Mail-Vorgänge mit KI-Unterstützung bearbeiten

Das Mail-System in SpeamCore ist seit Welle 139 nicht mehr einfach „Outlook integriert", sondern ein echtes Vorgangs-Cockpit: Eingehende Mails werden automatisch von der KI analysiert, kategorisiert, mit dem richtigen Auftrag/Beleg/Kunden verknüpft und mit einem Antwortvorschlag versehen. Sie als Innendienst-Sachbearbeiter sehen sofort, was zu tun ist, und können mit einem Klick direkt weiterarbeiten.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie diesen Workflow nutzen — von der Eingangs-Mail bis zur erledigten Vorgangs-Verknüpfung.

Wann mache ich das?

• Täglich morgens beim ersten Sichten der Inbox — Vorgänge erkennen, priorisieren, abarbeiten.
• Bei eingehenden Aufträgen / Anfragen / Rechnungs-Klärungen — schnell zum richtigen Datensatz springen.
• Beim Abarbeiten von Wiedervorlagen — Mails mit Status „Braucht Antwort" durchgehen.
• Im Vier-Augen-Modus mit Kollege Maria — wer hat welche Mails bearbeitet (über das „Erledigt"-Flag).

Was ist neu? Die Mischung aus Outlook und Ticketing

Marc hat das System bewusst als Hybrid zwischen E-Mail-Programm und Ticketing-System gebaut:

Klassisches Outlook	Klassisches Ticketing	SpeamCore Mail
Mail anschauen, antworten, ablegen	Ticket erstellen, kategorisieren, zuweisen	Mail wird automatisch zum Vorgang — kategorisiert, verknüpft, mit Antwortvorschlag
Keine Verknüpfung mit Aufträgen	Manuelle Ticket-Ticket-Verknüpfung	Direkt-Sprung zum verknüpften Auftrag/Beleg/Kunden
„Gelesen" / „Ungelesen" als Status	Komplexes Status-Pipeline-Modell	„Braucht Antwort" / „Erledigt" — schlank, KI-gestützt
Suche durchsucht den Text	Tags + Custom-Felder	KI-Klassifizierung + Smart-Folder

Der entscheidende Vorteil: Sie öffnen die Inbox und sehen sofort, was Sache ist — kein langes Lesen, keine manuelle Verknüpfung, keine „ach, das ist ja von Kunde X zu Auftrag Y"-Recherche.

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Voraussetzung

• Sie sind in SpeamCore eingeloggt.
• Ein Mail-Konto ist mit Ihrem Account verknüpft (typisch Microsoft 365 via OAuth).
• Berechtigung view:FE_Mail und view:Mail (Innendienst-Standard).
• Die KI-Features sind im MicrosoftConfig Ihres Mandanten aktiviert (typisch der Default).

Erstmaliger Aufruf — was Sie sehen, wenn noch kein Postfach zugewiesen ist

Beim ersten Aufruf der /mail-Route ohne zugewiesenes Postfach zeigt SpeamCore eine schlanke Hülle:

• Links die Ordner-Sidebar mit den Standard-Einträgen Posteingang, Gesendet sowie der Smart-Filter-Sektion (Newsletter, Termine, Anhänge, + Neuer Ordner).
• Mittig der Listen-Bereich mit dem Hinweis „Keine Postfächer zugewiesen" und einem Postfach-Dropdown oben links („Alle Postfächer").
• Rechts der leere Detail-Bereich mit „Wählen Sie eine E-Mail zum Lesen aus".

E-Mail-Modul ohne zugewiesenes Postfach — links die Ordner-Sidebar mit Posteingang, Gesendet und Smart-Filter (Newsletter, Termine, Anhaenge), mittig die leere Mail-Liste mit Hinweis 'Keine Postfaecher zugewiesen', rechts der leere Detail-Bereich mit 'Waehlen Sie eine E-Mail zum Lesen aus'.

Sobald Ihr Admin Ihnen ein Mail-Konto zuweist (Microsoft 365 verbinden), füllt sich die Liste innerhalb weniger Minuten mit den letzten 30 Tagen Ihres Postfachs — die KI-Klassifizierung startet im Hintergrund automatisch.

