Time-Overview wöchentlich auswerten

Das Arbeitszeit-Dashboard unter /time-overview ist Ihre zentrale Sicht auf die Stunden-Bilanz aller Mitarbeiter — egal ob für die wöchentliche Routine, den Monatsabschluss oder die Vorbereitung der Lohnbuchhaltung. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Workflows.

Wann mache ich das?

• Wöchentlich als feste Routine (zum Beispiel Freitag nach Mittag) — schauen, ob alle gestempelt haben, Saldo passt, Pausen eingehalten sind.
• Monatlich zum Monatsabschluss — Druck-Auszug der Abwesenheiten für die Lohnbuchhaltung.
• Ad-hoc bei Auffälligkeiten — wenn ein Teamleiter einen Mitarbeiter mit ungewöhnlichem Saldo meldet.
• Bei Mehrarbeit-Genehmigungen (§3 ArbZG) — die Karte „§3 ausstehend" zeigt, wenn pending Approvals warten.

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Voraussetzung

• Sie sind mit HR-Leitung-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Berechtigung view:FE_TimeOverview und view:EmployeeTimeTracking.
• Mitarbeiter haben aktive Arbeitszeit-Modelle und stempeln (oder erfassen) ihre Zeiten.
• Abwesenheiten sind erfasst (Urlaub, Krankheit), damit Soll-Stunden korrekt berechnet werden.

So gehen Sie vor

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Dashboard öffnen und Zeitraum wählen

Klicken Sie in der Sidebar auf Zeit-Übersicht (/time-overview). Standard-Ansicht ist der Tab Übersicht.

Im Filter-Panel wählen Sie das gewünschte Zeitraum-Preset:

Preset	Wann nutzen?
Diese Woche	Live-Stand der laufenden Woche (cappt auf heute)
Letzte Woche	Abgeschlossene Vorwoche — zur Freitag-Routine
Dieser Monat	Standardansicht — Default beim Öffnen
Letzter Monat	Monatsabschluss — Lohnbuchhaltung
Dieses Quartal	Trend-Check über drei Monate
Dieses Jahr	Jahres-Übersicht
Letzte 4 Wochen	Rolliertes Fenster für Schicht-/Tour-Auswertung
Custom	Beliebiger Zeitraum — Datum frei wählbar

Optional engen Sie weiter ein:

• Mitarbeiter — nur einen einzelnen MA anschauen.
• Abteilung — nur Mitarbeiter mit aktiver Rolle in der gewählten Abteilung (z. B. „nur Außendienst-Brandschutz").

Die Filter sind global für beide Tabs (Übersicht und Report) — Sie können also bequem zwischen den Sichten wechseln, ohne neu zu filtern.

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URL teilen statt erklären

SpeamCore schreibt die Filter in die URL (?preset=lastWeek&from=…&to=…&departmentId=…). Sie können also einen Link an einen Kollegen schicken — Klick und er sieht die gleiche Sicht. Für wiederkehrende Auswertungen Bookmark im Browser anlegen.

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KPI-Karten lesen — die schnelle Diagnose

Im Tab Übersicht stehen sechs Stat-Cards, plus eine optionale §3-Karte (erscheint nur, wenn pending Mehrarbeit-Genehmigungen > 0):

KPI	Was sagt mir der Wert?	Ampel
Mitarbeiter mit Einträgen	Wieviele MA im Filter-Scope haben überhaupt Zeit erfasst?	grün (alle), gelb (Teilmenge), rot (keiner)
Erfasste Zeit	Erfasst / Soll in Prozent — Auslastung	grün ≥ 95 %, gelb 80–95 %, rot < 80 %, blau > 110 %
Saldo	Summe der Plus-/Minus-Stunden über alle MA	neutral ≈ 0, grün > 0, gelb leichtes Minus, rot deutlich negativ
Pflichtpause-Compliance	Sind ArbZG-Pflichtpausen eingehalten?	grün ≥ 100 %, gelb 50–100 %, rot < 50 %
Tage gesamt	Werktage im Zeitraum × Mitarbeiter, mit Fehltage-Quote als Sub-Zeile	konstant lila
§3 ausstehend (optional)	Stunden in pending Mehrarbeit-Approvals	gelb klein, orange groß

