OP-Liste klären

Die OP-Liste (Offene-Posten-Liste) ist Ihr tägliches Cockpit für Kunden- und Lieferanten-Forderungen. Hier sehen Sie auf einen Blick: wer schuldet uns wie viel, wem schulden wir wie viel, und wo besteht Handlungsbedarf. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie die OP-Liste effizient lesen und Klärungsfälle abarbeiten.

Wann mache ich das?

• Wöchentlich — als Routine, mindestens vor jedem Mahnungs-Lauf.
• Vor Monatsabschluss — alle OPs prüfen, klären, sodass die Bilanz korrekt ist.
• Bei Kunden-Anfragen — „Welche Rechnungen sind bei uns noch offen?" — kurze OP-Auskunft.
• Vor Zahlungslauf — Lieferanten-OPs prüfen, welche bezahlt werden sollen.

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Voraussetzung

• Sie sind mit Buchhaltungs-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Sie kennen die Buchungs-Logik Ihres Mandanten (Zahlungsziele, übliche Skonto-Regeln).

Kunden-OP-Liste — wer schuldet uns?

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Kunden-Offene-Posten öffnen

In der Sidebar auf Kunden-Offene Posten. Sie sehen die Liste aller offenen Forderungen an Ihre Kunden.

Spalten in der Liste:

Spalte	Was steht da?
Kunde	Welcher Kunde schuldet noch?
Beleg-Nr.	Rechnungs-Nummer.
Beleg-Datum	Datum der Rechnung.
Fälligkeits-Datum	Wann sollte bezahlt sein?
Tage überfällig	Wenn Fälligkeit überschritten — wie viele Tage?
Betrag offen	Restbetrag, der noch offen ist.

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Sortieren und filtern

Standardmäßig nach „Tage überfällig" absteigend sortieren — die ältesten zuerst. So sehen Sie, wo am dringendsten Handlungsbedarf besteht.

Filter-Tipps:

• Mahnstufe — alle Posten in Mahnstufe X.
• Kunde — alle OPs eines bestimmten Kunden (für Kunden-Anfrage).
• Betrag-Min — nur Posten ab einer Mindesthöhe (große Posten zuerst).
• Fällig zwischen — Datum-Bereich für Mahnungs-Vorbereitung.

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Pro OP entscheiden — was tun?

Pro Posten in der Liste entscheiden Sie:

Situation	Aktion
Kürzlich fällig, kein Mahn-Bedarf	Nichts tun, abwarten.
7-14 Tage überfällig	Erste Erinnerung — telefonisch oder Mail.
30+ Tage überfällig	Erste Mahnung erstellen — siehe Mahnung erzeugen.
Kunde meldet Reklamation	OP auf „Klärung" markieren, mit Vertrieb / Innendienst klären.
Insolvenz oder Kunde nicht erreichbar	OP auf „uneinbringlich" markieren, ggf. Wertberichtigung. Buchhaltungs-Leitung informieren.
Bezahlung steht an, aber noch nicht im Banking	Im Verwendungszweck nachschauen, ob Kunde signalisiert hat. Wenn ja: notieren, abwarten.

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Klärungsfälle bearbeiten

Manche OPs lassen sich nicht einfach mahnen — sie brauchen Klärung:

Reklamation: Kunde sagt „Position X auf der Rechnung stimmt nicht".

1. Mit Vertrieb klären, ob Reklamation berechtigt.
2. Bei berechtigt: Gutschrift erstellen.
3. Bei nicht berechtigt: Kunde mit Belegen widerlegen, ggf. juristisch eskalieren.

Skonto-Streitfall: Kunde hat Skonto gezogen, das er nicht hätte ziehen dürfen.

1. Kulant oder unkulant? Mit Buchhaltungs-Leitung absprechen.
2. Bei kulant: Skonto buchen, OP schließen.
3. Bei unkulant: Restbetrag mahnen.

Doppel-Bezahlung: Kunde hat zweimal überwiesen.

1. OP im SpeamCore prüfen — bezahlt ist bezahlt.
2. Doppelbetrag dem Kunden zurückerstatten oder mit nächster Rechnung verrechnen.
3. Im Kommentar dokumentieren.

Lieferanten-OP-Liste — wem schulden wir?