Die KI-Banner-Card — Ihr Vorgangs-Kompass

Sobald Sie eine Mail im Detail-Panel öffnen, erscheint oberhalb des Mail-Texts eine KI-Banner-Card in zarter Lila-Blau-Färbung. Dort sehen Sie auf einen Blick:

Element	Bedeutung
Zusammenfassung (aiSummary)	2–3 Sätze, was die Mail will, was bisher passiert ist. Spart das vollständige Lesen.
Lila Pill „Kategorie"	Vorgangs-Typ — z. B. RECHNUNG, MAHNUNG, ANFRAGE, BESTELLBESTÄTIGUNG, INFO. Pro Mandant konfigurierbar.
Neutrale Pill „Verknüpft"	Mit welchem SpeamCore-Datensatz ist die Mail verknüpft? Auftrag, Beleg, Kunde — klickbar, springt direkt zum Datensatz.
Orange Pill „Braucht Antwort"	Die KI hat erkannt, dass eine Antwort erwartet wird.
Grüne Pill „Erledigt"	Sie haben den Vorgang abgehakt — er verschwindet aus der Inbox-Sicht.
Action-Chip „Antwort übernehmen"	Übernimmt den KI-Antwortvorschlag ins Reply-Compose-Feld.
Action-Chip „Als erledigt markieren"	Setzt den Status auf erledigt.
Action-Chip „Erneut analysieren"	Wenn die KI was Falsches verstanden hat — neu durchlaufen lassen.

(Mockup) Mail-Detail-Panel: oben Absender + Betreff. Darunter — vor dem eigentlichen Mail-Text — die KI-Banner-Card in zarter Lila-Blau-Faerbung. Innen: 2-3 Saetze Zusammenfassung des Vorgangs. Direkt darunter eine Pill-Reihe: lila 'EINGANGSRECHNUNG' (Kategorie), neutral grau 'Verknuepft mit Workorder #00134' (klickbar), orange 'Braucht Antwort'. Unter den Pills zwei Action-Chips: 'Antwort uebernehmen' (Primaer) und 'Als erledigt markieren' (Sekundaer). Daneben ein kleines Zahnrad-Icon fuer das AI-Assist-Menue mit 'Erneut analysieren'.

So bearbeiten Sie eine eingehende Mail — Schritt für Schritt

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Inbox öffnen und Datum-Sections nutzen

Klicken Sie auf das Mail-Icon im Header — es öffnet sich das Mail-Popout (separates Fenster, das Sie neben SpeamCore offen halten können).

Die Liste links zeigt Mails sortiert mit Sticky-Section-Headern:

• HEUTE (alles vom heutigen Tag)
• GESTERN
• DIESE WOCHE (Mo–So der laufenden Woche)
• LETZTE WOCHE
• DIESEN MONAT
• ÄLTER

Sie sehen sofort, was frisch ist und worauf Sie zuerst reagieren sollten.

Über der Liste gibt es einen Quick-Range-Dropdown für „Heute / Letzte 7 Tage / Letzte 30 Tage" — schneller Filter, wenn Sie nur den jüngsten Zeitraum abarbeiten wollen.

(Mockup) Mail-Popout-Fenster, ca. 900x700 Pixel, separates Browser-Fenster ueber SpeamCore-Hauptfenster. Links die Folder-Sidebar mit Posteingang, Gesendet, Smart-Filter, Custom-Folders. Mittig die Mail-Liste mit dem Sticky-Section-Header **HEUTE** (klebrig oben beim Scrollen), darunter 4-5 Mail-Vorschau-Zeilen. Pro Zeile: Absender-Name fett, Betreff darunter, rechts kleine Kategorie-Pill (z. B. lila 'RECHNUNG' oder gruen 'INFO') und ggf. orange 'Braucht Antwort'-Dot. Darunter Sticky-Header **GESTERN** mit weiteren 3 Zeilen. Quick-Range-Dropdown oben mit 'Heute / 7 Tage / 30 Tage'.

