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Stammdaten-Verantwortung

Saubere Stammdaten sind das Fundament aller Operationen. Operative Mitarbeiter pflegen Tagesdaten — als Geschäftsführung verantworten Sie das Gesamt-Konzept: welche Konten, welche Steuersätze, welche Kunden-Klassifikation. Diese Anleitung zeigt Ihnen die strategischen Stammdaten-Aufgaben.

Wann mache ich das?​

  • Bei Strukturveränderungen — neuer Konten-Rahmen, neue Mandanten-Struktur.
  • Bei Steuer-Änderungen — gesetzliche Anpassungen (MwSt-Wechsel etc.).
  • Bei strategischen Kunden — Großkunden mit Sonderkonditionen.
  • Halbjährlich — Stammdaten-Audit.

Strategische Stammdaten-Bereiche​

Konten-Rahmen und Steuern

Steuerung Konten-Rahmen — siehe Konten-Rahmen pflegen (Buchhaltungs-Leitung).

Ihre GF-Rolle:

  • Strategische Konto-Wahl — SKR03 vs. SKR04 vs. Custom.
  • Genehmigung neuer Konten — bei Bedarf einer neuen Geschäftsaktivität.
  • Steuersatz-Strategie — Reverse Charge, B2B vs. B2C, EU-Spezifika.

Operative Pflege macht Buchhaltungs-Leitung.

Hauptkunden und Sonderkonditionen

Strategische Kunden brauchen besondere Aufmerksamkeit:

  • Top-10-Kunden im Auge behalten.
  • Rahmenverträge zentral pflegen.
  • Sonderkonditionen (Rabatt-Regeln, Sonderpreise) als Customer Special Conditions hinterlegen.
  • Kontakt-Strategie — wer von der GF betreut welchen Großkunden persönlich?

Standorte-Modul mit Tabelle aller Mandanten-Standorte und Kunden-Standorte.

Strategische Lieferanten

Bei kritischen Lieferanten:

  • Rahmenverträge für Mengen-Rabatte.
  • Bonität prüfen (lassen) — bei Insolvenz-Risiko Alternativen vorbereiten.
  • Sonder-Konditionen für Eil-Lieferungen, Lager-Vorhaltung.
  • Fallback-Lieferanten für jeden kritischen Bauteil-Typ.

Mitarbeiter-Strukturen

Strategische HR-Stammdaten:

  • Lohn-Bänder pro Funktion (was zahlen wir für eine Position?).
  • Karriere-Pfade — wie können MAs sich entwickeln?
  • Bonus-Schemas — vertraglich vereinbarte Vergütungs-Modelle.
  • Schulungs-Plan — Trainings-Budget pro MA und Jahr.

Operative Umsetzung macht HR-Leitung.

Halbjährliches Stammdaten-Audit

2x pro Jahr durchgehen:

  • Konten — sind alle aktiv genutzten Konten relevant? Inaktive auf inaktiv?
  • Steuersätze — sind alle Validitys aktuell?
  • Kunden — gibt es Karteileichen? Dubletten?
  • Lieferanten — analog.
  • Mitarbeiter — sind alle aktiv MAs auch im System aktiv markiert?
  • Mandanten / Niederlassungen — Adress-/Bankverbindungs-Aktualität?

Bei Auffälligkeiten Maßnahmen-Plan, mit Verantwortlichen umsetzen.

Weg 2 — Stammdaten-Audit per KI-Chat​

Beispiel-Prompts:

Stammdaten-Audit: wie viele Kunden haben unvollständige Adressen oder
fehlende USt-IdNr.? Wie viele Doppelung-Kandidaten gibt es (gleicher Name,
ähnliche Adresse)?
Welche Niederlassungen haben in den letzten 12 Monaten Adress- oder
Bankverbindungs-Änderungen? Audit-Liste für DSGVO/Compliance-Akte.

Tipps​

  • Pro Stammdaten-Bereich ein Verantwortlicher — wenn Verantwortung klar, passiert was.
  • Stammdaten-Disziplin im Onboarding — neue MAs müssen verstehen, wie sauber gepflegt wird.
  • Doku-Liste der Konventionen — pro Mandant ein internes Wiki, was wie zu pflegen ist.
  • Externe Berater einbeziehen — Steuerberater, IT-Beratung können bei strategischen Wechseln (z.B. SKR-Wechsel) Erfahrung beisteuern.

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