Posteingang bearbeiten (eingehende Briefe)

Eingehende Papier-Post — Steuerbescheide, Anwalts-Schreiben, Behörden-Mitteilungen, Lieferanten-Reklamationen — landet meist auf dem Schreibtisch im Innendienst. SpeamCore hilft Ihnen, die Post schnell zu digitalisieren, automatisch zu klassifizieren und mit den richtigen Stammdaten zu verknüpfen — ohne dass Sie für jedes Schreiben fünf Felder von Hand pflegen.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie eingehende Briefe in den Posteingang laden, was die KI für Sie macht und wie Sie die Briefe weiter bearbeiten.

Wann mache ich das?

• Täglich morgens wenn die Post auf den Schreibtisch kommt — alles direkt scannen und einsortieren.
• Wenn ein Kollege Post in der Abwesenheit liegen gelassen hat — Posteingang als zentraler Ort, statt im Schreibtisch zu suchen.
• Bei wichtigen Schriftstücken (Anwalts-Brief, Gerichts-Mitteilung) — sofort digital archiviert + GF informiert.
• Bei eingehenden Lieferanten-Rechnungen (papierhaft) — zur Vorbereitung der Buchhaltungs-Verarbeitung.

Drei Wege, wie Briefe in den Posteingang kommen

Weg	Wann?
Manueller Upload (Drag & Drop)	Standard — Sie scannen oder fotografieren und laden hoch
Mail-Scan-to-Inbox (automatisch)	Briefe, die per E-Mail-Anhang kommen (z. B. vom Steuerberater, Anwalt, Sachverständigen)
Multi-File-Modal	Mehrere PDFs auf einmal (Stapel-Scanner mit getrennten PDFs)

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Voraussetzung

• Sie sind als Innendienst-Mitarbeiter eingeloggt.
• Berechtigung view:Letter, create:Letter.
• Optional do:ViewDepartmentLetters (Department-Lead) für Mail-Scan-to-Inbox-Briefe.
• Ein Scanner oder Smartphone-Kamera für Scans.
• PDF-Format (am besten PDF/A oder normale PDF mit Text-Layer — bessere KI-Erkennung).

Standard-Workflow: Manueller Upload

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Post scannen / fotografieren

Vorbereitung am Schreibtisch:

• Scanner-Stapelweise ist effizient — pro Brief eine PDF.
• Oder Smartphone-Kamera mit guter App (z. B. Scanner Pro, Microsoft Lens) — Auto-Ecken-Erkennung + PDF-Export
• Wichtig: PDF muss Text-Layer haben (Standard bei modernen Scannern), damit die KI lesen kann

Wenn der Stapel groß ist (mehr als 10 Stück): in mehrere Batches splitten — der Upload schafft maximal 3 PDFs parallel.

2

Posteingang öffnen und Upload starten

In der Sidebar auf Briefe (/letters) → Tab Posteingang (oder Filter „Eingehend").

Klick auf + Upload öffnet das Multi-File-Upload-Modal.

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PDFs reinziehen oder auswählen

Im Modal:

• Drag & Drop mehrere PDFs auf einmal ins große graue Feld, oder
• Klick auf Auswählen → File-Picker

Sie sehen pro PDF eine Status-Zeile:

Status	Bedeutung
⏳ Pending	wartet auf Upload
⬆️ Uploading	wird gerade hochgeladen (max. 3 parallel)
✅ Done	hochgeladen, KI-Worker läuft im Hintergrund
❌ Failed	Upload fehlgeschlagen — Datei zu groß, falsches Format, Netzwerk

Nach dem Upload schließen Sie das Modal — die KI arbeitet weiter, Sie müssen nicht warten.

