Meilensteine und KPIs pflegen
Erfolgreiche Firmen messen, was wichtig ist — und richten ihre Aktivitäten an KPIs (Key Performance Indicators) aus. Als Management definieren Sie diese Ziel-Werte und verfolgen den Soll/Ist-Vergleich. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie das in SpeamCore umsetzen.
Wann mache ich das?
- Jahresanfang — Jahres-KPIs definieren.
- Quartalsweise — Soll/Ist-Vergleich, ggf. Anpassungen.
- Bei strategischen Wechseln — neue KPIs, alte streichen.
Typische KPIs
| Bereich | KPI | Wofür? |
|---|---|---|
| Umsatz | Monats-/Jahresumsatz vs. Plan | Wachstums-Steuerung |
| Marge | Rohertrag in Prozent | Effizienz-Indikator |
| Auftragslage | Anzahl offener Aufträge | Auslastung |
| Mängel-Quote | Mängel pro Auftrag | Qualitäts-Indikator |
| DSO | Außenstands-Tage | Zahlungs-Verhalten Kunden |
| Fluktuation | Ausgeschiedene MA / Jahr | Mitarbeiter-Bindung |
| Krankenstand | Krankheits-Tage / Soll-Tage | Belastung |
| Compliance-Quote | Aktuelle / abgelaufene Bescheinigungen | Audit-Fitness |
So pflegen Sie KPIs in SpeamCore
KPI-Ziel-Werte definieren
Aktuell hat SpeamCore kein dediziertes KPI-Modul, aber Sie können:
- Custom-Dashboard mit relevanten Kacheln zusammenstellen.
- Ziel-Werte in einer separaten Excel-Tabelle pflegen (extern).
- Pro Quartal Excel mit aktuellen SpeamCore-Werten abgleichen.
Bei Anpassung der Plattform: Custom-Modul für KPIs könnte auf Wunsch implementiert werden.
Daten aus SpeamCore extrahieren
Pro KPI Datenquelle in SpeamCore:
| KPI | Quelle |
|---|---|
| Umsatz | Verkaufsbelege Liste mit Status „Versandt" oder „Bezahlt" |
| Marge | Business Analysis / BWA |
| Auftragslage | Arbeitsaufträge Liste mit Status-Filter |
| Mängel-Quote | Mängel Liste / Aufträge Liste |
| DSO | Kunden-Offene-Posten |
| Fluktuation | Mitarbeiter-Liste |
| Krankenstand | Abwesenheiten Liste |
| Compliance | Compliance-Checks Liste |
Pro KPI Excel-Export oder manuell ins KPI-Tracking-Sheet eintragen.
Soll/Ist-Vergleich visualisieren
In Excel oder Custom-Dashboard:
- Plan-Wert für Periode.
- Ist-Wert aktuell.
- Differenz absolut und prozentual.
- Ampel — grün (im Plan), gelb (Toleranz), rot (Abweichung kritisch).
Manchen Mandanten reicht eine PowerPoint-Folie pro Quartal mit den 5-10 wichtigsten KPIs.
KPIs ans Team kommunizieren
KPIs sind nur wirksam, wenn das Team sie kennt:
- Quartals-All-Hands — KPIs vorstellen, Erfolge feiern, Probleme ehrlich ansprechen.
- Aushänge / Bildschirme — wichtigste KPIs sichtbar im Büro.
- Boni-Kopplung — wenn vertraglich vereinbart, KPI-Erfüllung mit Vergütung verknüpfen.
Anpassung bei Veränderungen
KPIs sind nicht in Stein gemeißelt:
- Strategie-Wechsel → neue KPIs einführen.
- Markt-Veränderungen → Plan-Werte anpassen.
- Reife des Bereichs → bei eingespielten Themen weniger streng messen.
Jährliche KPI-Review mit Geschäftsführung.
Weg 2 — KPI-Stand per KI-Chat
Beispiel-Prompts:
Aktuelle KPI-Übersicht: Conversion-Rate, Auftrags-Durchlaufzeit, NPS,
Beschwerdequote, Stundenausnutzung — pro KPI mit Plan / Ist / Trend
gegenüber letztem Quartal. Ampel pro Kennzahl.
Welche KPIs haben sich in den letzten 12 Monaten signifikant verschlechtert
(>15 % unter Plan)? Mit Erklärungs-Hinweis aus den Roh-Daten.
Tipps
- Wenig + wichtig — 5-10 KPIs maximal, sonst verliert man den Fokus.
- Realistische Plan-Werte — sportlich, aber erreichbar. Frust ist demotivierend.
- Pro KPI ein Verantwortlicher — wenn niemand verantwortlich ist, passiert nichts.
- Trends, nicht Punkte — Entwicklung über Zeit zählt mehr als ein Quartal allein.