KI-Chat mit Dateien und Aktions-Pillen

Der KI-Chat in SpeamCore kann mehr als nur antworten. Seit Welle 142 können Sie Dateien hochladen (PDFs, Mails, Bilder), die KI nutzt sie als Kontext und antwortet mit klickbaren Action-Pillen — z. B. „PDF anzeigen", „Mail öffnen", „Zur Web-Seite". Ein Klick öffnet ein Preview-Modal ohne erneuten KI-Roundtrip. Das spart Zeit und API-Kosten.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie die Funktion im Innendienst-Alltag einsetzen — typisch beim Sichten eingehender Beleg-PDFs, beim Cross-Referencing zwischen Mail und Auftrag oder beim schnellen Recherche-Sprung in mehrere Quellen.

Wann mache ich das?

• Eingehende PDF-Belege sichten — Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Prüfberichte
• Mehrere Mails zu einem Thema zusammenfassen — KI extrahiert Verlauf und schlägt die nächste Aktion vor
• Cross-Reference recherchieren — KI antwortet mit Pille „Workorder #00134 öffnen", Klick führt direkt rein
• Beleg-Diskrepanzen klären — zwei PDFs hochladen, KI vergleicht
• Schulungs-Material durchsuchen — Handbuch-PDF hochladen, gezielte Fragen stellen

Was bringt's gegenüber „Tab-Suchen + Copy-Paste"?

Klassisch	Mit KI-Chat + Files
PDF runterladen → öffnen → Inhalt lesen → manuell zum Auftrag wechseln → Daten übertragen	PDF hochladen → KI fasst zusammen → Klick auf Action-Pille → Auftrag geöffnet, Daten vorgeschlagen
Mehrere Tabs jonglieren, Kontext verlieren	Chat zeigt PDF-Preview inline, Sie bleiben fokussiert
Bei 5 ähnlichen PDFs jedes einzeln öffnen	Multi-Select, KI antwortet auf alle gemeinsam
Jede Cross-Reference-Frage = neuer KI-Roundtrip (Kosten + Latenz)	Action-Pille spart den Roundtrip — KI hat die Antwort vorbereitet

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Voraussetzung

• Sie sind in SpeamCore eingeloggt.
• Berechtigung view:FE_AiChat und view:AiObservation (Innendienst-Standard).
• Der KI-Dienst ist im Mandanten aktiv (Anthropic / OpenAI Key in Settings).
• Für PDF-Upload: PDF mit Text-Layer empfohlen — Foto-Scans liefern schlechtere KI-Ergebnisse.
• Für Mail-Anhang: bestehende Mail in Ihrem Postfach.

So nutzen Sie Files im KI-Chat

1

KI-Chat öffnen und Datei einfügen

Klick auf das AI-Assistenten-Icon in der Mini-Navigation (oder direkt /chat/ai). Im Eingabefeld unten gibt es links neben dem Senden-Button ein Büroklammer-Icon (Attach). Klick öffnet den File-Picker.

Unterstützte Quellen:

Quelle	Wie?
Lokale Datei	File-Picker → PDF / Bild auswählen
Aus SpeamCore-Dokumenten	Aktuell nur per Drag aus Belegen — wird Welle ≥ 170 ausgebaut
Mail aus dem Postfach	Im Mail-Detail → Drei-Punkte-Menü → „An KI-Chat senden"
Workorder-PDF	Auftrags-Detail → Druck-Vorschau → „An KI-Chat"

Mehrere Files auf einmal sind möglich (Multi-Select im Picker oder mehrfach Klicken). Pro Chat-Nachricht max. 5 Dateien, max. 20 MB pro Datei.

2

Frage stellen mit Datei-Kontext

Datei(en) sind als kleine Vorschau-Kacheln über dem Eingabefeld sichtbar (Datei-Icon + Name + X zum Entfernen). Tippen Sie Ihre Frage darüber — die KI sieht Datei + Frage zusammen.

Beispiele:

[2 PDFs: rechnung-mueller-187.pdf + bestellung-mueller-456.pdf]
Vergleiche die zwei Belege. Stimmen Positionen und Mengen? Wenn nicht,
was ist die Differenz?

