Lieferanten-Stammdaten pflegen
Bevor eine Eingangsrechnung gebucht werden kann, muss der Lieferant im System sein. Sie als Buchhaltungs-Sachbearbeitung verwalten Lieferanten-Stammdaten — Adresse, Bank, Zahlungsziel, USt-IdNr. Diese Anleitung führt durch den Workflow.
Wann mache ich das?
- Bei neuer Geschäftsbeziehung — neuer Lieferant.
- Bei Adress-/Bank-Änderungen — Mitteilung vom Lieferanten.
- Bei strategischen Vereinbarungen — Sonderkonditionen, Rahmenverträge.
- Periodisch — Bonität-Check der Top-Lieferanten.
So pflegen Sie Lieferanten
Lieferanten-Liste öffnen
In der Sidebar auf Lieferanten (Suppliers). Sie sehen die Liste aller bestehenden Lieferanten:
- Lieferant Nr., Name, Status, Zahlungsziel, Land.
Filter nach Status (Aktiv/Inaktiv) oder Suche nach Namen / Nr.
Neuen Lieferanten anlegen
+ Lieferant hinzufügen — Direkt-Anlegen-Pattern. Pflichtfelder im Allgemeine-Daten-Tab:
| Feld | Was reinkommt |
|---|---|
| Name | Firmenname |
| Status | Aktiv (default) |
| USt-IdNr. | Pflicht für Vorsteuerabzug bei B2B |
| Adresse | Straße, PLZ, Stadt, Land |
| Telefon / E-Mail | Allgemeine Kontaktdaten |
| Standard-Zahlungsziel | „14 Tage netto", „30 Tage 2% Skonto" etc. |
| Standard-Aufwandskonto | Voreinstellung für Eingangsrechnungen |
Auto-Save speichert.
Bankverbindung hinterlegen
Im Tab Banken die Bankverbindung des Lieferanten:
- IBAN und BIC
- Bank-Name
- Kontoinhaber
Wichtig für den Zahlungslauf — ohne Bankverbindung kann SpeamCore keine Überweisungs-Datei generieren.
Kontakte und Ansprechpartner
Im Tab Kontakte erfassen Sie konkrete Personen beim Lieferanten:
- Vertrieb / Account Manager
- Buchhaltung / Faktura
- Einkauf-Ansprechpartner
- Geschäftsführung (bei strategischen Lieferanten)
Pro Kontakt: Vor- und Nachname, Funktion, Telefon, Mail.
Spart später Sucherei bei Reklamationen oder Verhandlungen.
Sonderkonditionen oder Rahmenverträge
Bei Lieferanten mit speziellen Vereinbarungen:
- Im Kommentar dokumentieren („Rahmenvertrag bis 31.12.2027 mit 5% Mengenrabatt ab 1.000 Stk").
- Vertrags-PDF im Tab Dokumente hochladen.
- Sonder-Zahlungsziel im Allgemeine-Daten-Tab abweichend hinterlegen.
Bei Lieferanten-Wechsel oder Insolvenz
Lieferant wird inaktiv:
- Status auf Inaktiv setzen.
- Erscheint in Auswahl-Dropdowns nicht mehr.
- Bestehende Buchungen bleiben unverändert.
Lieferant insolvent:
- Status auf Inaktiv.
- Offene Bestellungen prüfen — ggf. Alternativ-Lieferant.
- Im Kommentar dokumentieren.
- Geschäftsführung informieren bei wirtschaftlich relevantem Volumen.
Weg 2 — Lieferanten-Pflege per KI-Chat
Beispiel-Prompts:
Lege einen neuen Lieferanten „Bosch Sicherheitstechnik GmbH" an,
USt-IdNr DE123456789, Adresse Robert-Bosch-Platz 1, 70839 Gerlingen,
Standard-Zahlungsziel 30 Tage netto, Standard-Aufwandskonto 5400.
Welche Lieferanten haben in den letzten 12 Monaten kein Geschäft mehr
gemacht? Mit letztem Beleg-Datum, sortiert für Quartals-Aufräumung.
Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?
Tipps aus der Praxis
- Onboarding-Checkliste pro neuem Lieferant — alle Pflichtdaten direkt erfassen.
- Halbjährliches Bestands-Audit — inaktive Karteileichen markieren.
- Bonität-Check vor erster Großbestellung — bei neuen Lieferanten Schufa / Creditreform.
- Top-Lieferanten persönlich besuchen — bei strategischen Beziehungen Vertrauen aufbauen.
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- Eingangsrechnung prüfen und buchen — verwendet Lieferanten-Stammdaten
- OP-Liste klären — Lieferanten-OPs
Für Admins: technische Details
- Lieferanten-Modul: /suppliers, Sub-Routen /suppliers-contacts, Lieferanten-Banken intern.
- USt-IdNr.-Validierung: aktuell manuell, geplante Integration mit BZSt-Endpoint.
- CASL:
view:Supplier,create:Supplier,update:Supplier(Buchhaltungs-Rollen).