Mail aus SpeamCore versenden

SpeamCore hat ein integriertes Mail-Modul — Sie können Mails direkt aus der Anwendung versenden, statt über Outlook oder Gmail zu wechseln. Vorteil: Mails werden automatisch dem richtigen Auftrag, Beleg oder Kunden zugeordnet, sodass der Verlauf jederzeit nachvollziehbar bleibt.

Wann mache ich das?

• Auftragsbestätigung an Kunde nach Termin-Vereinbarung.
• Rechnungsversand mit PDF-Anhang.
• Prüfbericht nach Auftrags-Abschluss versenden.
• Mahnungen schriftlich versenden.
• Allgemeine Kommunikation — Rückfragen, Statusinfos.

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Voraussetzung

• Sie sind in SpeamCore eingeloggt.
• Ihr Mail-Konto ist im System konfiguriert (siehe Schritt 1).
• Empfänger-Mail-Adressen sind in den Kunden-Stammdaten gepflegt.

So versenden Sie eine Mail

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Mail-Konto-Konfiguration prüfen

Bevor Sie zum ersten Mal versenden, prüfen Sie kurz, ob Ihr persönliches Mail-Konto in SpeamCore eingerichtet ist:

1. Klick auf das Profil-Icon oben rechts → Mail-Konten.
2. Sie sehen die für Sie konfigurierten Postfächer.
3. Bei leerer Liste: + Mail-Konto hinzufügen — geben Sie SMTP-Server, Port, Benutzername, Passwort an. Bei Microsoft 365 / Google reicht oft OAuth-Login.

Bei Mandanten mit zentraler Mail-Konfiguration (z.B. eine Service-Mailbox „info@firma.de") ist das schon vom Admin gepflegt — Sie nutzen das gemeinsame Postfach.

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Persönliches Postfach vs. Service-Postfach

Bei Standard-Aufgaben (Auftragsbestätigung, Rechnungs-Versand) wird oft ein Service-Postfach verwendet (z.B. „info@firma.de"). Bei persönlicher Kunden-Kommunikation Ihr eigenes Postfach. Die Auswahl machen Sie im nächsten Schritt.

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Mail aus dem Kontext heraus starten

Mail-Versand startet meistens aus einem Beleg / Auftrag heraus — nicht als eigener freier Mail-Editor. So sind die Verknüpfungen automatisch korrekt:

Aus einem Auftrag:

• Auftrag öffnen → Toolbar oben → Mail-Icon.
• Vorausgefüllt: Empfänger = Kunden-Mail, Betreff = „Auftrag WOR-XXX", Anhänge = Auftragsbestätigung-PDF.

Aus einer Rechnung:

• Verkaufsbeleg öffnen → Toolbar → Mail-Icon.
• Vorausgefüllt: Empfänger = Kunden-Mail (oder spezifische Rechnungs-Mail), PDF + ZUGFeRD-XML als Anhang.

Aus einem Mangel oder Prüfbericht:

• Analog aus dem jeweiligen Modul.

Freie Mail (selten):

• Sidebar → Mail → + Neue Mail.
• Hier müssen Sie alles selbst eintragen — Kontext-Verknüpfung manuell.

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Mail-Editor — Felder pflegen

Im Mail-Editor:

Feld	Was reinkommt
Von	Ihr persönliches oder das Service-Postfach (Dropdown).
An	Empfänger-Mail. Bei Vorbelegung aus Beleg automatisch.
CC / BCC	Optional weitere Empfänger.
Betreff	Vorausgefüllt mit Beleg-Bezug, anpassbar.
Body	Mail-Text. Vorlage oft schon vorgegeben.
Anhänge	Beleg-PDF automatisch dabei, weitere können hinzugefügt werden.

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Mail-Vorlagen nutzen

Bei wiederkehrenden Mails (Rechnungs-Versand, Auftragsbestätigung, Mahnung etc.) gibt es Vorlagen:

1. Im Editor oben Vorlage wählen — Dropdown mit allen vorbereiteten Templates.
2. Vorlage wählen — Body und ggf. Betreff werden ersetzt.
3. Personalisieren — bei Bedarf 2-3 Sätze ergänzen, sodass es nicht maschinell wirkt.

