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Tour planen und Aufträge zuweisen

Als Teamleiter verteilen Sie die Aufträge auf Ihre Außendienst-Mitarbeiter und bauen daraus effiziente Touren — minimaler Fahrzeit-Aufwand, sinnvolle Reihenfolge, faire Lastverteilung. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie das in SpeamCore funktioniert.

Wann mache ich das?​

  • Wöchentlich — Tourplanung für die Folgewoche.
  • Täglich — Justage bei Änderungen, Eil-Aufträgen, Krankheit.
  • Bei größeren Aufträgen ad-hoc — Sondertermine koordinieren.

So planen Sie eine Tour​

Offene Aufträge sichten

In der Sidebar auf Arbeitsaufträge. Filter setzen:

  • Status: Erstellt oder Geplant — alle noch zu disponierenden Aufträge.
  • Frist im Zeitraum — diese Woche / nächste Woche.
  • Außendienst leer — nur die noch ungezuweisenen.

Sie sehen die Liste der Aufträge, die Sie verteilen müssen.

Geographische Cluster bilden

Effizientes Tour-Planen heißt: Aufträge in derselben Gegend an einem Tag zusammenfassen, sodass die Fahrtzeit minimal bleibt.

Vorgehen:

  1. Sortieren Sie die Aufträge nach PLZ / Stadt des Standorts.
  2. Identifizieren Sie räumliche Cluster (zum Beispiel „alle Stuttgarter Aufträge am Montag", „alle Münchner am Mittwoch").
  3. Ordnen Sie pro Cluster den passenden Außendienst-Mitarbeiter zu, der von seinem Wohnort am besten dorthin kommt.

Hilfsmittel:

  • Routenplaner wie Google Maps für Streckenoptimierung.
  • Mitarbeiter-Wohnorte in den Stammdaten kennen.

Mitarbeiter zuweisen

Pro Auftrag:

  1. Auftrag öffnen → Tab Allgemeine Daten.
  2. Mitarbeiter (Außendienst) Dropdown → den passenden MA wählen.
  3. Frist prüfen — bei festem Termin den Toggle setzen (siehe Termin und Mitarbeiter zuweisen).
  4. Auto-Save speichert.

Bei Multi-Tag-Touren: wenn ein MA Mo-Mi auf Tour ist, alle Aufträge zuweisen — er sieht im Tablet seine Tour-Liste.

Auftrags-Reihenfolge optimieren

SpeamCore zeigt im Tablet des MA die Aufträge nach Frist sortiert — bei demselben Tag in Reihenfolge der Anlage. Bei mehreren Aufträgen am selben Tag sollten Sie die Reihenfolge so wählen, dass die Route effizient ist:

  • Frühe Aufträge vormittags geographisch näher am Wohnort.
  • Mittagspause logisch verteilt.
  • Spätere Aufträge auf dem Heimweg.

Im Auftrag selbst können Sie über das Frist + Uhrzeit-Feld die Reihenfolge steuern.

Tour kommunizieren

Zugewiesene Mitarbeiter sehen die neuen Aufträge automatisch beim nächsten Tablet-Sync. Aber:

  • Größere Touren verbal vorab abstimmen — „Du fährst Montag bis Mittwoch nach München, hier die Aufträge".
  • Spezielle Hinweise in den Auftrags-Kommentaren — „Hausmeister ist nur 8-12 Uhr da".
  • Einsatz-Mappen drucken (sofern noch in Praxis) — alte Schule, aber zuverlässig.

Weg 2 — Tour vom KI-Chat planen lassen​

Den ganzen Schritt-für-Schritt-Workflow oben gibt es auch als One-Shot-Befehl im KI-Chat. Statt manuell zu sortieren, zu filtern und zuzuweisen, geben Sie eine natürlich-sprachige Anweisung — der Assistent zieht die Mitarbeiter-Stammdaten (Wohnadresse), die offenen Aufträge mit Standorten, berechnet die geo-optimierte Route, fügt die gesetzliche Pause ein und schlägt einen Tagesplan vor, den Sie nur noch bestätigen.

KI-Chat öffnen

In der Sidebar auf das Chat-Symbol → AI-Assistenten → + Neuen Chat erstellen. Mehr Details in KI-Chat — Aktionen per Sprachbefehl.

KI-Chat-Modul mit Eingabefeld und Toggle 'Tiefer denken'.

Disposition-Prompt formulieren

Beispiel-Prompt für die komplette Tagesplanung eines Außendienst-Mitarbeiters:

Mach mir bitte die Disposition für Techniker A — er startet von zuhause aus,
nimm alle offenen Aufträge und plane die sauberste Route unter Berücksichtigung
der gesetzlichen Pausenregelung sowie An- und Abfahrt.

Disposition-Prompt im KI-Chat-Eingabefeld.

Tipp: Bei komplexen Routen den Toggle Tiefer denken aktivieren — der Assistent nimmt sich mehr Zeit und berücksichtigt mehr Constraints.

Vorschlag prüfen und bestätigen

Der Assistent antwortet mit:

  • Vorgeschlagener Reihenfolge der Aufträge (Auftrag 1 → 2 → 3 → ...).
  • Geschätzten Fahrtzeiten zwischen den Standorten.
  • Pausen-Slots (30 Min bei 6-9 h, 45 Min ab 9 h).
  • Erwarteter Tages-Endzeit und Heimkehr-Zeitpunkt.

Sie prüfen den Vorschlag, ändern bei Bedarf einzelne Positionen („verschiebe Auftrag 3 auf morgen") und bestätigen. Der Assistent setzt dann die Mitarbeiter-Zuweisung und die Reihenfolge in den Aufträgen.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?​

Tipps aus der Praxis​

  • Wochen-Vorlauf am Freitag — komplette Folgewoche planen statt jeden Tag improvisieren.
  • Karte im Büro — physische oder digitale Karte mit Mitarbeiter-Standorten + Kunden-Standorten erleichtert räumliche Planung.
  • Mitarbeiter-Wünsche berücksichtigen — manche bevorzugen lange Touren, andere gleichmäßige Tagestouren. Im Rahmen des Möglichen darauf eingehen.
  • Abend-Checkup — Tagesende: gibt es ungeplante neue Aufträge für morgen?

Verwandte Tutorials​

Für Admins: technische Details
  • Mitarbeiter-Zuweisung über Workorder.fieldServiceEmployeeId.
  • Reihenfolge im Tablet: sortiert nach Workorder.deadline ASC.
  • Routen-Optimierung: aktuell keine integrierte Funktion, externe Tools nötig.
  • CASL: update:Workorder (Teamleiter), view:Employee (für Verfügbarkeits-Check).