Prüfbericht versenden

Der Techniker hat den Auftrag abgeschlossen, der Kunde hat unterschrieben — und SpeamCore hat im Hintergrund einen Prüfbericht-PDF erzeugt. Jetzt liegt es an Ihnen als Innendienst, den Bericht an den Kunden zu versenden. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie das richtig machen — was vorher zu prüfen ist, welche Versandwege es gibt, und wie Sie den Versand-Status nachhalten.

Wann mache ich das?

• Direkt nach Auftrags-Abschluss durch den Techniker — meistens gleichentägig oder am nächsten Werktag.
• Auf Kundenwunsch — manche Kunden haben spezielle Versandwünsche („immer per Post", „immer als PDF").
• Bei Sammel-Versand — am Monatsende alle Berichte des Monats zusammen schicken (selten, aber möglich).
• Bei Rückfragen — wenn der Kunde sagt „ich habe den Bericht nicht bekommen", müssen Sie nachschicken.

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Voraussetzung

• Der Auftrag ist abgeschlossen — Status „Abgeschlossen", mit Kundenunterschrift.
• Der Kunde hat eine E-Mail-Adresse im System hinterlegt (Allgemein oder Dokumentation, siehe Anlagen und Standorte pflegen).
• Sie haben Zugriff auf den Auftrag mit Innendienst-Rolle.

So versenden Sie den Prüfbericht — Schritt für Schritt

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Den abgeschlossenen Auftrag öffnen

In der Sidebar auf Arbeitsaufträge. Filtern Sie nach Status „Abgeschlossen" (oder dem Status, den Ihr Mandant verwendet) und sortieren Sie nach „Abschlussdatum absteigend" — die neuesten oben. Klicken Sie den Auftrag an.

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Den Prüfbericht prüfen — bevor er rausgeht

Bevor Sie den Bericht versenden, kurzer Vier-Augen-Check:

1. Mängel-Tab öffnen. Sind alle erfassten Mängel sinnvoll dokumentiert? Beschreibungen verständlich, Fotos vorhanden? Wenn ein Mangel-Eintrag unbrauchbar ist (zum Beispiel „defekt" ohne weitere Erklärung), kontaktieren Sie den Techniker und lassen Sie ihn nachpflegen — bevor der Bericht zum Kunden geht.

2. Material-Tab öffnen. Sind die verbuchten Material-Positionen plausibel? Stimmen Mengen? Sind Produkte korrekt zugeordnet?

3. Arbeitszeit-Tab öffnen. Sind die gestempelten Zeiten realistisch? Keine Doppelstempel, keine ungewöhnlich kurzen oder langen Einträge?

4. Systeme-Tab öffnen. Wurden alle vorgesehenen Anlagen tatsächlich geprüft? Ist die Checkliste vollständig abgehakt?

Wenn etwas auffällig ist: zurück zum Techniker, Korrekturen anstoßen. Erst danach versenden.

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Warum diese Prüfung?

Der Prüfbericht-PDF ist ein rechtskräftiger Wartungsnachweis. Bei Brandmeldeanlagen verlangt die DIN 14675 lückenlose Dokumentation. Inhaltliche Fehler im Bericht können später zu Haftungsfragen führen oder zu Beanstandungen durch Sachverständige. Die fünf Minuten Vier-Augen-Prüfung sind gut investiert.

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Prüfbericht-PDF ansehen

In der Toolbar oberhalb der Tabs gibt es mehrere Icons. Suchen Sie das PDF-Icon (oft beschriftet mit „PDF" oder einem PDF-Logo).

Tippen Sie darauf — SpeamCore generiert den Prüfbericht im Hintergrund (das kann 5-10 Sekunden dauern, bei großen Berichten länger) und zeigt ihn als PDF-Vorschau im Browser oder lädt ihn als Datei herunter (je nach Browser-Einstellung).

Was im Prüfbericht steht:

• Briefkopf (Niederlassung, Kunde, Standort)
• Auftrags-Stammdaten (Nummer, Datum, Mitarbeiter)
• Liste der geprüften Anlagen mit abgehakter Checkliste pro Anlage
• Liste der erfassten Mängel mit Beschreibung, Foto, Dringlichkeit
• Liste der verwendeten Materialien mit Mengen
• Arbeitszeit-Übersicht
• Kundenunterschrift am Ende

Lesen Sie den PDF einmal komplett durch — passt das alles? Ist der Briefkopf korrekt? Stimmen die Adressen?

