Fremddienstleister-Onboarding — Pflicht-Unterlagen-Checkliste

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Status — Operative Pflichtliste, basiert auf KFT-Werkvertrag § 9

Diese Checkliste fasst die Pflicht-Bescheinigungen aus § 9 des KFT-Werkvertrags in einer operativen Form zusammen. Ohne vollständige Bescheinigungen gilt nach § 9 Abs. 2: Zahlungssperre und/oder 15 % Bauabzugsteuer-Einbehalt nach § 48 EStG — der Sub bekommt also entweder kein Geld oder bekommt 15 % weniger ausgezahlt, bis die Lücken geschlossen sind.

In SpeamCore werden die Bescheinigungen am Fremddienstleister-Datensatz im Tab Dokumente abgelegt (siehe Schritt 4 unten).

Bevor ein Fremddienstleister bei KFT zum ersten Einsatz kommt, muss eine vollständige Bescheinigungs-Sammlung vorliegen. Diese Anleitung listet alle Unterlagen auf, erklärt jedem Dokument seinen Zweck, und zeigt wie Sie die Sammlung in SpeamCore organisieren.

Wann mache ich das?

• Vor dem ersten Einsatz eines neuen Fremddienstleisters — Pflicht.
• Bei Vertrags-Verlängerung — alle ablauf-fähigen Bescheinigungen frisch anfordern.
• Quartalsweise für Bestand-Subs — Compliance-Audit, siehe Compliance.
• Bei Mitarbeiter-Wechsel des Subs — A1 / Schulungs-Nachweise pro neuem MA.

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Voraussetzung

• Werkvertrag ist im Entwurf (nicht zwingend schon unterschrieben) — siehe Werkvertrag.
• Sub-Stammsatz im SpeamCore angelegt — siehe Anlegen.
• Sie haben Innendienst- oder HR-Zugriff (Dokumente am Sub hochladen).

Pflicht-Unterlagen-Checkliste (alle Subs)

#	Dokument	Aussteller	Frist	Wofür?
1	Gewerbe-Anmeldung (Inland) oder Handelsregister-Auszug (EU)	Gewerbeamt / lokales Register	unbegrenzt — bei Adress-Wechsel neu	Beweis dass Sub als Unternehmen existiert; gegen Schein-Selbstständigkeit
2	USt-IdNr. + Bestätigung VIES-Validität	Bundeszentralamt für Steuern	jährlich prüfen	Reverse-Charge-Verfahren bei EU-Rechnungen
3	Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG	Finanzamt des Subs	typisch 3 Jahre	Ohne diese: 15 % Bauabzugsteuer-Einbehalt durch KFT (Pflicht!)
4	Betriebshaftpflicht-Versicherung Mindest-Deckung 3 Mio. EUR für Personen- + Sachschäden	Versicherung	jährlich	Schadens-Deckung bei Personen-/Sachschaden auf KFT-Baustelle
5	Berufsgenossenschafts-Mitgliedschaft + aktuelle Unbedenklichkeits-Bescheinigung	zuständige BG (z.B. BG ETEM, BG BAU)	jährlich	Sub-MA sind über die BG unfallversichert; bei Lücke haftet KFT subsidiär
6	Fach-Zertifikate (z. B. VdS, BHE, DIN 14675-Schulungen)	Akkreditierungs-Stelle	je nach Norm	Norm-Konformität bei Brandschutz-Arbeiten
7	Ersthelfer + Brandschutzhelfer-Nachweise (DGUV 205-023) pro eingesetztem MA	DGUV-zertifizierte Schulungs-Stelle	typisch 2 Jahre	Pflicht bei jedem Einsatz auf KFT-Baustelle (§ 7 Abs. 2 Werkvertrag)

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Was wenn Ersthelfer-/Brandschutz-Nachweise fehlen?

Nach § 7 Abs. 2 Werkvertrag bietet KFT die Schulungen auf Kosten des Subs an — der Sub kann also seine MA bei KFT zur Schulung anmelden, KFT übernimmt die Organisation und stellt die Kosten in Rechnung. Bis die Schulung absolviert ist, kein Einsatz des betreffenden MAs.

