Eigene Arbeitszeit-Übersicht der Woche

Sie stempeln im Außendienst pro Auftrag Ihre Zeit, manchmal mehrere Stempel pro Tag. Damit nichts unter den Tisch fällt, sollten Sie spätestens am Freitagnachmittag kurz prüfen, ob alle Ihre Zeiten vollständig erfasst sind. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Wochen-Stempel selbst nachvollziehen, vergessene Zeiten nachtragen und Auffälligkeiten an den Innendienst weitergeben.

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Neu seit v1.71 — rote Markierung bei §3 ArbZG-Überschreitung

Wenn Sie an einem Tag mehr als 10 Stunden gearbeitet haben (deutsche Tageshöchstgrenze nach §3 ArbZG), wird die Zeile in Ihrer Wochen-Übersicht rot markiert — der Tag wartet auf eine Mehrarbeits-Genehmigung durch die HR-Leitung. Sie sehen den Status (pending / approved / rejected) und bei Ablehnung die Begründung.

Bis zur Genehmigung wird die Mehrarbeit nicht in Ihren Saldo eingerechnet (konservative Default-Behandlung). Im Saldo-Popover auf der Home-Seite werden die Cap-Anteile gesondert ausgewiesen. Mehr Hintergrund: §3 ArbZG-Cap.

Diese Funktion ist nur aktiv, wenn das Tenant-Setting enforceMaxWorkingHours aktiviert ist (Admin-Konfiguration).

Wann mache ich das?

• Am Wochenende oder Freitagnachmittag — kurzer Wochen-Check, bevor die Lohnabrechnung läuft.
• Wenn Sie spüren, dass etwas fehlt — zum Beispiel weil Sie morgens vergessen haben den Timer zu starten.
• Wenn der Innendienst eine Rechnung in Frage stellt — und Sie nachschauen sollen, ob Sie an einem bestimmten Tag wirklich vor Ort waren.
• Vor Urlaub — damit alles zur Lohnabrechnung im aktuellen Monat berücksichtigt ist.

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Voraussetzung

• Sie sind in SpeamCore eingeloggt mit Ihrem Mitarbeiter-Account.
• Sie haben in der Woche mindestens einen Auftrag gestempelt (sonst ist die Liste leer).

So prüfen Sie Ihre Wochen-Zeiten

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Zur Mitarbeiter-Zeiterfassung navigieren

In der Sidebar links suchen Sie unter Stammdaten den Eintrag Mitarbeiter Zeiterfassung und tippen darauf. Sie sehen jetzt eine Tabelle mit allen Zeit-Stempeln im System.

Standardmäßig sehen Sie alle Zeiten — auch die anderer Mitarbeiter. Im nächsten Schritt filtern Sie auf Ihre eigenen.

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Was Sie hier nicht sehen

Diese Liste zeigt nur die auftrags-bezogene Arbeitszeit (TIME-Button am Auftrag). Ihre persönliche Anwesenheitszeit (Kommen / Gehen via ZEIT-Drawer am linken Bildschirmrand) ist eine separate Kategorie und erscheint hier nicht. Beide Zeiten haben unterschiedliche Zwecke — siehe Floating-Quickbar.

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Auf eigene Zeiten der Woche filtern

Tippen Sie auf den Filter-Button in der Toolbar oberhalb der Tabelle. Es öffnet sich ein Filter-Bereich.

Setzen Sie zwei Filter:

1. Mitarbeiter — wählen Sie sich selbst aus dem Dropdown.
2. Startzeit — wählen Sie als Zeitraum die aktuelle Woche (oder eine Periode wie „Letzte Woche").

Sie können die Filter speichern, sodass Sie beim nächsten Aufruf nicht erneut konfigurieren müssen — manche Mandanten haben dafür schon Filter-Vorlagen wie „Meine Woche" angelegt.

Lesehilfe: Die Tabelle zeigt pro Eintrag:

Spalte	Was steht da?
Mitarbeiter	Sie selbst (nach Filter).
Service	Welcher Service-Typ war das (Wartung, Reparatur, etc.)?
Mitarbeiter Zeiterfassungstyp	Reine Arbeit, Reisezeit, Bereitschaft etc.
Abrechenbar	Häkchen = wird dem Kunden in Rechnung gestellt.
Startzeit	Datum und Uhrzeit, wann der Stempel begann.
Endzeit (Spalte ggf. einblenden)	Wann der Stempel endete.
Dauer (Spalte ggf. einblenden)	Wie viele Stunden / Minuten gestempelt wurden.
Auftrag	Auf welchen Auftrag der Stempel gebucht wurde.

