Folgeauftrag aus Mangel erstellen

Ein Techniker war beim Kunden, hat einen Mangel erfasst — jetzt liegt der Mangel auf Ihrem Tisch und Sie müssen entscheiden: Folgeauftrag anlegen — ja oder nein? Wenn ja: welcher Mitarbeiter, welches Material, welcher Termin? Diese Anleitung führt Sie durch den Prozess.

Wann mache ich das?

• Beim morgendlichen Sichten der offenen Mängel — als Routine.
• Bei Notification „Mangel mit Dringlichkeit hoch" — sofort, weil akut.
• Wenn ein Techniker direkt anruft — siehe Folgeauftrag aus Mangel anstoßen (Techniker-Sicht).
• Beim Wochen-Review — am Freitag durchgehen, ob alle gemeldeten Mängel adressiert sind.

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Voraussetzung

• Sie sind mit Ihrem Innendienst-Account eingeloggt.
• Sie haben Rechte zum Anlegen neuer Aufträge (Standardrolle Innendienst hat das).
• Sie kennen die Verfügbarkeit Ihrer Außendienstmitarbeiter (siehe Termin und Mitarbeiter zuweisen).

So erstellen Sie einen Folgeauftrag — Schritt für Schritt

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Den offenen Mangel finden

Drei Wege:

Weg 1 — globale Mängel-Übersicht: Sidebar → Mängel. Liste aller Mängel im System. Filtern Sie nach Status „offen" oder Dringlichkeit „hoch", um die zu bearbeitenden Fälle zu sehen.

Weg 2 — über den Auftrag: Wenn der Techniker Ihnen den Ursprungs-Auftrag genannt hat, öffnen Sie diesen direkt → Tab Mängel → Sie sehen alle Mängel des Auftrags.

Weg 3 — über Notification: Wenn das Notification-System aktiv ist und Sie eine Push-Nachricht zu einem Mangel mit Dringlichkeit „hoch" bekommen haben — der Link in der Notification führt direkt zum Mangel.

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Den Mangel öffnen und bewerten

Tippen Sie auf den Mangel-Eintrag in der Liste. Sie sehen die Detail-Sicht mit allen Informationen, die der Techniker erfasst hat:

• Mangel-Art — was genau ist defekt
• Beschreibung — Worte des Technikers
• Foto — was er vor Ort gesehen hat
• Dringlichkeit — Einschätzung des Technikers
• Erfasser, Erfassungsdatum, Auftrag, Anlage — Kontext

Bewertung — Folgeauftrag anlegen oder nicht?

Situation	Aktion
Mangel = Sicherheitsrisiko, Dringlichkeit hoch	Folgeauftrag SOFORT, Termin spätestens nächster Werktag.
Mangel = Funktionsstörung, Dringlichkeit mittel	Folgeauftrag innerhalb 2 Wochen.
Mangel = kosmetisch, Dringlichkeit niedrig	Folgeauftrag bei nächster geplanter Wartung — oder Sammeln und in der nächsten Mängelliste an Kunde geben.
Mangel ist falsch erfasst (kein echter Mangel)	Status auf „abgewiesen" setzen und im Kommentar Begründung. Mit Techniker kurz absprechen.
Mangel wurde direkt vor Ort behoben (siehe Beschreibung)	Status auf „behoben" setzen, kein neuer Auftrag.

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Folgeauftrag anlegen

Wenn ein Folgeauftrag nötig ist, gibt es zwei Wege:

Weg A — direkt aus dem Mangel (sofern UI vorhanden):

1. Im Mangel-Detail einen Button „Folgeauftrag erstellen" suchen.
2. Klicken — SpeamCore erstellt einen neuen Auftrag mit voreingestellten Werten:
   • Kunde, Standort, Anlage automatisch übernommen
   • Mangel ist mit dem neuen Auftrag verknüpft
   • Im Betreff steht „Folgeauftrag aus Mangel #..."

Weg B — manuell über Auftrags-Anlage (wenn Weg A nicht verfügbar ist):

1. Sidebar → Arbeitsaufträge → + Arbeitsauftrag hinzufügen.
2. Auf der Detailseite befüllen wie im Tutorial Kundenanfrage erfassen und Auftrag anlegen.
3. Im Betreff aufnehmen: „Folgeauftrag aus Mangel #1234 — Sirene Treppenhaus EG austauschen" (Mangel-Nummer angeben für Verlinkung).
4. Im Tab Systeme die betroffene Anlage zuordnen.
5. Im Tab Mängel den Ursprungs-Mangel manuell verknüpfen (sofern möglich).