(Mockup) Modal-Dialog 'Briefe hochladen' ueber dem Posteingang. Header mit Titel + Schliessen-X. Oben ein grosser Drag-und-Drop-Bereich (gestrichelter Rahmen, ca. 200 Px hoch) mit zentralem Upload-Cloud-Icon und Text 'PDFs hierher ziehen oder klicken zum Auswaehlen' und Sub-Hinweis 'max. 20 MB pro Datei, PDF mit Text-Layer empfohlen'. Darunter eine Listen-Sektion 'Dateien (5)' mit 5 Zeilen, je File-Icon + Dateiname + Status-Badge rechts: 'rechnung-mueller-rg187.pdf' (gruen Done), 'mahnung-finanzamt.pdf' (gruen Done), 'sachverstaendigen-bericht.pdf' (gruen Done), 'reklamation-mueller-charge4711.pdf' (blau Uploading mit Spinner + Fortschritts-Balken), 'wartungsvertrag-rwe.pdf' (blau Uploading). Footer mit Button 'Schliessen' (Sekundaer, da KI im Hintergrund weiterlaeuft).

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KI analysiert im Hintergrund

Sobald Sie den Upload abgeschickt haben, läuft pro Brief ein KI-Worker:

• Liest die PDF durch (Claude-Modell)
• Extrahiert: Absender (Firmenname, Person), Empfänger, Betreff, Datum, Priorität (low / medium / high)
• Generiert eine kurze Zusammenfassung (2–3 Sätze)
• Ordnet zu: sucht im SpeamCore nach passendem Customer / Supplier / Manufacturer. Bei Treffer wird der Brief automatisch verknüpft. Bei Unsicherheit bleibt es unverknüpft („unknown")

Im Posteingang sehen Sie den Status pro Brief:

Status	Bedeutung
🔄 pending	KI-Analyse läuft (Spinner)
🔄 analyzing	Claude arbeitet gerade
✅ done	Daten gefüllt, Brief ist bearbeitungsbereit
⚠️ failed	KI hat versagt — Felder leer, müssen manuell gepflegt werden

Die Analyse dauert typischerweise 30–60 Sekunden pro Brief.

(Mockup) Posteingangs-Liste unter /letters Tab 'Posteingang'. Tabelle mit Spalten: Status-Icon, Eingegangen am, Absender, Betreff, Verknuepft mit, Prioritaet, Aktionen. Sechs Zeilen sichtbar — Mix aus Status-Zustaenden: Zeile 1 'Mueller GmbH' mit gruenem Haekchen-Icon 'done', Verknuepfung mit Supplier-Badge 'Mueller GmbH', Prioritaet 'medium'; Zeile 2 'Finanzamt Stuttgart' (done, Customer-Badge, Prioritaet 'high' rot); Zeile 3 'Anwalt Schmidt' (done, Customer-Badge, Prioritaet 'high' rot); Zeile 4 mit blauem Spinner und Text 'analyzing' (Absender-Spalte leer, Verknuepfung leer, kursiv 'KI laeuft'); Zeile 5 wie Zeile 4 (analyzing); Zeile 6 mit gelbem Warndreieck 'failed', Hinweis 'KI-Erkennung fehlgeschlagen — manuell pflegen', Aktions-Button 'Erneut analysieren'.

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Brief öffnen und Daten prüfen

Klick auf einen Brief in der Liste öffnet das Detail mit:

Feld	Quelle
Empfänger	KI hat verknüpft mit Customer / Supplier / Manufacturer
Betreff	aus KI-Analyse
Body	KI-generierte Zusammenfassung (kein Original-Text — der bleibt im PDF)
Priorität	KI-Schätzung — low / medium / high
PDF-Vorschau	das gescannte Original

Was Sie prüfen sollten:

• Stimmt der zugeordnete Kunde/Lieferant? — Falsche Zuordnungen kommen bei seltenen Absender-Namen vor. Per Edit korrigieren.
• Stimmt der Betreff? — KI extrahiert manchmal Zeile 3 statt Zeile 1.
• Reicht die Zusammenfassung? — Bei wichtigen Briefen (Anwalts-Brief, Gerichts-Mitteilung) trotzdem das Original-PDF lesen.