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Auffälligkeiten erkennen

Gehen Sie die Liste durch und achten Sie auf:

• Lücken — gab es Tage, an denen Sie gearbeitet haben aber nichts gestempelt ist?
• Sehr kurze Stempel — 5 Minuten oder weniger sind oft Klick-Fehler. Prüfen Sie, ob das wirklich gewollt ist.
• Sehr lange Stempel — 8+ Stunden ohne Pause sind unrealistisch. Wahrscheinlich haben Sie vergessen Stop zu drücken.
• Doppelt gestempelte Zeiten — Überlappungen, wo zwei Aufträge die selbe Stunde beanspruchen.
• Falscher Auftrag — wenn Sie morgens versehentlich den TIME-Button im falschen Auftrag gestartet haben.
• Falscher Zeit-Typ — zum Beispiel Reisezeit als Arbeit gestempelt oder umgekehrt.

Notieren Sie sich, was Sie korrigieren wollen, und gehen Sie es in den nächsten Schritten durch.

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Vergessene Zeiten nachtragen

Wenn Sie an einem Tag gearbeitet haben, aber kein Stempel dazu existiert:

1. Tippen Sie oben auf + Mitarbeiter Zeiterfassung hinzufügen. Ein leeres Formular öffnet sich.
2. Füllen Sie aus:
   • Mitarbeiter — Sie selbst (vorbelegt).
   • Startzeit / Endzeit — die tatsächliche Zeit, an der Sie gearbeitet haben. Tragen Sie ehrlich ein — auch wenn es im Nachhinein ist, soll der Eintrag der Realität entsprechen.
   • Auftrag — auf welchen Auftrag soll die Zeit gebucht werden? Über das Such-Feld nach der Auftrags-Nummer suchen.
   • Service — welche Leistung haben Sie erbracht? (Wartung, Inbetriebnahme, Reparatur etc.)
   • Mitarbeiter Zeiterfassungstyp — meistens „Arbeitszeit" oder „Reisezeit". Wenn unsicher, fragen Sie kurz im Innendienst nach.
   • Abrechenbar — Häkchen setzen, wenn der Kunde diese Zeit bezahlt.
   • Kommentar (falls Spalte vorhanden) — kurze Notiz, warum Sie nachträglich erfassen („Vergessen den Timer zu starten").
3. Speichern — der Eintrag erscheint jetzt in der Liste mit dem Hinweis, dass er manuell erfasst wurde.

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Neu (Mai 2026) — automatischer Kommentar neben dem manuellen

Eine Zeitbuchung kann seit Mai 2026 zusätzlich zum normalen Kommentar einen automatischen Kommentar (autoComment) tragen — ein schreibgeschütztes Feld, das SpeamCore selbst befüllt. Es ist getrennt vom manuellen Kommentar: Ihre eigene Notiz wird dadurch nie überschrieben.

Befüllt wird er nur, wenn eine passende Quelle vorhanden ist:

• In-App-Aktivität — nur wenn Sie die Aktivitäts-Erfassung ausdrücklich eingewilligt haben (activityTrackingConsent). Ohne Ihre Zustimmung bleibt das Feld leer — die Einwilligung steuern Sie selbst im Datenschutz-Tab Ihrer persönlichen Einstellungen.
• (Bei Speam-internen Entwickler-Accounts zusätzlich eine GitLab-Commit-Zusammenfassung — für Brandschutz-Fachfirmen nicht relevant.)

Sie müssen damit nichts tun: Der automatische Kommentar ist eine Lese-Hilfe, kein Pflichtfeld. Ihre Arbeitszeit-Erfassung funktioniert unverändert.

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Ehrlichkeit ist das A und O

Tragen Sie immer die tatsächliche Zeit ein, nicht eine geschätzte oder aufgerundete. Manuelle Stempel können vom Teamleiter überprüft werden, und Inkonsistenzen fallen auf. Im Zweifel lieber 10 Minuten weniger eintragen als zu viel.

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Falsche Stempel korrigieren oder löschen

Tippen Sie in der Liste auf den fehlerhaften Eintrag. Sie landen auf der Detail-Sicht des Stempels.

Korrigieren:

• Klicken Sie auf das Feld, das Sie ändern wollen (zum Beispiel die Endzeit).
• Tragen Sie den korrekten Wert ein.
• Speichern. Der Eintrag wird aktualisiert.

Löschen:

• Im Stempel-Detail oben oder unten gibt es einen Lösch-Button (Papierkorb-Icon).
• Bestätigen Sie die Löschung.
• Achtung: Solange der Stempel noch nicht in einer Rechnung an den Kunden gegangen ist, ist Löschen unkritisch. Nach Rechnungsstellung sollten Sie den Innendienst informieren, bevor Sie löschen — sonst wird die Rechnung inkonsistent.

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Wann Sie selbst korrigieren dürfen und wann nicht

Stempel vor dem Monatsabschluss dürfen Sie korrigieren. Stempel nach dem Monatsabschluss sind in der Regel gesperrt — die Buchhaltung hat die Periode bereits geschlossen. Bei Korrekturwünschen nach Monatsabschluss: Innendienst kontaktieren.

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Wochen-Summe prüfen

Wenn Sie wissen wollen, wie viele Stunden Sie diese Woche insgesamt auf Aufträge gestempelt haben:

• Im Footer der Tabelle (unten) zeigen manche Mandanten eine Summen-Zeile mit der Wochen-Summe.
• Falls nicht: über die Spalte Dauer können Sie die Werte überschlagen oder die Liste exportieren (Spalten-Toolbar → Export, falls aktiviert).

