Abteilungsstruktur und Rollen pflegen

Eine saubere Abteilungsstruktur und das richtige Rollen-Setup sind die Basis dafür, dass jeder Mitarbeiter genau die Berechtigungen hat, die er braucht — nicht mehr, nicht weniger. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie das in SpeamCore steuern.

Wann mache ich das?

• Bei Strukturveränderungen — neue Abteilung, Auflösung, Umbenennung.
• Bei neuem Mitarbeiter — Zuordnung zu Abteilung und Rollen-Vergabe.
• Bei Funktions-Wechsel — Mitarbeiter wechselt Abteilung oder Position.
• Periodisch — alle 6 Monate Rolle-Audit, ob alle Berechtigungen noch passen.

i

Voraussetzung

• Sie sind mit HR-Leitung-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Bei größeren Strukturveränderungen Abstimmung mit Geschäftsführung.
• Verständnis des CASL-Berechtigungs-Modells (siehe Berechtigungen-CASL).

Abteilungs-Struktur

1

Abteilungen-Modul öffnen

In der Sidebar auf Abteilungen. Sie sehen die Liste aller bestehenden Abteilungen.

Typische Struktur in einer Service-Firma:

• Geschäftsführung
• Vertrieb
• Innendienst
• Außendienst (Brandschutz, Sanitär, Elektro etc.)
• Buchhaltung
• HR / Personal
• Werkstatt
• Lager / Logistik

Pro Abteilung können Sie Hierarchien abbilden (Haupt-Abteilung mit Unter-Abteilungen) — über parentDepartmentId.

2

Neue Abteilung anlegen

Klick auf + Abteilung hinzufügen:

• Name — eindeutige Bezeichnung.
• Übergeordnete Abteilung — bei Hierarchie.
• Niederlassung — bei Mandanten mit mehreren Standorten.
• Verantwortlicher — Mitarbeiter, der die Abteilung leitet.
• Kostenstelle — optionale Verknüpfung für Kostenstelle.

Auto-Save speichert.

3

Mitarbeiter einer Abteilung zuordnen

Pro Mitarbeiter:

• Mitarbeiter-Detail öffnen.
• Im Tab Allgemeine Daten das Feld Abteilung wählen.
• Speichern.

Ein Mitarbeiter kann auch mehreren Abteilungen angehören (zum Beispiel Werkstatt + Außendienst), wenn die Mandanten-Konfiguration das erlaubt. Standard ist 1 Abteilung pro MA.

Rollen — wer darf was

4

Rollen-Modul öffnen

In der Sidebar auf Rollen. Sie sehen alle definierten Rollen.

Typische Standard-Rollen:

Rolle	Was darf?
Servicetechniker (Außendienst)	Eigene Aufträge bearbeiten, Stempeln, Mängel erfassen.
Innendienst	Aufträge anlegen / disponieren / Stammdaten pflegen.
Vertrieb	Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen.
Buchhaltung — Sachbearbeitung	Banking, OP, Eingangsrechnungen.
Buchhaltung — Leitung	+ BWA, Inventur, Konten-Setup.
HR — Sachbearbeitung	Mitarbeiter-Stammdaten, Verträge, Urlaubs-Erfassung.
HR — Leitung	+ Genehmigungen, Compliance, Strukturen.
Geschäftsführung	Strategische Reports, Mandanten-Setup.
Admin	Vollzugriff — sehr restriktiv vergeben.

Custom-Rollen für Mandanten-spezifische Bedürfnisse möglich.

5

Rolle einem Mitarbeiter zuweisen

Im Mitarbeiter-Detail Tab Rollen:

1. + Rolle hinzufügen.
2. Aus der Rolle-Liste die passende(n) Rolle(n) wählen.
3. Speichern.

Mehrere Rollen pro MA sind möglich — zum Beispiel jemand der Innendienst + Lager macht. Die effektiven Rechte sind die Vereinigung aller zugewiesenen Rollen.

6

Custom-Rolle erstellen

Wenn die Standard-Rollen nicht passen, können Sie eine eigene erstellen:

1. Im Rollen-Modul: + Rolle hinzufügen.
2. Name — aussagekräftig („Senior-Servicetechniker").
3. Berechtigungen — pro Modul / Action festlegen, was erlaubt ist (CASL-Model: view:Customer, create:Workorder etc.).
4. Beschreibung — was die Rolle umfasst.
5. Speichern.