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Brief bearbeiten und Status setzen

Nach der Sichtung setzen Sie den Status weiter:

Status	Wann?
received	Frisch eingegangen (Default) — Sie schauen ihn an
open	Bearbeitung läuft — Sie warten auf etwas (Rückruf, Info aus Buchhaltung)
in_progress	Aktiv in Bearbeitung — Antwort wird vorbereitet
done	Abgeschlossen — Antwort raus oder kein weiterer Handlungsbedarf
archived	Erledigt + ablagereif

Bei wichtigen Briefen können Sie:

• Vermerk hinzufügen (Body-Feld mit Notiz erweitern)
• An Kollegen weiterleiten (über das verknüpfte Stammdaten-Objekt — der Kollege sieht den Brief in der Kunden-Sub-Liste /customers/:id/post)
• Antwort-Brief erstellen — Klick auf „Antwort verfassen" öffnet einen neuen ausgehenden Brief mit demselben Empfänger (siehe Brief versenden)

Workflow: Mail-Scan-to-Inbox (automatisch)

Briefe, die per E-Mail-Anhang kommen (z. B. Steuerberater schickt Bescheid als PDF, Anwalt schickt Schriftsatz als Anhang), landen automatisch im Brief-Posteingang — wenn Ihr Admin das konfiguriert hat.

Wie's funktioniert:

Konfiguration im Admin-Bereich:

• Pro Mail-Konto ein Toggle scanToInboxEnabled
• Whitelist für Absender (z. B. nur Steuerberater + Anwalt + Sachverständigen)
• Blocklist für Subject (z. B. „Out of Office" rausfiltern)
• Toggle „Nur PDFs importieren"

Wichtig: Diese Briefe haben employeeId = null und gehören dem Department (departmentId). Sie sehen sie nur, wenn Sie Department-Lead-Rechte haben (do:ViewDepartmentLetters). Andernfalls bleiben sie unsichtbar — bewusst, damit nur der zuständige Bereichsverantwortliche zentrale Eingangs-Post bearbeitet.

Sub-Listen pro Stammdatum

Wenn Sie auf einem Kunden-/Lieferanten-/Hersteller-Detail sind, gibt es einen Tab Post:

• /customers/:id/post — alle Briefe mit / an diesen Kunden
• /suppliers/:id/post — analog
• /manufacturers/:id/post — analog

So sehen Sie die komplette Brief-Korrespondenz mit einem Geschäftspartner auf einen Blick, ohne durch die globale Liste zu wühlen.

Weg 2 — Posteingang per KI-Chat

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann eine eingehende Mahnung als „normalen Brief" einstufen und damit eine wichtige Frist verpassen lassen. Sie ist eine erleichternde Hilfestellung; die Verantwortung für die richtige Reaktion liegt bei Ihnen. Bei wichtigen Briefen (juristisch, behördlich) immer Original-PDF lesen.

Beispiel-Prompt:

Bitte gehe meinen Posteingang durch (letzte 7 Tage). Liste alle Briefe
mit hoher Priorität auf. Pro Brief: Absender, Betreff, Zusammenfassung,
vorgeschlagene Aktion. Ich entscheide dann pro Brief.

Die KI öffnet den Posteingang, gruppiert + filtert, schlägt Aktionen vor. Sie bestätigen → KI setzt Status / leitet weiter / triggert Antwort-Brief.

Beispiel-Workflow: Lieferanten-Reklamation in 5 Min

1. Brief vom Lieferanten Müller GmbH liegt auf dem Schreibtisch — gescannt mit Smartphone.
2. + Upload → PDF reingezogen → KI läuft.
3. Nach 45 Sek: Brief erscheint mit Absender „Müller GmbH" (richtig erkannt), Betreff „Reklamation Brandschutz-Zylinder Charge 4711", Priorität high.
4. PDF-Vorschau auf — kurz gelesen, Reklamation ist berechtigt.
5. Status auf in_progress, Notiz im Body: „mit Werkstatt geklärt, Charge 4711 zurücksenden lassen".
6. Antwort verfassen → Standard-Vorlage „Reklamation akzeptiert" laden → an Müller GmbH.
7. Beide Briefe (eingehender + ausgehender) sind unter /suppliers/<müller-id>/post verlinkt — Verlauf nachvollziehbar.

