Urlaubsantrag erfassen

Mitarbeiter melden Urlaubswünsche oft auf Papier, per Mail oder mündlich — Sie als HR-Sachbearbeitung erfassen den Antrag dann in SpeamCore. Die HR-Leitung genehmigt oder lehnt ab. Diese Anleitung führt Sie durch das Erfassen.

SpeamCore hilft Ihnen dabei in zwei Punkten: das Antragsformular warnt schon beim Tippen, wenn der Zeitraum mit einem bestehenden Urlaub kollidiert, und das Backend lehnt doppelte Urlaubsanträge für denselben Zeitraum automatisch ab — Sie können also nichts „aus Versehen" doppelt anlegen.

Wann mache ich das?

• Bei jedem Urlaubsantrag eines Mitarbeiters.
• Bei sonstigen Abwesenheiten — Krankheit, Kind krank, Sonderurlaub, Fortbildung.
• Bei nachträglicher Erfassung — wenn ein Mitarbeiter spontan krank war.
• Bei Korrekturen — wenn ein Antrag verschoben werden muss.

i

Voraussetzung

• Sie sind mit HR-Sachbearbeitung-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Mitarbeiter ist im System angelegt (siehe Mitarbeiter anlegen).
• Der aktive Vertrag enthält den Urlaubsanspruch (siehe Vertrag erfassen).

So erfassen Sie einen Urlaubsantrag

1

Zur Abwesenheiten-Liste navigieren

In der Sidebar auf Abwesenheiten (oder Sub-Tab Abwesenheiten auf der Mitarbeiter-Detailseite, je nach Mandant).

Sie sehen die Liste aller Abwesenheiten — Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub etc.

2

Resturlaub des Mitarbeiters prüfen

Bevor Sie den Antrag erfassen — schauen Sie kurz, ob der Mitarbeiter überhaupt noch genug Urlaub hat:

1. Auf der Mitarbeiter-Detailseite den Sub-Tab Abwesenheiten öffnen.
2. Oben sehen Sie eine Resturlaubs-Berechnung:
   • Jahresanspruch (aus Vertrag).
   • Bereits genommen.
   • Bereits beantragt aber nicht genommen.
   • Verbleibend.

Bei zu wenig Resturlaub: Mitarbeiter informieren, eventuell Sonderlösung mit HR-Leitung absprechen (unbezahlter Urlaub, Vorgriff auf Folgejahr).

3

Antrag anlegen

Tippen Sie auf + Abwesenheit hinzufügen (oder über die globale Abwesenheiten-Liste).

Feld	Was reinkommt
Mitarbeiter	Den Antragsteller wählen.
Typ	Urlaub / Krankheit / Sonderurlaub / Fortbildung / Kind krank etc.
Subtyp (sofern vorhanden)	Genauere Klassifikation — zum Beispiel bei Sonderurlaub: „Hochzeit", „Umzug", „Todesfall".
Beginn-Datum	Erster Tag der Abwesenheit.
Ende-Datum	Letzter Tag der Abwesenheit.
Anzahl Tage	Auto-berechnet aus Beginn / Ende, abzüglich Wochenenden und Feiertage.
Begründung	Bei Sonderurlaub Pflicht, sonst optional.
Vertretung	Optional: wer übernimmt Aufgaben?

Status setzt sich auf Beantragt (requested) — wartet auf Genehmigung der HR-Leitung.

4

Kollisions-Warnung beachten

Sobald Sie bei einem Urlaubsantrag im Self-Service (also für den eigenen Account) Beginn- und Ende-Datum eintragen, prüft SpeamCore automatisch nach einer kurzen Pause (rund 0,4 Sekunden), ob in diesem Zeitraum bereits ein Urlaubsantrag mit Status Beantragt oder Genehmigt existiert.

• Findet sich eine Überschneidung, erscheint oberhalb des Speichern-Buttons eine gelbe Warnung mit Zeitraum und Status des bestehenden Antrags.
• Der Speichern-Button bleibt grau, solange die Kollision besteht — Sie können den Antrag nicht abschicken.

Was Sie dann tun:

1. Bestehenden Antrag öffnen (per Klick auf den Hinweis oder über die Liste).
2. Entscheiden:
   • Mitarbeiter will den neuen Zeitraum wirklich → bestehenden Antrag stornieren oder bearbeiten.
   • Doppelt erfasst → neuen Antrag verwerfen, der bestehende ist korrekt.
   • Anderer Mitarbeiter gemeint → im Formular den richtigen Mitarbeiter auswählen.

KI

Wann die Warnung NICHT erscheint

Der Vorabcheck läuft nur, wenn Sie für sich selbst einen Urlaub erfassen. Wenn Sie als HR im Multi-Mitarbeiter-Modus (z. B. zentrale Schulung mit mehreren Teilnehmern) Anträge anlegen, prüft das Backend erst beim Speichern. Sie bekommen dann eine Fehlermeldung mit dem konkreten Zeitraum des kollidierenden Antrags.

5

Antrags-Dokumente anhängen

Bei manchen Abwesenheits-Typen Pflicht-Belege:

• Krankheit ab Tag 3: Krankmeldung (AU) hochladen — gesetzliche Pflicht.
• Kind krank: Krankmeldung des Kindes.
• Sonderurlaub: Nachweis (z.B. Heiratsurkunde, Ummeldung-Bestätigung).
• Fortbildung: Anmelde-Bestätigung des Bildungsträgers.

Im Tab Dokumente des Antrags hochladen.

