Bank-Transaktion einer Rechnung zuordnen

Eine Überweisung von einem Kunden ist auf Ihrem Bankkonto eingegangen — jetzt müssen Sie sie der zugehörigen Rechnung zuordnen, damit der offene Posten als bezahlt markiert wird. SpeamCore unterstützt Sie dabei mit einer Auto-Allokations-Logik, die viele Fälle automatisch erkennt. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie damit arbeiten.

Wann mache ich das?

• Täglich oder wöchentlich — als Routine, sobald die Bank-Transaktionen via Bank-Schnittstelle in SpeamCore importiert sind.
• Bei Kunden-Anfragen — „Habe gestern überwiesen, kommt das an?" — Status prüfen.
• Vor Mahnungs-Lauf — kurz vor Mahnung sicherstellen, dass keine bezahlten Rechnungen versehentlich gemahnt werden.

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Voraussetzung

• Sie sind mit Buchhaltungs-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Die Bank-Schnittstelle ist eingerichtet — Transaktionen werden automatisch importiert.
• Sie kennen die offene-Posten-Liste Ihres Mandanten (siehe OP-Liste klären).

So nutzen Sie das Transaktions-Cockpit

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Transaktions-Cockpit öffnen

In der Sidebar auf Transaktions-Cockpit. Sie sehen die zentrale Banking-Übersicht.

Die 4 Status-Kacheln im Überblick:

Status	Farbe	Was bedeutet das?
Offen	Rot	Transaktionen, die noch keiner Rechnung zugeordnet wurden — Ihre Hauptarbeit.
Vorschläge	Gelb	Transaktionen, für die das System Auto-Allokations-Vorschläge hat — schnelle Bestätigung.
Erledigt	Grün	Transaktionen, die einer oder mehreren Rechnungen zugeordnet wurden.
Alle Transaktionen	Grau	Komplette Liste — für Suche oder Audit.

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Mit den Vorschlägen anfangen

Tippen Sie auf die Vorschläge-Kachel. Das System hat hier alle Transaktionen markiert, bei denen es einen Allokations-Vorschlag macht. Typische Auto-Allokations-Trigger:

• Verwendungszweck enthält Rechnungs-Nummer (zum Beispiel „Rechnung INV-2026-00042")
• Betrag stimmt exakt mit einer offenen Rechnung überein.
• Absender-Bankverbindung ist einem Kunden zugeordnet.

Pro Vorschlag prüfen Sie:

1. Transaktion anklicken — links die Bank-Daten (Datum, Betrag, Verwendungszweck, Absender).
2. Vorschlag rechts — welche Rechnung das System zuordnen will.
3. Übereinstimmung prüfen — passt das?

Bei Übereinstimmung:

• Bestätigen — die Allokation wird gespeichert, Rechnung gilt als bezahlt.

Bei falscher Zuordnung:

• Ablehnen und manuell zuordnen (siehe nächster Schritt).

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Wie schlau ist die Auto-Allokation?

Die Erkennungs-Qualität hängt davon ab, wie gut Ihre Kunden im Verwendungszweck arbeiten. Manche schreiben perfekt „Rechnung INV-2026-00042", manche schreiben nur „Kontonummer 12345" oder gar nichts. Bei nicht eindeutigen Fällen macht das System keinen Vorschlag und die Transaktion landet als „Offen".

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Offene Transaktionen manuell zuordnen

Tippen Sie auf die Offen-Kachel. Hier liegen alle Transaktionen, für die das System keinen Vorschlag hat. Pro Transaktion:

1. Transaktion anklicken. Im Detail-Bereich rechts sehen Sie die Bank-Daten.
2. Allokation hinzufügen — Button im Detail-Bereich.
3. Rechnung suchen — über Kunden-Name, Beleg-Nummer oder Betrag.
4. Allokation bestätigen — Transaktion ist zugeordnet.

Sonderfälle:

Situation	Aktion
Eine Transaktion bezahlt mehrere Rechnungen	Mehrere Allokationen am selben Datensatz anlegen, Beträge aufteilen.
Eine Transaktion passt zu keiner Rechnung	Auf das richtige Verrechnungs- oder Sammel-Konto buchen.
Eine Rechnung wurde mit zwei Überweisungen bezahlt	Beide Transaktionen einzeln zuordnen, Restbetrag bleibt offen bis die zweite kommt.
Eine Transaktion ist eine Rückerstattung an einen Kunden	Auf eine Gutschrift zuordnen statt auf eine Rechnung.

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Restbeträge und Skonti

Manche Kunden ziehen Skonto ab. Wenn der Kunde eine Rechnung über 1.000 € bezahlt, aber nur 980 € überweist (2% Skonto):

1. Transaktion und Rechnung verbinden.
2. Skonto-Position ergänzen — meist gibt es einen separaten Button „Skonto buchen" mit dem Differenz-Betrag.
3. Skonto wird auf das Skonto-Erlöskonto gebucht.

Wenn der Kunde unberechtigt skontiert (Skonto-Frist überschritten oder kein Skonto vereinbart):

• Den Skonto trotzdem akzeptieren (kulant, wenn Kunde-Beziehung wichtig)
• ODER: Die Differenz als offenen Restbetrag stehen lassen, dem Kunde eine Mahnung nur über den Restbetrag schicken.

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Mit den Erledigten arbeiten — Audit

Klick auf Erledigt-Kachel. Sie sehen alle vollständig zugeordneten Transaktionen — als Audit-Sicht.

