Service-Vorlagen und Checklisten konfigurieren

Wenn ein Techniker einen Auftrag öffnet und im Tab Systeme eine Anlage anklickt, sieht er die Prüf-Checkliste für diese Anlage. Die kommt nicht aus dem Nichts — sie wird aus einer Service-Vorlage instanziiert. Diese Vorlagen pflegt der Innendienst (oder Service-Manager) zentral. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie das funktioniert.

Wann mache ich das?

• Bei neuen Anlagen-Typen — neue Hersteller, neue Produktreihe.
• Bei Service-Änderungen — wenn sich Wartungs-Vorgaben ändern.
• Quartalsweise Pflege — Templates auf Aktualität prüfen.

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Voraussetzung

• Sie sind mit Innendienst oder Service-Admin-Rolle in SpeamCore eingeloggt.
• Sie kennen die wartungs-relevanten Punkte einer Anlagen-Art.
• Bei spezifischen Hersteller-Anforderungen: Hersteller-Schulung oder Doku.

Konzept verstehen

Service (z.B. „Jahreswartung BMA")
  ├─ Service-Checkliste (z.B. „BMA-Jahresprüfung")
  │   ├─ Punkt 1: Sirenen funktionsfähig?
  │   ├─ Punkt 2: Druck im Sprinklersystem?
  │   ├─ Punkt 3: Sicherungsplomben intakt?
  │   └─ ...
  ├─ Service-Komponenten (welche Komponenten sind Pflicht?)
  ├─ Service-Mangel-Typen (welche Mangel-Arten passen zu diesem Service?)
  └─ Service-Produkte (welches Material wird typischerweise gebraucht?)

Bei der Auftrags-Anlage wird diese Service-Vorlage als persönliche Kopie für den Auftrag instanziiert (Snapshot-Pattern, siehe Snapshot). Ändert sich später die Master-Vorlage, beeinflusst das den laufenden Auftrag nicht.

So legen Sie eine Service-Vorlage an

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Services-Modul öffnen

In der Sidebar auf Services. Sie sehen die Liste aller bestehenden Service-Vorlagen.

Klick auf + Service hinzufügen:

Feld	Was reinkommt
Name	„BMA-Jahreswartung", „Sprinkler-Inspektion", „Inbetriebnahme Lüftung"
Service-Typ	Wartung / Reparatur / Inbetriebnahme
Anlagentyp	Welche Anlagen-Art? (Brandmeldeanlage, Sprinkleranlage etc.)
Wartungsintervall	Monatlich, jährlich, alle 2 Jahre
Stundensatz	Standard-Verrechnungs-Satz für diesen Service
Erlöskonto	Auf welches Konto wird der Service abgerechnet
Beschreibung	Was genau leistet dieser Service

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Sub-Tabs des Service

Auf der Service-Detailseite haben Sie mehrere Tabs:

• Allgemeine Daten — siehe Schritt 1.
• Checklisten — die Prüfpunkte, die der Techniker abhaken muss.
• Komponenten — Pflicht-Bauteile, die geprüft werden.
• Mangel-Typen — welche Mängel passen zu diesem Service.
• Produkte — Standard-Material das verbaut wird.
• Hersteller-Varianten — service-spezifische Varianten pro Hersteller.

Lass uns durch die wichtigsten gehen.

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Checkliste anlegen

Im Tab Checklisten: + Checkliste hinzufügen:

1. Name — z.B. „BMA-Jahresprüfung-Checkliste".
2. Beschreibung kurz.
3. Speichern → Sie landen im Checklisten-Builder.

Im Builder pro Punkt:

• Punkt-Text — die Frage / Aufgabe („Sind alle Sirenen funktionsfähig?").
• Eingabe-Typ — Häkchen / Auswahl / Numerisch / Text / Foto.
• Pflicht — muss vor Auftragsabschluss abgehakt sein?
• Reihenfolge — Punkte können in Raster gruppiert werden.

Mehr im Checklisten-Konzept und im Modul Checklisten.

4

Pflicht-Komponenten definieren

Im Tab Komponenten legen Sie fest, welche Bauteile bei diesem Service IMMER geprüft werden müssen:

• Bei BMA: Sirenen, Sensoren, Steuerung, Notstrom-Akku.
• Bei Sprinkler: Pumpen, Druck-Tank, Ventile, Sprinklerkopf-Stichprobe.

Pro Komponente: Typ, Anzahl-Soll, Pflichtprüfung-Punkte.

