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Onboarding-Pfade

Sie sind neu in SpeamCore? Hier finden Sie pro Rolle einen klaren Lernpfad — welche Tutorials Sie zuerst lesen sollten, was Woche 2 sinnvoll ist, was zur Vertiefung später kommt.

Servicetechniker (Außendienst)​

Tag 1 — die absolute Basis:

  1. Wartungsauftrag vor Ort durchführen — der Haupt-Workflow, alles drumherum dreht sich darum.
  2. Mangel im Detail dokumentieren — wie Sie aussagekräftige Mängel erfassen.

Woche 1 — der Alltag:

  1. Eigene Arbeitszeit der Woche prüfen — Stempel kontrollieren, Korrekturen.
  2. Fahrtzeit erfassen — Reisezeit korrekt stempeln.

Im ersten Monat:

  1. Folgeauftrag aus Mangel anstoßen — wenn ein Mangel akut wird.
  2. Eigene Spesen erfassen — Belege, Pauschalen, Erstattung.
  3. Eigene Schulungen abschließen — Pflicht-Schulungen.

Zur Vertiefung:

Innendienst​

Tag 1 — der Haupt-Workflow:

  1. Kundenanfrage erfassen und Auftrag anlegen — das wichtigste Werkzeug.
  2. Termin und Mitarbeiter zuweisen — Disposition.

Woche 1 — das tägliche Geschäft:

  1. Anlagen und Standorte pflegen — Stammdaten-Pflege.
  2. Folgeauftrag aus Mangel erstellen — Mängel-Bearbeitung.
  3. Prüfbericht versenden — der Standard-Versand.

Im ersten Monat:

  1. Mail aus SpeamCore versenden — Mail-Modul nutzen.
  2. Service-Vorlagen und Checklisten konfigurieren — bei Stammdaten-Verantwortung.

Zur Vertiefung:

  1. Hersteller-Stammdaten pflegen — wenn neue Hersteller dazukommen.
  2. SpeamBoxes verwalten — wenn Mandant Hardware-Module einsetzt.

Vertrieb​

Tag 1 — Belegfluss-Grundlage:

  1. Angebot erstellen und versenden — der Anfang aller Verkaufsvorgänge.
  2. Angebot in Auftragsbestätigung übernehmen — Übernehmen vs. Kopieren.

Woche 1 — der Beleg-Lifecycle:

  1. Lieferschein und Rechnung erzeugen — Abrechnung.
  2. Belegversand mit ZUGFeRD — E-Rechnung-Pflicht.

Im ersten Monat:

  1. Produkt-Stammdaten pflegen — Stammdaten verstehen.
  2. GAEB-Datei einlesen — bei Bauausschreibungen.

Zur Vertiefung:

  1. Projektanfragen bearbeiten — Pre-Sales-Pipeline.
  2. Shop und Shopify nutzen — wenn Mandant Online-Shop hat.

Buchhaltung — Sachbearbeitung​

Tag 1 — der Banking-Workflow:

  1. Bank-Transaktion einer Rechnung zuordnen — die tägliche Hauptaufgabe.
  2. OP-Liste klären — Übersicht der offenen Posten.

Woche 1 — Eingangsrechnungen + Mahnung:

  1. Eingangsrechnung prüfen und buchen — Lieferanten-Rechnungen.
  2. Mahnung erzeugen — bei nicht zahlenden Kunden.

Im ersten Monat:

  1. Lieferanten-Stammdaten pflegen — bei neuen Lieferanten.
  2. Kassenbuch führen — falls Kasse vorhanden.

Buchhaltung — Leitung​

Tag 1 — Strategische Sicht:

  1. BWA und Berichts-Cockpit ausgeben — die zentrale Auswertung.
  2. Buchhaltungs-Monatsabschluss — Periodenwechsel.

Im ersten Monat:

  1. Konten-Rahmen und Steuersätze pflegen — Stammdaten.
  2. Mahnstufen-Eskalation — Mahn-Strategie.
  3. Inventur durchführen und abschließen — vor Bilanz-Termin.

HR — Sachbearbeitung​

Tag 1 — Personal-Basis:

  1. Mitarbeiter anlegen und Stammdaten pflegen — Onboarding-Hauptwerkzeug.
  2. Vertrag erfassen und aktualisieren — Vertrags-Pflege.

Woche 1:

  1. Urlaubsantrag erfassen — Abwesenheiten.
  2. Personaldokumente hochladen — DSGVO-konforme Ablage.

Im ersten Monat:

  1. Lohn-Vorbereitung exportieren — monatliche Routine.

HR — Leitung​

Tag 1:

  1. Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen — der Genehmigungs-Workflow.
  2. Compliance-Checks überwachen — Pflicht-Schulungen im Blick.

Im ersten Monat:

  1. Abteilungsstruktur und Rollen pflegen — Org-Pflege.
  2. HR-Reports und Auswertungen — Reporting an GF.
  3. Schulungen und Zertifikate verwalten — LMS-Setup.

