Brief per ePost versenden

Wenn ein Sachverhalt schriftlich, gerichtsverwertbar und auf Papier raus muss — z. B. eine Mahnung, ein Kündigungsschreiben, eine wichtige Auftragsbestätigung — können Sie das direkt aus SpeamCore heraus erledigen. Sie erstellen den Brief in der App, SpeamCore druckt + versendet ihn über die ePost-Schnittstelle (DocuGuide), optional als Einschreiben mit Tracking und Rückschein.

Diese Anleitung zeigt Ihnen den ganzen Weg vom Anlegen bis zur Tracking-Bestätigung.

Wann mache ich das?

• Kunden-Mahnungen ab Stufe 2 — Einschreiben für Beweiskraft.
• Kündigungen von Wartungsverträgen — Schriftform Pflicht.
• Bestätigungen wichtiger Auftrags-Vereinbarungen mit Original-Unterschrift-Bedarf.
• Schriftverkehr mit Behörden / Anwälten — auch wenn der Empfänger eine E-Mail hat.
• Privatkunden ohne zuverlässige E-Mail — z. B. ältere Kunden.

Nicht für: Routine-Korrespondenz mit Geschäftspartnern. Das geht per Mail — schneller und günstiger.

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Voraussetzung

• Sie sind als Innendienst-Mitarbeiter in SpeamCore eingeloggt.
• Berechtigung view:Letter, create:Letter, create:LetterSubmission und do:SubmitLetter.
• Ihr Mandant hat einen gültigen DocuGuide-Vertrag (Admin-Setup nötig — vendorID, EKP, Login).
• Der Empfänger (Kunde, Lieferant, Hersteller) ist als Stammdatensatz in SpeamCore angelegt.
• Optional: Sie haben weitere PDF-Anhänge (z. B. Rechnungs-PDF), die mit versendet werden sollen.

So versenden Sie einen Brief

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Brief-Modul öffnen und neu anlegen

In der Sidebar auf Briefe (/letters) — oder direkt aus der Kunden-/Lieferanten-Detail-Sicht über den Tab Post.

Klick auf + Neu öffnet den Editor mit type = out, status = draft.

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Empfänger wählen

Im Editor wählen Sie den Empfänger über die Parent-Auswahl:

Parent-Typ	Wann?
Customer	Standard — Kunde
Customer + Location	Kunde mit mehreren Filialen — gezielt eine Filial-Adresse
Supplier	Lieferant
Manufacturer	Hersteller (z. B. Brandschutz-Hersteller mit Reklamation)
Employee	Eigener Mitarbeiter (z. B. Abmahnung — direkt vom HR-Modul her sinnvoll)

Die Empfänger-Adresse wird automatisch als Snapshot eingefroren — wenn der Kunde später umzieht, bleibt die Brief-Adresse trotzdem die damalige. Wichtig für nachträgliche Belege.

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Brief-Inhalt pflegen

Feld	Was reinkommt
Datum	Brief-Datum (Default: heute) — wird im PDF-Header gedruckt
Titel	interner Titel für die Liste, z. B. „Mahnstufe 2 für Müller GmbH"
Betreff	Betreff-Zeile im PDF, z. B. „Mahnstufe 2 – Rechnung INV-2026-00187"
Body	Brief-Text (Rich-Text-Editor — fett, kursiv, Listen)

Tipp: Standard-Briefe (Mahnstufen 1/2/3, Kündigungen, Auftragsbestätigungen) sollten als Service-Vorlage hinterlegt sein — dann ein-Klick-übernehmen.

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QR-Code unten rechts (optional)

Wenn Sie einen QR-Link hinterlegen, druckt SpeamCore ihn automatisch unten rechts auf das Briefpapier.

Typische Anwendungen:

• Mahnschreiben → QR zum Online-Zahlungs-Portal
• Auftragsbestätigung → QR zur Anlagen-Dokumentation
• Vertriebs-Brief → QR zur Visitenkarte des Sachbearbeiters
• Wartungs-Termin → QR zur Buchungsseite für Folge-Termin

Der QR-Code wird beim Speichern erzeugt und ins PDF eingebettet.

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PDF-Vorschau prüfen

Vor dem Versand Vorschau klicken — sehen Sie genau, wie der Brief gedruckt wird:

• Mandanten-Briefkopf oben (Logo + Adresse aus Customization)
• Adressfenster an der DIN-konformen Position (Empfänger-Adresse erscheint im Sichtfenster)
• Falzmarken für das Falten
• Body-Text mit Standard-Schriftart
• Briefkopf-Custom-Felder (z. B. „Unsere Zeichen", „Ihr Zeichen", „Ihre Bestell-Nr.") — über customHeaderInfo
• QR-Code unten rechts (falls hinterlegt)
• Briefkopf-Footer mit Niederlassungs-Adresse, Bankverbindung, Geschäftsführer

Wenn was nicht passt: vor dem Versand korrigieren. Der Versand ist endgültig.

