Vertrag erfassen und aktualisieren

Jeder Mitarbeiter hat einen oder mehrere Arbeitsverträge über die Zeit — der erste beim Onboarding, weitere bei Vertragsänderungen (Gehaltserhöhung, Wechsel der Arbeitszeit, Beförderung). SpeamCore pflegt die Vertragshistorie, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, welche Konditionen wann galten.

Wann mache ich das?

• Beim Onboarding — Erstvertrag direkt nach Mitarbeiter-Anlage.
• Bei Gehaltserhöhung — neuer Vertrag mit ab-Datum und neuem Lohn.
• Bei Wechsel der Wochenstunden — von Vollzeit auf Teilzeit oder umgekehrt.
• Bei Funktions-Änderung — neue Position mit anderem Lohn.
• Bei Vertragsverlängerung — befristeter Vertrag wird verlängert.

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Voraussetzung

• Sie sind mit HR-Sachbearbeitung-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Mitarbeiter ist im System angelegt (siehe Mitarbeiter anlegen).
• Sie haben den unterzeichneten Arbeitsvertrag vorliegen.

So erfassen Sie einen Vertrag

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Mitarbeiter-Detail öffnen, Tab Verträge

In der Sidebar Mitarbeiter → den Mitarbeiter suchen und anklicken. Auf der Mitarbeiter-Detailseite den Tab Verträge wählen.

Sie sehen die Vertragshistorie — alle Verträge des Mitarbeiters chronologisch, mit Beginn, Ende, Vertragstyp, Lohn und Wochenstunden.

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Neuen Vertrag anlegen

Tippen Sie auf + Neu (oder ähnlichen Button). Ein leeres Vertrags-Formular öffnet sich:

Feld	Was reinkommt
Vertragstyp	Unbefristet / Befristet / Aushilfe / Werkvertrag etc. (aus Stammdaten)
Beginn-Datum	Wann wird der Vertrag gültig?
Ende-Datum	Bei befristetem Vertrag: Endtermin. Bei unbefristet: leer.
Lohn	Brutto-Monatslohn oder Stundenlohn (je nach Vertragstyp).
Wochenstunden	Vereinbarte Wochenarbeitszeit (zum Beispiel 40 Std).
Probezeit-Ende	Bei neuen Verträgen: Datum, an dem die Probezeit endet (typisch 6 Monate).
Urlaubsanspruch	Pro Jahr, in Tagen.
Kündigungsfrist	Vereinbart in Wochen oder Monaten.
Kostenstelle	Optional — interne Zuordnung für Personalkosten.

Auto-Save speichert.

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Vertragstexte als PDF anhängen

Im selben Vertrags-Datensatz (oder im Tab Dokumente des Mitarbeiters) den unterzeichneten Vertrags-PDF hochladen.

Empfohlene Dokumente:

• Original-Vertrag (vom Mitarbeiter unterzeichnet).
• Anlagen (Datenschutz-Erklärung, Geheimhaltung etc.).
• Bei späteren Änderungen: Vertragsanhang oder Änderungsvereinbarung.

Wichtig für Audit und Steuerprüfung — Vertragsdokumente sind 10 Jahre aufzubewahren.

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Aktiver Vertrag — wie SpeamCore das nutzt

SpeamCore betrachtet den zeitlich passenden Vertrag als „aktiv":

• Wenn heute (4.5.2026) und der Vertrag mit Beginn = 1.1.2026, Ende = leer → das ist der aktive Vertrag.
• Wenn heute und es gibt mehrere überlappende Verträge → der mit dem späteren Beginn gilt (= jüngste Änderung).

Was hängt vom aktiven Vertrag ab?

• Lohnabrechnung — wieviel pro Monat / Stunde.
• Wochenarbeitszeit — Sollstunden für Anwesenheit-Erfassung.
• Urlaubsanspruch — wieviele Tage pro Jahr.
• Kündigungsfrist — bei Beendigung.
• Auftrags-Logik — manche Mandanten regeln über den Vertragstyp, ob ein MA Aufträge bekommen darf.

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Vertragsänderung erfassen — Lohnerhöhung

Beispiel: Mitarbeiter bekommt zum 1.7.2026 eine Lohnerhöhung von 3.000 € auf 3.200 € brutto.

Falsche Methode (NICHT machen): Im bestehenden Vertrag den Lohn von 3.000 auf 3.200 ändern. Folge: alle historischen Auswertungen werden falsch.

