Buchhaltungs-Monatsabschluss

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Status — Workflow konzeptionell, kein Buchungssperre-Mechanismus im BE (Welle 92)

Code-Stand: Das BE-Modell AccountingMonth hat kein Status-Feld (offen/abgeschlossen/versiegelt) und keine Buchungssperre-Logik. Was real existiert:

• Felder: accountingId, month, year, datevHeaderPayload, exportedAt
• Endpoint POST /api/accounting-months/:id/export (DATEV-Export)
• Sub-Modell AccountingMonthEntry für die Monats-Einträge

Die hier beschriebenen Status-Wechsel und Sperr-Mechanismen sind konzeptionelle Workflow-Empfehlungen. Operativ läuft der Monatsabschluss aktuell über DATEV-Export + manuelle Disziplin der Buchhaltung (keine Buchungen mehr für abgeschlossene Monate). Eine technische Buchungssperre müsste mandant-spezifisch im Custom-Code oder über externe Tools abgebildet werden.

Am Ende jedes Monats muss die Buchhaltung den Monat konsistent abschließen — die BWA muss stabil sein und der Steuerberater verlässliche Zahlen bekommen. Diese Anleitung zeigt Ihnen den empfohlenen Workflow.

Wann mache ich das?

• Monatlich, typisch am 5.-10. Werktag des Folgemonats.
• Nach allen Bankings sind allokiert, alle Eingangsrechnungen gebucht.
• Vor BWA-Versand an die Geschäftsführung.

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Voraussetzung

• Sie sind mit Buchhaltungs-Leitung-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Sie haben Übersicht, dass die Sachbearbeitung mit dem Monat fertig ist.
• Steuerberater-Vorgaben zu Abschluss-Zeitpunkt sind eingehalten.

So schließen Sie den Monat ab

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Vorbereitungs-Checkliste

Bevor Sie den Monat formell schließen, prüfen Sie:

• ☐ Alle Bank-Transaktionen sind alloziert (siehe Banking).
• ☐ Alle Eingangsrechnungen für den Monat sind gebucht.
• ☐ Alle Ausgangsrechnungen sind erstellt und versendet.
• ☐ OP-Liste ist geklärt (siehe OP-Liste klären).
• ☐ Kasse ist mit Tagesabschluss aktualisiert.
• ☐ Inventur (falls Monatsende = Quartalsende) ist abgeschlossen.
• ☐ Periodische Buchungen sind erfasst (Abschreibungen, Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungen).

Erst wenn alles abgehakt: weiter zum Abschluss.

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Buchhaltungsmodul öffnen

In der Sidebar auf Buchhaltungen (oder „Accountings"). Sie sehen die definierten Buchhaltungs-Perioden (meist pro Geschäftsjahr ein Eintrag).

Den aktuellen Buchhaltungs-Datensatz öffnen → Tab Monate. Sie sehen die 12 Monate des Geschäftsjahres mit ihrem Status:

• offen — kann noch gebucht werden.
• abgeschlossen — Buchungssperre aktiv.
• versiegelt — endgültig (nach Jahresabschluss).

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Periodische Buchungen erfassen

Vor dem Abschluss noch wichtige periodische Buchungen:

Buchungs-Typ	Was wird gebucht?
Abschreibungen	Wertminderung von Anlagevermögen — meist monatlich gleicher Betrag.
Rückstellungen	Erwartete künftige Aufwände — Garantie-Risiken, drohende Verluste.
Rechnungsabgrenzungen	Aufwand / Erlös, der zeitlich nicht in den Monat passt — zum Beispiel Jahres-Versicherung anteilig pro Monat.
Bestandsveränderungen	Wenn Lager-Bestand sich geändert hat (Inventur am Quartalsende).

Diese Buchungen erfassen Sie als manuelle Sachbuchungen direkt im Buchungs-Modul oder über vordefinierte Buchungs-Templates.

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Monat abschließen — Buchungssperre setzen

Wenn alle Buchungen drin sind:

1. Im Tab Monate den abzuschließenden Monat anklicken.
2. Status setzen auf „abgeschlossen" (oder Button „Monat abschließen").
3. Bestätigungs-Dialog erscheint — „Wirklich? Nach Abschluss sind keine Buchungen mehr möglich."
4. Bestätigen.

Ab sofort ist die Buchungssperre aktiv:

• Buchhaltungs-Sachbearbeitung kann keine Buchungen mehr in diesem Monat anlegen.
• Bestehende Buchungen sind read-only.
• Storni und Korrekturen müssen in den Folgemonat gebucht werden.

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Wann lohnt sich Reopen?