Wann hier reinschauen:

• Kunden-Anfrage „wann ist meine Zahlung angekommen" — schnell prüfen.
• Monatsabschluss — sicherstellen, dass alle Eingänge zugeordnet sind.
• Suche nach einer bestimmten Transaktion (über Filter).

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Auf das Sammel-Verrechnungskonto buchen (Fallback)

Wenn eine Transaktion wirklich keiner Rechnung zugeordnet werden kann (zum Beispiel: Kunde hat versehentlich zu viel überwiesen, Geld kommt von einer ehemaligen Kunden-Adresse, oder die zugehörige Rechnung wurde noch nicht erstellt):

1. Transaktion auf das Verrechnungskonto buchen (oft „Verbindlichkeiten an Kunden" oder „Durchlaufende Posten").
2. Im Kommentar-Feld Begründung dokumentieren.
3. Spätestens am Monatsende klären — Geld muss entweder zugeordnet oder zurücküberwiesen werden.

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Verrechnungskonto darf nicht überquellen

Das Verrechnungskonto ist ein Zwischenparkplatz, kein Endlager. Wenn dort am Monatsende viele Posten stehen, ist die Buchhaltung nicht aufgeräumt. Buchhaltungs-Leitung wird darauf achten — ein voller Verrechnungs-Saldo ist ein Warnsignal.

Weg 2 — Banking-Allokation per KI-Chat

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KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Beträge falsch matchen, Skonti unterschätzen, Sammel-Überweisungen falsch aufteilen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die Kontrolle und Endverantwortung für jede gebuchte Allokation liegt bei Ihnen. Vorschläge prüfen, niemals ungeprüft bestätigen — falsche Allokationen führen zu falschen Mahnungen und unzufriedenen Kunden.

Statt jede offene Transaktion einzeln durchzugehen, lassen Sie die KI den Rohlauf machen und Sie prüfen nur die Vorschläge. Beispiel-Prompt im KI-Chat:

Schau dir alle offenen Bank-Transaktionen der letzten 14 Tage an und schlage
Allokationen zu offenen Posten vor. Bei eindeutigen Treffern (Verwendungszweck
enthält Rechnungs-Nummer + Betrag stimmt) bitte direkt allozieren. Bei
mehrdeutigen Fällen nur Vorschlag, nicht buchen.

Der Assistent zieht die offenen Transaktionen, gleicht mit der OP-Liste ab, alloziert die eindeutigen Treffer und liefert eine Liste der unklaren Fälle zur manuellen Klärung. Mehr in KI-Chat-Aktionen.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Bank-Transaktionen werden nicht importiert

Bank-Schnittstelle prüfen — meist ist eine MT940/CAMT-Datei, eine FinTS-Schnittstelle oder ein API-Connector eingerichtet. Bei Ausfall: IT-Team kontaktieren. Notfalls manuell als CSV importieren.

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Falsch allokiert — Allokation wieder lösen

Im Erledigt-Tab die Transaktion öffnen, Allokation entfernen, Transaktion landet wieder in Offen, neu zuordnen. Bei mehrfach falschen Allokationen: alle aufheben und neu starten.

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Auto-Allokation macht systematisch falsche Vorschläge

Häufige Ursachen: (1) zwei Kunden mit ähnlichen Bankverbindungen. (2) Beträge stimmen zufällig überein. (3) Verwendungszweck-Pattern wurde geändert. Die ablehnenden Klicks helfen dem System zu lernen — bei systematischen Fehlern an die Buchhaltungs-Leitung melden, eventuell muss das Auto-Allokations-Setup angepasst werden.

Tipps aus der Praxis

• Tägliche Routine — 30 Minuten am Morgen für Banking. So wird die Liste nie zu lang.
• Verwendungszweck-Coaching — bei wichtigen Kunden vorschlagen, dass sie immer die Rechnungs-Nummer angeben. Macht Auto-Allokation viel besser.
• Vier-Augen-Prinzip bei Großbeträgen — bei Transaktionen über 10.000 € einen Kollegen drüberschauen lassen. Vermeidet teure Fehler.
• Tagessummen abgleichen — am Tagesende den Bank-Tagessaldo mit der Tagessumme der allokierten Transaktionen abgleichen. Stimmt es nicht: irgendwo Fehler.

Verwandte Tutorials

• OP-Liste klären — die Schwesternaufgabe
• Eingangsrechnung prüfen und buchen — andere Seite des Bankings

Für Admins: technische Details

• Banking-Daten kommen aus dem Transaktionen-Modul. Import via CAMT.053 (MT940) oder FinTS.
• Auto-Allokation läuft via Auto-Allocation mit Match-Pattern: (1) Beleg-Nr. im purpose, (2) exakter Betrag + Kunde, (3) Bankverbindung-Match.
• Vorschlags-Mechanismus: TransactionMatchProposal-Tabelle hält die System-Vorschläge mit Score. Anwender bestätigt oder lehnt ab.
• Allokation: TransactionAllocation-Tabelle verbindet Transaction mit SalesDocument oder PurchaseDocument. Mehrere Allokationen pro Transaktion möglich (Sammelüberweisung).
• Skonto-Buchung: separate Allokations-Position mit accountId = Skonto-Aufwand, automatisch durch Skonto-Erkennung des Systems.
• CASL: view:Transaction, create:TransactionAllocation, update:TransactionAllocation.
• Reports: transaction-cockpit aggregiert die Statuse für die Übersicht.