[1 PDF: pruefbericht-bma-pflegeheim.pdf]
Welche Mängel hat die Anlage? Gibt es kritische, die sofort eskaliert
werden müssen?

[1 Mail-Anhang: kunden-anfrage-wartung.eml]
Bereite eine Antwort vor — bestätigend, mit Termin-Vorschlag KW 24
vormittags. Hinweise auf unsere AGB und Anfahrt-Pauschale.

3

Quick-Replies — die normalen (text)

Unter der KI-Antwort erscheinen Quick-Reply-Pillen — kurze klickbare Vorschläge für die nächste Frage. Standard-Pillen (kind = text) füllen nur das Eingabefeld vor, ohne zu senden:

KI: Die Mängel auf Seite 3 sind kritisch (Sirene defekt, Brandmelder
Etage 2). Empfehlung: Folgeauftrag binnen 14 Tagen.

[Pillen unter der Antwort:]
[ Frist verkürzen auf 7 Tage ]
[ Kunden direkt anrufen ]
[ Auftrag anlegen für Reparatur ]

Klick auf „Frist verkürzen auf 7 Tage" → Text landet im Eingabefeld, Sie können noch ergänzen und auf Senden klicken. Spart das Tippen einer Folge-Frage.

4

Action-Pillen — direkte Aktionen ohne KI-Roundtrip

Manche Pillen sind Action-Pillen — Klick führt sofort eine Aktion aus, ohne dass die KI nochmal antworten muss. Vier Typen:

Pille (Beispiel)	Aktion bei Klick	Spart
📄 PDF anzeigen (open_pdf)	Öffnet Preview-Modal mit dem PDF — direkt im Chat ohne Download	Download + Tab-Wechsel
🔗 Zur Webseite (open_url)	Öffnet die URL in neuem Tab	Copy-URL → Browser → Paste
📧 Mail öffnen (open_mail)	Öffnet Mail-Preview-Modal mit Inhalt + Anhängen	Wechsel zum Mail-Modul
💬 Frage zurück (Standard)	Füllt Eingabefeld — siehe Schritt 3	—

Beispiel-Antwort mit Action-Pillen:

KI: Die Rechnung RE-2026-00187 vom Lieferanten Müller GmbH ist eindeutig
mit Workorder WOR-2026-00134 verknüpft (Bezug im Betreff). Buchungs-
empfehlung: Konto 4730 Material, Kostenstelle 100 (Brandschutz).

[Action-Pillen unter der Antwort:]
[ 📄 Rechnungs-PDF anzeigen ]   ← öffnet PDF-Modal, kein KI-Roundtrip
[ 📧 Original-Mail öffnen ]      ← öffnet Mail-Modal mit Anhang
[ 💬 Andere Kostenstelle? ]      ← füllt nur Eingabefeld

Warum „kein KI-Roundtrip"? Action-Pillen sind reine Frontend-Aktionen — die KI hat den Action-Code direkt in ihre Antwort eingebettet ([ACTION:open_pdf:<id>]...[/ACTION]). Klick führt sie aus, ohne dass eine neue Anfrage an die KI geschickt wird. Vorteil: kein zusätzlicher API-Call, also kein zusätzlicher Token-Verbrauch + sofortige Reaktion (kein Spinner).

5

PDF-Preview-Modal — was im Modal geht

Klick auf eine 📄 PDF anzeigen-Pille öffnet das PDF-Preview-Modal:

• Seitenweise blättern mit Pfeil-Tasten oder Buttons
• Zoom mit + / − oder Mausrad + Strg
• Suche im PDF mit Cmd/Strg + F
• Download mit Download-Button rechts oben
• An KI zurück senden — Button unten: „Seite zur KI" → KI bekommt nur diese Seite als neuen Kontext

Das Modal bleibt modal über dem Chat — schließen Sie es mit Esc oder dem X, kommen Sie direkt zum Chat zurück.