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Versandweg wählen — Mail oder Post

Drei typische Versandwege:

Weg A — Per E-Mail aus SpeamCore (empfohlen):

1. In der Toolbar das Mail-Icon suchen (oben rechts).
2. Klicken — eine Mail-Vorlage öffnet sich, vorausgefüllt mit:
   • Empfänger: E-Mail-Adresse des Kunden (Dokumentation oder Allgemein)
   • Betreff: „Prüfbericht zu Auftrag WOR-2026-XXXXX"
   • Anhang: der Prüfbericht-PDF
   • Mail-Body: Standard-Vorlage Ihres Mandanten
3. Body bei Bedarf personalisieren („Sehr geehrter Herr Müller, anbei der Bericht zur Wartung am ...").
4. Senden.

Weg B — Mail aus eigenem Mailprogramm:

1. PDF herunterladen (Klick auf PDF-Icon, dann „Speichern unter").
2. In Outlook / Gmail / Thunderbird neue Mail an Kunden, PDF anhängen, Text schreiben, senden.
3. Im SpeamCore-Auftrag im Kommentar-Feld dokumentieren („Bericht per Mail an info@kunde.de am [Datum] versendet").

Weg C — Per Post (für Kunden ohne Mail oder bei besonders sensiblen Berichten):

1. PDF drucken (Klick auf PDF-Icon → Druck-Dialog des Browsers).
2. Brief vorbereiten mit Anschreiben und Bericht.
3. Postversand.
4. Im Kommentar-Feld dokumentieren.

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Versand dokumentieren

Damit später nachvollziehbar ist, dass der Bericht beim Kunden angekommen ist:

Im Auftrag-Detail:

1. Tab Allgemeine Daten ganz nach unten scrollen.
2. Im Kommentar-Feld einen Eintrag machen:
   • „[Datum] — Prüfbericht per Mail an [E-Mail-Adresse] versendet, [Ihr Name]."
   • Bei Postversand: „[Datum] — Prüfbericht per Post versendet, Brief-Nr. [optional]."
3. Speichert sich automatisch.

Im Tab „Dokumente":

Der Prüfbericht-PDF ist dem Auftrag automatisch als Dokument angehängt (vom System beim Auftrags-Abschluss durch den Techniker erstellt). Wenn Sie eine korrigierte Version erstellt haben, können Sie diese hier zusätzlich hochladen.

Optional — Versand-Beleg vom Mailserver:

Wenn Sie eine Lesebestätigung verlangt haben (Outlook-Funktion) und der Kunde bestätigt, hängen Sie den Bestätigungs-Screenshot ebenfalls im Tab Dokumente an. Bei sensiblen Aufträgen empfehlenswert.

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Bei Rückfragen oder Bemängelung reagieren

Manchmal kommt der Kunde zurück mit Fragen oder Beanstandungen.

Typische Fälle:

• „Ich finde den Bericht nicht in meiner Mail": Schauen Sie im Spam-Ordner-Hinweis. Falls dort nicht: nochmal versenden, ggf. Mail-Adresse prüfen.
• „Im Bericht steht eine Anlage, die wir nicht haben": Prüfen Sie die Stammdaten. Möglich, dass eine Anlage falsch zugeordnet war. Korrigieren und neuen Bericht erstellen.
• „Der erfasste Mangel stimmt nicht mit dem überein, was wir beauftragt haben": Mit dem Techniker abgleichen. Eventuell war der Mangel berechtigt, der Kunde will ihn aber nicht akzeptieren — dann diplomatische Klärung.
• „Wir wollen einen Korrigierten Bericht ohne diese Position": Vorsicht — der Bericht ist ein rechtlicher Nachweis, einfach Positionen rauslassen ist nicht erlaubt. Bei berechtigten Korrekturen: neuen Auftrag mit korrigierten Daten anlegen, Bezug zum alten Auftrag dokumentieren.

