EU-Entsendung — A1, AEntG, Mindestlohn

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Für wen gilt diese Anleitung?

Diese Anleitung gilt ausschließlich für Fremddienstleister, die ihren Sitz außerhalb Deutschlands haben und Mitarbeiter nach Deutschland entsenden. Inland-Subs unterliegen diesen Pflichten nicht. Rechtsgrundlage: KFT-Werkvertrag § 6 + § 10, Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG), EU-Entsenderichtlinie 96/71/EG (geändert durch 2018/957/EU), Mindestlohngesetz (MiLoG).

Wenn Sie als Innendienst, HR oder Geschäftsführung mit einem EU-Subunternehmer zusammenarbeiten, der MA aus dem EU-Ausland nach Deutschland entsendet, gelten deutlich strengere Pflichten als bei Inland-Subs. Diese Anleitung führt Sie durch alle Schritte.

Wann mache ich das?

• Vor jedem Einsatz eines EU-entsandten MAs in Deutschland.
• Pro neuem MA des Subs — A1 ist personen-bezogen, nicht firmen-bezogen.
• Bei Verlängerung — A1-Bescheinigung läuft typisch nach 24 Monaten ab.
• Bei Wechsel der Einsatz-Baustelle — Anmeldung nach § 18 AEntG ggf. neu.

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Voraussetzung

• Werkvertrag mit aktivem § 6 EU-Entsendung — siehe Werkvertrag.
• Sub-Stammdaten + Pflicht-Bescheinigungen vorhanden — siehe Onboarding-Checkliste.
• Sie kennen die Identität der entsandten MA + deren Heimat-Sozialversicherungsträger.

Pflicht-Übersicht — was muss erfüllt sein?

Pflicht 1 — A1-Bescheinigung pro Mitarbeiter

Die A1-Bescheinigung belegt, dass der entsandte MA in seinem Heimatland sozialversichert ist. Ohne A1 würde der MA in Deutschland sozialversicherungspflichtig — was sowohl der Sub als auch KFT vermeiden müssen.

Pflichten:

• A1 muss vor dem ersten Einsatz vorliegen — kein „kommt nach".
• A1 ist personen-bezogen — pro entsandtem MA eine eigene Bescheinigung.
• A1 wird im Heimatland beim Sozialversicherungsträger des Subs beantragt.
• Gültigkeitsdauer: typischerweise bis zu 24 Monate für eine Entsendung; Verlängerung möglich.
• KFT erhält das Original oder eine beglaubigte Kopie und legt es im Sub-Datensatz ab.
• Eine Kopie muss auf der Baustelle bereitliegen.

Was tun bei fehlender A1?

Szenario	Reaktion
MA bringt am Einsatz-Tag keine A1 mit	Einsatz verweigern. § 6 Abs. 5 Werkvertrag erlaubt KFT, den MA nicht einzusetzen.
A1 ist abgelaufen	Verlängerung beim Heimat-Träger anfordern, in der Zwischenzeit kein Einsatz.
A1 ist gefälscht / nicht plausibel	Beim deutschen Sozialversicherungsträger nachfragen (DVKA — Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland). Bei Verdacht: Sub abmahnen, ggf. Vertrag fristlos kündigen (§ 12 Werkvertrag).

Pflicht 2 — Anmeldung nach § 18 AEntG

Der Sub (nicht KFT!) muss seine entsandten MA bei der zuständigen deutschen Behörde anmelden — der Zoll-Verwaltung (Generalzolldirektion). Die Meldung erfolgt elektronisch über das MeldePortal-Mindestlohn.

Inhalt der Meldung:

• Name, Adresse, Geburtsdatum jedes entsandten MAs
• Zeitraum der Entsendung
• Einsatzort (Baustelle / Adresse in Deutschland)
• Adressen der Auftraggeber (KFT) + Sub
• Branche
• Verantwortliche Person für die Personalunterlagen in Deutschland

Was muss KFT tun?

• KFT verlangt vom Sub die Bestätigung der Meldung (PDF aus dem MeldePortal).
• Diese Bestätigung am Sub-Datensatz im SpeamCore ablegen.
• Eine Kopie auf der Baustelle bereithalten — bei Zoll-Kontrolle vorzulegen.
• Bei Wechsel des Einsatzortes / der MA: neue Meldung anfordern.

