HR-Reports und Auswertungen

Als HR-Leitung sind Sie verantwortlich, der Geschäftsführung verlässliche Personal-Kennzahlen zu liefern — wie viele Mitarbeiter, welche Fluktuation, wieviel Urlaub steht aus, wie hoch ist der Krankenstand. Diese Anleitung zeigt Ihnen die wichtigsten Reports.

Wann mache ich das?

• Monatlich — Standard-Personal-Report an Geschäftsführung.
• Quartalsweise — vertiefte Auswertungen für Strategie-Meetings.
• Jährlich — HR-Jahresbericht.
• Bei Anfragen ad-hoc — von Geschäftsführung, Bank, Versicherung.

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Voraussetzung

• Sie sind mit HR-Leitung-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Mitarbeiter-Stammdaten sind aktuell.
• Stempel-Zeiten und Abwesenheiten sind vollständig erfasst.

Standard-HR-Kennzahlen

Kennzahl	Wofür?
Anzahl Mitarbeiter	Headcount — wie viele aktive MA aktuell.
Vollzeit-Äquivalente (FTE)	Gewichtet nach Wochenstunden — vergleichbarer Wert als Headcount.
Fluktuationsrate	Anteil ausgeschiedener MA pro Jahr. Indikator für Mitarbeiter-Bindung.
Krankenstand	Anteil Krankheitstage an Soll-Arbeitstagen. Indikator für Belastung.
Urlaubssaldo / -stau	Wieviel Urlaub steht offen — Risiko für Jahresende-Stau.
Anteil Teilzeit / Vollzeit	Strukturelle Auswertung.
Compliance-Quote	Anteil aktueller Compliance-Bescheinigungen.
Schulungs-Stunden / MA	Investitions-Kennzahl.

So erstellen Sie Reports

1

Headcount-Report

In der Sidebar Mitarbeiter:

1. Filter setzen: Status = Aktiv.
2. Pagination zeigt die Gesamtzahl unten („1-X von Y").
3. Optional: nach Abteilung gruppieren oder filtern.
4. Export als Excel oder PDF.

Aktuelle Headcount + Splittung nach Abteilung / Mitarbeiter-Typ ist die einfachste HR-Kennzahl.

2

Fluktuations-Report

Fluktuation = (Ausgeschiedene MA im Jahr) / (Durchschnittliche MA-Anzahl im Jahr) × 100.

In der Sidebar Mitarbeiter:

1. Filter: Vertragsende im Jahr (z.B. 2026-01-01 bis 2026-12-31).
2. Anzahl der gefundenen MAs notieren.
3. Berechnen: Anteil an durchschnittlicher Headcount.

Pro Jahr eine Liste, dann Trend über mehrere Jahre für die GF.

3

Krankenstand-Report

In der Sidebar Abwesenheiten oder Time Overview:

1. Filter: Typ = Krankheit, Datum im Berichtsmonat.
2. Summen-Tage berechnen.
3. Vergleich gegen Soll-Arbeitstage (= Anzahl MA × Werktage).
4. Krankenstand-Quote = Krankheitstage / Soll-Arbeitstage × 100.

Typische Werte: 3-5% ist normal, 10%+ ist Warnsignal.

4

Urlaubssaldo-Report

Pro Mitarbeiter:

1. Mitarbeiter-Detail → Tab Abwesenheiten → oben Resturlaubs-Berechnung.
2. Pro MA: Jahresanspruch, genommen, beantragt, verbleibend.

Sammel-Auswertung:

• In der Mitarbeiter-Liste die Resturlaub-Spalte einblenden (sofern vom System unterstützt).
• Sortieren nach Resturlaub absteigend.
• MAs mit hohem Resturlaub (> 50% des Jahresanspruchs) am Jahresende-Risiko.

Excel-Export für die Geschäftsführung mit Top-10-Resturlaubs-Liste.

5

Compliance-Report

In der Sidebar Compliance Checks:

1. Filter: Status = Aktuell zählen.
2. Filter: Status = Abgelaufen zählen.
3. Quote = Aktuell / (Aktuell + Abgelaufen).

Ziel: 100% Aktuell. Bei < 95% Maßnahmen-Plan zur Schulungs-Initiative.

