Schulungen und Zertifikate verwalten

SpeamCore enthält ein integriertes Lern-Management-System (LMS) — Sie können Schulungs-Kurse anlegen, Mitarbeiter einschreiben, Prüfungen durchführen und automatisch Zertifikate ausstellen. Diese Anleitung zeigt Ihnen die HR-Leitung-Sicht.

Wann mache ich das?

• Beim Onboarding neuer Mitarbeiter — Pflicht-Schulungen einschreiben.
• Bei Renewal-Termin — Compliance-Schulungen erneut.
• Bei neuen Themen — Datenschutz-Update, Sicherheits-Schulung.
• Quartalsweise — Schulungs-Stand pro Mitarbeiter prüfen.

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Voraussetzung

• Sie sind mit HR-Leitung-Account in SpeamCore eingeloggt.
• LMS-Modul ist aktiviert (sofern Mandant es nutzt).
• Schulungs-Inhalte (PDF, Video, SCORM-Paket) liegen vor.

So legen Sie einen Kurs an

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Kurse-Modul öffnen

In der Sidebar links auf Kurse. Sie sehen die Liste aller bestehenden Kurse:

• Name, Kategorie, Aktiv, Anzahl Module, Anmeldungen.

Klick auf + Kurs hinzufügen:

Feld	Was reinkommt
Name	„Erste-Hilfe-Schulung", „Datenschutz 2026", „Brandschutz-Auffrischung"
Beschreibung	Was wird vermittelt
Kategorie	Pflicht / Empfohlen / Spezifisch
Lizenz	bei lizenzpflichtigen Kursen (z.B. SCORM)
Aktiv	Ja, sobald Kurs einsatzbereit
Verantwortlicher	Wer pflegt den Kurs?

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Module dem Kurs hinzufügen

Auf der Kurs-Detailseite Tab Module öffnen. Pro Modul:

Feld	Was reinkommt
Titel	„Kapitel 1: Grundlagen"
Position	Reihenfolge im Kurs
Pflicht-Modul für Zertifikat	Ja/Nein

Pro Modul können mehrere Inhalte (PDF, Video, Text) hinterlegt werden — Tab Kursinhalte.

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Inhalte hinzufügen

Im Tab Kursinhalte des Kurses (oder Moduls):

• Text-Inhalte — direkt im Editor schreiben.
• PDF-Anhänge — z.B. Schulungs-Skript hochladen.
• Video-Links — externe oder gehostete Videos.
• SCORM-Pakete — interaktive Kurse aus externen Authoring-Tools (Articulate, iSpring etc.). SCORM-Lizenzen erforderlich.

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Prüfung anlegen

Im Modul oder am Kurs-Ende eine Prüfung definieren:

1. Sidebar Kursprüfungen oder Tab Prüfungen am Kurs → + Prüfung.
2. Fragen-Typ: Multiple-Choice, Wahr/Falsch, Freitext.
3. Punkte pro Frage und Bestehensgrenze (z.B. 70%).
4. Versuche wie viele sind erlaubt.

Prüfung wird Mitarbeitern nach Modul-Abschluss freigeschaltet.

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Zertifikat-Vorlage hinterlegen

In Kurszertifikate:

• Titel — „Zertifikat Erste-Hilfe 2026"
• Gültigkeit — wie viele Monate / Jahre gültig.
• Vorlage-Design — PDF-Template mit Logo, Unterschrift.
• Auto-Ausstellung — Zertifikat wird automatisch generiert nach bestandener Prüfung.

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Mitarbeiter einschreiben

Pro Kurs in Kursanmeldungen:

• + Anmeldung → Mitarbeiter aus Liste wählen.
• Pflicht-Termin für Abschluss setzen.
• Sammel-Anmeldung — bei vielen MAs gleichzeitig die Multi-Auswahl nutzen.

Mitarbeiter bekommt automatisch eine Mail / Notification mit Kurs-Link.

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Lernfortschritt überwachen

Im Kurs-Detail oder im Mitarbeiter-Detail Tab Kursanmeldungen:

• Status pro MA — eingeschrieben / in Bearbeitung / abgeschlossen / nicht bestanden.
• Letzte Aktivität — wann hat der MA zuletzt im Kurs gearbeitet?
• Erinnerungen automatisch an MAs mit verstrichenen Pflicht-Terminen.

Bei Nicht-Bestehen oder Verzug: persönliches Gespräch mit MA und Teamleiter.

Weg 2 — Schulungs-Stand per KI-Chat

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Schulungs-Anforderungen je Rolle falsch zuordnen, Pflicht-vs-Empfohlen verwechseln, ablaufende Zertifikate übersehen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die rechtliche Verantwortung für Pflicht-Schulungen liegt bei HR-Leitung.

Beispiel-Prompts:

Welche Außendienst-Mitarbeiter haben Brandschutz-Schulung noch nicht
absolviert oder seit über 24 Monaten nicht aufgefrischt? Mit Eintritts-Datum.

Compliance-Schulungs-Übersicht zum Stichtag heute: pro Mitarbeiter alle
Pflicht-Kurse mit Status (abgeschlossen / läuft / nicht begonnen / abgelaufen).

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

!

SCORM-Lizenz abgelaufen — Anmeldungen werden blockiert

Lizenz erweitern beim Anbieter. In SpeamCore unter Kurslizenzen den neuen Lizenz-Schlüssel eintragen.

!

Mitarbeiter besteht Prüfung nicht

Versuche-Anzahl prüfen — sind alle Versuche aufgebraucht? Persönliches Gespräch, eventuell Schulung wiederholen, Inhalte erklären.

!

Pflicht-Schulung soll alle bestehen — wie überwache ich?

In der Mitarbeiter-Liste nach „Anmeldung X mit Status != abgeschlossen" filtern. Top-Liste mit Reminder oder persönlichem Anruf.

Tipps aus der Praxis

• Onboarding-Standardpaket — bei neuen MAs immer denselben Kurs-Set anschreiben (Datenschutz, Sicherheit, Compliance).
• Externe Schulungen integrieren — bei externen Schulungen (mit Anwesenheit) nur Zertifikat hochladen, kein eigenes LMS.
• Quartals-Review — Kurse durchgehen, alte aktualisieren oder archivieren.
• Mit Compliance-Modul verknüpfen — bestandene Schulung sollte automatisch in Compliance-Check fließen (siehe Compliance-Checks).

Verwandte Tutorials

• Compliance-Checks überwachen — Schulungs-Status als Compliance
• Mitarbeiter anlegen (HR-SB) — Voraussetzung für Anmeldung

Für Admins: technische Details

• LMS-Module: Kurse, Kursmodule, Kursinhalte, Kursprüfungen, Kurszertifikate, SCORM-Kurse, Kurslizenzen.
• Anmeldungen: Kursanmeldungen, Sub-Route /employees/:id/course-enrollments.
• SCORM-Integration: separate Server-seitige API, externe Authoring-Tools laden Pakete hoch.
• Auto-Compliance-Verknüpfung: Trigger bei CourseEnrollment.status='completed' setzt zugehörigen ComplianceCheck auf gültig.
• CASL: create:Course, update:Course, assign:CourseEnrollment (HR-Leitung).