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Smart-Folder für gezielte Sichten

In der linken Sidebar gibt's neben den klassischen Ordnern (Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Papierkorb) Smart-Folder — virtuelle Filter, die Mails automatisch sammeln:

Smart-Folder	Was steckt drin?
Inbox	alle Mails ohne speziellen Custom-Folder
Braucht Antwort	alle Mails mit aiNeedsReply = true und noch nicht erledigt — Ihre Wiedervorlage
Newsletter	Mails mit erkanntem List-Unsubscribe-Header (Werbung, Updates)
Termine	Mails mit Kalender-Einladung (.ics)
Anhänge	Mails mit Datei-Anhängen — schnell zum gesuchten PDF
Custom-Folders	von Ihnen oder anderen angelegte Ordner (Projekt-bezogen etc.)

Tipp: Wechseln Sie nach dem ersten Inbox-Sichten gezielt auf „Braucht Antwort" — das sind die Mails, die heute noch raus müssen.

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Eine Mail öffnen — was die KI für Sie vorbereitet hat

Klick auf eine Mail in der Liste lädt sie ins Detail-Panel rechts. Bevor Sie überhaupt den Mail-Text lesen, schauen Sie sich die KI-Banner-Card an:

Beispiel — eingehende Rechnung vom Lieferanten:

Zusammenfassung: Lieferant Müller GmbH bittet um Bezahlung der Rechnung RE-2026-00187 über 1.247,90 € netto (zzgl. 19 % USt). Zahlungsziel 14 Tage, Rabatt 2 % bei Zahlung binnen 7 Tagen.

Pills: EINGANGSRECHNUNG · Verknüpft mit Workorder #00134 · Braucht Antwort (nein in diesem Fall) · keine

Action-Chip: keine notwendig — Beleg-Verknüpfung anklicken, dann ist alles klar

Sie verstehen in 3 Sekunden, worum es geht, und springen direkt zum verknüpften Auftrag → buchen die Rechnung → fertig.

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Kategorien — was die KI erkennt

SpeamCore unterstützt mandantenweit konfigurierbare Mail-Kategorien. Typische Beispiele:

Kategorie	Wofür?	Typische Aktion
RECHNUNG / EINGANGSRECHNUNG	Rechnung vom Lieferanten	An Buchhaltung weiterleiten / direkt buchen
AUSGANGSRECHNUNG-RÜCKMELDUNG	Kunde bestätigt/widerspricht der Rechnung	Mit OP/Beleg verknüpfen, ggf. Skonto/Storno
ANFRAGE	Kunden-Anfrage zu Produkt/Service	Auftrag / Angebot anlegen
BESTELLBESTÄTIGUNG	Lieferanten-Bestätigung	Mit Bestellung verknüpfen
MAHNUNG	Lieferant mahnt — wir haben nicht gezahlt	Sofort Buchhaltung
TERMINBESTÄTIGUNG	Kunde bestätigt Vor-Ort-Termin	Workorder-Status auf bestätigt
STORNIERUNG	Auftrag soll storniert werden	Workorder stornieren
INFO	Keine Aktion nötig — nur zur Kenntnis	Lesen, archivieren
NEWSLETTER	Werbung / Updates	Smart-Folder Newsletter, nicht in Inbox

Welche Kategorien aktiv sind, pflegt der Admin im Mail-Konto-Setup. Bei Bedarf kann Ihr Admin neue Kategorien für branchenspezifische Vorgänge ergänzen (z. B. „SACHVERSTÄNDIGEN-TERMIN", „PRÜFBERICHT-RÜCKFRAGE").

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Vorgangs-Verknüpfung — direkt zum Auftrag springen

Wenn die KI eine Verknüpfung erkannt hat (Pill „Verknüpft mit Workorder #00134"), klicken Sie darauf — der Datensatz öffnet sich in einem neuen Tab. Damit haben Sie:

• Die Mail im Mail-Popout
• Den Auftrag (oder Beleg, Kunde, Projekt …) im neuen Tab

Sie können in Sekunden zwischen beiden hin- und herwechseln und alles bearbeiten.

