Zum Hauptinhalt springen

Werkvertrag mit Fremddienstleister abschließen

Bevor ein Fremddienstleister auf einer KFT-Baustelle, in einer KFT-Werkstatt oder sonst für KFT tätig werden darf, muss ein schriftlicher Werkvertrag unterschrieben sein. Diese Anleitung zeigt Ihnen den vollständigen Ablauf — von der Vorlage über die Anpassung bis zur Ablage im SpeamCore.

Wann mache ich das?​

  • Vor dem ersten Einsatz eines neuen Fremddienstleisters — Pflicht.
  • Bei Vertragsverlängerung — wenn der bestehende Vertrag ausgelaufen ist.
  • Bei wesentlicher Änderung der Leistung, Vergütung oder Mitarbeiter-Konstellation.
  • Bei Wechsel des EU-Status — wenn ein bisheriger Inland-Sub jetzt MA aus dem Ausland entsendet.

Werkvertrag-Workflow​

So gehen Sie Schritt für Schritt vor​

Werkvertrag-Vorlage öffnen

Die aktuelle KFT-Vorlage steht zum Download bereit:

📄 KFT_Werkvertrag_EU_Subunternehmer_DE_EN.docx (zweisprachig DE/EN)

Bei Widerspruch zwischen Deutsch und Englisch ist die deutsche Fassung maßgebend.

Vorlagen-Aufbau (14 Paragraphen + 8 Anlagen):

§Inhalt
§ 1Vertragsgegenstand (BGB-Werkvertragsrecht §§ 631 ff.)
§ 2Leistungsumfang + Qualifikation des Personals
§ 3Termine + Vertragsstrafe bei Verzug (0,3 % / Werktag, max. 5 %)
§ 4Vergütung + Stundennachweis-Pflicht
§ 5Arbeitszeitgesetz (ArbZG) — gilt auch für ausländische Unternehmen!
§ 6EU-Entsendung — A1, AEntG, Mindestlohn (nur bei EU-Subs)
§ 7Arbeitsschutz + Ersthelfer/Brandschutzhelfer-Pflicht
§ 8Geheimhaltung — Vertragsstrafe 10.000 EUR bei Verstoß
§ 9Versicherung + Bescheinigungen vor Leistungsbeginn
§ 10Compliance + Mindestlohn (MiLoG, AEntG, SchwarzArbG, AÜG)
§ 11Haftung
§ 12Laufzeit + fristlose Kündigungsgründe
§ 13Höhere Gewalt
§ 14Schlussbestimmungen — Gerichtsstand Stuttgart

Anlagen (separat ausfüllen, mitliefern):

AnlageInhalt
1Leistungsbeschreibung
2Preisliste / Stundensätze
3Terminplan
4Geheimhaltungsvereinbarung
5AVV nach Art. 28 DSGVO
6Bescheinigungs-Checkliste
7A1-Bescheinigungen (nur EU)
8KFT-Schulungsangebot (Ersthelfer / Brandschutz)

EU-Entsendung-Klausel prüfen (§ 6)

Bei einem EU-Subunternehmer, der Mitarbeiter aus dem EU-Ausland nach Deutschland entsendet, bleibt § 6 aktiv und alle Pflichten greifen:

  • A1-Bescheinigung pro entsandtem MA
  • Anmeldung bei deutscher Behörde nach § 18 AEntG
  • Auf der Baustelle in deutscher Sprache: Arbeitsverträge, Zeitnachweise, Lohnabrechnungen, A1
  • Mindestlohn, ArbZG, BUrlG einhalten

Mehr Details: EU-Entsendung — A1, AEntG, Mindestlohn.

Bei einem inländischen Unternehmen ohne Entsendung kann § 6 als „nicht zutreffend" markiert werden — die anderen Paragraphen bleiben gleich.