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Material vorbereiten

Damit der Techniker das richtige Material dabei hat:

Möglichkeit 1 — Material im Auftrag voreintragen:

1. Im neuen Folgeauftrag den Tab Material öffnen.
2. Über das Such-Feld die benötigten Ersatzteile zuordnen (zum Beispiel „Sirene Bosch ABCD-1234").
3. Menge eintragen.

So sieht der Techniker beim Tablet-Auftrag bereits das vorgesehene Material und kann es vor der Abfahrt aus dem Lager nehmen.

Möglichkeit 2 — Material bestellen falls nicht im Bestand:

1. Wenn das Ersatzteil aktuell nicht im Lager ist: in der Sidebar → Einkaufsbelege → neuen Bestellbeleg anlegen.
2. Beim Lieferanten bestellen, Lieferzeit kalkulieren.
3. Folgeauftrag-Termin entsprechend anpassen.

Möglichkeit 3 — Material im Servicewagen prüfen:

Wenn Standard-Material betroffen ist (Schrauben, Kabelbinder, Standard-Sirenen), hat der Techniker das oft direkt im Wagen. Im Kommentar des Auftrags vermerken, welches Material erwartet wird, falls Sie unsicher sind.

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Termin und Mitarbeiter zuweisen

Wie bei jedem normalen Auftrag — siehe Termin und Mitarbeiter zuweisen.

Bei Folgeaufträgen besonders beachten:

• Wer war beim Ursprungsauftrag? Wenn möglich, denselben Techniker zuweisen — er kennt die Anlage und den Standort.
• Mit Kunde abstimmen — auch bei einem schnellen Folgetermin braucht der Kunde Bescheid (Hausmeister muss vor Ort sein, Anlage muss zugänglich sein).
• Pufferzeit einplanen — Reparaturen dauern oft länger als geplant. Bei kritischen Reparaturen 1,5x bis 2x der erwarteten Zeit einplanen.

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Kunde informieren

Sagen Sie dem Kunden Bescheid:

• Bei Dringlichkeit hoch: Anruf am gleichen Tag. „Wir haben gestern bei der Wartung einen Mangel an Ihrer Sirene festgestellt, Sicherheitsrisiko. Wir kommen morgen Vormittag mit Ersatzteil. Hausmeister kann das einlassen?"
• Bei Dringlichkeit mittel: Mail mit Vorschlagsterminen.
• Bei Dringlichkeit niedrig: in der nächsten regulären Kundenkommunikation erwähnen.

Wichtig: der Kunde sollte nicht erst aus dem Prüfbericht-PDF vom Mangel erfahren — proaktive Kommunikation stärkt das Vertrauensverhältnis.

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Mangel-Status setzen

Sobald der Folgeauftrag steht, kehren Sie zum Ursprungs-Mangel zurück und setzen den Status:

• „In Bearbeitung" oder „Folgeauftrag erstellt" — zeigt allen, dass das Thema bearbeitet wird.
• Im Kommentar-Feld den Folgeauftrag verlinken („Folgeauftrag WOR-2026-00045 angelegt am ...").

Beim Abschluss des Folgeauftrags wird der Mangel automatisch (oder manuell, je nach Mandant) auf „behoben" gesetzt — die Lebensdauer des Mangels ist dann durchgängig dokumentiert.

Weg 2 — Folgeauftrag aus Mangel per KI-Chat

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Mängel falsch priorisieren, falschen Mitarbeiter wählen, Frist zu knapp setzen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die Kontrolle und Endverantwortung für die angelegten Folgeaufträge liegt bei Ihnen. Vor der Disposition den Vorschlag prüfen — bei sicherheits-relevanten Mängeln (BMA, Sprinkler) gelten oft strikte gesetzliche Reaktionsfristen.

Statt Mängel-Liste manuell durchzugehen und pro Mangel einen Folgeauftrag anzulegen, sammelt der KI-Chat das in einem Rutsch. Beispiel-Prompt:

Zeig mir alle offenen Mängel von Auftrag WOR-2026-00042 und erstelle für
jeden einen Folgeauftrag — Fristen je nach Schweregrad: hoch = 1 Woche,
mittel = 2 Wochen, niedrig = 4 Wochen. Verantwortlich der gleiche
Außendienst-Mitarbeiter wie beim ursprünglichen Auftrag, sofern verfügbar.