Beispiel-Workflow: Mail-Scan-to-Inbox Steuerbescheid

1. Steuerbescheid kommt als PDF-Anhang vom Steuerberater per E-Mail.
2. Mail-Postfach ist konfiguriert mit Scan-to-Inbox aktiv für Absender steuerberater@kanzlei-mueller.de.
3. Mail landet im E-Mail-Posteingang und zusätzlich als Letter (type=in) im Brief-Posteingang.
4. Department-Lead Buchhaltung sieht den neuen Brief in seiner Department-Liste (mit employeeId = null).
5. KI hat den Steuerberater als Lieferant erkannt → korrekt verknüpft.
6. Department-Lead Buchhaltung übernimmt: Status auf in_progress → an Buchhaltungs-SB weiterleiten (über Notification oder mündlich).

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

!

KI-Analyse hängt auf 'pending' (länger als 5 Min)

BullMQ-Worker ist nicht aktiv oder hat einen Fehler. Admin informieren — er kann den Job neu starten. Notfalls: Felder manuell pflegen (Empfänger, Betreff, Body), Status auf received setzen — die Analyse kann später manuell neu angestoßen werden.

!

KI weist falschen Kunden zu

Sehr häufig bei seltenen Absender-Namen oder mehreren Kunden mit ähnlichem Namen. Im Detail einfach parentType/parentId per Edit korrigieren. Beim nächsten Brief vom selben Absender macht die KI denselben Fehler nochmal — bessere Stammdaten-Pflege hilft (z. B. den Absender im Kunden-Detail als Alias hinterlegen).

!

PDF-Vorschau ist leer

PDF hat keinen Text-Layer (z. B. reines Foto-PDF ohne OCR). Lösung: PDF erneut scannen mit OCR-aktivierter Software (Adobe Acrobat, Scanner Pro, Microsoft Lens haben das). Oder die Felder manuell pflegen.

!

Brief ist nicht in meiner Liste sichtbar

Bei Mail-Scan-to-Inbox: Brief hat employeeId = null — nur Department-Lead sieht ihn. Bei manuellem Upload durch einen Kollegen: gleicher Effekt, Sie sehen nur eigene Briefe. Department-Lead bitten, den Brief Ihnen zuzuweisen.

!

Upload schlägt fehl

PDF zu groß (>20 MB) oder unsupported Format. PDF mit niedrigerer Auflösung neu scannen oder splitten.

!

Mehrere PDFs sind in einer Datei (Stapel-Scan)

KI behandelt das als einen Brief — falsch zugeordnet. Workaround: vorab in einzelne PDFs splitten (Adobe Acrobat: „Document teilen"; macOS-Vorschau: Seiten per Drag & Drop in neue PDFs).

Tipps aus der Praxis

• Morgens 20 Minuten Posteingang machen — alles vom Vortag scannen, hochladen, sichten. Danach ist der Schreibtisch leer.
• Stapel-Scanner mit Auto-Document-Feeder lohnt sich ab 10+ Briefen täglich. PDF-pro-Brief automatisch.
• Hohe Priorität sofort eskalieren — Anwalts-/Behörden-/Gerichts-Briefe sofort GF informieren, nicht auf den Stapel legen.
• Scan-Qualität prüfen — schiefe oder schlecht beleuchtete Scans verschlechtern die KI-Erkennung dramatisch. Lieber neu scannen.
• Mit Department-Lead absprechen, was in den Scan-to-Inbox-Filter kommt — sonst entweder zu viel (jede Newsletter-PDF) oder zu wenig (wichtige Bescheide werden übersehen).
• Quartalsweise Posteingang aufräumen — Status done → archived setzen, damit die Liste übersichtlich bleibt.

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Für Admins: technische Details

• Modell: Letter mit type = in, aiAnalysisStatus.
• KI-Worker: letter-inbox-worker.ts (BullMQ, Concurrency 3, Claude-Modell für Analyse).
• Service: letterInboxAi.service.ts mit Entity-Routing über findOrCreate für Customer/Supplier/Manufacturer.
• Mail-Scan-to-Inbox-Konfig: pro Mailbox scanToInboxEnabled, scanToInboxFromFilter, scanToInboxFromBlocklist, scanToInboxSubjectFilter. UI: LetterInboxScanSection.tsx.
• Row-Level-Scope: 3-Stufen-Modell (Standard / Department-Lead / Admin) in letterScope.service.ts.
• Konzept: Brief vs. Mail vs. ePost.