Zusatz-Unterlagen für EU-Subunternehmer

Wenn der Sub seinen Sitz außerhalb Deutschlands hat und Mitarbeiter nach Deutschland entsendet, gelten zusätzlich (§ 6 Werkvertrag, § 18 AEntG):

#	Dokument	Aussteller	Frist	Wofür?
8	A1-Bescheinigung pro entsandtem MA (Original oder beglaubigte Kopie)	Sozialversicherungs-Träger im Heimatland	dauert je Einsatz, max. 24 Monate	Beweis dass MA in seinem Heimat-Sozialsystem versichert ist; ohne A1 kein Einsatz
9	Anmeldung nach § 18 AEntG bei deutscher Zoll-Verwaltung	Sub bei Zollamt online	vor erstem Einsatz	Pflicht-Anmeldung der Entsendung; Bestätigung muss auf Baustelle bereitliegen
10	Arbeitsverträge der entsandten MA in deutscher Sprache (oder beglaubigte Übersetzung)	Sub	bei Einsatz auf Baustelle bereit	bei Zoll-/BG-Kontrolle vorzulegen
11	Lohnabrechnungen (zumindest letzte 3 Monate) der entsandten MA	Sub	bei Einsatz auf Baustelle bereit	Beweis dass deutscher Mindestlohn gezahlt wird (MiLoG)
12	Arbeitszeit-Nachweise der entsandten MA (Beginn/Ende/Pausen)	Sub	bei Einsatz auf Baustelle bereit	Beweis dass deutsches ArbZG eingehalten wird

Mehr Details: EU-Entsendung — A1, AEntG, Mindestlohn.

So organisieren Sie die Sammlung in SpeamCore

1

Bescheinigungen vom Sub anfordern

Per Mail mit klarer Liste — am besten als PDF-Anhang die Werkvertrag-Anlage 6 (Bescheinigungs-Checkliste) mitschicken. Den Sub bitten, alle Dokumente in einem ZIP zurückzuschicken oder über einen Cloud-Link bereitzustellen.

Mail-Vorlage (anpassen):

Betreff: Erforderliche Unterlagen vor Werkvertrag-Beginn

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

vor dem ersten Einsatz für KFT Sicherheitstechnik benötigen wir
folgende Bescheinigungen vollständig:

[Liste der 7 Pflicht-Dokumente bzw. 12 für EU-Subs einfügen]

Bitte stellen Sie alle Unterlagen bis spätestens [Datum] zur Verfügung.

Ohne vollständige Sammlung können wir keinen Auftrag freigeben.

Mit freundlichen Grüßen
[Name, Funktion, KFT]

2

Eingegangene Dokumente prüfen

Pro Dokument prüfen:

• Vollständigkeit — fehlt eine Seite oder ein Anhang?
• Aktualität — ist die Bescheinigung noch gültig (Datum prüfen)?
• Sub-bezogen — ist die Bescheinigung wirklich auf den Sub ausgestellt (nicht ein anderes Unternehmen)?
• Lesbarkeit — bei Scan: alle Stempel und Unterschriften erkennbar?

Bei Mängeln: zurück an den Sub mit klarer Aufforderung was nachzubessern ist.

3

Dokumente in SpeamCore am Sub hochladen

1. In der Sidebar Fremddienstleister öffnen.
2. Den Sub anklicken — Detail-Seite.
3. Tab Dokumente wählen.
4. + Dokument hinzufügen klicken.
5. Pro Bescheinigung separates Upload — nicht alle in einem ZIP belassen, sondern entpacken.
6. Kategorie wählen (z. B. „Versicherung", „Steuer-Bescheinigung", „BG-Mitgliedschaft", „Schulungs-Nachweis", „A1-Bescheinigung"). Wenn die Kategorie noch nicht existiert: bei Admin nachpflegen lassen.
7. Ablaufdatum hinterlegen — wenn die Bescheinigung ein Gültigkeits-Datum hat (Versicherung, Freistellungsbescheinigung, A1, Schulungen). Damit greift später der Compliance-Reminder.