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ePost-Versand starten

Klick auf „via ePost versenden" öffnet den Versand-Dialog:

Option	Bedeutung	Aufpreis
Farbdruck	false (Standard, schwarz-weiß) oder true	Aufpreis bei Farbe
Duplex-Druck	beidseitig (Default) — spart Papier und Porto bei längeren Briefen	—
Einschreiben-Variante	siehe Tabelle unten	siehe Tabelle
Anhänge	weitere PDFs aus dem Dokumenten-Modul, die hinten an den Brief gemerged werden	nach Seitenanzahl

Einschreiben-Varianten:

Variante	Aufpreis (netto)	Wann nutzen?
Standard-Brief (none)	0,00 €	Normaler Brief ohne Nachweis
Einwurf-Einschreiben	+2,35 €	Nachweis, dass der Brief in den Briefkasten geworfen wurde
Einschreiben	+2,65 €	Empfänger oder Bevollmächtigter quittiert (Standard für Kündigungen)
Einschreiben + Rückschein	+4,85 €	Rückschein mit Empfänger-Unterschrift kommt zu Ihnen zurück — gerichtsverwertbar

Faustregel:

• Mahnstufe 1 → Standard
• Mahnstufe 2 → Einschreiben
• Mahnstufe 3 + Kündigung → Einschreiben mit Rückschein
• Verträge / juristische Schriftstücke → Einschreiben mit Rückschein

Im Dialog sehen Sie inline die Kosten-Summe der gewählten Optionen — kein Surprise nach dem Klick.

Klick auf Abschicken → SpeamCore antwortet sofort mit „Brief in Versand-Queue" (202 Accepted). Der Brief wird gesperrt (read-only) und der asynchrone Worker übernimmt.

(Mockup) Modal-Dialog 'Brief per ePost versenden' ueber dem Brief-Detail. Header: Titel + Schliessen-X. Oben zwei nebeneinander Toggle-Switches: 'Farbdruck' (links, default aus) und 'Duplex-Druck' (rechts, default an). Darunter eine Radio-Button-Gruppe 'Versand-Variante' mit vier Optionen — jeweils Label links und Aufpreis rechts: 'Standard-Brief' (0,00 €), 'Einwurf-Einschreiben' (+2,35 €), 'Einschreiben' (+2,65 €, vorausgewaehlt), 'Einschreiben + Rueckschein' (+4,85 €). Darunter eine Sektion 'Anhaenge' mit einem Picker-Button '+ PDF aus Dokumenten-Modul anhaengen' und einer Liste bereits gewaehlter Anhaenge (Datei-Icon + Name + X). Footer mit Inline-Summary 'Gesamtpreis: 3,87 € netto' (gross, fett) und zwei Buttons: 'Abbrechen' (Sekundaer) und 'Abschicken' (Primaer, gruen).

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Versand verfolgen

Sobald submitted, sehen Sie am Brief-Detail die SpeamPost-Section mit:

• Status-Badge in Echtzeit: queued → submitted → in_progress → ready_to_send → sent
• Geschätzte Versand-Zeit (DocuGuide-Standard: 1–3 Werktage)
• Tracking-Panel (nur bei Einschreiben): Aufgabe-Datum, Zustellungs-Versuche, Zustellung, Rückschein

Typische Zeitlinie für ein Einschreiben mit Rückschein:

Tag	Was passiert?
Tag 0, 14:00	Sie klicken Submit
Tag 0, 14:01	Status submitted
Tag 0, 14:05	Status in_progress (DocuGuide hat den Auftrag)
Tag 0, 18:00	Status ready_to_send (PDF gedruckt, kuvertiert)
Tag 1	Status sent (in der Post)
Tag 2–3	Tracking: „Sendung in Zustellung"
Tag 3–5	Tracking: „Zustellversuch" / „Zugestellt"
Tag 4–6	Tracking: „Rückschein eingegangen" (bei Rückschein-Variante)

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Storno (nur vor Druck möglich)

Bis zum Status in_progress (DocuGuide fängt an zu drucken) können Sie stornieren:

• Klick auf „Versand abbrechen" in der SpeamPost-Section
• Optional Storno-Grund eintragen
• Status wechselt auf cancelled, Brief wird wieder editierbar

Ab Status in_progress oder später ist kein Storno mehr möglich — der Brief ist bereits im Druck-/Versandprozess. Bei dringender Korrektur: einen neuen Brief mit Berichtigung versenden.

Weg 2 — Brief per KI-Chat anstoßen

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Adressen falsch übernehmen, eine falsche Einschreiben-Variante vorschlagen oder einen Brief mit ungenügend Text generieren. Sie ist eine erleichternde Hilfestellung; die inhaltliche und rechtliche Verantwortung für jeden Brief liegt bei Ihnen. Vor dem Submit immer den PDF-Vorschau prüfen.

Beispiel-Prompt:

Bitte erstelle eine Mahnung Stufe 2 für Kunde Müller GmbH (Rechnung
INV-2026-00187, 1.247,90 € netto, ursprünglich fällig am 12.04.2026).
Ton: höflich aber bestimmt, neue Frist 14 Tage. Versand als Einschreiben.
Vor dem Submit zeig mir die PDF-Vorschau, dann freigebe ich.

