Arbeitsvertrag aus Vorlage erstellen
Wenn ein neuer Mitarbeiter beginnt oder bei Vertrags-Verlängerung müssen Sie als HR-Sachbearbeitung einen Arbeitsvertrag erstellen. Statt jedes Mal in Word ein Template auszufüllen, erzeugt SpeamCore aus den Vertrags-Stammdaten automatisch einen rechtssicheren Vertrag-PDF.
Wann mache ich das?
- Onboarding eines neuen Mitarbeiters — vor dem ersten Arbeitstag.
- Vertrags-Änderung (z. B. Stundenerhöhung, Beförderung, Standort-Wechsel) — neuer Vertrag mit aktuellen Konditionen.
- Vertrags-Verlängerung bei befristeten Verträgen.
So erstellen Sie einen Arbeitsvertrag
Vertrag im SpeamCore anlegen
In der Mitarbeiter-Detail-Sicht → Tab Verträge → + Neuer Vertrag. Pflege der Stammdaten:
| Feld | Beispiel | Pflicht? |
|---|---|---|
| Vertragstyp | unbefristet / befristet / Aushilfe | ja |
| Vertragsbeginn | 01.06.2026 | ja |
| Vertragsende | (leer bei unbefristet) | bei befristet ja |
| Wochenarbeitszeit | 40 Std | ja |
| WorkTimeModel | Standard 5-Tage-Woche | ja |
| Probezeit (Monate) | 6 (Standard) | ja, wenn vorgesehen |
| Kündigungsfrist (Monate) | 1 (gesetzlicher Default) | ja |
Stundensatz brutto (hourlyRate) | 28,50 | bei Stundenlöhnern ja |
Stundensatz-Produkt (hourlyRateProductId) | „Service-Stunde Standard" | bei Stundenlöhnern ja |
| Niederlassung | Stuttgart | ja |
| Bankverbindung | (vom Mitarbeiter) | ja, wegen Lohn |
| Schwerbehinderten-Nachweis | PDF-Upload | wenn relevant |
Speichern.
Urlaubs-Kontingente konfigurieren
Pro Vertrag die zugehörigen Urlaubs-Kontingente (siehe Employee-Contract-Vacations):
- Im Vertrag-Detail → Tab Urlaubs-Kontingente → + Hinzufügen.
- VacationType wählen — z. B. „Gesetzlicher Mindesturlaub", „Tarif-Mehrurlaub", „Schwerbehinderten-Zusatz" (siehe Vacation-Types).
- Tage eintragen — Default kommt aus
VacationType.defaultDays(z. B. 20 für gesetzlichen Mindesturlaub bei 5-Tage-Woche). - Bei Schwerbehinderten-Zusatz: Nachweis-Dokument (
proofDocumentId) hochladen. - Bei dynamischem Top-Up: Wert in
dynamicTopUpTotalDayssetzen.
Bei Vertrags-Finalisierung werden die VacationType-Werte als Snapshot übernommen — siehe Snapshot-Pattern.
Probezeit-/Kündigungs-Hinweis prüfen — §622 BGB-Staffelung
SpeamCore zeigt im Vertrag-Detail einen Kündigungs-Hinweis mit der gesetzlichen Staffelung nach §622 Abs. 2 BGB:
| Beschäftigungsdauer | Gesetzliche Kündigungsfrist (durch AG) |
|---|---|
| In der Probezeit | 2 Wochen (§622 Abs. 3) |
| 0 – 2 Jahre | 4 Wochen zum 15. oder Monatsende (Standard) |
| 2 Jahre | 1 Monat zum Monatsende |
| 5 Jahre | 2 Monate zum Monatsende |
| 8 Jahre | 3 Monate zum Monatsende |
| 10 Jahre | 4 Monate zum Monatsende |
| 12 Jahre | 5 Monate zum Monatsende |
| 15 Jahre | 6 Monate zum Monatsende |
| 20 Jahre | 7 Monate zum Monatsende |
Wichtig: Vertraglich kann eine längere Frist vereinbart werden, aber nicht kürzer als gesetzlich. SpeamCore warnt, wenn die hinterlegte noticePeriodMonths unter dem gesetzlichen Wert liegt.
Jubiläums-Hinweise: Beim Erreichen einer Stufe (5/10/15/20 Jahre) erzeugt das System automatisch einen jubileeNotice-ComplianceCheck — siehe Compliance-Checks.
PDF erzeugen + an Mitarbeiter
Nach finalisiertem Vertrag im Detail-Tab Drucken → Arbeitsvertrag PDF. Das System ruft den Print-Endpoint auf:
POST /api/print
{
"type": "EmploymentContract",
"employeeId": "...",
"employeeContractId": "..."
}
Der PDF enthält automatisch:
- Mandant-Briefkopf mit Logo + Adresse aus Settings
- Niederlassungs-Adresse (Dienstsitz)
- Mitarbeiter-Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum)
- Vertragsbeginn + ggf. Vertragsende + Probezeit
- Vergütung (Stundensatz oder Festgehalt)
- Wochenarbeitszeit + WorkTimeModel
- Kündigungs-Hinweis mit §622-Staffelung
- Urlaubs-Tabelle (alle Items aus EmployeeContractVacation mit Kategorie-Snapshot)
- Unterschrift-Zeilen für AG + AN
Drucken, beidseitig unterschreiben (siehe Werkvertrag-Workflow für Subs analog: Werkvertrag).
Unterschriebenen Vertrag ablegen
Nach Unterzeichnung das gescannte PDF im Mitarbeiter-Detail → Tab Dokumente ablegen mit Kategorie „Arbeitsvertrag" + Datum der Unterzeichnung.
Das ursprünglich generierte PDF (vor Unterzeichnung) bleibt im System — der unterschriebene Scan kommt als zusätzlicher Eintrag dazu, mit klarem Datei-Namen-Schema (Vertrag_Müller_2026-06-01_unterschrieben.pdf).