Compliance-Checks überwachen

KI

Status — Konzeptionelle Workflow-Beschreibung

Existiert im Code: Sub-Route /employees/:id/compliance-checks, CASL-Subject ComplianceCheck global registriert. Konzeptionell beschrieben: zentrale Compliance-Übersicht (Sidebar), 30/7-Tage-Reminder-System, Auto-Eligibility-Check vor Auftrags-Zuweisung. Eine eigenständige Top-Level-Route /compliance-checks ist im FE nicht als Hauptmenü-Tile vorhanden — die Übersicht ist aktuell pro Mitarbeiter (Drill-Down). Eine globale Reminder-Logik ist noch zu verifizieren. Die hier genannten Compliance-Typen (Erste-Hilfe-Schein, DIN 14675, …) sind Branchen-Beispiele, nicht zwingend im Stamm vorkonfiguriert.

Manche Mitarbeiter brauchen periodische Pflicht-Schulungen oder Bescheinigungen — Erste-Hilfe-Schein, Brandschutz-Schulung, Berufsschein (z.B. SHK), Sicherheits-Belehrung, Datenschutz-Schulung. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie als HR-Leitung den Überblick über alle Compliance-Pflichten behalten und Erinnerungen rechtzeitig anstoßen.

Wann mache ich das?

• Wöchentlich als Routine — wer braucht in den nächsten 30 Tagen Renewal?
• Bei Notification — System meldet ablaufende Compliance.
• Vor Auftrags-Vergabe — kann Mitarbeiter X überhaupt diesen Auftrag machen?
• Bei Audit — Compliance-Stand für Steuer- oder Sicherheits-Prüfer offenlegen.

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Voraussetzung

• Sie sind mit HR-Leitung-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Compliance-Check-Toggle bei den relevanten Mitarbeitern aktiviert (siehe Mitarbeiter anlegen).
• Compliance-Typen sind in den Stammdaten definiert.

Was sind Compliance-Checks?

In SpeamCore sind Compliance-Checks periodische Pflichten, die ein Mitarbeiter erfüllen muss, um bestimmte Tätigkeiten ausüben zu dürfen. Beispiele:

Compliance	Periode	Wer braucht es?
Erste-Hilfe-Schein	2 Jahre	Aussendienst-Mitarbeiter
Brandschutz-Schulung	1 Jahr	Alle Mitarbeiter im Brandschutz-Bereich
Datenschutz-Schulung	jährlich	Alle
Sicherheits-Belehrung	jährlich	Werkstatt-Mitarbeiter
Berufs-Schein (SHK / Elektro)	3-5 Jahre	Fachkräfte
Tätigkeits-Erlaubnis (DIN 14675)	2 Jahre	Brandschutz-Servicetechniker
TÜV / Schulung Höhenarbeit	jährlich	Mitarbeiter mit Höhenarbeit

Pro Mitarbeiter kann eine andere Liste relevant sein — abhängig von Funktion und Tätigkeitsbereich.

So überwachen Sie Compliance

1

Compliance-Übersicht öffnen

In der Sidebar auf Compliance Checks. Sie sehen die Liste aller Compliance-Einträge im System mit Status:

Status	Was bedeutet das?
Aktuell	Bescheinigung gültig, kein Handlungsbedarf.
Bald ablaufend	Innerhalb 30 Tage läuft ab — erste Erinnerung.
Sehr bald ablaufend	Innerhalb 7 Tage läuft ab — zweite Erinnerung, dringend.
Abgelaufen	Bescheinigung nicht mehr gültig — Mitarbeiter ist nicht mehr eligible für die zugehörigen Aufträge.

Filter nach Status setzen.

2

Reminder-Workflow 30/7 Tage

SpeamCore versendet automatisch zwei Reminder pro Compliance-Eintrag:

• 30 Tage vor Ablauf: erste Erinnerung an Mitarbeiter und HR-Leitung. Genug Zeit, eine Schulung zu buchen.
• 7 Tage vor Ablauf: zweite Erinnerung, dringend. Wenn dann noch nicht gehandelt wird, läuft die Compliance ab.

Reminder-Channel ist konfigurierbar (Mail, Notification im System, beides).

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Auf 30/7 reagieren

Wenn Sie die Reminder bekommen, sofort handeln — nicht „mache ich nächste Woche". Schulungen sind oft 4-6 Wochen im Voraus zu buchen, ein 7-Tage-Reminder kann schon zu spät sein.

3

Compliance erneuern

Wenn ein Mitarbeiter eine neue Schulung gemacht hat:

1. Compliance-Eintrag des Mitarbeiters öffnen.
2. Neue Bescheinigung erfassen — neues Schein-Datum, Ablauf-Datum, ausstellende Stelle.
3. PDF der Bescheinigung hochladen — wichtig für Audit.
4. Speichern. Status wechselt auf „Aktuell".

Bei Bedarf: alte Bescheinigung archivieren, nicht löschen — Historie für Audit.

4

Auftrags-Eligibility prüfen

Bevor Innendienst einem Mitarbeiter einen bestimmten Auftrag zuweist, sollte SpeamCore prüfen: ist die Compliance des Mitarbeiters für diesen Auftrag aktuell?

4-stufige Status-Ampel pro Auftrag:

Ampel	Bedeutung
Grün	Alle relevanten Compliance aktuell. Auftrag kann zugewiesen werden.
Gelb	Compliance läuft bald ab (30 Tage). Auftrag kann zugewiesen werden, aber wenn der Auftragstermin nach Ablauf ist, kommt eine Warnung.
Rot	Compliance abgelaufen. Auftrag wird vom System blockiert oder mit Override-Hinweis versehen.
Grau	Compliance-Check für diesen Mitarbeiter / diese Aufgabe nicht relevant.