KI

Custom-Rollen mit Bedacht

Zu viele Custom-Rollen führen zu Wildwuchs und schwerer Wartung. Bevor Sie eine neue erstellen: prüfen, ob eine bestehende Rolle reicht oder eine kleine Modifikation der bestehenden Rolle passender ist.

7

Rollen-Audit halbjährlich

Mindestens 2x pro Jahr durchgehen:

• Welche Mitarbeiter haben welche Rollen? Pro Mitarbeiter eine Übersicht.
• Stimmen die Rollen mit aktueller Funktion überein? Bei Funktions-Wechsel oft Rollen vergessen anzupassen.
• Inaktive Mitarbeiter — haben sie noch Rollen? Sollten Login + Rollen entzogen werden.
• Admin-Rollen — wirklich nur die Personen, die das brauchen?

Dokumentation des Audits — Datum, geprüfte MAs, Maßnahmen.

Weg 2 — Rollen-Audit per KI-Chat

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Custom-Rollen falsch interpretieren, Conditions übersehen, Admin-Rollen falsch klassifizieren. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; Berechtigungs-Änderungen sind sicherheits-relevant — manuell mit Vier-Augen-Prinzip pflegen, KI nur für Auswertung nutzen.

Beispiel-Prompts (nur Recherche, keine Berechtigungs-Änderungen):

Welche Mitarbeiter haben aktuell die Admin-Rolle? Mit Niederlassung,
letztem Login und Anzahl ausgeübter Admin-Aktionen im letzten Monat.

Welche Custom-Rollen wurden im letzten Jahr nicht zugewiesen oder
verwendet? Vorbereitung Aufräum-Vorschlag.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

!

Mitarbeiter sieht etwas, was er nicht sehen sollte

Rollen-Setup prüfen — vielleicht eine zu weite Rolle. Berechtigungs-Audit dieser Rolle: was darf sie wirklich? Bei kritischer Lücke: Admin / IT informieren.

!

Mitarbeiter kann nicht, was er können sollte

Drei mögliche Ursachen: (1) Rolle nicht zugewiesen. (2) Rolle nicht ausreichend. (3) Toggle wie „Außendienst" fehlt im Mitarbeiter-Stammdaten. Alle drei prüfen.

!

Abteilungs-Struktur stimmt nicht mit Realität überein

Strukturveränderungen sollten zeitnah in SpeamCore abgebildet werden. Bei Reorganisation: einmaliger Aufwand, danach laufend pflegen.

!

Standard-Rollen reichen nicht — wir brauchen Spezialfall

Custom-Rolle erstellen, dabei aber bestehende als Vorlage nutzen. Mit IT / Admin abstimmen, falls neue CASL-Subjects nötig.

Tipps aus der Praxis

• Onboarding-Checkliste mit Rollen — pro neuen Mitarbeiter direkt mitliefern, welche Rollen er bekommt. Verhindert Vergesser.
• Rolle-Audit dokumentieren — pro Audit ein Memo mit Datum, Prüfer, geänderte Zuweisungen.
• Hierarchie pflegen — nicht alle Rollen am Anfang anlegen, sondern bei Bedarf erweitern. Vermeidet komplexen Anfangs-Aufwand.
• Vorgesetzten-Sichten — Teamleiter brauchen oft Sicht auf ihre direkten Mitarbeiter. Spezielle Teamleiter-Rolle dafür sinnvoll.

Verwandte Tutorials

• Berechtigungen-CASL (Konzept) — wie das Berechtigungs-Modell funktioniert
• Mitarbeiter anlegen — Mitarbeiter-Stammdaten + erste Rollen-Zuweisung
• HR-Reports und Auswertungen — Rollen-Auswertungen

Für Admins: technische Details

• Abteilungen-Modul: Abteilungen und Sub-Route Abteilungs-Rollen.
• Rollen-Modul: Rollen und Sub-Route Rollen-Mitarbeiter (Aufrufpfad /roles/:roleId/employees).
• Mitarbeiter-Rollen: Sub-Route Mitarbeiter-Rollen als N:M-Verknüpfung.
• Permission-Editor: /permission-editor — UI für Custom-Rollen-Definition.
• CASL-Subjects ~430, siehe _internal/codebase-inventory.md für vollständige Liste.
• Effektive Berechtigung pro Mitarbeiter: Backend berechnet Employee.roles[].permissions als Vereinigung der CASL-Rules.
• CASL: view:Department, create:Department, update:Role (typisch HR-Leitung), assign:EmployeeRole.