Richtige Methode — Snapshot-Logik:

1. Bestehender Vertrag: Beginn = 1.1.2026, Ende = leer, Lohn = 3.000.
2. Bestehenden Vertrag schließen: Ende = 30.6.2026.
3. Neuen Vertrag anlegen: Beginn = 1.7.2026, Ende = leer, Lohn = 3.200.
4. PDF des neuen Vertrags / Änderungsvereinbarung hochladen.

Ab 1.7.2026 gilt automatisch der neue Lohn. Die Historie ist sauber.

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Snapshot-Pattern

SpeamCore arbeitet hier nach dem Snapshot-Pattern — historische Daten bleiben unverändert, neue Konditionen werden als neuer Datensatz angelegt. Lohnabrechnungen für die Vergangenheit bleiben mit den alten Werten korrekt.

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Vertragsende erfassen — Mitarbeiter scheidet aus

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses:

1. Aktuellen Vertrag öffnen.
2. Ende-Datum setzen — letzter Arbeitstag.
3. Im Kommentar-Feld Begründung („Eigene Kündigung", „Aufhebungsvertrag", „Befristung ausgelaufen").
4. Mitarbeiter-Status auf der Allgemeine-Daten-Seite auf Inaktiv setzen (siehe Mitarbeiter anlegen).
5. Kündigungs-Schreiben als PDF hochladen.

Die Vertragshistorie bleibt für Audit- und Berichtszwecke erhalten.

Weg 2 — Vertrags-Recherche per KI-Chat

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KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Lohn-Anpassung falsch berechnen, Probezeit-Ende übersehen, Vertragsstunden verwechseln. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; arbeitsrechtliche Verantwortung liegt bei HR-Sachbearbeitung und HR-Leitung. Vertrag-Anlage über Chat niemals mit Lohn-Daten direkt — sensible Felder im UI pflegen.

Beispiel-Prompts (für Recherche, nicht für Vertrags-Anlage mit Lohndaten):

Welche Verträge laufen in den nächsten 60 Tagen aus (befristet)? Mit
Mitarbeiter-Name, Vertragsende-Datum, Vertragstyp.

Welche Mitarbeiter haben Probezeit-Ende in den nächsten 30 Tagen?
HR-Gespräch terminieren erinnern.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Versehentlich Lohn überschrieben — historische Berichte falsch

Wenn schon passiert: alten Wert anhand des PDF-Vertrags rekonstruieren und neuen Vertrag mit korrektem Schließ-Datum + neuen Vertrag mit aktuellem Lohn anlegen. Den fehlerhaft überschriebenen Wert kann man im Audit-Log nachvollziehen.

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Mitarbeiter widerspricht der Änderung

Vertragsänderungen brauchen die Unterschrift des Mitarbeiters (in den meisten Fällen). Erst Vertrag unterzeichnen lassen, dann in SpeamCore erfassen. Sonst rechtlich angreifbar.

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Vertragstyp fehlt im Dropdown

In den Stammdaten unter „Vertragstypen" oder „EmployeeContractTypes" pflegen. Bei Mandanten-spezifischen Verträgen einmalig anlegen, dann steht es allen zur Verfügung.

Tipps aus der Praxis

• Belegtyp-Dropdown sauber pflegen — pro Mandant eine klare Liste der gültigen Vertragstypen. Verhindert Wildwuchs.
• Direkt nach Vertragsunterzeichnung erfassen — nicht „mache ich später". Vergisst sich.
• Kalender-Reminder für befristete Verträge — 3 Monate vor Ende erinnern, sodass Verlängerung oder Endabwicklung rechtzeitig geplant wird.
• Lohnerhöhungs-Bündel — wenn jährlich für mehrere Mitarbeiter Erhöhungen, alle an einem Tag erfassen. Einheitlicher Aufwand.

Verwandte Tutorials

• Mitarbeiter anlegen und Stammdaten pflegen — Voraussetzung
• Personaldokumente hochladen — Vertrags-PDF
• Lohn-Vorbereitung exportieren — basiert auf aktivem Vertrag

Für Admins: technische Details

• Vertrags-Modul: Sub-Route Mitarbeiter-Verträge am Mitarbeiter.
• Aktiver Vertrag: per Backend-Query — EmployeeContract mit start <= heute AND (end IS NULL OR end >= heute), sortiert nach start DESC, der erste ist der aktive.
• Snapshot-Logik: kein Update bestehender Verträge, sondern neue Datensätze mit Schließ- / Folge-Logik.
• Vertragstypen: EmployeeContractType-Stammdaten, pro Mandant konfigurierbar.
• CASL: create:EmployeeContract, update:EmployeeContract, view:Employee. Restriktiv für HR.