Bei Verstoß: Bußgeld bis 30.000 EUR pro Fall (§ 23 AEntG). KFT kann subsidiär haftbar gemacht werden.

Pflicht 3 — Aushang-Pflichten auf der Baustelle

Auf jeder KFT-Baustelle, auf der EU-entsandte MA tätig sind, müssen in deutscher Sprache bereitliegen (§ 6 Abs. 4 Werkvertrag):

Dokument	Wer hält bereit?
Arbeitsverträge der entsandten MA (in Deutsch oder beglaubigter Übersetzung)	Sub bzw. dessen Bauleiter
Lohnabrechnungen der letzten 3 Monate	Sub
Arbeitszeit-Nachweise mit Beginn / Ende / Pausen	Sub (oft im SpeamCore über Zeit-Tracking)
A1-Bescheinigungen aller anwesenden MA	Sub
Bestätigung § 18 AEntG-Meldung	Sub

Bei Zoll-/BG-Kontrolle werden diese Dokumente vor Ort geprüft. Fehlen welche: Bußgeld + ggf. sofortiger Arbeits-Stopp durch die Behörde.

Empfehlung: KFT-Bauleiter prüft am ersten Einsatz-Tag, ob alle Dokumente da sind. Bei Mangel den Sub-Bauleiter zur sofortigen Nachreichung auffordern.

Pflicht 4 — Mindestlohn + ArbZG einhalten

Auf deutschem Boden gilt deutsches Arbeits-Recht — auch für EU-entsandte MA. Das heißt:

Mindestlohn (MiLoG)

• Aktueller gesetzlicher Mindestlohn (Stand prüfen — ändert sich periodisch).
• In manchen Branchen gibt es branchenspezifische Mindestlöhne (höher als gesetzlicher MiLoG) — z. B. Bauhauptgewerbe, Elektrohandwerk. Die für KFT-Baustellen geltenden Tarife mit der Buchhaltungs-Leitung abklären.
• KFT haftet subsidiär bei Mindestlohn-Verstößen des Subs (§ 14 AEntG-Bürgenhaftung).

Arbeitszeitgesetz (ArbZG, § 5 Werkvertrag)

Pflicht	Wert
Höchstarbeitszeit	max. 10 Std./Tag, Ø 8 Std. in 6 Monaten (§ 3 ArbZG)
Ruhepausen	mind. 30 Min. bei > 6 Std., 45 Min. bei > 9 Std. (§ 4 ArbZG)
Ruhezeit	mind. 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5 ArbZG)
Sonn-/Feiertagsruhe	grundsätzlich keine Arbeit (§ 9 ArbZG)

Bei Verstoß: Vertragsstrafe 500 EUR pro Verstoß und MA, gedeckelt auf 5 % der Nettoauftragssumme (§ 5 Abs. 3 Werkvertrag).

Mindesturlaub (BUrlG)

Sub muss seinen entsandten MA den deutschen Mindesturlaub gewähren (typisch 24 Werktage / 4 Wochen pro Jahr) — sofern der Heimat-Anspruch geringer ist.

So organisieren Sie EU-Entsendung in SpeamCore

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Pro entsandtem MA einen separaten Compliance-Datensatz

Aktuell hat SpeamCore kein dediziertes EU-Entsendungs-Modul. Workaround:

1. Sub-Detail öffnen → Tab Dokumente.
2. Pro entsandtem MA einen Ordner anlegen (z. B. „Müller_Jan_2026-05") oder einen klaren Datei-Namen-Schema.
3. Pro MA hochladen: A1, Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung-Kopien, ggf. Schulungs-Nachweise.
4. Ablaufdatum der A1 hinterlegen — Compliance-Reminder vor Ablauf.

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Konzeptionelle Erweiterung — wenn häufige EU-Entsendung

Bei häufigen EU-Entsendungen ist ein dediziertes Sub-MA-Modul (Sub-Mitarbeiter als Datensatz mit eigenen Compliance-Feldern) sinnvoll. Aktuell nicht im Standard-SpeamCore — Anforderung mit Geschäftsführung abstimmen, ggf. Custom-Konfiguration über AttributeGroups.