Wenn Sie nach Abschluss merken, dass eine kritische Buchung fehlt — die Periode wieder öffnen ist möglich, aber sollte Ausnahme bleiben. Reopen erfordert Buchhaltungs-Leitung-Recht und wird im Audit-Log protokolliert. Mehrfaches Öffnen / Schließen pro Monat ist ein Warnsignal — der Prozess sollte verbessert werden.

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BWA und Reports finalisieren

Nach Abschluss:

1. BWA generieren für den abgeschlossenen Monat (siehe BWA und Berichts-Cockpit).
2. Cash-Flow / Business Analysis aktualisieren.
3. Reports an Geschäftsführung versenden — Standard-Mail mit BWA-Anhang.
4. An Steuerberater monatliche Daten liefern (DATEV-Export oder vergleichbar).

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Jahresabschluss vorbereiten

Beim Jahres-Wechsel zusätzlich:

• Alle 12 Monate abgeschlossen?
• Inventur abgeschlossen mit Differenz-Buchungen?
• Abschreibungen korrekt gebucht?
• Forderungen / Verbindlichkeiten geprüft, ggf. wertberichtigt?
• DATEV-Export für Steuerberater erstellt?

Der eigentliche Jahresabschluss macht der Steuerberater — die Buchhaltungs-Leitung liefert die sauberen Daten.

Weg 2 — Vorprüfungs-Check per KI-Chat

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KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Buchungs-Lücken übersehen, periodische Buchungen vergessen, Verrechnungs-Saldo falsch interpretieren. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die rechtliche Verantwortung für den Monatsabschluss liegt bei der Buchhaltungs-Leitung. KI-Checkliste immer durchgehen, nicht als Freigabe verstehen.

Statt die Vorbereitungs-Checkliste manuell abzuhaken, lassen Sie die KI prüfen. Beispiel-Prompt:

Bitte prüfe für Mai 2026: Sind alle Bank-Transaktionen alloziert? Sind alle
Eingangsrechnungen gebucht? Stimmt die OP-Liste mit den Konten überein? Ist
der Verrechnungs-Saldo abgeräumt? Liste mir alle offenen Punkte auf, bevor
ich den Monat formal schließe.

Der Assistent läuft die Checkliste durch und meldet pro Punkt Status + ggf. Anzahl offener Datensätze. Sie räumen die offenen Punkte ab und schließen den Monat dann manuell.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Sachbearbeitung meldet noch fehlende Buchung

Bei kritischen Fällen Periode wieder öffnen, Buchung erfassen, neu schließen. Bei nicht-kritischen: in Folgemonat buchen mit Hinweis im Buchungstext („Nachbuchung Vormonat").

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Steuerberater-Daten unvollständig

Vor erneutem Export prüfen: alle Konten erfasst? Alle Buchungen mit Belegen? Bei wiederkehrenden Lücken: Daten-Export-Konfiguration prüfen.

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BWA zeigt unerwartete Werte trotz Abschluss

Häufige Ursachen: (1) Konten falsch zugeordnet zur BWA-Form. (2) Periodische Buchungen vergessen. (3) Inventur-Differenzen nicht gebucht. Pro Position auf der BWA prüfen — Drill-Down in die Konten-Bewegungen.

Tipps aus der Praxis

• Fixer Tag im Monat — zum Beispiel jeden 5. Werktag den Vormonat abschließen. Schafft Rhythmus.
• Vier-Augen-Prinzip beim Abschluss — Sachbearbeitung legt vor, Leitung kontrolliert und schließt.
• Periodische Buchungen automatisieren — wo möglich Templates / Wiederkehrende Buchungen anlegen. Spart pro Monat Stunden.
• Jahresende-Vorlauf — ab November Inventur-Termine planen, Steuerberater-Termine fixen.

Verwandte Tutorials

• BWA und Berichts-Cockpit ausgeben — direkt nach Abschluss
• Inventur durchführen und abschließen — bei Quartals-/Jahresende
• Konten-Rahmen pflegen — Stammdaten-Basis

Für Admins: technische Details

• Buchhaltungs-Periode: Accounting-Modul mit Sub-Route /accountings/:id/months für die einzelnen Monate.
• Status-Übergänge: open → closed → sealed (nach Jahresabschluss).
• Buchungssperre: Transaction.bookingDate wird gegen AccountingMonth.status='closed' validiert. Backend lehnt ab.
• Reopen-Action: POST /accountings/months/:id/reopen — CASL update:AccountingMonth.
• Audit-Trail: AccountingMonthEvent-Datensätze pro Statuswechsel mit Userid und Timestamp.
• Periodische Buchungen / Templates: Modul RecurringBookings (sofern aktiviert) — schedulebare Sachbuchungen.
• DATEV-Export: separates Modul mit konfigurierbarem Export-Schema.