Die KI erstellt den Brief, öffnet die PDF-Vorschau im Chat — Sie kontrollieren, klicken Submit.

Beispiel-Workflow: Mahnstufe 2 in 3 Minuten

1. Im Cockpit „Offene Posten" sehen Sie eine Mahnung-fällige Rechnung
2. Klick auf „Brief anlegen" am OP — Brief-Editor öffnet, Empfänger schon gewählt
3. Service-Vorlage „Mahnstufe 2" anwenden → Text fertig
4. Datum, Rechnungsnummer, Betrag in der Vorlage prüfen
5. PDF-Vorschau → ok
6. Submit → Einschreiben → 2,65 € Aufpreis → bestätigen
7. Brief ist im Versand, OP wird beim Status-Wechsel automatisch verknüpft

Beispiel-Workflow: Kündigung mit Rückschein

1. + Neu → Empfänger = Kunde + Filiale
2. Vorlage „Kündigung Wartungsvertrag" laden
3. Vertragsnummer, Kündigungs-Datum, gewünschtes Ende-Datum eintragen
4. PDF-Vorschau prüfen — alle Daten korrekt?
5. Submit → Einschreiben mit Rückschein → 4,85 € Aufpreis
6. In 5–7 Tagen kommt der Rückschein-Status → gerichtsverwertbar dokumentiert

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Submit-Button ist disabled

Häufige Ursachen: (1) Empfänger-Adresse unvollständig — PLZ oder Stadt fehlt im Stammdatensatz. (2) Kein Body-Text. (3) Mandanten-Briefkopf nicht konfiguriert. Stammdaten + Customization prüfen.

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Versand endet sofort in failed

DocuGuide-Token abgelaufen oder Credentials fehlen im Admin-Setup. Im Detail der LetterSubmission steht der errorDetail mit der API-Antwort — an Admin melden.

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Tracking zeigt 'Empfänger nicht angetroffen'

Bei Einschreiben: Empfänger war nicht zuhause. Die Deutsche Post versucht max. 3 Tage nochmal, dann lagert sie 7 Tage in der Filiale. Wenn der Empfänger nicht abholt, kommt das Einschreiben zurück. Status Rücklauf — Sie müssen entscheiden, ob Sie nochmal versuchen.

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Brief im falschen Layout

Briefkopf-Customization im Mandanten-Setting prüfen. Falsche Niederlassung als branchId gewählt? Falsche customHeaderInfo-Felder?

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Brief lässt sich nicht mehr editieren

isLocked = true — eine Submission läuft oder ist im Status sent. Submission-Status prüfen. Wenn cancelled oder failed: Brief ist wieder editierbar.

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Brief wurde abgesendet, aber Adresse war falsch

Schmerzlich — keine Korrektur möglich. Sofort einen Korrektur-Brief mit Berichtigung versenden. Falls juristisch heikel (Kündigung an falsche Adresse → Frist verpasst): Geschäftsführung informieren, ggf. Anwalt.

Tipps aus der Praxis

• Standard-Vorlagen pflegen — Mahnstufen, Kündigungen, Auftragsbestätigungen als Service-Vorlage hinterlegen. Spart pro Brief 5–10 Min.
• Vor Submit immer Vorschau — der Brief geht raus, da gibt's kein Zurück.
• Bei Mahnungen den ZahlungsRef-QR mit hinterlegen — Kunden zahlen schneller, wenn sie nur scannen müssen.
• Bei Einschreiben den Aufpreis bewusst wählen — nicht jeder Brief muss „mit Rückschein" sein. Standardpost ist billiger und reicht oft.
• Bei Massenversand (z. B. Quartals-Mahnungen für 50 Kunden) den Vorgang einmal manuell durchspielen, dann via KI-Chat-Skript abarbeiten.
• Test-Modus zum Üben: Admin kann EPOST_TEST_MODE aktivieren — Briefe gehen nicht physisch raus, nur DocuGuide-API-Test. Perfekt zum Schulen neuer Mitarbeiter.

Verwandte Tutorials

• Posteingang bearbeiten — eingehende Briefe
• Mail versenden — wenn Mail statt Brief reicht
• QR-Link erstellen — QR-Code für Brief unten rechts
• Service-Vorlagen — Standard-Text-Bausteine

Für Admins: technische Details

• Modelle: Letter, LetterSubmission.
• Konzept: Brief vs. Mail vs. ePost.
• DocuGuide-Setup im Admin-Bereich konfigurieren: vendorID, EKP, secret, password.
• Test-Modus über env-var EPOST_TEST_MODE = true.
• Worker: epost-submit-worker.ts (Concurrency 2, Retries 3× exponential backoff).
• Status-Polling läuft als BullMQ-Job alle 5 Minuten.
• Tracking-Polling alle 30 Minuten (nur bei Einschreiben).
• Pricing-Logik in epostPricing.service.ts — bei Tarifänderung anpassen.
• CASL: do:SubmitLetter, create:LetterSubmission, view:LetterSubmission.