5

Mangel-Typen verknüpfen

Im Tab Mangel-Typen wählen Sie aus den globalen Mangel-Typen die, die zu diesem Service passen. So sieht der Techniker im DEFEKT-Modal nur relevante Auswahl, nicht 200 unrelevante Typen.

Beispiel BMA: „Sirene defekt", „Sensor defekt", „Steuerung-Fehler", „Akku schwach", „Plombe gebrochen" — ja. „Sprinkler-Druckabfall" — nein (anderer Service).

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Hersteller-Varianten (optional)

Wenn ein Service je nach Hersteller anders aussieht (z.B. Bosch-Wartung anders als Honeywell):

1. Im Tab Hersteller-Varianten: + Hersteller hinzufügen.
2. Hersteller wählen.
3. Custom-Checkliste / Custom-Komponenten überschreiben die Standard-Werte.

Bei Auftrags-Anlage zieht SpeamCore die Hersteller-Variante automatisch, wenn Anlage einen Hersteller zugewiesen hat.

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Service einer Anlage zuordnen

Damit ein Service tatsächlich genutzt wird, muss er einer Anlage zugewiesen sein:

1. Anlage öffnen (Standorte → Anlagen).
2. Tab Services → Service auswählen.
3. Wartungs-Datum für die nächste Fälligkeit.

Bei Auftragsanlage mit dieser Anlage wird der Service automatisch instanziiert.

Weg 2 — Service-Vorlagen per KI-Chat

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Checklisten-Punkte aus Norm-Texten falsch interpretieren, Komponenten-Pflicht übersehen, Wartungs-Intervalle verwechseln. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; fachliche Verantwortung für Service-Vorlagen liegt bei Innendienst und Service-Manager. Vorlagen-Änderungen wirken auf alle künftigen Aufträge — Vier-Augen-Prinzip.

Beispiel-Prompts (für Recherche und Vorlagen-Entwürfe):

Welche Service-Vorlagen wurden in den letzten 12 Monaten nicht verwendet?
Mit Anzahl Anlagen die sie referenzieren — Aufräum-Vorschlag.

Erstelle einen Entwurf für eine Service-Vorlage „BMA-Halbjahres-Check"
mit den Standard-Prüfpunkten nach DIN 14675. Ich überarbeite die Liste,
bevor ich speichere.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

!

Service-Checkliste ist zu lang — Techniker frustriert

60-80 Punkte sind nicht mehr handhabbar. Reduzieren auf wirklich kritische — andere als „Empfehlung" markieren statt „Pflicht". Mit Außendienst-Team Feedback einholen.

!

Master-Änderung soll auch laufende Aufträge betreffen

Per Snapshot-Pattern eigentlich nicht. Wenn sich aber zum Beispiel ein Sicherheits-Risiko herausstellt (alle Aufträge brauchen die Korrektur), muss manuell jeder laufende Auftrag korrigiert werden. Mit Außendienst-Team koordinieren.

!

Hersteller liefert neue Service-Spezifikation

Hersteller-Variante anlegen, alte Variante archivieren (deaktivieren). Bei umfangreichen Änderungen mit Außendienst-Schulung kombinieren.

Tipps aus der Praxis

• Pro Service-Typ einen Verantwortlichen — nicht jeder Innendienst-Mitarbeiter pflegt jede Vorlage. Klare Eigentümerschaft.
• Hersteller-Doku als Beilage — Service-PDF im Tab Dokumente — Techniker hat alles griffbereit.
• Halbjährliche Vorlagen-Review — alle Services durchgehen, veraltete aktualisieren.
• DIN-Vorgaben prüfen — bei Brandschutz DIN 14675 und Verwandte. Compliance-Check.

Verwandte Tutorials

• Anlagen und Standorte pflegen
• Wartungsauftrag vor Ort durchführen (Techniker) — wo die Service-Vorlage genutzt wird

Für Admins: technische Details

• Service-Modul: /services, Sub-Routen /services-checklists, Manufacturer-Service.
• Checklisten-Modul: /checklists als Master-Templates.
• Anlagen-Service-Verknüpfung über SystemService-Pivot, nextDueDate für Wartungsintervall.
• Snapshot bei Auftragsanlage: SystemService → WorkorderSystem → ChecklistInstance siehe Snapshot-Pattern.
• CASL: create:Service, update:Service, view:Checklist, create:Checklist. Typisch Innendienst oder Admin.