Wie erkennt die KI die Verknüpfung?

Quelle	Beispiel
SC-REF-Footer	Eine Mail von uns enthält am Ende SC-REF: 5c4e... — kommt sie als Antwort zurück, wird sie automatisch wieder verknüpft. Zuverlässigste Methode.
Auftragsnummer / Belegnummer im Text	Die KI findet „WOR-2026-00134" oder „RE-2026-00187" im Text und verknüpft (Free-Text-Match, ergänzend).
Absender-Mail = Kunde / Lieferant	Wenn die Absender-Mail einem Kontakt eindeutig zugeordnet ist, läuft die Verknüpfung auf Kunden-Ebene.

Was tun, wenn keine Verknüpfung erkannt wurde, aber eine besteht?

Klick auf die graue Pill „Nicht verknüpft" → Modal öffnet sich → Sie wählen manuell den richtigen Datensatz aus. Beim nächsten Mal weiß die KI Bescheid (sie lernt aus solchen manuellen Verknüpfungen).

(Mockup) Mail-Detail mit angeklickter grauer Pill 'Nicht verknuepft' — daneben oeffnet sich rechtsseitig ein Modal mit Titel 'Mit Auftrag verknuepfen'. Modal-Inhalt: Such-Eingabefeld mit Platzhalter 'Auftrag oder Belegnummer suchen', darunter eine Treffer-Liste mit 3-4 Workorder-Eintraegen (jeweils Nummer WOR-2026-00134, Kunden-Name, Anlagen-Adresse, Status-Badge). Unten rechts ein Primaer-Button 'Verknuepfen'. Optional ein Schalter 'Auch fuer aehnliche Mails zukuenftig vorschlagen' am Modal-Footer.

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Antwort-Vorschlag übernehmen

Wenn die KI erkannt hat, dass eine Antwort gewünscht ist, sehen Sie den Antwort-Vorschlag (aiReplySuggestion) ausgeklappt unter der Banner-Card oder als Click-to-Expand.

Beispiel — Antwort auf eine Anlagen-Anfrage:

Sehr geehrte Frau Müller,

vielen Dank für Ihre Anfrage zur Brandschutz-Wartung Ihrer Anlage in der Hauptstraße 12. Wir würden gerne einen Termin in der KW 24 vorschlagen. Bitte teilen Sie uns mit, ob ein Vormittag oder Nachmittag passt.

Mit freundlichen Grüßen Innendienst Brandschutz GmbH

Klick auf „Antwort übernehmen" → der Vorschlag landet im Reply-Compose-Feld. Sie können ihn:

• direkt versenden (wenn er passt),
• anpassen (Namen, Datum, spezifische Hinweise),
• komplett neu schreiben (KI war nicht hilfreich) — dann zumindest hatten Sie schnell eine Vorlage.

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann den Ton falsch treffen, einen wichtigen Hinweis übersehen oder rechtlich heikle Aussagen unangepasst übernehmen. Vor dem Versand immer prüfen — die Verantwortung für den Inhalt liegt bei Ihnen. Bei rechtlichen Themen (Garantie, Haftung, Verträge) zur Sicherheit an Geschäftsführung oder Anwalt.

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Mail als erledigt markieren

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist (Antwort verschickt, Beleg gebucht, Auftrag aktualisiert):

1. Klick auf „Als erledigt markieren" im KI-Banner.
2. Die Mail bekommt das grüne „Erledigt"-Pill.
3. Sie verschwindet aus der Inbox und dem Smart-Folder „Braucht Antwort".
4. In Trash, Sent, Drafts bleibt sie weiterhin sichtbar.
5. Im Counter Offen (oben im Header) zählt sie nicht mehr.

So bleibt die Inbox schlank — nur das, was wirklich noch zu tun ist.

Erledigt rückgängig machen? Mail in einem Smart-Folder finden, „Als nicht erledigt" klicken → wieder in der Inbox.