Der Assistent erstellt pro Mangel einen Folgeauftrag mit der berechneten Frist, verknüpft sauber mit dem Quell-Mangel und meldet die Beleg-Nummern zurück.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Es gibt zu viele offene Mängel — ich verliere den Überblick

Pro Tag eine feste halbe Stunde für Mängel-Sichtung blockieren. Filtern nach Dringlichkeit „hoch" und „mittel". Niedrige in einer Wochenliste sammeln und dem Kunden zusammen geben. Wenn das Mängel-Volumen dauerhaft groß ist: vielleicht ist eine zweite Innendienst-Stelle für die Mangel-Bearbeitung nötig.

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Der Techniker hat die Mangel-Beschreibung unverständlich erfasst

Vor dem Folgeauftrag-Anlegen kurz beim Techniker zurückfragen. Lieber 5 Minuten Klärung als ein falsch geplanter Folgeauftrag. Im Kommentar-Feld kann der Techniker die Beschreibung nachreichen, sodass es für die Akte dokumentiert ist.

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Material ist nicht beschaffbar (Lieferzeit zu lang)

Mit dem Kunden sprechen. Optionen: (1) Provisorische Reparatur jetzt, finale Reparatur später. (2) Alternativ-Bauteil gleicher Funktion einsetzen. (3) Im Notfall: Anlage außer Betrieb setzen und Kunde organisiert anderen Brandschutz-Maßnahmen interim. Dokumentieren, was abgesprochen wurde.

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Ich erstelle einen Folgeauftrag, aber der Mangel war doch keiner

Nach Klärung mit dem Techniker: Folgeauftrag stornieren (Status „Storniert"), Mangel auf „abgewiesen" setzen. In den Kommentaren beider Datensätze die Begründung dokumentieren. Wichtig: nicht löschen, damit die Historie erhalten bleibt.

Tipps aus der Praxis

• Standardisierte Folgeauftrag-Betreffe — „Folgeauftrag aus Mangel #N — [Anlage] [Aktion]". Erleichtert Suche und Reporting.
• Dringlichkeit-Spalte einblenden — in der Mängel-Liste die Dringlichkeit-Spalte permanent zeigen, sortiert. So sehen Sie sofort, was zuerst zu bearbeiten ist.
• Foto-Vorschau — beim Mangel-Detail das Foto immer kurz öffnen. Das vermittelt einen visuellen Eindruck, der bei der Folgeauftrag-Planung hilft.
• Sammel-Folgeauftrag bei mehreren kleinen Mängeln — wenn an einem Standort mehrere kleine Mängel offen sind, lohnt es sich oft, einen einzigen Sammel-Folgeauftrag mit allen zusammen anzulegen statt drei einzelne. Spart Anfahrtskosten.

Verwandte Tutorials

• Folgeauftrag aus Mangel anstoßen — Techniker-Sicht — der gegenüberliegende Workflow
• Kundenanfrage erfassen und Auftrag anlegen — der reguläre Auftrag-Anlage-Workflow
• Termin und Mitarbeiter zuweisen — die Disposition

Für Admins: technische Details

• Verknüpfung: Defect.workorderDefectId zeigt auf den Ursprungsauftrag, optionales Defect.followUpWorkorderId zeigt auf den Folgeauftrag (sofern vorhanden).
• Direkt-aus-Mangel-Anlegen-Workflow: POST /workorders mit relatedDefectIds: [...]. Backend übernimmt automatisch customerId, locationId, systemId aus dem Ursprungsmangel.
• Notification bei „Mangel mit Dringlichkeit hoch" wird über das Notification-System versandt — Subscription auf Defect.priority=high mit event=created muss konfiguriert sein.
• Mangel-Lebenszyklus-Status: created → inFollowUp → resolved (oder dismissed). Übergänge via update:Defect mit status-Feld.
• CASL: create:Workorder (Innendienst-Rolle), update:Defect (Innendienst-Rolle).
• Auto-Status-Setzen beim Folgeauftrags-Abschluss: konfigurierbar via Auto-Allocation, nicht standardmäßig aktiv.