Mandanten-Setup pflegen
In SpeamCore ist ein Mandant eine eigenständige Firmen-Einheit (oft = eine GmbH = ein Unternehmen). Eine Mandanten-Struktur kann mehrere Niederlassungen (Branches) umfassen — zum Beispiel Hauptsitz + Filialen. Als Geschäftsführung verantworten Sie das Mandanten-Setup.
Wann mache ich das?
- Bei Firmen-Gründung oder Konzern-Erweiterung — neuer Mandant.
- Bei neuer Niederlassung — zusätzliche Branch innerhalb des Mandanten.
- Bei Adress-Änderungen — Hauptsitz-Umzug, Niederlassungs-Verlegung.
- Bei rechtlichen Änderungen — neue USt-IdNr., HRB-Nr., GF-Wechsel.
Mandanten-Struktur verstehen
Mandant „Beispiel GmbH" (Konzern)
├─ Niederlassung Hauptsitz Stuttgart
│ ├─ eigener Briefkopf
│ ├─ eigene Bankverbindung
│ └─ eigene Mitarbeiter
├─ Niederlassung München
└─ Niederlassung Berlin
Pro Niederlassung hat SpeamCore eigene Stammdaten: Briefkopf, USt-IdNr., Bankverbindung, Mitarbeiter-Zuordnung. Aufträge und Rechnungen werden einer Niederlassung zugeordnet.
Mehr im Konzept Mandanten.
So pflegen Sie Niederlassungen
Niederlassungen-Modul öffnen
In der Sidebar auf Niederlassungen (Branches). Sie sehen die Liste aller Niederlassungen.
Pro Niederlassung sehen Sie: Name, Adresse, USt-IdNr., HRB-Nr., Geschäftsführer, Bank-IBAN.
Neue Niederlassung anlegen
+ Niederlassung hinzufügen:
| Feld | Was reinkommt |
|---|---|
| Name | „Filiale München" |
| Anschrift | Vollständige Adresse |
| USt-IdNr. | Pflicht für B2B-Rechnungen |
| HRB-Nr. | Handelsregister-Nummer |
| Geschäftsführer-Name | Erscheint im Briefkopf |
| Bankverbindung | IBAN, BIC für Rechnungs-Zahlungs-Empfang |
| E-Mail / Telefon | Allgemeine Kontaktdaten |
| Logo | Niederlassungs-spezifisches Logo (sofern abweichend) |
Auto-Save speichert.
PDF-Vorlagen pro Niederlassung
Briefkopf, Rechnungsvorlage, Angebotsvorlage werden pro Niederlassung konfiguriert. Bei mehreren Niederlassungen mit eigenem Auftritt:
- Pro Niederlassung eigenes Logo, Adress-Block, Geschäftsführer-Block.
- Über das Print- und PDF-System konfigurierbar.
Bei Anpassungen IT oder Doku-Team einbinden — Templates sind technisch.
Mitarbeiter zuordnen
Mitarbeiter werden einer primären Niederlassung zugeordnet — beeinflusst:
- Welcher Briefkopf bei seinen Aufträgen erscheint.
- Welche Kostenstelle für Personalkosten.
- Welche Mailbox bei E-Mail-Versand.
Im Mitarbeiter-Detail unter Allgemeine Daten das Niederlassung-Feld setzen.
Übergreifende Stammdaten — Konten / Steuersätze
Manche Stammdaten sind konzernweit (über alle Niederlassungen):
- Konten-Rahmen (siehe Konten-Stammdaten (Buchhaltungs-Leitung))
- Steuersätze
- Produkte
- Mitarbeiter-Rollen
- Lieferanten
Andere sind niederlassungs-spezifisch:
- Bank-Konten
- USt-IdNr.
- Briefkopf
Klare Strukturierung von Anfang an spart später viel Aufräumarbeit.
Tipps
- Niederlassungen-Strategie planen — bevor man eine zweite anlegt, klar haben warum (eigener Marktauftritt, eigenes Steuer-Setup, eigene Bilanz).
- Templates pflegen — Briefkopf-Änderungen einheitlich für alle Niederlassungen, nicht jeder bastelt eigenes.
- Bei Strukturwechsel — externer Berater oder IT-Dienstleister einbinden. Mandanten-Veränderungen sind komplex.