KI

Tipp für Teams

Wenn mehrere Sachbearbeiter dieselben Postfächer teilen, hilft das Erledigt-Flag enorm: Jeder sieht, was schon abgearbeitet ist. Doppelarbeit wird vermieden, ohne dass jemand „nicht reinschauen" muss.

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Erneut analysieren wenn die KI was Falsches verstanden hat

Manchmal liegt die KI daneben: falsche Kategorie, falscher verknüpfter Auftrag, kein Antwort-Vorschlag obwohl klar Antwort gewünscht.

Häufige Ursachen:

• Mail wurde vor Aktivierung der KI-Features synced (älteres Archiv)
• Ihr Admin hat die Kategorien-Liste geändert
• Der Mail-Text ist sehr knapp oder zweideutig

Lösung: Klick auf „Erneut analysieren" im AI-Assist-Menü (Zahnrad-Icon). Die KI durchläuft die Mail neu, alle KI-Felder werden zurückgesetzt und neu generiert. Das Ergebnis erscheint sofort im Banner — kein Reload nötig.

Beispiel-Workflow: Eingehende Rechnung in 30 Sekunden

So sieht der typische Workflow aus, wenn alle KI-Features greifen:

1. Mail-Icon klicken → Popout öffnet sich
2. Erste Mail in „HEUTE" anklicken — KI-Banner zeigt:
   • Kategorie EINGANGSRECHNUNG
   • Verknüpft mit Workorder #00134
   • Keine Antwort nötig
3. Klick auf „Verknüpft mit Workorder #00134" → Auftrag öffnet sich
4. Im Auftrag den Beleg hochladen oder buchen
5. Zurück zur Mail → „Als erledigt markieren"
6. Nächste Mail

Ohne KI-System: 3–5 Minuten pro Mail (Lesen, Verstehen, Auftrag suchen, Daten übertragen, Status setzen). Mit KI-System: 30 Sekunden, weil die KI das Vor-Sortieren und Verknüpfen macht.

Beispiel-Workflow: Kunden-Anfrage mit Antwort

1. Smart-Folder „Braucht Antwort" anklicken
2. Erste Mail öffnen — KI zeigt:
   • Kategorie ANFRAGE
   • Verknüpft mit Kunde Müller GmbH
   • Antwort-Vorschlag bereits formuliert
3. Antwort-Vorschlag prüfen — passt grob, ein paar Detail-Anpassungen
4. „Antwort übernehmen" → in Reply-Compose
5. Anpassen → Versenden
6. „Als erledigt markieren"

Weg 2 — Mails per KI-Chat massen-bearbeiten

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Mails falsch zuordnen, eine als „erledigt" markieren, die noch offen ist, oder den Ton einer Antwort verfehlen. Sie ist eine erleichternde Hilfestellung; die Verantwortung für jede Mail-Aktion liegt bei Ihnen. Bei Massen-Aktionen die Liste der zu bearbeitenden Mails immer einzeln durchgehen vor der Freigabe.

Wenn Sie viele ähnliche Mails auf einmal abarbeiten wollen, hilft der KI-Chat:

Bitte gehe meine offenen Mails durch. Markiere alle Newsletter und
automatischen System-Mails (Stundeneingang, Versand-Bestätigungen) als
erledigt. Für die echten Anfragen erstelle eine kurze Liste mit Absender,
Betreff und vorgeschlagener Aktion. Ich entscheide dann.

Die KI öffnet die Mail-Liste, gruppiert nach Typ, schlägt vor, was Sie freigeben. Sie bestätigen → KI führt die Aktionen aus.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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KI-Banner zeigt nichts oder ist leer

Mail wurde vor Aktivierung der KI-Features synced oder das KI-System des Mandanten ist deaktiviert. Lösung: „Erneut analysieren" klicken. Wenn weiterhin leer: Admin prüft, ob aiClassificationEnabled / aiAutoSummary im Mail-Konto aktiv ist.

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Falsche Kategorie

Klick auf „Erneut analysieren" — KI schaut den Text nochmal an. Bleibt es falsch: an Admin/Kevin melden — vielleicht braucht es eine neue Kategorie oder das LLM-Prompt-Tuning.

