Lohn-Vorbereitung exportieren
Einmal im Monat müssen die Lohn-Daten an die Lohnabrechnung übergeben werden — entweder eine interne Abrechnungs-Stelle oder einen externen Steuerberater. Sie als HR-Sachbearbeitung bereiten dafür alle relevanten Daten in SpeamCore auf: Stunden, Abwesenheiten, Sondervergütungen, Reisekosten.
Wann mache ich das?
- Monatlich zum festen Stichtag — typisch zwischen 5. und 15. des Folgemonats.
- Vor Lohnauszahlung — meist Ende des laufenden Monats für den aktuellen.
- Bei Sonderläufen — Bonus-Auszahlung, Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld.
So bereiten Sie die Lohn-Daten vor
Vorbereitungs-Checkliste
Vor dem Export:
- ☐ Alle Mitarbeiter-Verträge sind aktuell (siehe Vertrag erfassen).
- ☐ Stempel-Zeiten des Monats sind komplett (Mitarbeiter-Erinnerung am Monatsende).
- ☐ Abwesenheiten sind alle erfasst und genehmigt.
- ☐ Sondervergütungen sind hinterlegt (Bonus, Sonderzahlung).
- ☐ Reisekosten-Abrechnungen sind eingereicht und geprüft.
Bei fehlenden Punkten: zurück zum Mitarbeiter / zur Verantwortlichen-Stelle, klären, dann erst weiter.
Stempel-Zeiten pro Mitarbeiter prüfen
Öffnen Sie in der Sidebar Zeit-Übersicht (/time-overview).
- Im Filter-Panel Preset auf Letzter Monat setzen.
- Die KPI-Karten geben den schnellen Überblick:
- Erfasste Zeit < 95 % → einzelne MA haben nicht gestempelt
- Saldo stark negativ → Minus-Stunden über die Soll-Erwartung
- Pflichtpause-Compliance rot → Pausen-Soll nicht erfüllt
- In der Mitarbeiter-Tabelle pro Zeile prüfen:
- Stunden-Summe grob plausibel zum Vertrag?
- Differenz zu Soll-Stunden erklärbar (Urlaub, Krankheit, Überstunden)?
- Keine offensichtlichen Lücken oder Doppelstempel?
- Bei Auffälligkeiten: Klick auf die MA-Zeile öffnet
/time-overview/employee/:idmit Drill-Down. Im Tab Report zeigt die Sektion Plausibilität Überlappungen, fehlende Pausen und unrealistische Netto-Zeiten.
Bei Auffälligkeiten: Mitarbeiter ansprechen, korrigieren lassen — siehe Eigene Arbeitszeit-Übersicht. Weitere Details: Time-Overview wöchentlich auswerten.
Abwesenheits-Auszug für Steuerberater: In der Toolbar Drucken klicken (Drucker-Icon). Der AbrechnungPrintModal zeigt alle Abwesenheiten des Monats, sortiert nach Nachname, farblich nach Typ (rot Krank, blau Urlaub, lila Eltern-/Mutterschutz/Pflege). Anzahl-Spalte berechnet automatisch (Werktage bzw. Kalendertage je nach Subtyp). Drucken im Modal → neues Browser-Fenster → PDF für den Steuerberater.
Sondervergütungen erfassen
In der Sidebar das Sondervergütungs-Modul (sofern vorhanden) oder im Mitarbeiter-Detail unter Lohn-Komponenten:
| Komponente | Beispiele |
|---|---|
| Bonus | Quartalsbonus, Jahresbonus, Anwesenheitsbonus |
| Provision | Vertriebs-Provision, Akquise-Prämie |
| Spesen | Auslagen, Bewirtung, Übernachtung |
| Reisekosten | Kilometer-Pauschale, Verpflegungs-Pauschale |
| Sonstige Zahlungen | Geburtstags-Geld, Geschenke etc. |
Pro Komponente: Mitarbeiter, Betrag, Datum, Begründung. Beleg-PDF anhängen wo möglich.