Vertrag finalisieren + bilateral unterschreiben

  1. Anlagen 1-3 ausfüllen (Leistungsbeschreibung, Preise, Termine).
  2. Pflicht-Bescheinigungen vom Sub anfordern — siehe Onboarding-Checkliste. Vor Vertrags-Unterzeichnung müssen mindestens vorliegen: Gewerbe-Anmeldung, USt-IdNr, Handelsregister-Auszug.
  3. Werkvertrag-Entwurf an Sub schicken — per Mail, mit allen Anlagen.
  4. Bilateral verhandeln — Stundensätze, Zahlungsziel, Vertragsstrafen. Bei Großvolumen: anwaltlich prüfen lassen.
  5. Beidseitig unterschreiben:
    • Variante A — Per Post: Sub erhält 2 Original-Exemplare, unterschreibt beide, schickt sie zurück. KFT unterschreibt, ein Exemplar bleibt bei KFT, das andere geht an den Sub.
    • Variante B — Per DocuSign / digitaler Signatur: schneller, aber rechtssicher nur mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES nach eIDAS).
  6. KFT-Unterschrift durch Geschäftsführung — der Vertrag bindet KFT als Auftraggeber.

Unterschriebenen Vertrag in SpeamCore ablegen

Nach Unterzeichnung den finalen Vertrag-PDF als Dokument am Fremddienstleister-Datensatz hinterlegen:

  1. In der Sidebar Fremddienstleister öffnen.
  2. Den entsprechenden Sub anklicken — Detail-Seite.
  3. Tab Dokumente wählen.
  4. + Dokument hinzufügen klicken.
  5. Werkvertrag-PDF hochladen, Kategorie Vertrag wählen.
  6. Optional: Anlagen 1-8 als separate Dokumente, jeweils mit eigener Kategorie.

Compliance-Status auf freigegeben setzen

Erst wenn alle drei Voraussetzungen erfüllt sind, darf der Sub eingesetzt werden:

  • ☑ Werkvertrag unterschrieben + abgelegt
  • ☑ Pflicht-Bescheinigungen vollständig — siehe Onboarding-Checkliste
  • ☑ Bei EU-Subs: A1-Bescheinigungen pro MA + § 18-AEntG-Meldung erfolgt

Erst dann den Sub-Status auf aktiv / einsatzbereit setzen. Vorher Beauftragung verweigern.

Vertragsstrafen-Übersicht​

Der KFT-Werkvertrag enthält mehrere Vertragsstrafen. Bei Verstoß automatischer Einbehalt durch KFT — die Anwender (Innendienst, Buchhaltung) müssen darauf achten:

VerstoßVertragsstrafeParagraph
Verzug bei Termin-Lieferung0,3 % der Nettoauftragssumme pro Werktag, max. 5 %§ 3 Abs. 2
Verstoß ArbZG (Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeit)500 EUR pro Verstoß und Mitarbeiter, max. 5 % der Nettoauftragssumme§ 5 Abs. 3
Geheimhaltungs-Verstoß10.000 EUR pro Verstoß + weitergehende Schadensersatzansprüche§ 8 Abs. 2
Fehlende BescheinigungenZahlungssperre und/oder 15 % Bauabzugsteuer-Einbehalt nach § 48 EStG§ 9 Abs. 2
Fehlende A1-Bescheinigung (EU)Einsatz-Verbot, Arbeits-Stopp möglich§ 6 Abs. 5

Wer zieht ein: Die Buchhaltung beim nächsten Zahlungslauf — Vertragsstrafe wird als Abzug auf der Lieferanten-Rechnung verbucht. Vorab prüfen + dokumentieren, bevor der Abzug erfolgt (Kommentar an OP, ggf. Mail an Sub mit Begründung).

Fristlose Kündigungs-Gründe (§ 12)​

Der Werkvertrag kann fristlos gekündigt werden bei:

  • Insolvenz des Subs
  • Arbeitsschutz-Verstößen (z. B. fehlende PSA, fehlende Schulungs-Nachweise, Sicherheits-Vorfall)
  • Fehlenden A1-Bescheinigungen (EU-Subs)
  • Straftatverdacht (Schwarzarbeit, Korruption, Steuerhinterziehung)

Fristlose Kündigung immer schriftlich (Brief mit Einschreiben + Rückschein). Bei juristisch unsicheren Fällen Anwalt einschalten.

Stolpersteine​

Verwandte Tutorials​