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Verknüpfung fehlt obwohl klar Bezug zu Auftrag

Klick auf graue Pill „Nicht verknüpft" → manuell den richtigen Datensatz wählen. Beim nächsten Mal mit ähnlicher Absender-Kombination findet die KI den Bezug selbst.

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Antwort-Vorschlag sehr generisch / unpassend

KI sieht oft nur den Mail-Text, ohne den Auftrags-Kontext zu kennen. Lösung: vor dem Klick auf „Antwort übernehmen" kurz in den verknüpften Auftrag schauen, dann selbst formulieren. Mit der Zeit lernt die KI aus dem hinterlegten Wissen (siehe Eigenes KI-Gedächtnis).

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Mail verschwindet aus der Inbox, obwohl ich nicht erledigt geklickt habe

Vermutlich hat ein Kollege im selben Postfach „Als erledigt markiert" geklickt. Smart-Folder „Erledigt" anklicken oder per Such-Feld den Betreff finden, dann zurück auf „Nicht erledigt".

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Eingebettetes Mail-Modal taucht nicht mehr auf

Korrekt — seit Welle 139 öffnet das Header-Mail-Icon immer das Popout-Fenster. Das eingebettete Modal wurde entfernt. Vorteil: Sie haben Mail + SpeamCore-Hauptfenster gleichzeitig im Blick.

Tipps aus der Praxis

• Morgens 15 Minuten in Smart-Folder „Braucht Antwort" — alles Dringende vorab sehen.
• Zwischendurch Inbox-Sicht durchklicken — KI-Banner-Pills überfliegen, dann gezielt öffnen.
• Bei wiederkehrenden Anfragen Antwort-Bausteine als Service-Vorlage hinterlegen — KI nutzt die.
• Lernen lassen, statt sich aufzuregen — wenn die KI ein paar Wochen lang konsequent Verknüpfungen falsch macht, melden Sie das. Das System lernt aus Feedback.
• Kategorien gemeinsam pflegen — beim Quartals-Meeting prüfen, ob neue Vorgangs-Typen aufgetaucht sind, die als Kategorie sinnvoll wären.
• Sensible Mails (Personalsachen, Krankheit, etc.) nicht über das KI-System routen — Mailbox-Alias getrennt halten.
• Background-Preload nutzen — beim Scrollen entsteht kein Loading-Spinner, weil SpeamCore die letzten 30 Tage vor-lädt. Schnell.

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• Mail aus SpeamCore versenden — Senden-Workflow
• Eigenes KI-Gedächtnis nutzen — Wissensspeicher für bessere Antwortvorschläge
• KI-Chat-Aktionen — Einstieg in die KIera-Nutzung
• Mail-Konten — Modul-Doku mit allen KI-Feature-Toggles

Für Admins: technische Details

• Mail-Modell: aiCategory, aiNeedsReply, aiReplySuggestion, aiSummary, aiSummaryDurationMs, linkedEntityType/Id, aiProcessedAt.
• MailEmployeeState: isHandled, handledAt.
• BE-Service: mailAi.service.ts — Kategorisierung via Claude Haiku, Feature-Toggles in resolveActiveFeatures().
• Endpoint: POST /api/mails/:id/reprocess-ai für „Erneut analysieren".
• Filter: ?hideHandled=true blendet erledigte Mails aus.
• Counter: unreadCounts.needsAction zählt aiNeedsReply=true AND isHandled!=true.
• Verknüpfungs-Resolver: erst SC-REF-Footer-Match (deterministisch), dann Free-Text-Match (LLM, optional).
• Smart-Folder sind Views, keine physische Folder — eine Mail kann in mehreren gleichzeitig sein.
• Kategorien-Konfiguration: MicrosoftConfig.aiCategories[] (mandantenweit) + Mailbox.aiAutoSummaryOverride (pro Postfach).
• Konzept-Doku: Mail-Modul, KI-Chat-Architektur, AI-Memory-System.