Budget tracken
Wann mache ich das?
- Wöchentlich während laufendem Projekt — Stand prüfen
- Bei Mehrkosten-Verdacht — sofort einsteigen
- Bei Phasen-Übergängen — Soll/Ist abgleichen
- Vor Endabrechnung — finaler Check
So tracken Sie Budget
Budget-Tab öffnen
Auf der Projekt-Detail-Page Tab Budget. Sie sehen:
| Position | Soll | Ist | Diff | Diff % |
|---|---|---|---|---|
| Material | 35.000 | 32.500 | -2.500 | -7 % |
| Arbeitszeit | 28.000 | 31.200 | +3.200 | +11 % |
| Subunternehmer | 12.000 | 12.000 | 0 | 0 % |
| Sonstiges | 5.000 | 4.300 | -700 | -14 % |
| Gesamt | 80.000 | 80.000 | 0 | 0 % |
Ampel pro Position: grün (im Plan), gelb (>5 % Abweichung), rot (>15 %).
Ist-Werte Quellen verstehen
Ist-Werte kommen automatisch aus:
- Material-Positionen der verknüpften Aufträge
- Arbeitszeit-Stempelungen der MA pro Auftrag
- Eingangsrechnungen mit Projekt-Bezug
- Spesen-Belege mit Projekt-Bezug
Manuelle Buchungen möglich (z.B. Pauschal-Subunternehmer).
Forecast erstellen
Bei Halbzeit eines Projekts:
- Bisheriger Verbrauch + Hochrechnung auf Restzeit
- Erwartete Schlussumme mit Trend
- Prognose: im Budget / kritisch / Überschreitung
KI-Chat:
Erstelle Forecast für Projekt PRJ-2026-00012: bisheriger Verbrauch
nach 50 % Projektzeit, lineare Hochrechnung, mit Vergleich zum
Gesamt-Budget. Ampel und kurze Begründung.
Mehrkosten-Eskalation
Bei drohender Überschreitung:
- Sofort melden — Projektleiter → GF + Vertrieb
- Ursache analysieren — Material-Preise gestiegen? Mehraufwand?
- Maßnahmen-Plan: Effizienz-Optimierung / Kunden-Mehrkosten / Storno
- Mit Kunde sprechen bevor Schaden da ist
Weg 2 — Budget-Status per KI-Chat
Wie steht das Budget bei Projekt PRJ-2026-00012? Soll/Ist pro Position,
Trend in den letzten 4 Wochen, Forecast bis Projekt-Ende.
Stolpersteine
Tipps
- Wöchentlicher Budget-Status-Check im Kalender festigen
- Kostenstelle pro Phase für feinere Auswertung
- Reserve nicht für Standard-Mehrkosten — sonst weg ist sie schnell
- Bei roter Ampel sofort handeln, nicht warten