Mahnung erzeugen

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Status — Workflow konzeptionell, kein dediziertes Mahn-Modul im BE (Welle 86)

Code-Stand: Im SpeamCore-BE ist keine eigenständige Mahn-Engine implementiert (kein mahnLevel-Feld auf OpenItem, keine Mahnstufen-Auto-Eskalation, keine Verzugszins-Auto-Berechnung). Was im Standard funktioniert:

• Kunden-Offene-Posten unter /customer-open-items mit Filter auf Fälligkeitsdatum
• DATEV-Export-Felder für die Übergabe der Mahn-Stammdaten an die externe Buchhaltung (mahnung 1/2/3/..., mahntext1-3) — siehe api.speamcore.com/src/utils/datev/formats/debitorCreditor.ts

Die hier beschriebenen Mahn-Stufen-Filter, Verzugszins-Berechnung und Mahn-Vorlagen sind konzeptionelle Workflow-Empfehlungen — die operative Umsetzung erfolgt mandant-spezifisch über manuelle Belegtypen (z. B. eigener SalesDocumentType pro Mahnstufe) und externe Buchhaltungs-Software (DATEV/SKR03/SKR04).

Vor produktivem Einsatz mit Buchhaltungs-Leitung das tatsächliche Mahn-Vorgehen abstimmen.

Ein Kunde hat seine Rechnung nicht innerhalb des Zahlungsziels bezahlt. Sie als Buchhaltung eskalieren die Forderung mit einer Mahnung — höflich aber bestimmt, in mehreren Stufen, bis schließlich der gerichtliche Weg ansteht. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie das in SpeamCore typischerweise organisiert wird.

Wann mache ich das?

• Wöchentlich als Routine (nach OP-Klärung — siehe OP-Liste klären).
• Bei einzelnen kritischen Posten ad-hoc nach Klärungsfall-Entscheidung.
• Bei Insolvenz-Verdacht eines Kunden — schnelle Eskalation.

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Voraussetzung

• Sie sind mit Buchhaltungs-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Es existieren überfällige Kunden-OPs.
• Klärung ist abgeschlossen — der Posten ist wirklich offen, keine Reklamation.

Mahnstufen — der typische Eskalations-Pfad

In Deutschland sind 3 Mahnstufen vor der gerichtlichen Eskalation üblich:

Stufe	Wann?	Charakter	Mahn-Gebühr
1. Mahnung (Erinnerung)	7-14 Tage nach Fälligkeit	Höflich, „könnte übersehen worden sein"	0 € (oder gering)
2. Mahnung	14-30 Tage nach 1. Mahnung	Bestimmter, mit Hinweis auf Verzug	5-15 €
3. Mahnung (Letzte)	14-30 Tage nach 2. Mahnung	Mit Frist-Setzung und Rechtsfolgen-Hinweis	10-30 €
Gerichtliches Mahnverfahren	nach Frist der 3. Mahnung	Über Gericht oder Inkasso	extern

Ihr Mandant hat wahrscheinlich seine eigenen Mahn-Stufen-Regeln (Anzahl, Fristen, Gebühren) konfiguriert.

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Verzugszinsen

Ab dem ersten Tag des Verzugs (nach Fälligkeit) entstehen automatisch Verzugszinsen — gesetzlich 5% über Basiszinssatz für B2C, 9% für B2B. SpeamCore kann diese automatisch berechnen und in die Mahnung aufnehmen, sofern in den Mandanten-Stammdaten so konfiguriert.

So erstellen Sie eine Mahnung

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Überfällige Posten in der OP-Liste finden

In der Sidebar auf Kunden-Offene Posten. Sortieren Sie nach „Tage überfällig" absteigend. Filter setzen:

• Tage überfällig > 7 für 1. Mahnung-Kandidaten.
• Mahnstufe = 0 (noch keine Mahnung) für Erstmahnungen.
• Oder Mahnstufe = 1, Mahn-Datum > 14 Tage für 2. Mahnungen.