Was Sie typisch suchen:

• Karte „Erfasste Zeit" gelb/rot → einzelne MA haben nicht gestempelt. Mitarbeiter-Tabelle drunter zeigt, wer fehlt.
• Karte „Saldo" rot → ein MA oder mehrere bauen größere Minus-Stunden ab. Kollege mit Teamleiter klären.
• Karte „Pflichtpause-Compliance" rot → Pausen-Soll unterschritten. ArbZG-Risiko, mit MA besprechen.
• Karte „§3 ausstehend" erscheint → direkt in den Workflow Mehrarbeit genehmigen.

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Mitarbeiter-Tabelle durchgehen

Unter den KPI-Karten zeigt eine DataGrid-Tabelle eine Zeile pro Mitarbeiter im Filter-Scope. Wichtige Spalten (Spalten-Selector oben rechts):

• Mitarbeiter-Nr. / Name — Identifikation.
• Soll-Stunden — laut Arbeitszeit-Modell für den Zeitraum.
• Erfasste Arbeit — Summe Stempelzeiten (work-only, ohne Pausen).
• Brutto-Anwesenheit — Stempelzeit + Pausen (Anwesenheit gesamt).
• Pflichtpause-Soll / Pflichtpause-Ist — Pausen-Bilanz.
• Pausen-Defizit — fehlende Pflicht-Pausen-Minuten.
• Saldo — Plus/Minus zum Soll.
• Saldo nach inkludierten Überstunden — Vertrag-inkludierte Mehrarbeit abgezogen.
• Ausstehende / genehmigte / abgelehnte Mehrarbeit — Status pro Tag.
• Abwesenheits-Tage / Werktage — Anzahl im Zeitraum.

Sortieren / filtern: Klick auf die Spalten-Header. Quick-Filter oben für Schnellsuche nach Mitarbeiter-Namen. CSV-Export über die Toolbar (oben rechts der Tabelle).

Klick auf eine Zeile öffnet /time-overview/employee/:id — die Mitarbeiter-Detail-Sicht mit denselben Filter-Parametern. Praktisch zur tagesgenauen Analyse.

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Report-Tab — Detail-Auswertung pro Mitarbeiter

Wechseln Sie auf den Tab Report (oder rufen Sie /time-overview/report direkt auf — Default-Zeitraum ist dann „Montag Vorwoche bis heute").

Der Report-Tab zeigt eine TIV-ähnliche Detail-Auswertung für einen einzelnen Mitarbeiter, gegliedert in fünf Sektionen:

Sektion	Inhalt
Evaluation-Details	Tag für Tag: Soll, Ist, Pausen, Saldo, Abwesenheiten
Mehrarbeit-Approvals	§3-ArbZG-Genehmigungen mit Status und Begründung
Tagesübersicht	Pro Tag alle Zeit-Einträge mit Klassifikation
Pausen-Analyse	Pflicht-Erfüllung gegen ArbZG-Schwellen
Plausibilität	Auffälligkeiten (Überlappungen, fehlende Pausen, unrealistische Netto-Zeiten)

Mitarbeiter wechseln Sie über den Picker oben (sofern kein MA im globalen Filter gesetzt ist), Zeitraum bleibt aus dem Filter-Panel.

Drucken-Button oben rechts erzeugt den Browser-Druck der Report-Sicht — z. B. für Mitarbeiter-Gespräche oder Personal-Akte.