6

Reports an Geschäftsführung versenden

Standard-Format:

• Headcount + Veränderung zum Vormonat / Vorjahr.
• Fluktuation (Quartal + Jahr).
• Krankenstand (Monat + Jahr-Trend).
• Urlaubsstau (Top-MAs).
• Compliance-Quote.
• Aktuelle Themen (offene Schulungen, anstehende Vertrags-Verlängerungen, Personalplanung).

Als PDF zusammenfassen, monatlich an GF mailen.

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Reports vs. Datenschutz

Bei aggregierten Reports (Quoten, Summen) keine Datenschutz-Probleme. Bei MA-bezogenen Listen (Top-10-Resturlaub, Krankheits-Liste pro MA) Vorsicht — nur GF, nicht in breitere Verteiler.

Weg 2 — HR-Reports per KI-Chat

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Krankheitsquote falsch berechnen, Urlaubsanspruch je Vertrag falsch interpretieren, gesetzliche Sonderregeln (Mutterschutz, Reha) übersehen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die Verantwortung für an die GF berichtete Zahlen liegt bei der HR-Leitung. Stichproben pro MA gegenprüfen, bevor der Report rausgeht.

Statt durch Filter und Zeitraum-Wahl zu klicken, fragen Sie HR-Auswertungen direkt im KI-Chat ab. Beispiel-Prompts:

Gib mir die Krankheitsquote pro Niederlassung für Q1 2026, mit Vergleich
zum Vorjahresquartal. Auffälligkeiten >5 Prozentpunkte markieren.

Welche Mitarbeiter haben aktuell mehr als 25 Urlaubstage Resturlaub?
Mit Anstellungs-Datum und Vertragsstunden, sortiert nach Resttagen.

Mehr in KI-Chat-Aktionen.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

!

Krankenstand-Wert wirkt unrealistisch hoch / niedrig

Plausibilität prüfen: alle Krankmeldungen erfasst? AU-Bescheinigungen lückenlos? Eventuell Sammel-Krankheitswelle (Grippe), die vorübergehend hoch ist.

!

Fluktuation steigt — Strategie-Diskussion mit GF

Detail-Auswertung: welche Abteilungen, welche Gründe? Mit Geschäftsführung Maßnahmen besprechen — Mitarbeiter-Bindungs-Programme, Gehaltsstrukturen, Arbeitsbedingungen.

!

Resturlaub-Stau am Jahresende

Quartalsweise erinnern, sodass das nicht passiert. Bei akutem Stau: Auszahlung (sofern vertraglich erlaubt) oder Übertrag in Folgejahr-Q1.

Tipps aus der Praxis

• Standard-Report-Template — einmal aufsetzen, monatlich nur Werte aktualisieren. Spart pro Monat Stunden.
• Trend-Charts — nicht nur aktuelle Werte, sondern Entwicklung über die Zeit. GF braucht Trends.
• Maßnahmen-Empfehlung — Reports nicht nur Zahlen, sondern auch „Was sollten wir tun?" Empfehlungen.
• Quartals-Review-Meeting — gemeinsam mit GF die HR-Reports besprechen, statt nur per Mail schicken.

Verwandte Tutorials

• Compliance-Checks überwachen — Compliance-Quote als Report-Bestandteil
• Urlaubsanträge genehmigen — Urlaubssaldo-Auswirkung
• Abteilungsstruktur und Rollen pflegen — Headcount-Strukturierung

Für Admins: technische Details

• Headcount-Aggregation: Employee.count where status='active'. FTE-Berechnung über EmployeeContract.hoursPerWeek / 40.
• Fluktuation: Employee.count where contractEnd in (year) / avgEmployees in year.
• Krankenstand: sum(Absence.days where type='sick' and date in month) / (activeEmployees × workingDaysInMonth).
• Resturlaub-Berechnung: pro Employee über EmployeeContract.vacationDays - sum(Absence.days where type='vacation' and status in ('approved','taken')) für aktuelles Jahr.
• Compliance-Quote: count(ComplianceCheck where status='valid') / count(ComplianceCheck total).
• Reports-Modul: aktuell keine dedizierten Report-Templates, manuelle Erstellung per Filter und Export.
• CASL: view:Employee, view:Absence, view:EmployeeTimeTracking, view:ComplianceCheck — typisch HR-Leitung-Rolle.