Mitarbeiter anlegen und Stammdaten pflegen

Ein neuer Kollege oder eine neue Kollegin startet — oder Sie merken, dass Stammdaten eines bestehenden Mitarbeiters nicht aktuell sind. Sie als HR-Sachbearbeitung sind dafür verantwortlich, dass die Mitarbeiter-Stammdaten in SpeamCore vollständig, aktuell und korrekt sind. Diese Anleitung führt Sie durch den Workflow.

Wann mache ich das?

• Neuer Mitarbeiter — beim Onboarding, vor dem ersten Arbeitstag.
• Adress-Änderung des Mitarbeiters (Umzug).
• Bankverbindungs-Änderung für Lohnabrechnung.
• Funktions-Wechsel — neue Rolle, andere Abteilung.
• Periodische Pflege — quartalsweise alle Stammdaten checken, veraltete Einträge bereinigen.

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Voraussetzung

• Sie sind mit HR-Sachbearbeitung-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Sie haben die persönlichen Daten des neuen Mitarbeiters (Personalbogen, Vertrag).
• Bei Bestandsänderungen die Genehmigung vom Mitarbeiter / der Abteilungsleitung.

So legen Sie einen neuen Mitarbeiter an

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Zur Mitarbeiter-Liste navigieren

In der Sidebar links auf Mitarbeiter. Sie sehen die Liste aller Mitarbeiter im System.

Standardfilter „Aktive anzeigen" zeigt nur Aktive Mitarbeiter. Bei Bedarf umstellen, um inaktive (ehemalige) zu sehen.

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Neuen Mitarbeiter anlegen

Tippen Sie auf + Mitarbeiter hinzufügen. SpeamCore öffnet zunächst ein Modal mit den Pflichtfeldern (Mitarbeiter-Nr., Status, Typ, E-Mail, Vor-/Nachname, Sprache) und Toggles für Außendienst / Innendienst / Geräterechte / Compliance.

Nach Eintragen der Pflichtfelder wird der Mitarbeiter gespeichert und Sie landen auf der Detailseite mit den weiteren Tabs (Rollen, Fahrzeuge, Dokumente, Verträge, Kursanmeldungen).

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Pflichtfelder im Allgemeine-Daten-Tab

Feld	Was reinkommt	Pflicht?
Mitarbeiter-Nr.	Personal-Nummer (oft auto-vergeben)	Pflicht
Status	Aktiv (Standard für neuen MA)	Pflicht
Mitarbeiter-Typ	Intern (Festangestellte), Extern (Werkvertrag), Aushilfe etc.	Pflicht
E-Mail	Geschäftliche Mail-Adresse — gleichzeitig Login	Pflicht
Vorname / Nachname	Voller Name	Pflicht
Sprache	Deutsch (default) — beeinflusst UI-Sprache und Dokumente	Pflicht
Primäres E-Mail-Konto	Welches Mail-Konto wird verwendet?	Optional

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Rolle und Toggles setzen

Toggles unten:

Toggle	Wofür?
Außendienst	Mitarbeiter wird in „Außendienst-Mitarbeiter"-Dropdowns angezeigt (für Auftrags-Zuweisung).
Innendienst	Analog für Innendienst-Aufgaben.
Geräterechte erzwingen	Bei Tablet-Mitarbeitern die Geräte-Compliance prüfen.
Compliance-Prüfung aktiv	Mitarbeiter unterliegt der Compliance-Check-Routine — siehe Compliance-Checks (HR-Leitung).

Rollen-Tab:

Wechseln Sie auf den Tab Rollen. Hier weisen Sie dem Mitarbeiter eine oder mehrere CASL-Rollen zu — bestimmt, was er in SpeamCore darf.

Typische Rollen:

• Servicetechniker (Außendienst)
• Innendienst
• Vertrieb
• Buchhaltung — Sachbearbeitung / Leitung
• HR — Sachbearbeitung / Leitung
• Geschäftsführung
• Admin

Pro Mitarbeiter mehrere Rollen möglich (zum Beispiel jemand der Innendienst + Lager macht).

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Persönliche Daten, Bankverbindung, Adresse

Auf der Detailseite weiter unten oder in einem separaten Tab (je nach Mandant) ergänzen:

• Persönliche Daten: Geburtsdatum, Geburtsort, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Familienstand, Krankenkasse.
• Adresse: Straße, PLZ, Stadt, Land — wichtig für Lohnabrechnung und behördliche Meldungen.
• Bankverbindung: IBAN, BIC für Lohnüberweisung. Vier-Augen-Prinzip empfohlen.
• Notfall-Kontakt: Name und Telefon einer Vertrauensperson — wichtig bei Arbeitsunfällen.

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Datenschutz beachten

Persönliche Mitarbeiter-Daten sind besonders schützenswert nach DSGVO. Zugriff auf das Mitarbeiter-Modul nur für HR-Sachbearbeiter und Geschäftsführung. Niemals Lohn-Daten in Dokumenten teilen, die für andere Mitarbeiter zugänglich sind.

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Unterschrift und Foto erfassen

Foto: Im Bild-Bereich Foto hochladen oder direkt mit Webcam aufnehmen. Wichtig für interne Identifikation, Mitarbeiter-Übersicht und manche Berichte (Mitarbeiter-Ausweis).

