Kassenbuch führen

Wenn Ihre Firma Bargeld-Geschäfte macht — sei es Bargeld-Verkäufe an Privatkunden, Bareinkäufe vom Werkstatt-Personal, Kassen-Vorschüsse — müssen diese in einem Kassenbuch dokumentiert werden. Das ist Pflicht nach GoBD und Steuerrecht. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie das Kassenbuch in SpeamCore führen.

Wann mache ich das?

Täglich am Tagesende — Kassenstand ermitteln, alle Bewegungen erfassen.
Sofort bei größeren Bewegungen — Barauszahlung an Mitarbeiter, Bareinnahme aus Verkauf.
Vor Monatsabschluss — Kassenbuch für den Monat schließen.
Bei Kassen-Prüfung — auf Steuerprüfer-Wunsch.

Grundprinzip — was ins Kassenbuch?

Alles, was Bargeld bewegt:

Bareinnahmen (Verkauf, Kunden-Anzahlung).
Barausgaben (Werkstatt-Einkauf, Bürobedarf, Auszahlung an Mitarbeiter).
Kassentransfers (Bank → Kasse, Kasse → Bank).
Korrekturen / Differenzen.

Pflicht-Reihenfolge: chronologisch nach Datum. Lücken sind nicht erlaubt — jeder Tag mit Bewegung muss dokumentiert sein.

So erfassen Sie Bewegungen

Kassenkonto öffnen

In der Sidebar auf Zahlungskonten (oder direkt Konten je nach Mandanten-Konfiguration). In der Liste das Kassen-Konto wählen — es ist gekennzeichnet mit einem Kassen-Symbol oder steht im Kontotyp „Kasse".

Sie sehen die aktuellen Bewegungen des Kassen-Kontos.

Bewegung erfassen

Klick auf + Buchung erfassen (oder analog).

Pflichtfelder:

Feld	Was reinkommt
Datum	Datum der Bargeld-Bewegung.
Typ	Einnahme oder Ausgabe.
Betrag	Brutto-Betrag.
Buchungstext	Was war das? („Bareinkauf Schrauben Hornbach")
Gegenkonto	Auf welches Konto wird gegengebucht? (Aufwand- oder Erlöskonto)
MwSt	Bei Vorsteuerabzug: MwSt-Satz und -Betrag.
Belegnr.	Quittungs-Nummer (für Rückverweis).

Optional:

Kostenstelle — interne Zuordnung.
Mitarbeiter — wer hat das Geld bewegt? (bei Auszahlung an Personal)
Original-Beleg-PDF anhängen — Foto der Quittung scannen.

Beleg anhängen

Pflicht-Schritt: Original-Beleg anhängen. Jeder Eintrag braucht einen Beleg.

Quittung mit Tablet oder Smartphone fotografieren.
Im SpeamCore-Eintrag unter Dokumente anhängen.
Optional: physisch in einem Ordner ablegen für Steuerprüfung.

Belege ohne Bewegung und Bewegungen ohne Beleg sind beide problematisch — bei Steuerprüfung fallen Diskrepanzen auf.

Tagesabschluss

Am Tagesende — nicht später!

Kassenbestand zählen — physisch das Bargeld in der Kasse zählen.
In SpeamCore den End-Bestand eintragen (Soll-Ist-Vergleich).
Differenz? — wenn die gezählte Summe vom System-Wert abweicht, eine Korrektur-Buchung anlegen mit Buchungstext „Kassen-Differenz", Begründung.
Tagesabschluss-Beleg drucken oder als PDF speichern.

Monatsabschluss Kassenbuch

Am Monatsende:

Alle Tagesabschlüsse abgeschlossen?
Monats-Saldo stimmt mit Kassenstand überein?
Kassenbuch ausdrucken für Steuer-Buchhaltung.
Kassen-Konto sperren (Buchungssperre setzen) — sodass nachträglich nichts geändert werden kann.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

Tipps aus der Praxis

Tägliche Disziplin — am Tag nicht erfassen ist die häufigste Fehlerquelle. Prozess: jede Bewegung sofort, nicht „mache ich später".
Beleg-Foto-Routine — Quittung scannen wird zur Routine. Mit Tablet sehr schnell — innerhalb 30 Sekunden ist alles erfasst.
Maximal-Bestand definieren — Kassen-Höchstbestand festlegen (zum Beispiel 1.000 €). Darüber hinausgehendes Geld auf die Bank einzahlen, dokumentieren als Kassentransfer.
Vier-Augen-Prinzip bei großen Auszahlungen — Auszahlungen über 100 € immer mit zweiter Person bestätigen.

Wann mache ich das?​

Grundprinzip — was ins Kassenbuch?​

So erfassen Sie Bewegungen​

Kassenkonto öffnen

Bewegung erfassen

Beleg anhängen

Tagesabschluss

Monatsabschluss Kassenbuch

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?​

Tipps aus der Praxis​

Verwandte Tutorials​

Wann mache ich das?

Grundprinzip — was ins Kassenbuch?

So erfassen Sie Bewegungen

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

Tipps aus der Praxis

Verwandte Tutorials