation ein internes Memo mit Datum, Betrag, Maßnahme. Wichtig für Audit und Lerneffekte.
- Lehren aus Inkasso-Fällen — pro abgeschlossenem Inkasso analysieren: was lief schief? Bonität-Prüfung verschärfen?
- Bonität-Vorab-Prüfung — bei Neukunden ab Schwellwert (zum Beispiel 5.000 € Auftragsvolumen) Auskunft einholen. Spart spätere Mahn-Schmerzen.
- DSO-Ziel formulieren — Geschäftsführung definiert Ziel-Außenstand (zum Beispiel < 35 Tage). Mahn-Strategie darauf ausrichten.
Verwandte Tutorials
- Mahnung erzeugen (Sachbearbeitung) — operative Umsetzung
- OP-Liste klären — Vorbereitung der Mahnungen
- BWA und Berichts-Cockpit — Wertberichtigungen finden hier ihren Niederschlag
Für Admins: technische Details
- Mahnstufen-Stammdaten: pro Mandant in Customization-Modul oder dediziertem
ReminderLevels-Modul. Felder:level,daysAfterDue,feeAmount,templateId,interestEnabled. - Mahn-Profil pro Kunde: Feld
Customer.reminderProfileIdzeigt auf ein Profil (Standard / Großkunde / Risiko / Behörde / B2C). - Inkasso-Anbindung: aktuell nicht direkt integriert, Export von Forderungs-Listen als CSV / Excel möglich.
- Wertberichtigung: separates Konto im Konten-Stamm; Buchung als Sachbuchung mit Verknüpfung zum offenen Posten.
- DSO-Berechnung: Backend-Endpoint
/business-analysis/dsomit aktuellem Kunden-Außenstand. - CASL:
update:CustomerOpenItem(Statuswechsel zu „uneinbringlich"),view:Customer,update:Customerfür Mahn-Profil.