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Lieferanten-Offene-Posten öffnen

In der Sidebar auf Lieferanten-Offene Posten. Liste analog zur Kunden-OP, nur diesmal aus Lieferanten-Sicht.

Pro Lieferant prüfen:

• Sind alle Rechnungen gebucht (siehe Eingangsrechnung prüfen und buchen)?
• Sind die Fälligkeiten realistisch?
• Soll im nächsten Zahlungslauf bezahlt werden?

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Zahlungs-Vorbereitung

Vor dem nächsten Zahlungslauf:

1. Liste nach Fälligkeit sortieren — älteste zuerst.
2. Skonto-Posten priorisieren — Lieferanten mit Skonto-Frist, die in den nächsten Tagen abläuft.
3. Hold-Posten markieren — Rechnungen, die nicht bezahlt werden sollen (Reklamation, Klärung).
4. Liste an die Zahlungslauf-Verantwortliche weitergeben.

Weg 2 — OP-Recherche per KI-Chat

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Skonti falsch interpretieren, Hold-Posten übersehen, Status-Änderungen nicht aufgreifen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die Verantwortung für die OP-Klärung und Mahn-Entscheidung liegt bei Ihnen. Buchungs-Aktionen über den Chat nur mit Vorschau, niemals blind.

Beispiel-Prompts:

Welche Lieferanten-Posten haben Skonto-Frist in den nächsten 7 Tagen?
Mit Lieferant, Betrag und Skonto-Höhe, sortiert nach Frist-Datum.

Kunden-OP zum Stichtag heute: alle Posten >60 Tage überfällig, gruppiert
nach Kunde mit Summe und Anzahl Posten. Markiere Kunden, die in den
letzten 90 Tagen weiteren Umsatz hatten.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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OP-Liste enthält Posten, die längst bezahlt sind

Bezahlung wurde nicht zugeordnet. Im Transaktions-Cockpit prüfen, ob die Transaktion offen liegt. Wenn ja: zuordnen — OP wird automatisch geschlossen.

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OP-Liste enthält stornierte Rechnungen

Storno-Rechnungen sollten den Original-Posten ausgleichen. Wenn nicht: prüfen, ob die Storno-Buchung korrekt ist (Beträge, Konto). Bei Bedarf manuell ausgleichen.

!

Sehr hohe Anzahl überfälliger Posten

Strukturelles Problem: vielleicht zu großzügige Zahlungsziele, schlechte Bonitäts-Prüfung, oder Mahnwesen funktioniert nicht. Mit Buchhaltungs-Leitung analysieren, Maßnahmen-Plan.

Tipps aus der Praxis

• Wöchentliche OP-Stunde — fest im Kalender, ungestört. Spart Mahn-Schmerzen.
• Top-10-Schuldner monatlich besprechen — mit Vertrieb / Geschäftsführung. Bei großen offenen Posten gemeinsame Strategie.
• Telefon vor Mahnung — bei treuen Kunden ist ein Anruf oft effektiver als eine schriftliche Mahnung.
• Alters-Struktur-Auswertung — alte OPs (90+ Tage) regelmäßig analysieren. Trend negativ? Zahlungsmoral verschlechtert sich.

Verwandte Tutorials

• Bank-Transaktion einer Rechnung zuordnen — schließt OPs durch Bezahlung
• Mahnung erzeugen — bei nicht zahlenden Kunden
• Eingangsrechnung prüfen und buchen — erzeugt Lieferanten-OPs

Für Admins: technische Details

• Kunden-OPs: CustomerOpenItem-Datensätze, generiert aus SalesDocument mit Status booked und Restbetrag > 0. Routen: /customer-open-items, Sub-Route /customers/:id/open-items.
• Lieferanten-OPs analog: SupplierOpenItem, /supplier-open-items.
• Restbetrag-Berechnung: Rechnungsbetrag - Summe(allokierte Bezahlungen). Live aus TransactionAllocation-Daten.
• Mahnstufen-Eskalation läuft via Auto-Allocation oder manuell siehe Mahnung erzeugen.
• Filter „Alters-Struktur" über Berechnung Heute - FälligkeitsDatum als Aging-Buckets (0-30, 31-60, 61-90, 90+).
• CASL: view:CustomerOpenItem, view:SupplierOpenItem, update:CustomerOpenItem (für Status-Änderungen wie „Klärung", „Uneinbringlich").