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Monatsabschluss — Abwesenheiten drucken

Für die Lohnbuchhaltung oder den Steuerberater brauchen Sie meist einen Auszug aller Abwesenheiten eines Monats. Workflow:

1. Im Filter-Panel Preset auf Letzter Monat setzen.

2. Klick auf Drucken (Drucker-Icon in der Toolbar oben rechts).

3. Es öffnet sich der AbrechnungPrintModal mit einer Tabelle:

   Spalte	Inhalt
   Mitarbeiter-Nr.	Personalnummer
   Vorname / Nachname	sortiert nach Nachname aufsteigend
   Abwesenheit	Typ + Subtyp lokalisiert (z. B. „Urlaub – Erholung", „Krankheit – Kindkrank")
   Anzahl	berechnet — siehe nächster Punkt
   Start / Ende	Zeitraum (DD.MM.YYYY)

4. Anzahl-Logik unterschiedlich pro Subtyp:

   • Elternzeit / Mutterschutz / Pflegezeit: Kalendertage (mit Wochenende).
   • Alle anderen (Urlaub, Krankheit, Fortbildung, Sonstiges): Werktage Mo–Fr abzüglich 0,5 Tag bei halfDayStart und/oder halfDayEnd. Feiertage werden nicht abgezogen — die Lohnbuchhaltung kennt sie selbst.

5. Farbcodierung in der Tabelle:

   • Rot — Krankheit (sick).
   • Blau — Urlaub (vacation, außer den lila Subtypen).
   • Lila — Elternzeit, Mutterschutz, Pflegezeit.
   • Grau — Sonstiges (Training, Berufsschule, etc.).

6. Drucken-Button im Modal öffnet ein neues Browser-Fenster und triggert direkt das Drucken-Dialog. Per Print-to-PDF speichern Sie das Ergebnis als Anlage für die Lohnbuchhaltung.

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Wer wird gedruckt?

Der Druck ignoriert den Mitarbeiter- und Abteilungs-Filter aus dem Panel. So vergessen Sie niemanden, der im Filter gerade ausgeblendet war. Wenn Sie nur eine Abteilung drucken möchten, das Filter-Panel nach dem Druck wieder zurücksetzen.

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Backfill — Mehrarbeit für historische Tage nachtragen

Wenn ein Tag in der Vergangenheit nachträglich einen §3-Überlauf bekommt — etwa weil ein Mitarbeiter Stempel-Zeiten korrigiert hat — kann der zugehörige Approval-Eintrag manuell erzeugt werden. Über die Backfill-API:

POST /api/work-time-overtime-approvals/backfill
{
  "employeeId": "<uuid>",
  "date": "2026-04-15",
  "decision": "approved",         // optional
  "reason": "Notfall-Einsatz"      // bei "rejected" Pflicht
}

• Mit decision setzen Sie Status und Metadaten sofort.
• Ohne decision läuft der Approval-Record im Status pending und kommt in den normalen Workflow.
• Wenn am Tag kein Überlauf (> 10 h Arbeit) vorliegt, schlägt der Aufruf mit entsprechender Meldung fehl.

Im UI ist der Backfill derzeit nicht direkt erreichbar — falls Sie einen historischen Tag nachpflegen müssen, geben Sie das an IT/Admin weiter. Mehr Hintergrund: Mehrarbeit nach §3 ArbZG genehmigen und Modul-Doku.

Weg 2 — Vor-Auswertung per KI-Chat

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KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt bei der HR-Leitung

Die KI kann Fehler machen — Zeiträume falsch interpretieren, Saldo-Begriffe verwechseln, abgelaufene Approvals übersehen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die arbeits-rechtliche Verantwortung für die Auswertung liegt bei der HR-Leitung. Vor Entscheidungen die KI-Begründung im Dashboard gegenprüfen.

Beispiel-Prompt:

Welche Mitarbeiter haben in der letzten Woche ein Saldo unter -4 Stunden
oder einen Pausen-Defizit über 60 Minuten? Mit Namen, Saldo und konkreten
Tagen. Empfehlung für ein Mitarbeiter-Gespräch, aber keine Aktion.