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Warum das Ablaufdatum so wichtig ist

Wenn eine Bescheinigung abläuft, ohne dass nachgepflegt wurde, ist der Sub formal nicht mehr einsatzbereit. Das Ablaufdatum sorgt dafür, dass Sie rechtzeitig erinnert werden — typisch 30/60 Tage vor Ablauf. Mehr in Fremddienstleister-Compliance.

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Onboarding-Status setzen

Wenn alle Pflicht-Dokumente vollständig vorliegen + der Werkvertrag unterschrieben ist:

• Sub-Status auf aktiv / einsatzbereit setzen
• Ggf. Compliance-Status auf freigegeben setzen (sofern im Mandanten konfiguriert)
• Notiz am Sub setzen: „Onboarding abgeschlossen am [Datum] durch [Name]"

Erst dann darf eine Beauftragung erfolgen — siehe Beauftragen.

Folge-Check pro neuem Mitarbeiter des Subs

Wenn der Sub im Laufe der Zusammenarbeit neue Mitarbeiter auf KFT-Baustellen einsetzen will, sind pro MA zusätzlich nötig:

• Ersthelfer + Brandschutzhelfer-Nachweis (DGUV 205-023, max. 2 Jahre alt)
• Bei EU-Sub: A1-Bescheinigung speziell für diesen MA + Anmeldung nach § 18 AEntG
• Fach-Zertifikat sofern für die Aufgabe relevant (z. B. VdS-Sachkundiger für BMA)

Die Dokumente am Sub-Datensatz im Tab Dokumente ablegen, idealerweise mit MA-Namen im Datei-Namen für leichtes Zuordnen.

Konsequenzen bei Lücken

Was passiert, wenn Bescheinigungen fehlen oder abgelaufen sind:

Lücke	Konsequenz
Freistellungsbescheinigung § 48b EStG fehlt oder abgelaufen	KFT muss 15 % Bauabzugsteuer einbehalten (§ 48 EStG) — Sub bekommt nur 85 % ausgezahlt. Pflicht, kein Ermessen.
A1 fehlt für entsandten MA	Einsatz-Verbot für den MA (§ 6 Abs. 5 Werkvertrag). Bei Zoll-Kontrolle Bußgeld + Strafe.
Ersthelfer/Brandschutzhelfer-Nachweis fehlt	Einsatz-Verbot auf KFT-Baustelle (§ 7 Abs. 2 Werkvertrag). KFT bietet Schulung auf Kosten des Subs.
Versicherungs-Bescheinigung fehlt	Bei Schaden haftet der Sub voll, hat aber keine Deckung — Insolvenz-Risiko, KFT bleibt auf Schaden sitzen. Empfehlung: kein Einsatz.
BG-Unbedenklichkeit fehlt	Sub-MA gelten als nicht versichert; KFT haftet subsidiär (§ 28e Abs. 3a SGB IV). Empfehlung: kein Einsatz.

Stolpersteine

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Bescheinigung liegt angeblich beim Steuerberater

Häufige Ausrede. Lösung: Sub fragen, ob der Steuerberater eine beglaubigte Kopie bereitstellen kann (kostet typisch 20-50 €). Ohne Original/beglaubigte Kopie der Freistellungsbescheinigung läuft der 15 %-Einbehalt automatisch.

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A1 ist beantragt, kommt in 2 Wochen

Nicht akzeptieren. A1 muss vor dem ersten Einsatz vorliegen. Bei Verzögerung beim Heimat-Sozialversicherungsträger: Einsatz verschieben oder MA aus Deutschland einsetzen. Die Strafe-Risiken bei Zoll-Kontrolle ohne A1 sind höher als die Kosten der Verschiebung.

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Sub schickt nur Versicherungsschein statt Bestätigung

Versicherungsschein zeigt was vereinbart ist — aber nicht, ob die Prämie aktuell bezahlt ist. Lösung: Eine schriftliche Versicherungsbestätigung vom Versicherer anfordern, die explizit den aktuellen Beitragsstand und die Mindest-Deckung von 3 Mio. EUR bestätigt.

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