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Pre-Einsatz-Check (eigene Routine)

Empfohlen vor jedem ersten Einsatz eines EU-entsandten MAs:

• ☑ A1-Bescheinigung aktuell + im Sub-Datensatz hochgeladen
• ☑ § 18 AEntG-Meldung bestätigt + Kopie auf Baustelle
• ☑ Arbeitsvertrag + Lohnabrechnung + Zeit-Nachweise auf Baustelle
• ☑ Ersthelfer + Brandschutzhelfer (DGUV 205-023) vorhanden
• ☑ Sub-Bauleiter weiß, dass Pflicht-Dokumente in Deutsch vorliegen müssen

Bei Lücke: Einsatz verschieben.

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Bei Zoll-Kontrolle — was tun?

1. Ruhig bleiben — Zoll-Kontrollen sind Routine bei Bau-/Sicherheits-Baustellen.
2. KFT-Bauleiter ruft sofort den KFT-Innendienst an, kurze Info.
3. Zoll-Kontrolleure ins Baustellen-Büro führen, dort den Pflicht-Dokument-Ordner zeigen.
4. Sub-Bauleiter ruft seinen Geschäftsführer an — der Sub ist der primäre Ansprechpartner, KFT ist nur Auftraggeber.
5. Schriftliches Protokoll der Kontrolle anfordern — wird per Post nachgeschickt.
6. Nach der Kontrolle: Mängel besprechen, sofort beheben, Bestätigungs-Mail an KFT.

Bürgenhaftung — wofür haftet KFT?

Achtung: Auch wenn KFT „nur" Auftraggeber ist, gibt es subsidiäre Haftungs-Risiken:

Risiko	Rechtsgrundlage	KFT-Schutzmaßnahme
Mindestlohn-Verstöße des Subs	§ 14 AEntG	Mindestlohn-Bestätigung pro Sub-MA verlangen, dokumentieren
Sozialversicherungs-Beiträge ausländischer MA	§ 28e Abs. 3a SGB IV	A1 sicherstellen, BG-Mitgliedschaft des Subs prüfen
Bauabzugsteuer § 48 EStG	Abgabenordnung	Freistellungsbescheinigung sicherstellen oder 15 % einbehalten
Arbeitsschutz-Verstöße auf KFT-Baustelle	BaustellV / SiGeKo	Sicherheits-Unterweisung dokumentieren, PSA prüfen
Bußgelder bei fehlender § 18 AEntG-Meldung	§ 23 AEntG	Meldungs-Bestätigung vom Sub anfordern

Faustregel: Wenn der Sub aufgrund Insolvenz oder Verlassen aus Deutschland verschwindet, wird KFT als Auftraggeber von Behörden / Sozialversicherung angesprochen. Lückenlose Dokumentation ist KFTs Hauptverteidigung.

Stolpersteine

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Sub argumentiert A1 ist EU-Standard, brauche nicht für jeden MA neu

Falsch. A1 ist personen-bezogen und einsatz-bezogen. Pro MA + pro Entsendungs-Zeitraum eine eigene A1. Bei Wechsel der Tätigkeit kann sogar eine neue nötig sein.

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Sub macht Stundennachweis nur in Heimat-Sprache (z. B. Polnisch)

Geht nicht. Auf der Baustelle müssen Dokumente in deutscher Sprache vorliegen (§ 6 Abs. 4 Werkvertrag). Bei mehrsprachigem Original mindestens eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche. Sub vor Einsatzstart darüber informieren.

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MA arbeitet 12 Stunden, Sub sagt in Polen normal

Irrelevant. Auf deutschem Boden gilt deutsches ArbZG — max. 10h/Tag, Pausen, Ruhezeit. Vertragsstrafe 500 EUR pro Verstoß. KFT-Bauleiter muss bei beobachteten Verstößen sofort eingreifen.

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Sub-Bauleiter ist nicht erreichbar

Der Sub muss eine verantwortliche Person in Deutschland benennen für Personal-Unterlagen-Vorlage (Pflicht aus § 18 AEntG). Wenn diese Person nicht erreichbar ist, dem Sub abmahnen — Wiederholung kann Kündigungsgrund sein.

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