KI

Krankheits-Daten besonders schutzwürdig

Krankheits-Diagnosen gehören NICHT in SpeamCore — die AU enthält den Zeitraum, mehr darf der Arbeitgeber nicht wissen. Speichern Sie nur die AU-Bescheinigung mit Zeitraum, keine Detail-Diagnose.

6

Status-Lifecycle

Ein Abwesenheits-Antrag durchläuft diese vier Status:

Status (Anzeige)	Code	Bedeutung
Beantragt	requested	Vom Mitarbeiter / HR erfasst, wartet auf Genehmigung.
Genehmigt	approved	HR-Leitung hat zugestimmt. Wird in Lohnabrechnung berücksichtigt und reduziert das Urlaubskonto.
Abgelehnt	rejected	HR-Leitung hat abgelehnt — Begründung steht im Feld rejectionReason.
Storniert	cancelled	Antragsteller hat zurückgezogen (auch nach Genehmigung möglich, solange der Zeitraum noch nicht angelaufen ist).

Status-Wechsel macht je nach Mandanten-Konfiguration der Mitarbeiter selbst, der HR-Sachbearbeiter oder die HR-Leitung. Mehr im Tutorial Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen.

7

Mitarbeiter informieren

Nach Erfassung dem Mitarbeiter Bescheid geben:

• Per Mail: „Ihr Urlaubsantrag vom 1.7.-15.7.2026 wurde erfasst und zur Genehmigung weitergeleitet."
• Bei Genehmigung: weitere Info, sodass Mitarbeiter planen kann.
• Bei Ablehnung: mit Begründung und ggf. Alternativ-Vorschlag.

Manche Mandanten haben automatische Mail-Notifications dafür konfiguriert.

Weg 2 — Urlaubsantrag per KI-Chat

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Tage falsch zählen (Wochenende, Feiertage), Vertretung übersehen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die HR-Endverantwortung für die Erfassung liegt bei Ihnen.

Beispiel-Prompt:

Erfasse Urlaubsantrag für Mitarbeiter Anna Beispiel: 14.07. bis 25.07.2026,
Vertretung: Lisa Müller. Status „Beantragt".

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

!

Mitarbeiter sagt, er hat nie einen Antrag gestellt — sind aber Anträge in System

Antrag öffnen, Erfasser-Name prüfen. Wenn Sie es selbst waren: vielleicht falscher Mitarbeiter ausgewählt? Korrigieren oder stornieren.

!

Antrag im Krankheitsfall — Mitarbeiter ist nicht erreichbar

Sie können den Antrag selbst erfassen mit Status „Beantragt" und Hinweis im Kommentar. Sobald die AU vorliegt: Krankheits-Antrag mit korrekten Daten anpassen, AU hochladen.

!

Resturlaub-Berechnung scheint falsch

Vertrag prüfen — ist der Urlaubsanspruch korrekt eingetragen? Bereits genommene Tage prüfen — sind alle Anträge mit korrektem Status erfasst? Resturlaub aus Vorjahr berücksichtigt? Mit HR-Leitung abgleichen.

!

Mitarbeiter will Urlaub stornieren

Antrag öffnen, Status auf „Storniert" setzen. Bei bereits genommenem Urlaub: nicht mehr stornierbar — Mitarbeiter müsste neue Anwesenheits-Buchung machen.

Tipps aus der Praxis

• Antrag direkt bei Eingang — nicht aufschieben. Mitarbeiter braucht schnelle Rückmeldung für Planungssicherheit.
• Vier-Augen-Prinzip bei Sonderurlaub — vor Erfassung kurze Rücksprache mit HR-Leitung, ob Sonderurlaub vereinbart ist.
• Quartals-Resturlaub-Check — alle Mitarbeiter mit hohem Resturlaub identifizieren und an Urlaubsplanung erinnern. Verhindert Resturlaubs-Stau am Jahresende.
• Brückentage frühzeitig planen — Mitarbeiter erinnern, dass beliebte Brückentage schnell vergeben sind.

Verwandte Tutorials

• Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen (HR-Leitung) — der Folge-Schritt
• Mitarbeiter anlegen und Stammdaten pflegen — Voraussetzung

Für Admins: technische Details

• Abwesenheits-Modul: Abwesenheiten global, Sub-Route Mitarbeiter-Abwesenheiten am MA.
• 4-Status-Lifecycle: requested → approved / rejected / cancelled. Stornierung auch nach Genehmigung möglich, solange Zeitraum noch nicht angelaufen.
• Type/Subtype: type ist eines aus vacation | sick | training | vocationalSchool | other; subtype ist freier String mit Type-spezifischen erlaubten Werten (siehe Modul-Doku).
• Vorab-Kollisionsprüfung im Formular: nur Self-Service (type=vacation + eigener employeeId + leere employeeIdsInForm-Liste), 400 ms Debounce, Speichern-Button bei Treffer disabled.
• Backend-Kollisionsprüfung: beim Create und Bulk-Import lehnt der Service Vacation-Anträge mit überlappendem startDate/endDate für denselben Antragsteller oder Junction-Treffer ab (400 Bad Request mit Zeitraum + Status).
• Urlaubskonto: über Vacation-Types und Vertrags-Urlaubsansprüche parametrisiert. GET /api/absences/balance liefert Jahresanspruch + Übertrag + Genommen + Pending. Jahresclipping clientseitig in EmployeeAbsenceYearView.
• Tag-Berechnung: Beginn/Ende minus Wochenenden minus Feiertage des passenden Bundeslands. Feiertage aus Bundesländer-Stammdaten.
• CASL: create:Absence, update:Absence (für Stornieren), view:Employee (für Resturlaub-Anzeige).