Teamleiter​

Tag 1:

  1. Tour planen und Aufträge zuweisen — die Disposition.
  2. Auftragslast und Termine überblicken — der Tages-/Wochenüberblick.

Im ersten Monat:

  1. Mitarbeiter-Verfügbarkeit prüfen — Urlaube + Krankheit + Compliance.
  2. Mängel und Eskalationen prüfen — Mängel-Sichtung.
  3. Team-Coaching und Mitarbeitergespräche — Mitarbeiter-Entwicklung.

Management​

Tag 1:

  1. Dashboards lesen und interpretieren — die Tages-Übersicht.
  2. Berichts-Cockpit nutzen — Kennzahlen.

Im ersten Monat:

  1. Projekte und Phasen überwachen — Großvorhaben.
  2. Meilensteine und KPIs pflegen — Soll/Ist-Steuerung.

Geschäftsführung​

Bei Übernahme der GF-Rolle:

  1. Strategie-Reports und BWA lesen — Wirtschaftsdaten.
  2. Mandanten-Setup pflegen — Niederlassungs-Struktur verstehen.
  3. Compliance-Übersicht — Audit-Fitness.
  4. Stammdaten-Verantwortung — strategische Stammdaten-Pflege.

Lager (Zusatz)​

Wenn Sie auch im Lager arbeiten:

  1. Wareneingang erfassen — Standard-Workflow.
  2. Material-Entnahme verbuchen — Verbrauch erfassen.
  3. Bestand korrigieren — bei Differenzen.
  4. Inventur durchführen — jährlich.

Bei größeren Lagern zusätzlich:

  1. Lager-Plätze (Warehouse-Spots) verwalten — Regal-Strukturen.
  2. Lager-Umbuchung zwischen Standorten — Multi-Lager.
  3. QR-Codes für Anlagen und Werkzeuge — schnelle Identifikation.
  4. Betriebsmittel verwalten — Werkzeug-Inventar.

Fuhrpark (Zusatz)​

Wenn Sie den Fuhrpark betreuen:

  1. Tachostand erfassen — monatliche Routine.
  2. Reifenwechsel dokumentieren — Saisonwechsel.
  3. TÜV- und Wartungstermine pflegen — Pflicht-Termine.
  4. Fahrzeug-Dokumente verwalten — Verträge, Versicherung.

Administration​

Bei Übernahme der Admin-Rolle:

  1. Berechtigungen und Permission-Editor — Verständnis der CASL-Logik.
  2. Mail-Konten und Niederlassungen einrichten — Basis-Setup.

Im ersten Monat:

  1. Settings und Customization — Mandanten-Anpassungen.
  2. Notification-System konfigurieren — automatische Benachrichtigungen.
  3. Audit-Trail nutzen — Nachvollziehbarkeit.

Zur Vertiefung:

  1. Cron-Jobs überwachen — Hintergrund-Aufgaben.
  2. Import und Daten-Transfer — bei Migrationen.
  3. Papierkorb und gelöschte Datensätze — Wiederherstellung + DSGVO.

Universelle Tipps für alle Rollen​

Egal welche Rolle — diese Tutorials sollten alle Mitarbeiter kennen:

KI-Chat — der zweite Weg für jede Aktion​

SpeamCore hat einen integrierten KI-Chat (/chat/ai), über den Sie viele Workflows alternativ zur klassischen UI auslösen können — natürlich-sprachig statt durch Formulare klicken.

Lernpfad für den KI-Chat (alle Personas):

  1. Tag 1: KI-Chat-Aktionen — Grundlagen lesen — wie der Chat funktioniert, wo der Knopf liegt, wie eine gute Anweisung aussieht.
  2. Erste Woche: Quick-Reference-Tabelle in der Grundlagen-Seite anschauen — welche Workflows in Ihrer Rolle besonders gut für KI-Chat geeignet sind.
  3. Zweite Woche: Pro Workflow den die KI besonders gut kann (siehe Tabelle) einmal über den Chat probieren — z.B. „Lege einen Kunden an" oder „Welche offenen Aufträge habe ich diese Woche?".
  4. Erster Monat: Eigene Beispiel-Prompts entwickeln, die zu Ihren typischen Tagesabläufen passen — als persönliche Vorlagen.

Nach 4 Wochen — der Reflexion-Check​

Nach einem Monat aktiver Nutzung sollten Sie:

  • ✅ Die wichtigsten täglichen Workflows ohne Doku schaffen.
  • ✅ Wissen, wo Sie was finden (Sidebar-Orientierung).
  • ✅ Bei Unsicherheit wissen, welches Tutorial nachzuschlagen ist.
  • ✅ Mit Kollegen Fragen klären können (Chat / persönlich).

Wenn das nicht der Fall ist: Onboarding-Pate / Teamleiter ansprechen — entweder mehr Übung oder zusätzliches Coaching nötig.