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Pro Posten Mahn-Eignung prüfen

Bevor Sie automatisch durchmarschieren — pro Posten kurz prüfen:

• Klärungsfall? Wenn ja: nicht mahnen, klären lassen.
• Kürzlich Kontakt mit Kunde? Wenn Kunde bereits gestern angerufen hat „Geld kommt morgen": warten.
• Großkunde mit strategischer Bedeutung? Eventuell vorher telefonisch eskalieren statt schriftlich.
• Bekannte Bezahlungsmoral des Kunden? Manche Kunden zahlen prinzipiell „2 Wochen über Fälligkeit" — bei denen ist Stufe 1 Routine, kein Drama.

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Mahnung erzeugen — Einzeln oder Sammel

Einzelmahnung:

1. Den Posten in der OP-Liste anklicken.
2. Aktion → Mahnung erzeugen (Button im Detail-Bereich).
3. Mahnstufe vorbelegt entsprechend bisheriger Stufe + 1.
4. Mahnschreiben-Vorlage wird gewählt entsprechend Stufe.

Sammelmahnung (mehrere offene Posten desselben Kunden):

1. In der OP-Liste die Posten markieren (Checkbox links).
2. Aktion → Sammelmahnung erzeugen.
3. Alle Posten kommen auf eine Mahnung — übersichtlicher als 5 separate Briefe an denselben Kunden.

4

Mahnschreiben prüfen

Vor dem Versand:

• Empfänger-Adresse korrekt?
• Posten-Auflistung vollständig mit Beleg-Nr., Beleg-Datum, Restbetrag, Tage überfällig?
• Mahn-Gebühr korrekt nach Mahnstufe?
• Verzugszinsen angewendet (sofern aktiv)?
• Frist zur Bezahlung gesetzt?
• Mahn-Text angemessen für die Stufe (höflich bei Stufe 1, bestimmt bei Stufe 3)?

PDF-Vorschau erstellen, durchlesen.

5

Versenden — Mail oder Post

Mail-Versand: Schnell und kostengünstig. Standard für Stufe 1 und 2. Mail-Funktion in SpeamCore wie bei Rechnungs-Versand.

Postversand: Bei Stufe 3 oft empfohlen — Einschreiben schafft Beweis-Sicherheit.

Status setzen: Posten erhält Mahnstufe entsprechend, Mahn-Datum wird gespeichert. Beim nächsten Mahn-Lauf wird der Posten erst nach der Frist wieder berücksichtigt.

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Eskalation — was nach der 3. Mahnung?

Wenn auch die 3. Mahnung erfolglos bleibt:

Optionen:

1. Inkasso-Büro beauftragen — übernimmt Forderung gegen Provision.
2. Gerichtliches Mahnverfahren — Mahnbescheid über Amtsgericht.
3. Klage — bei größeren Beträgen, wenn Erfolgsaussicht hoch.
4. Forderung abschreiben — bei aussichtsloser Lage (Insolvenz, unauffindbarer Kunde).

Diese Eskalation macht nicht der Sachbearbeiter selbst — sondern wird mit Buchhaltungs-Leitung und Geschäftsführung abgestimmt. SpeamCore-seitig wird der Posten auf Status „extern verfolgt" oder „uneinbringlich" gesetzt.

Weg 2 — Mahnungen per KI-Chat erzeugen

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KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — bezahlte aber noch nicht zugeordnete Posten als überfällig sehen, Skonto-Regeln übersehen, Mahnstufen falsch hochzählen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die Kontrolle und Endverantwortung für jede versendete Mahnung liegt bei Ihnen. Niemals den Versand-Befehl ohne Vorschau-Check geben — eine fehlerhafte Mahnung an einen treuen Kunden kostet Vertrauen und ist nicht rückrufbar.

Statt OP-Liste manuell zu filtern und pro Posten eine Mahnung anzulegen, geben Sie eine sammelnde Anweisung im KI-Chat (siehe Grundlagen — KI-Chat-Aktionen). Beispiel-Prompt:

Zeig mir alle offenen Posten, die mehr als 30 Tage überfällig sind, gruppiert
nach Kunde. Bei allen Kunden ohne aktive Mahnung erstelle bitte eine Mahnung
der Stufe 1, Mahngebühr 5 Euro. Versende noch nicht — Vorschau reicht.

