Mitarbeiter-Verfügbarkeit prüfen
Bevor Sie Touren planen oder Aufträge zuweisen, müssen Sie wissen: Wer ist diese Woche überhaupt verfügbar? Urlaube, Krankheiten, Schulungen, andere Termine — alles fließt in die Verfügbarkeit ein. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wo Sie diese Daten finden.
Wann mache ich das?
- Wöchentlich vor der Tourplanung.
- Bei Tour-Änderungen — ist Ersatz-MA verfügbar?
- Vor Eskalations-Anfragen — wer kann morgen einspringen?
So prüfen Sie Verfügbarkeit
Pro Mitarbeiter die Detail-Ansicht
In der Sidebar Mitarbeiter → MA anklicken → Tab Abwesenheiten.
Sie sehen eine Liste aller geplanten und vergangenen Abwesenheiten:
- Urlaubstage im Berichtsmonat / -jahr.
- Krankmeldungen — Verlauf erkennen.
- Schulungs-Termine — geplante Fortbildungen.
- Sonstige Abwesenheiten — Dienstreise, Bereitschaft etc.
Kalender-Sicht für Team-Übersicht
In der Sidebar Kalender → Wochensicht → Filter auf Ihr Team.
Sie sehen alle Termine und Abwesenheiten der MAs auf einen Blick. Lücken = Verfügbarkeit, gefüllte Slots = belegt.
Urlaubsplan-Übersicht für Saisonen
Vor Sommer- und Weihnachtssaison:
- Pro MA den Urlaubsplan (genehmigte und beantragte Tage) durchgehen.
- Excel-Liste mit Wochenkalender, Mitarbeiter in Zeilen, Tage in Spalten.
- Doppel-Buchungen / Engpässe rot markieren.
- Mit HR-Leitung Rücksprache, wenn Engpässe.
Compliance-Status mit einbeziehen
Bei Aufträgen mit Compliance-Anforderung (Brandschutz-Schein, Erste-Hilfe etc.):
- MAs mit abgelaufener Compliance fallen aus dem Pool für solche Aufträge.
- Im Mitarbeiter-Detail Tab Compliance Checks den Status prüfen.
- Bei kritischen Aufträgen mit HR-Leitung über Renewal-Stand sprechen.
Aktuelle Auftragslast einbeziehen
Verfügbarkeit ≠ leerer Kalender — wenn ein MA „nur" 3 Aufträge hat, ist er weniger ausgelastet als jemand mit 6.
Pro MA:
- Aktuelle Auftragsanzahl pro Woche.
- Komplexität der Aufträge (Großauftrag = mehr Tage als kleine Wartung).
- Reisezeit-Anteil.
Faires Verteilen orientiert sich nicht nur an Anzahl, sondern an Aufwand.
Weg 2 — Verfügbarkeit per KI-Chat abfragen
Beispiel-Prompt:
Welche Außendienst-Mitarbeiter aus dem Team Brandschutz sind in KW 22
verfügbar (Vollzeit-Kapazität)? Bitte mit aktueller Auftragslast pro MA
und Resturlaub.
Tipps
- Wochen-Kapazitäts-Übersicht im Excel — pro MA verfügbare Tage minus Termine = freie Kapazität. Erleichtert Tour-Planung enorm.
- Vorausschauend planen — 4 Wochen Horizont statt nur diese Woche.
- Ressourcen-Konflikte früh erkennen — bei zwei MAs gleichzeitig Urlaub: kann das Team das tragen?