Lohn-Daten exportieren
In der Sidebar auf den Datentransfer- oder Export-Bereich. Wählen Sie das gewünschte Export-Format:
| Format | Wofür? |
|---|---|
| DATEV LODAS / Lohn und Gehalt | Wenn Steuerberater DATEV nutzt — Standard in DE. |
| DATEV-CSV | Generische Variante für andere Lohn-Systeme. |
| Excel | Manuelle Weiterverarbeitung, eigene Listen. |
| Sage / Lexware / Sonstige | Mandanten-spezifisch konfiguriert. |
Bei DATEV-Export: Konfiguration für Berater-Nr., Mandanten-Nr., Kontenrahmen prüfen.
Export-Datei prüfen
Vor dem Versand an die Abrechnungs-Stelle:
- Anzahl Mitarbeiter stimmt mit Soll-Liste?
- Stunden-Summe plausibel?
- Sondervergütungen dabei?
- Datums-Bereich korrekt (richtiger Monat)?
Datei kurz öffnen, durchlesen. Bei Auffälligkeiten in SpeamCore korrigieren, neu exportieren.
An Abrechnungs-Stelle übergeben
Übergabe meist per:
- Sicherer File-Transfer (sFTP, DATEV-Online).
- Verschlüsselte Mail an Steuerberater.
- Direkter API-Push (sofern eingerichtet).
Niemals unverschlüsselte Mail mit Lohn-Daten — DSGVO-Verstoß.
Im Kommentar / Log dokumentieren: „Lohn-Export April 2026 am 5.5.2026 an Steuerberater Müller per DATEV-Online übergeben."
Weg 2 — Plausibilitäts-Check per KI-Chat
Statt manuell pro Mitarbeiter zu prüfen, lassen Sie die KI die Aggregation und den Plausibilitäts-Check machen. Beispiel-Prompt:
Aggregiere die geleisteten Stunden, Überstunden, Krank-/Urlaubstage und
Spesen für den Lohnzeitraum April 2026, pro Mitarbeiter. Markiere
Auffälligkeiten: mehr als 20 Überstunden, nicht erfasste Tage, fehlende
Krankmeldungs-Belege.
Der Assistent zieht die Daten aus den Time-Tracking-, Spesen- und Abwesenheits-Modulen und liefert eine Tabelle mit roten Flags. Sie räumen die Auffälligkeiten ab und exportieren dann manuell DATEV.
Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?
Tipps aus der Praxis
- Lohn-Export-Stichtag fix — gleicher Tag jeden Monat. Routine erleichtert.
- Vor-Tag Reminder an Mitarbeiter — am Vortag des Stichtags Mail an alle: „Bitte Stempel-Zeiten des Vormonats final prüfen."
- Vier-Augen-Prinzip — vor Versand an Steuerberater einen Kollegen drüberschauen lassen. Vermeidet teure Fehler.
- Lohn-Datei archivieren — im Personal-Ordner pro Monat den Export speichern. Bei Audit-Anfrage nachvollziehbar.
Verwandte Tutorials
- Vertrag erfassen und aktualisieren — Lohn-Basis
- Urlaubsantrag erfassen — Urlaubstage in Lohn
- Eigene Arbeitszeit-Übersicht (Techniker) — Mitarbeiter-Sicht
Für Admins: technische Details
- Stempel-Daten: Mitarbeiter-Zeiterfassung und Time Overview.
- Abwesenheiten: Abwesenheiten und Mitarbeiter-Abwesenheiten.
- Lohn-Komponenten: separates Modul oder via Custom-Fields, je nach Mandant.
- Export-Formate: DATEV LODAS / LuG sind Industrie-Standard. Implementiert über Export-Modul mit konfigurierbaren Mappings.
- Sicherheit: Lohn-Daten sind hochsensibel (DSGVO Art. 9). Verschlüsselte Übertragung Pflicht.
- CASL:
view:EmployeeTimeTracking(HR),view:Employee(HR),create:DataExport.