Der Assistent zieht die OP-Liste, filtert nach Überfälligkeit, prüft Mahnstufen-Status, erzeugt Mahnungs-Belege im Status Erstellt und meldet die Anzahl plus Beleg-Nummern zurück. Sie kontrollieren in der UI und versenden dann manuell oder im nächsten Prompt („versende alle eben angelegten Mahnungen").

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Vier-Augen bei Mahnungen

Mahnungen sind kunden-sensitiv — versendete Briefe kann man nicht zurückrufen. Immer erst Vorschau anschauen, bevor Sie den Versand-Befehl geben. Bei größeren Mahnläufen Vier-Augen-Prinzip mit Buchhaltungs-Leitung.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Kunde meldet sich nach Mahnung — sagt, hat schon bezahlt

Banking prüfen. Wenn Bezahlung wirklich schon eingegangen aber nicht zugeordnet: schnell zuordnen, Mahnung zurückziehen / korrigierte Info schicken („Ihre Bezahlung kreuzte sich mit unserer Mahnung"). Wenn keine Bezahlung sichtbar: höflich nachfragen, Beleg vom Kunden anfordern.

!

Falsche Mahnstufe gewählt

Vor Versand korrigieren. Nach Versand: nicht ohne weiteres rückgängig — Stufe stehen lassen und beim nächsten Lauf nicht erneut hochstufen.

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Kunde bestreitet die Forderung

Mahnungen einstellen. Klärung erst — siehe OP-Liste klären, Klärungsfälle.

!

Kunde ist insolvent

Sofort Mahnungen einstellen. Geschäftsführung informieren. Forderung beim Insolvenzverwalter anmelden (Frist beachten — meist 4-6 Wochen ab Insolvenzeröffnung).

Tipps aus der Praxis

• Mahn-Lauf montagvormittags — sodass der Kunde die Mahnung Mitte der Woche bekommt und Zeit zum Reagieren hat.
• Telefon vor Stufe 2 — bei Stufe 1 ohne Reaktion oft ein Anruf effektiver als die zweite schriftliche Mahnung.
• Mahn-Sperre nach Klärungs-Verständigung — wenn mit Kunde ein Stundungs-Plan vereinbart wurde, OP-Status auf „Sondervereinbarung" setzen, um automatische Mahnungen zu unterdrücken.
• Sammelmahnung bei Großkunden — 5 separate Mahnungen für 5 Posten desselben Kunden wirken aggressiv. Eine Sammelmahnung ist diplomatischer und leichter zu klären.

Verwandte Tutorials

• OP-Liste klären — die Vorbereitung
• Bank-Transaktion einer Rechnung zuordnen — wenn Bezahlung kommt

Für Admins: technische Details

• Mahnungen werden als eigene Beleg-Typen über SalesDocument mit documentType: 'reminder' erzeugt — oder bei Mandanten mit dediziertem Mahnwesen-Modul über separate Datensatztypen.
• Mahnstufen-Stammdaten: pro Mandant konfigurierbar — Anzahl Stufen, Frist, Gebühr, Vorlage.
• Auto-Mahnungs-Lauf: Background-Job (sofern aktiv) prüft täglich überfällige Posten und schlägt Mahnungen vor. Manueller Versand bleibt notwendig — automatischer Direkt-Versand wegen DSGVO/Reklamations-Risiko meist nicht aktiviert.
• Verzugszinsen-Berechnung: (Restbetrag × Zinssatz × überfällige Tage) / 365. Zinssatz aus Mandanten-Stammdaten oder gesetzlich (§ 288 BGB).
• CASL: create:Reminder (oder create:SalesDocument mit Type reminder), update:CustomerOpenItem für Mahnstufen-Update.
• Mahnsperre: Flag im CustomerOpenItem, blockiert Auto-Vorschläge.
• Insolvenz-Status: Customer.status = 'insolvent' blockiert alle automatischen Mahn-Workflows für den Kunden.