6

Mail-Preview-Modal — Mail im Chat ohne Modul-Wechsel

Klick auf eine 📧 Mail öffnen-Pille öffnet das Mail-Preview-Modal:

• Absender, Empfänger, Datum, Betreff oben
• Body als HTML-gerendert
• Anhänge als Liste — Klick lädt herunter oder öffnet PDF-Preview
• Antworten direkt aus dem Modal (öffnet die normale Compose-Form im Mail-Modul)
• An KI weiter — Button: „Mail-Text zur KI" → KI bekommt Mail-Body als neuen Kontext

Das Modal ersetzt den Wechsel zum Mail-Modul für reine Sichtungs-Zwecke. Echte Bearbeitung (Erledigt-Markieren, Verknüpfen) macht man weiterhin im Mail-Modul.

7

Multi-Select — mehrere Aktionen gleichzeitig

Bei mehreren Action-Pillen unter einer Antwort können Sie sie mit gedrückter Cmd/Strg-Taste mehrfach auswählen — die ausgewählten werden farbig markiert. Klick auf „Alle ausgewählten ausführen" öffnet alle Modals nacheinander oder als Tab-Stapel.

Typischer Innendienst-Use-Case: Sie haben 5 eingehende Rechnungen. KI antwortet mit 5 Pillen „📄 Rechnung X anzeigen". Cmd-Klick auf alle, dann „Alle ausführen" → alle PDFs öffnen sich im Stack, Sie blättern durch.

8

Liste einklappen — wenn die Chat-Historie zu lang wird

Bei langen Chats wird die Chat-Liste auf der linken Seite unübersichtlich. Klick auf das Collapse-Icon über der Liste (Doppel-Pfeil nach links) blendet sie aus — der aktive Chat nimmt die volle Breite. Erneuter Klick blendet die Liste wieder ein.

Tipp: Auf dem Tablet (im Querformat) lohnt sich Collapse — mehr Platz für die Antwort.

Beispiel-Workflow: 3 eingehende Rechnungen in 5 Min

1. 3 PDF-Rechnungen lokal auf dem Desktop (gerade per Mail vom Lieferanten gekommen)
2. Im KI-Chat Büroklammer klicken → alle 3 auswählen
3. Frage tippen:

Sind diese 3 Rechnungen mit einem unserer offenen Auftraege verknuepfbar?
Pro Rechnung: Auftrags-Nr., Buchungs-Konto-Vorschlag, Kostenstelle.

4. KI antwortet mit 3 Blocks + 3 Action-Pillen „📄 Rechnung X anzeigen"
5. Cmd-Klick auf alle 3 → „Alle ausführen" → 3 PDF-Tabs im Modal
6. Pro PDF kurz prüfen, Original-Mail über 📧-Pille daneben checken
7. Zurück im Chat: „Lege bitte alle 3 Belege mit den vorgeschlagenen Buchungs-Konten an" → KI macht's

Klassischer Weg: ~20 Min für 3 Rechnungen. Mit KI-Chat + Files: 5 Min. Faktor 4 schneller.

Beispiel-Workflow: Anlage-Wartung mit Prüfbericht-Recherche

1. Kunde fragt per Mail nach Wartungs-Verlauf seiner BMA der letzten 3 Jahre.
2. Im KI-Chat:

Lade alle Pruefberichte fuer Anlage 'BMA Pflegeheim Schoener-Tag'
2024-2026 hoch und fasse die wiederkehrenden Maengel und durchgefuehrten
Reparaturen zusammen. Antworte mit Tabelle (Datum, Mangel, Repariert ja/nein).

3. KI lädt 3 Prüfberichte aus dem Dokumenten-Modul (sofern Verknüpfung mit Anlage besteht), antwortet mit Tabelle + Pille „📄 Detail-Bericht 2025 ansehen" für die kritischste Wartung
4. Sie kontrollieren, klicken die PDF-Pille zur Vertiefung
5. Antwort an Kunden formulieren:

Bitte verfasse eine kurze Antwort an den Kunden mit der Wartungs-
Historie. Hoeflicher Ton, mit Hinweis dass die letzte Wartung Dezember
2025 erfolgreich war und naechste planmaessig 2027.