Unterschrift: Im Unterschriften-Pad Mitarbeiter unterschreiben lassen — bei Tablet-Mitarbeitern wichtig, weil die Unterschrift in Auftragsabschlüssen und Berichten erscheint.

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Login-Zugang einrichten

Der Mitarbeiter braucht Login-Zugang zu SpeamCore:

1. Passwort initialisieren — über den Button Passwort zurücksetzen in der Toolbar oben. SpeamCore generiert ein temporäres Passwort, das per Mail an die hinterlegte Adresse geht.
2. Mitarbeiter loggt sich erstmalig ein und vergibt ein eigenes Passwort.
3. Bei 2-Faktor-Authentifizierung: zusätzlich 2FA einrichten (App, SMS oder Hardware-Token, je nach Mandant).

Wichtig: Erst nach Login-Test ist der Mitarbeiter wirklich „onboard". Bei Problemen IT einbinden.

Weg 2 — Mitarbeiter per KI-Chat anlegen

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KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Mitarbeiter-Typ falsch setzen, falsche Rolle zuweisen, Außen-/Innendienst-Toggle vertauschen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die Kontrolle und Endverantwortung für die angelegten Personal-Stammdaten liegt bei Ihnen. Nach dem Anlegen Rollen-Vergabe und Toggles im UI gegenprüfen — ein Mitarbeiter mit falscher Rolle kann Schäden anrichten oder Daten nicht sehen, die er bräuchte.

Statt das Modal mit Feldern und Toggles manuell zu füllen, lassen Sie das den KI-Chat machen (siehe Grundlagen — KI-Chat-Aktionen). Beispiel-Prompt:

Lege bitte einen neuen Mitarbeiter Anna Beispiel an, E-Mail
anna.beispiel@example.com, Typ Intern, Außendienst aktiv, Sprache Deutsch.
Weise ihr die Standard-Rolle „Servicetechniker" zu.

Der Assistent legt den Mitarbeiter mit Pflichtfeldern an, setzt die Toggles, weist die Rolle zu und meldet die Personal-Nummer zurück. Vertrag, Compliance-Schulungen und Personaldokumente ergänzen Sie nachträglich (manuell oder per Folge-Prompt).

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Personal-Daten sind sensibel

Geburtsdatum, Bankverbindung, Adresse, Sozialversicherungsnummer niemals via KI-Chat eintragen — DSGVO. Diese Felder im normalen UI-Weg pflegen. Der Chat-Weg ist nur für die Stammdaten + Rollen-Zuweisung gedacht.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Mitarbeiter erscheint nicht in den Außendienst-Dropdowns

Toggle „Außendienst" auf der Mitarbeiter-Detailseite prüfen. Wenn aktiviert: vielleicht fehlt die Rolle „Außendienst" im Tab Rollen. Beides muss stimmen.

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Mitarbeiter-Nr. ist schon belegt

Bei automatischer Nummern-Vergabe sollte das nicht passieren. Bei manueller: andere freie Nummer wählen oder Nummern-Schema überdenken.

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Login funktioniert nicht — Mitarbeiter sieht 'Konto inaktiv'

Status auf Aktiv prüfen. Bei Fortbestehen: IT einbinden, eventuell SSO-Konfigurations-Problem.

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Mitarbeiter scheidet aus — was muss ich tun?

1. Status auf „Inaktiv" setzen. 2. Login sperren (über IT). 3. Letzten Vertrag mit Endtermin pflegen. 4. Persönliche Dokumente archivieren. 5. Zugriffsrechte auf Aufträge einsehen — eventuell Folge-Mitarbeiter zuweisen. 6. Geräterückgabe dokumentieren (Tablet, Schlüssel etc.).

Tipps aus der Praxis

• Onboarding-Checkliste — pro neuen Mitarbeiter eine Liste aller Schritte (Stammdaten, Login, Schulung, Geräte). Vergisst man sonst was.
• Vorab-Anlegen — Mitarbeiter schon eine Woche vor Arbeitsbeginn anlegen. Login kann am ersten Tag direkt getestet werden.
• Foto-Disziplin — frisches Foto direkt am ersten Tag. Hilft bei Erinnerung, wer ist wer.
• Stammdaten-Audit halbjährlich — alle Bankverbindungen, Adressen, Telefonnummern checken. Veraltete Daten verursachen Lohn-Probleme.

Verwandte Tutorials

• Vertrag erfassen und aktualisieren — direkt nach Stammdaten
• Personaldokumente hochladen — Vertrags-PDF, Bescheinigungen
• Compliance-Checks überwachen (HR-Leitung) — wenn Toggle aktiv

Für Admins: technische Details

• Mitarbeiter-Modul: Mitarbeiter mit Sub-Routen für Verträge, Rollen, Dokumente etc.
• Login-Verknüpfung: Employee.userId zeigt auf User-Account. Login-Verwaltung über Auth-Modul (Keycloak oder vergleichbar).
• Außendienst/Innendienst-Toggles: Employee.fieldService, Employee.backOffice boolean. Filter in Dropdowns nach diesen Feldern.
• Rollen-Zuordnung: EmployeeRole-Datensätze als N:M zwischen Employee und Role.
• Compliance-Toggle: Employee.complianceCheckActive triggert die Compliance-Routine — siehe Mitarbeiter-Compliance-Checks.
• DSGVO-relevante Felder: separates Schema mit Audit-Logging bei Änderungen.
• CASL: create:Employee, update:Employee, view:Role. Restriktiv — meist HR und Admin.