Personaldokumente hochladen

Pro Mitarbeiter sammeln sich über die Zeit viele Dokumente — der Arbeitsvertrag, Bescheinigungen, Schulungs-Nachweise, Compliance-Belege, Lohnscheine. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie das in SpeamCore strukturiert ablegen — DSGVO-konform und audit-sicher.

Wann mache ich das?

• Beim Onboarding — Erstausstattung mit Vertrag, Datenschutz-Erklärung, etc.
• Periodisch — neue Bescheinigungen, Schulungs-Zertifikate, Vertragsänderungen.
• Bei Compliance-Erneuerungen — neue Berufsschein-Bestätigungen.
• Bei Korrekturen — wenn ein altes Dokument ersetzt wird.

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Voraussetzung

• Sie sind mit HR-Sachbearbeitung-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Sie haben das Dokument als PDF oder Bild vorliegen.
• Mitarbeiter ist im System angelegt.

Welche Personal-Dokumente gehören dazu?

Typische Inhalte am Mitarbeiter:

Kategorie	Beispiele
Vertrag	Arbeitsvertrag, Änderungsvereinbarungen, Aufhebungsvertrag
Personal-Daten	Sozialversicherungsausweis, Steuer-ID-Bescheinigung, Bankverbindungs-Beleg
Bescheinigungen	Arbeits-Bescheinigung, Bescheinigung über Krankenkasse
Qualifikationen	Schul-Zeugnisse, Berufsabschluss, Weiterbildung
Compliance-Nachweise	Berufs-Schein (z.B. SHK), Sicherheits-Schulung, BG-Belehrung
Schulungen	Erste Hilfe, Brandschutz, Datenschutz, fachliche Schulungen
Mitarbeitergespräche	Protokolle der Jahresgespräche
Krankheits-Belege	AU-Bescheinigungen (Zeitraum, NICHT Diagnose)
Sonstiges	Kündigungs-Schreiben, Zwischen-Zeugnisse

So laden Sie Dokumente hoch

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Mitarbeiter-Detail öffnen

In der Sidebar Mitarbeiter → den passenden Mitarbeiter anklicken → Tab Dokumente.

Sie sehen eine Liste aller bereits hochgeladenen Dokumente — sortiert nach Datum oder Kategorie.

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Dokument hochladen

Klick auf + Dokument hinzufügen oder Hochladen:

1. Datei wählen vom Rechner — PDF bevorzugt, JPG/PNG bei Fotos.
2. Kategorie wählen — siehe Liste oben.
3. Datum des Dokuments — meist Ausstellungs-Datum.
4. Beschreibung — kurz erklären was es ist („Arbeitsvertrag vom 1.7.2026").
5. Sichtbarkeit — wer darf das Dokument sehen?
6. Speichern.

Mehr Details zum Dokumente-Anhängen-Pattern siehe Dokumente und Anhänge (Grundlagen).

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Sichtbarkeit korrekt setzen

Personal-Dokumente sind nach DSGVO besonders schutzwürdig. Drei typische Sichtbarkeits-Stufen:

Stufe	Wer sieht?	Beispiele
HR + Geschäftsführung	nur HR-Team und GF	Vertrag, Lohnscheine, Mitarbeitergespräche
HR + direkter Vorgesetzter	+ Teamleiter	Arbeitsbescheinigungen, Compliance-Belege
Mitarbeiter selbst kann auch sehen	+ Mitarbeiter	Schulungs-Zertifikate, eigene Bescheinigungen

Niemals Personal-Dokumente in einem Bereich speichern, der für andere Mitarbeiter zugänglich ist (z.B. allgemeines Dokumenten-Center). Das ist DSGVO-Verstoß.

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Sichtbarkeit hängt von CASL-Rechten ab

Wer ein Personal-Dokument sehen kann, wird über CASL-Rechte gesteuert (siehe Berechtigungen-CASL). HR-Mitarbeiter haben standardmäßig view:Employee.*Document, andere Rollen typischerweise nur ihre eigenen Dokumente.

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Dokumente kategorisieren — Suche erleichtern

Bei vielen Dokumenten pro Mitarbeiter (manche haben 50+ über die Jahre) ist gute Kategorisierung wichtig:

• Konsistente Kategorien — pro Mandant eine vereinbarte Liste, nicht jeder erfindet eigene.
• Aussagekräftige Beschreibungen — „Arbeitsvertrag" ist OK, „Vertrag XYZ vom 15.6.2026 mit 38h-Wochenarbeitszeit" ist besser.
• Datums-Disziplin — immer das tatsächliche Dokument-Datum, nicht das Upload-Datum.