Der Assistent zieht die Daten aus dem Time-Overview-Endpoint, fasst zusammen, gibt eine Empfehlung. Sie öffnen anschließend manuell /time-overview/employee/:id zur Detail-Sicht.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Mitarbeiter fehlt komplett in der Liste

Drei häufige Ursachen: (1) Kein aktives Arbeitszeit-Modell zugeordnet → mit HR-SB klären. (2) Status inactive oder employeeType != internal → das Dashboard zeigt nur interne, aktive MA. (3) Berechtigung — Sie sehen evtl. nur Mitarbeiter Ihres Verantwortungs-Bereichs.

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KPI Erfasste Zeit steht auf null Prozent

Im gewählten Zeitraum gibt es keine relevanten Zeit-Buchungen. Entweder Zeitraum falsch gewählt (zum Beispiel „Diese Woche" am Montag früh — noch keine Stempel) oder alle Mitarbeiter haben Urlaub.

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Saldo wirkt unplausibel

Klick auf die MA-Zeile → Drill-Down auf /time-overview/employee/:id. Im Report-Tab die Sektion Plausibilität anschauen — markiert überlappende Buchungen, unrealistische Netto-Zeiten und §3-Überläufe.

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Druck-Fenster bleibt leer / öffnet sich nicht

Pop-up-Blocker des Browsers verhindert das neue Fenster. Browser-Einstellung → Pop-ups für die SpeamCore-Domain erlauben. Alternativ: PDF-Druck direkt im Modal-Browser-Tab.

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Karte §3 ausstehend erscheint nicht obwohl Mehrarbeit-Tage offen sind

Die Karte wird nur eingeblendet, wenn die Summe pendingOvertimeHours > 0,001 im gewählten Filter-Scope ist. Filter weiter aufmachen (Zeitraum, Mitarbeiter, Abteilung).

Tipps aus der Praxis

• Freitag-Routine — fester Slot 14:00 für die Wochen-Auswertung. Mitarbeiter wissen, wann mit Rückfragen zu rechnen ist.
• Monatsabschluss früh — letzter Werktag des Monats den Druck-Auszug erstellen, nicht erst am 5. des Folgemonats.
• Bookmark pro Sicht — z. B. /time-overview?preset=thisWeek&departmentId=<aussendienst> für die wöchentliche Außendienst-Sicht.
• CSV-Export für eigene Excel-Auswertungen oder Versand an externe Buchhalter.
• Drill-Down vor Gespräch — bevor Sie einen MA auf Saldo-Auffälligkeit ansprechen, immer erst den Report-Tab seiner Sicht aufrufen — meist klären sich Auffälligkeiten dort.

Verwandte Tutorials

• Mehrarbeit nach §3 ArbZG genehmigen — der Workflow für die §3-Karte
• Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen — Abwesenheits-Genehmigung
• HR-Reports und Auswertungen — aggregierte Reports für die GF
• Compliance-Checks überwachen — andere HR-Leitungs-Aufgaben

Für Admins: technische Details

• Modul-Doku: Zeit-Übersicht, Mehrarbeit-Genehmigungen.
• SSoT-Endpoint: GET /api/employees/:id/time-balance?from=&to= — wird pro Mitarbeiter aufgerufen, Hook useTimeOverviewData aggregiert.
• Saldo-Modell: actualMinutes = reine Arbeitszeit nach §3-Cap, bruttoIstMinutes = recordedWork + recordedBreak, absenceCreditMinutes = Gutschrift für genehmigte Abwesenheits-Tage, breakDeficitMinutes = Pausen-Soll-Unterschreitung.
• AbrechnungPrintModal: src/pages/TimeOverview/components/AbrechnungPrintModal.tsx — generiert eine HTML-Druckseite und öffnet sie im neuen Browser-Fenster.
• Backfill: POST /api/work-time-overtime-approvals/backfill (CASL create:WorkTimeOvertimeApproval). Implementation: workTimeOvertimeApproval.service.ts (backfillOvertimeApprovalForDay).
• Preset-Cap-Logik: src/pages/TimeOverview/utils/dateRangePresets.ts — zukünftige Tage werden auf heute 23:59:59 gekappt.