Weg 2 — Prüfbericht-Versand per KI-Chat

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KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — falsche Empfänger wählen, unvollständige Aufträge übersehen, Berichte ohne Unterschrift versenden. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die rechtliche Verantwortung für versendete Prüfberichte liegt bei Ihnen. Der Bericht ist ein rechtlicher Nachweis — vor Versand immer Vorschau prüfen.

Beispiel-Prompts:

Welche abgeschlossenen Aufträge der letzten 7 Tage haben einen Prüfbericht
erstellt aber noch nicht versendet? Mit Kunde, Auftrag-Nr und Frist.

Versende alle Prüfberichte aus letzter Woche, die noch ausstehen, an die
Standard-Mail-Adresse des Kunden. Bitte vorher Liste ausgeben — ich gebe
dann frei.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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PDF-Generierung scheitert oder dauert ewig

Der Browser-Tab könnte einfach hängen. Tab schließen, neu laden, nochmal versuchen. Wenn es immer noch nicht klappt: an die IT melden — möglicherweise ist die PDF-Vorlage fehlerhaft oder der Render-Service hat ein Problem.

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Der Kunde hat keine E-Mail-Adresse hinterlegt

1. Beim Kunden anrufen und nach einer Mail-Adresse fragen — in 95% der Fälle gibt es eine.
2. Adresse im Kunden-Stammdaten-Tab Allgemeine Daten eintragen (Feld E-Mail Allgemein oder E-Mail Dokumentation).
3. Erneut Mail-Versand starten.
4. Falls wirklich keine Mail vorhanden: Postversand wie in Weg C beschrieben.

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Im PDF-Bericht erscheinen falsche Daten

Sehr selten, aber möglich. Daten im Auftrag korrigieren (Material, Zeit, Mängel) — dann PDF neu generieren. Das alte PDF im Tab Dokumente löschen oder als „veraltet" kennzeichnen.

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Mail wurde versendet, kommt aber als Bounce zurück

Mail-Adresse prüfen. Häufige Ursachen: Tippfehler, abgelaufener Account, voller Posteingang des Kunden. Beim Kunden anrufen, alternative Mail-Adresse erfragen, dort hin schicken.

Tipps aus der Praxis

• Versand am gleichen Tag — direkt nach Auftrags-Abschluss versenden. Je länger Sie warten, desto eher rutscht der Bericht durch.
• Versand-Statistik im Blick — am Monatsende die Liste der abgeschlossenen Aufträge nach Versand-Status filtern. Aufträge ohne Versand-Eintrag im Kommentar nachverfolgen.
• Mail-Vorlage personalisieren — wenn die Standard-Mail-Vorlage Ihres Mandanten zu generisch ist, sprechen Sie mit der Marketing- oder Geschäftsleitung über eine Anpassung. Persönliche Note hilft beim Kundenkontakt.
• PDF lokal speichern bei rechtssensiblen Berichten — bei wichtigen Brandschutz-Berichten zusätzlich eine PDF-Kopie auf dem Firmenserver ablegen. Doppelt hält besser.

Verwandte Tutorials

• Wartungsauftrag vor Ort durchführen — Techniker-Sicht — wie der Bericht entsteht
• Kundenanfrage erfassen und Auftrag anlegen — am Anfang der Kette

Für Admins: technische Details

• PDF-Generierung läuft über das Print- und PDF-System. Vorlagen werden pro Service und pro Niederlassung definiert (Templates in der Customization-Konfiguration).
• Auto-Anhang an Auftrag bei Abschluss: Der Backend-Endpoint apply-workorder-signature triggert PDF-Generierung und legt das Resultat als Document mit parentType=Workorder, parentId=<wfId> ab.
• Mail-Versand-Workflow: Toolbar-Button öffnet das Mail-Modul mit pre-filled to, subject, attachments. Aktueller Versand erfolgt über das konfigurierte Mail-System.
• Rechte: Innendienst-Rolle hat view:Workorder, create:Email. Versand selbst geht in der Regel über einen MailAccount mit Service-Account-Authentifizierung.
• Bei Mehrfach-Versand wird im Document-Audit-Trail jedes Versand-Event als EmailSent-Event mit Timestamp und Empfänger protokolliert (sofern Audit-Logging aktiv).

Vollständige Routen-Doku: Aufträge, Aufträge-Dokumente, Mail.