Vergleichen Sie die Wochen-Summe Ihrer Auftragszeiten mit Ihrer Anwesenheitszeit (über den ZEIT-Drawer am linken Rand). Die Differenz ist Ihre nicht-auftrags-bezogene Zeit — Werkstatt-Arbeit, Schulungen, interne Besprechungen, Lager-Aufräumen.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Ich finde meine Zeiten nicht in der Liste

Prüfen Sie zuerst die Filter — vielleicht ist noch ein Filter aktiv, den Sie nicht sehen. Tippen Sie auf den Filter-Button und schauen Sie, was alles eingestellt ist. Wenn nichts hilft: in der Sidebar auf Mitarbeiter und Ihren eigenen Account öffnen — auf der Mitarbeiter-Detail-Seite gibt es einen eigenen Tab Zeiterfassung mit Ihren Daten.

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Eine Zeit erscheint, aber nicht im richtigen Auftrag

Möglich: Sie hatten zwei Aufträge gleichzeitig offen und der TIME-Button hat im falschen gestartet. Bearbeiten Sie den Stempel und ändern Sie das Auftrags-Feld. Speichern.

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Ich sehe Zeiten von Kollegen statt meine eigenen

Filter ist nicht auf „eigene" gesetzt. Im Filter den Mitarbeiter auf sich selbst stellen.

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Die Wochen-Summe stimmt nicht mit meinem Gefühl überein

Drei mögliche Ursachen: (1) Sie haben Zeiten vergessen zu stempeln (siehe Schritt 4 — nachtragen). (2) Sie haben Zeiten doppelt gestempelt (siehe Schritt 3 — Auffälligkeiten). (3) Manche Stempel sind als „nicht abrechenbar" markiert und tauchen nur in einer Teil-Summe auf. Wenn die Diskrepanz mehr als 30 Minuten beträgt: Innendienst kontaktieren.

Tipps aus der Praxis

• Freitagsroutine — alle Kollegen, die das einmal gemacht haben, schauen jeden Freitag 5 Minuten in die Liste. Das ist die beste Vorsorge gegen vergessene Stempel.
• Filter speichern — wenn Ihr Mandant Filter-Vorlagen unterstützt, speichern Sie eine Vorlage „Meine Woche". Spart pro Aufruf 30 Sekunden.
• Auf dem Tablet vs. PC — auf dem PC haben Sie mehr Übersicht, weil das Display größer ist. Auf dem Tablet ist die Tabelle eher schmal.
• Mit Teamleiter sprechen — der Teamleiter sieht in seiner Sicht die Wochen-Stunden des ganzen Teams. Wenn Sie unsicher sind, ob alles passt, fragen Sie nach. Ist dem Teamleiter lieber als wenn Sie selbst raten.

Verwandte Tutorials

• Wartungsauftrag vor Ort durchführen — wo Sie Zeiten primär stempeln (Schritt 5)
• Fahrtzeit erfassen — Sondertyp Reisezeit
• Floating-Quickbar — Unterschied ZEIT-Drawer (links) vs. Zeit-Button (rechts)

Für Admins: technische Details

• Globale Liste unter /employee-time-trackings zeigt EmployeeTimeTracking-Datensätze. Filter über Standard-MUI-DataGrid-Filter, gespeicherte Filter via viewState-Persistenz.
• Wochen-/Monats-Übersicht für Manager separat unter /time-overview (Tabs Overview / Report).
• Mitarbeiter-spezifische Sicht über /employees/:id/time-trackings als Sub-Route.
• Zeit-Typen werden über EmployeeTimeTrackingType-Stammdaten unter /employee-time-tracking-types verwaltet — Felder: name, billable, excludeFromWorkingHours, active, priority.
• CASL: view:EmployeeTimeTracking, update:EmployeeTimeTracking, delete:EmployeeTimeTracking (rollenabhängig). Eigene Stempel sind via employeeId gefiltert; fremde Stempel sehen nur Rollen mit view-all-Recht.
• Nach Monatsabschluss (Accounting-Modul) sind Stempel via Backend-Validierung gesperrt — die genaue Sperr-Logik ist im Konzept Buchhaltungs-Monatsabschluss beschrieben.
• Auto-Kommentar (Mai 2026): EmployeeTimeTracking.autoComment ist ein read-only String-Feld, getrennt vom manuellen comment. Befüllt von einem Provider-basierten Dienst (autoComment.service.ts) mit zwei Quellen: gitlab (nur wenn der Mitarbeiter einen GitLab-User hat — Speam-intern) und activity (nur bei Employee.activityTrackingConsent === true). Revisionen werden in AutoCommentRevision historisiert. Die In-App-Aktivitäts-Erfassung ist consent-gated und per Datenschutz-Tab pro Mitarbeiter steuerbar. Interne Details: _internal/feature-notes/gitlab-addon.md (GitLab-Provider).