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Veraltete Dokumente archivieren statt löschen

Wenn ein Dokument durch ein neueres ersetzt wird (z.B. neuer Vertrag):

• Altes Dokument als „archiviert" oder „inaktiv" markieren — nicht löschen.
• Neues Dokument hochladen mit aktuellem Datum.
• Bei Compliance-Belegen: alte AU- oder Berufs-Schein-Bescheinigungen 10 Jahre aufbewahren.

Löschung nur in Ausnahmefällen — DSGVO-Auskunfts-Anfrage des Mitarbeiters, Rechts-Anweisung. Vorher mit Buchhaltungs-Leitung / Datenschutzbeauftragter abstimmen.

Weg 2 — Personaldokumente-Übersicht per KI-Chat

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KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Dokumenten-Typ falsch klassifizieren, abgelaufene Bescheinigungen übersehen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; DSGVO-Verantwortung für Personal-Dokumente liegt bei Ihnen. Personal-Dokumente nie via Chat hochladen, wenn der Inhalt sensibel ist (medizinisch, religiös, gesundheitlich).

Beispiel-Prompts (Recherche / Bulk-Übersicht, nicht Upload):

Welche Mitarbeiter haben kein gültiges Sozialversicherungsausweis-Dokument
hinterlegt? Liste mit Mitarbeiter-Name, Niederlassung, Eintritts-Datum.

Erstelle einen DSGVO-Vollständigkeits-Check pro Mitarbeiter: welche
Standard-Dokumente sind vorhanden, welche fehlen? Tabelle mit Status.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Datei zu groß zum Hochladen

SpeamCore hat ein Upload-Limit (typisch 10-20 MB pro Datei). Bei größeren Dateien: PDF komprimieren oder Datei aufteilen. Bei wiederkehrenden Problemen: IT um Limit-Erhöhung bitten.

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Versehentlich öffentlich sichtbar gemacht

Sofort Sichtbarkeit auf „HR" zurücksetzen. Bei sensiblen Daten (Vertrag, Lohnschein) Datenschutzbeauftragten informieren — eventuell DSGVO-Meldung an Aufsichtsbehörde nötig.

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Foto / Scan ist unleserlich

Erneut scannen oder fotografieren in besserer Qualität. Unleserliche Dokumente sind im Zweifel rechtlich wertlos.

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Mitarbeiter verlangt Auskunft über alle gespeicherten Dokumente (DSGVO-Anfrage)

Aus dem Tab Dokumente eine Liste exportieren oder ausdrucken. Allen Inhalt offenlegen müssen Sie. Bei sensiblen Inhalten (z.B. Mitarbeiter-Beurteilungen) mit Datenschutzbeauftragten abstimmen, was rechtlich zwingend offenzulegen ist.

Tipps aus der Praxis

• Standardisierte Datei-Namen — „2026-07-01_Arbeitsvertrag_Mustermann.pdf". Erleichtert Suche.
• Foto-Qualität bei AU/Belegen — bei AU-Scans auf gute Auflösung achten, sonst werden Daten unleserlich.
• Halbjährliche Dokumenten-Inventur — pro Mitarbeiter durchgehen, ob alle aktuellen Dokumente da sind. Verhindert Lücken.
• Onboarding-Dokumente-Checkliste — pro neuen MA fest definieren, welche Dokumente am Start vorhanden sein müssen.

Verwandte Tutorials

• Mitarbeiter anlegen und Stammdaten pflegen — Voraussetzung
• Vertrag erfassen und aktualisieren — Vertrags-PDF mit anhängen
• Compliance-Checks überwachen (HR-Leitung) — Pflicht-Belege

Für Admins: technische Details

• Sub-Route Mitarbeiter-Dokumente — Document mit parentType: 'Employee', parentId.
• Polymorphes Parent-Pattern siehe Konzept.
• Sichtbarkeits-Steuerung: über CASL-Konditionen — Document mit parentType=Employee kann nur HR-Rollen sehen.
• Datei-Upload: Multipart-Endpoint POST /documents mit parentType=Employee und parentId=<emp-id>.
• Storage: Cloud-Storage (S3 oder Mandanten-spezifisch konfiguriert), Verschlüsselung at-rest.
• Audit-Log: Upload, Download, Sichtbarkeits-Änderung jeweils protokolliert.
• DSGVO-Auskunft: Backend-Endpoint GET /employees/:id/personal-data-summary (Rolle: HR-Leitung) für DSGVO-Anfragen.