Diese Ampel sehen Innendienst und Sie als HR-Leitung im Auftrags-Modul.

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Bei abgelaufener Compliance — was tun?

Mitarbeiter darf bestimmte Aufträge nicht mehr machen:

1. Mitarbeiter sofort kontaktieren — Termin für Renewal-Schulung organisieren.
2. Innendienst informieren — keine Aufträge in dem Bereich mehr zuweisen, bis Renewal da.
3. Auftrags-Lage prüfen — laufende Aufträge umverteilen?
4. Schulungs-Termin organisieren — bei externem Anbieter buchen, im System erfassen.
5. Nach Renewal: Bescheinigung im System aktualisieren, Auftrags-Eligibility wird automatisch grün.

6

Compliance-Reporting für Audit

Bei Sicherheits- oder Steuerprüfung:

• Stichtags-Bericht generieren — alle Mitarbeiter mit allen Compliance-Status zum Stichtag.
• PDF-Export — als Audit-Beleg.
• Bescheinigungen-Bündel — alle relevanten PDFs in einem ZIP für Prüfer.

Wichtig auch für Versicherungen — bei Schadensfällen wird oft Compliance-Status verlangt.

Weg 2 — Compliance-Check per KI-Chat

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — abgelaufene Bescheinigungen übersehen, Hochlade-Datum mit Gültigkeits-Datum verwechseln, individuelle Sonderregeln (Mutterschutz, Reha) ignorieren. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die rechtliche Verantwortung für vollständige Compliance bleibt bei der HR-Leitung und Geschäftsführung. KI-Liste immer mit Original-Dokumenten gegenprüfen — fehlende Compliance kann bei Schadensfällen Versicherungs- und Haftungs-Probleme bedeuten.

Statt manuell durch alle Mitarbeiter-Profile zu klicken, fragen Sie den Status im KI-Chat ab. Beispiel-Prompts:

Welche Mitarbeiter haben in den nächsten 30 Tagen ablaufende
Compliance-Schulungen oder Bescheinigungen? Sortiert nach Dringlichkeit,
mit Mitarbeiter-Mail und verantwortlicher Niederlassung.

Erstelle einen Stichtags-Bericht für den 01.07.2026 — Compliance-Status
aller Außendienst-Mitarbeiter, je Bescheinigung mit Status (gültig /
abgelaufen / fehlt). Als Tabelle und als PDF-Export für die Akte.

Der Assistent zieht aus den Mitarbeiter-Stammdaten und Schulungs-Modulen die relevanten Daten und liefert die Liste. Sie haken im Anschluss manuell ab und stoßen Erinnerungen an.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Mitarbeiter ignoriert Reminder, Compliance läuft ab

Persönliches Gespräch — manche Mitarbeiter unterschätzen die Konsequenzen. Klar machen: ohne aktuelle Compliance kann er bestimmte Aufträge nicht ausüben → weniger Arbeit → weniger Umsatz für die Firma.

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Schulungs-Anbieter ist ausgebucht

Frühzeitig planen — 8 Wochen vor Ablauf statt 8 Tagen. Bei akuten Engpässen: alternative Anbieter recherchieren oder interne Schulungen organisieren.

!

Compliance-Toggle für Mitarbeiter ist nicht aktiv — keine Reminder

HR-SB bitten den Toggle zu aktivieren (Mitarbeiter anlegen). Bis dahin manuell überwachen.

!

Auftrag wurde trotz roter Compliance-Ampel zugewiesen

Override durch Innendienst möglich — sollte begründet sein und im Auftrag dokumentiert werden. Bei wiederholten Overrides: mit Innendienst-Leitung Standard-Workflow überdenken.

Tipps aus der Praxis

• Schulungs-Plan jährlich — anstatt fall-bedingt zu reagieren, einmal pro Jahr alle Mitarbeiter durchgehen, Renewal-Termine planen.
• Sammel-Schulungen — wenn 5 Mitarbeiter gleichzeitig Erste-Hilfe brauchen, Sammeltermin organisieren. Spart Kosten.
• Compliance-Status im Mitarbeiter-Gespräch — beim Jahresgespräch kurz Compliance-Status besprechen.
• Externe Erinnerungs-Mail an Mitarbeiter — manche Mandanten schicken zusätzlich personifizierte Mails, nicht nur System-Notifications.

Verwandte Tutorials

• Mitarbeiter anlegen — Compliance-Toggle aktivieren
• Personaldokumente hochladen — Schein-PDFs ablegen
• Urlaubsanträge genehmigen — andere HR-Leitungs-Aufgabe

Für Admins: technische Details

• Compliance-Modul: /compliance-checks und Sub-Route /employees/:id/compliance-checks.
• Compliance-Typen: ComplianceType-Stammdaten mit name, validityPeriodMonths, description.
• Reminder-Logik: Background-Job läuft täglich, sucht ComplianceCheck mit expiryDate in 30 / 7 Tagen, sendet Notification.
• Auftrags-Eligibility-Ampel: berechnet im Frontend aus Employee.complianceChecks × WorkOrder.requiredCompliance. Backend-Validation bei Zuweisung mit Override-Möglichkeit.
• 4-Status-Ampel-Logik: green (alle aktuell), yellow (mind. eine läuft in 30 Tagen ab), red (mind. eine abgelaufen), gray (nicht relevant).
• CASL: view:ComplianceCheck, update:ComplianceCheck (HR-Rollen), approve:ComplianceCheck (HR-Leitung).