6. KI liefert Antwort, Sie kopieren in Mail-Reply, anpassen, senden.

Weg 2 — Reines Chatten ohne Files

Wenn Sie kein Datei-Kontext brauchen, ignorieren Sie die Büroklammer einfach. Der KI-Chat funktioniert wie immer — Frage tippen, Antwort kommt. Action-Pillen erscheinen trotzdem unter Antworten, wenn die KI sie für sinnvoll hält (z. B. „Workorder #00134 öffnen", wenn sie eine Auftrags-Nr. im Antwort-Text erwähnt).

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Action-Pille tut nichts beim Klick

Möglicherweise hat die KI die Action-Syntax falsch generiert. Im Chat unten die Konsole prüfen (F12 → Console) — Fehler beginnen mit „parseQuickReplies". Workaround: die normale Frage stellen statt die Pille zu klicken.

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PDF-Upload schlägt fehl

Datei zu groß (>20 MB) oder nicht unterstütztes Format. PDF mit niedrigerer Auflösung neu scannen oder splitten.

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KI sieht den PDF-Inhalt nicht — antwortet generisch

PDF ist ein reines Bild-PDF (ohne Text-Layer). Lösung: PDF mit OCR neu scannen (Adobe Acrobat, Microsoft Lens) und nochmal hochladen.

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Mail-Preview öffnet leeren Body

HTML-Mail mit externen Ressourcen, die im Modal blockiert sind. Workaround: Button „Im Mail-Modul öffnen" — dort wird die Mail mit allen Ressourcen geladen.

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Multi-Select-Modus reagiert nicht

Cmd/Strg muss vor dem ersten Klick gedrückt sein, nicht erst beim zweiten. Browser-Eigenheit.

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Chat-Liste blendet sich nicht ein

Doppel-Pfeil-Icon ist je nach Sidebar-Layout an unterschiedlicher Position. Tab-Tastenfokus oder Window-Resize hilft das Layout neu zu zeichnen.

Tipps aus der Praxis

• Anhänge bewusst klein halten — 1-3 PDFs pro Frage geben oft besseres Ergebnis als 5+ (KI verliert Fokus)
• Originaldateien hochladen, nicht abfotografierte Bildschirme — Text-Erkennung ist sonst schlecht
• Bei sensiblen PDFs (Personal-Daten, Verträge) vor Upload kurz prüfen — der Inhalt wird an Anthropic/OpenAI geschickt
• Wiederkehrende Frage-Patterns als Memory speichern (siehe KI-Gedächtnis) — KI antwortet beim nächsten Mal direkt
• Action-Pillen sind goldwert — wann immer eine erscheint, klicken statt manuell suchen
• Mail-zur-KI statt manuell kopieren — schneller, weniger Tippfehler
• Chat-Liste kollabieren auf kleinen Bildschirmen — mehr Platz für die Antwort

Verwandte Tutorials

• Mail-Vorgänge mit KI-Unterstützung bearbeiten — KI-Banner-Card in der Mail-Sicht
• Eigenes KI-Gedächtnis nutzen — Wissensspeicher pflegen
• Posteingang bearbeiten — eingehende Briefe (gleicher KI-Mechanismus)

Für Admins: technische Details

• Action-QuickReply-Parser: src/utils/parseQuickReplies.ts mit discriminated union (text / open_pdf / open_url / open_mail).
• Embed-Syntax in KI-Antwort: [QUICK_REPLIES][ACTION:open_pdf:<id>]Label[/ACTION] | Andere Frage[/QUICK_REPLIES].
• Preview-Modals: PdfPreviewModal.tsx, MailPreviewModal.tsx — beide nutzen react-pdf bzw. dompurify für HTML-Rendering.
• File-Upload: 20 MB / File, max. 5 / Nachricht, alles im Browser-Memory gehalten bis Senden.
• Token-Cost-Optimierung: PDFs werden via Claude-Files-API hochgeladen statt im Prompt eingebettet — 90% weniger Token-Cost bei Wiederholungs-Fragen am selben PDF.
• Multi-Select-State: selectedQuickReplies: Map<chatId, string[]> im React-State.
• CASL: FE_AiChat:view, AiObservation:view/create. Action-Pillen respektieren die Permission, die zur Action passt (z. B. open_mail setzt Mail:view voraus).