Vorlagen pflegen macht der Admin / Marketing über das notification-templates-Modul. Bei fehlenden Vorlagen das mit dem Admin abstimmen.

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Senden und Verlauf prüfen

• Senden klicken — Mail geht raus, Status wird gespeichert.
• Versendet-Status sehen Sie im Beleg unter Tab Mail-Verlauf oder Dokumente.
• Lesebestätigung (sofern aktiviert) erscheint automatisch wenn Empfänger Mail öffnet.

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Antworten verfolgen

Wenn der Kunde antwortet:

• Bei Service-Postfach mit Auto-Sync: Antwort erscheint in SpeamCore unter Mail-Modul.
• Bei eigenem Postfach ohne Sync: Antwort kommt im Outlook/Gmail an. Sie können sie manuell als Antwort dem Beleg zuordnen.

So bleibt der Mail-Verlauf vollständig pro Vorgang dokumentiert — bei Steuerprüfung oder Reklamation jederzeit nachweisbar.

Weg 2 — Mail-Recherche per KI-Chat

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KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Empfänger falsch wählen, Anhänge vergessen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; der Versand bleibt bei Ihnen — niemals ungeprüft im KI-Chat versenden.

Beispiel-Prompts (Recherche, Entwürfe — kein direkter Versand ohne Vorschau):

Welche Mails hat Kunde Beispiel GmbH in den letzten 30 Tagen von uns
bekommen? Pro Mail Datum, Betreff, Anhänge.

Entwurf eine freundliche Nachfrage-Mail an alle Kunden mit überfälliger
Angebots-Antwort (>30 Tage seit Versand) — ich überarbeite und versende
selbst pro Kunde.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Mail wird nicht versendet — SMTP-Fehler

Mail-Konto-Setup prüfen. Häufige Ursachen: (1) falsches Passwort. (2) SMTP-Port geblockt. (3) Authentifizierungs-Methode (OAuth vs. Standard). Bei wiederholtem Fehler IT-Team einbinden.

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Empfänger meldet, Mail nie bekommen

1. Spam-Ordner-Hinweis. 2. Mail-Adresse prüfen — Tippfehler? 3. Eigene Mail-Domain auf Bounce-Liste? 4. Nochmal versenden, ggf. an alternative Adresse.

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Versehentlich falscher Empfänger

Sofort merken — Mail nochmal an richtige Adresse mit Korrektur-Hinweis. An falsche Adresse Bitte um Löschung. Bei sensiblen Inhalten Datenschutz-Verantwortlichen informieren.

Tipps aus der Praxis

• Vorlagen pflegen — bei häufigen Mails Vorlagen nutzen, spart pro Mail 5-10 Min.
• Zwei-Augen-Prinzip bei Mahnungen — wichtige Mails von Kollegen gegenlesen lassen.
• Mailing am Tagesende — gebündelt versenden, statt jede Mail einzeln.
• CC an Kollege bei Großkunden — sodass auch Vertrieb / GF im Loop ist.

Verwandte Tutorials

• Prüfbericht versenden — Standard-Mail-Versand
• Belegversand mit ZUGFeRD (Vertrieb) — Rechnungs-E-Mail
• Mahnung erzeugen (Buchhaltung-SB) — Mahn-Versand

Für Admins: technische Details

• Mail-Modul: Mail, Mail-Accounts.
• SMTP-Konfiguration pro Mail-Konto: MailAccount-Stammdaten.
• Mail-Vorlagen: über Notification-Templates — Mehrsprachigkeit möglich.
• Auto-Verknüpfung Mail ↔ Beleg: über Mail.parentType und parentId (polymorph).
• Service-Mailbox-Sync: bei IMAP-Konfig automatisch eingehende Mails als Antworten zugeordnet.
• CASL: view:Mail, create:Mail, view:MailAccount.