Fremddienstleister-Compliance
Diese Anleitung deckt die laufende Compliance-Überwachung ab — was muss bei Bestand-Subs regelmäßig geprüft, erneuert und dokumentiert werden? Für Erst-Onboarding siehe Onboarding-Checkliste.
Pflicht-Dokumente — vollständige Liste mit Werten
| # | Dokument | Mindest-Anforderung | Frequenz | Konsequenz bei Lücke |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Gewerbe-Anmeldung / Handelsregister-Auszug | aktuelle Eintragung | bei Adress-/Rechtsform-Änderung | Schein-Selbstständigkeit, Bußgeld |
| 2 | USt-IdNr. + VIES-Validität | gültig | jährlich VIES-Check | Reverse-Charge nicht möglich, Steuer-Risiko |
| 3 | Freistellungsbescheinigung § 48b EStG | Original / beglaubigte Kopie | typisch 3 Jahre | 15 % Bauabzugsteuer-Einbehalt durch KFT (§ 48 EStG, Pflicht!) |
| 4 | Betriebshaftpflicht-Versicherung | mind. 3 Mio. EUR für Personen-/Sachschäden | jährliche Bestätigung | Sub-Insolvenz-Risiko, KFT bleibt auf Schaden sitzen |
| 5 | BG-Mitgliedschaft + Unbedenklichkeits-Bescheinigung | aktuelle Bescheinigung der zuständigen BG | jährlich | Sub-MA nicht versichert, KFT subsidiär haftbar (§ 28e SGB IV) |
| 6 | Fach-Zertifikate (VdS, BHE, DIN 14675-Schulungen) | je nach Auftrag relevant | je nach Norm-Geltungsdauer | Norm-Verletzung, Auftrag nicht abnehmbar |
| 7 | Ersthelfer + Brandschutzhelfer (DGUV 205-023) pro eingesetztem MA | 2 Jahre alt | typisch 2 Jahre | Einsatz-Verbot auf KFT-Baustelle (§ 7 Abs. 2 Werkvertrag) |
| 8 | A1-Bescheinigung pro entsandtem MA (nur EU-Subs) | Original / beglaubigte Kopie | bis 24 Monate | Einsatz-Verbot, Bußgeld bei Zoll-Kontrolle |
| 9 | § 18 AEntG-Meldung beim Zoll (nur EU-Subs) | Bestätigungs-PDF | pro Entsendung neu | Bußgeld bis 30.000 EUR (§ 23 AEntG) |
Compliance-Audit-Routine
Quartalsweise
KI-Chat:
Welche Fremddienstleister haben Compliance-Dokumente, die in den
nächsten 90 Tagen ablaufen? Pro Sub: Sub-Name, Dokument-Typ,
Ablauf-Datum, verantwortlicher Innendienst-MA.
Hinweis: KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter. Die KI kann Datums-Felder übersehen oder falsche Sub-Filter setzen. Liste manuell gegenprüfen, dann an die Subs.
Vor jedem neuen Auftrag (operativ Innendienst)
Bei Auftrags-Anlage mit Sub-Beauftragung:
- ☑ Werkvertrag unterschrieben + nicht abgelaufen?
- ☑ Versicherung noch gültig? (im Sub-Detail Tab Dokumente prüfen)
- ☑ Freistellungsbescheinigung noch gültig? Andernfalls 15 %-Einbehalt vorsehen
- ☑ Bei EU-Sub: A1-Bescheinigung pro eingesetztem MA aktuell?
- ☑ Schulungs-Nachweise für die eingesetzten MA aktuell?
Bei Lücke: kein Auftrag, erst nachpflegen.
Konsequenzen bei Lücken — Übersicht
| Lücke | Konsequenz |
|---|---|
| Freistellungsbescheinigung § 48b EStG fehlt | 15 % Bauabzugsteuer einbehalten — Sub bekommt nur 85 % der Rechnungssumme (§ 9 Abs. 2 Werkvertrag, § 48 EStG) |
| Versicherungs-Bescheinigung abgelaufen | Zahlungssperre, neue Bescheinigung anfordern |
| A1 fehlt | Einsatz-Verbot, MA nach Hause schicken (§ 6 Abs. 5 Werkvertrag) |
| Ersthelfer/Brandschutzhelfer fehlt | Einsatz-Verbot, KFT bietet Schulung auf Sub-Kosten (§ 7 Abs. 2) |
| Mehrere kritische Lücken | Werkvertrag fristlos kündigen (§ 12 Werkvertrag) |
Schein-Selbstständigkeit — Verdachts-Indikatoren
Achtung: bei Solo-Subs oder kleinen Subs (1-2 MA) Risiko der Schein-Selbstständigkeit nach § 7 SGB IV. Indikatoren:
| Indikator | Warum verdächtig? |
|---|---|
| Nur ein Auftraggeber (KFT) | Echte Selbstständige haben mehrere Auftraggeber |
| Festes monatliches Honorar | Sieht aus wie Gehalt |
| Nutzung von KFT-Werkzeugen / -Räumen / -Auto | Sub muss eigene Mittel haben |
| Anweisungen wie an einen Angestellten | Werkvertrag = eigenverantwortlich, nicht weisungsgebunden (§ 1 Abs. 4 Werkvertrag) |
| Anwesenheits-Pflicht zu festen Zeiten | Echter Werkvertrag = Ergebnis schuldet, nicht Zeit |
| Sub trägt kein unternehmerisches Risiko | echtes Unternehmen hat Risiko |
| Eintrag in KFT-Telefonliste / Visitenkarte | Auftritt als Mitarbeiter |
Bei mehreren Indikatoren: HR + Anwalt einbeziehen. Im Worst-Case: nachträgliche Sozialversicherungs-Anmeldung mit Bußgeld + Beitragsnachzahlung für 4 Jahre.
Schutz-Maßnahme: Bei Solo-Selbstständigen ohne eigene Angestellte vorab eine Statusfeststellung bei der Deutschen Rentenversicherung beantragen (Clearingstelle). Kostenlos, dauert ca. 3 Monate, gibt Rechtssicherheit.
Vertragsstrafen-Erinnerung
Bei wiederholten Compliance-Verstößen sind die im Werkvertrag vereinbarten Vertragsstrafen geltend zu machen — die Buchhaltung führt die Abzüge bei der nächsten Rechnung durch. Übersicht im Werkvertrag-Tutorial.
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