Eigene Spesen erfassen

Bei Außendienst-Einsätzen entstehen oft Spesen — Tankrechnung, Parkgebühren, Maut, Übernachtung bei mehrtägigen Touren, Material-Notkäufe, Bewirtung von Kunden. Diese erfassen Sie in SpeamCore, damit die Buchhaltung sie verbuchen und Ihnen erstatten kann.

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Was sind keine Spesen?

Das eigene Mittagessen unterwegs ist keine erstattungsfähige Auslage — die Pleo-Karte und das Spesen-Modul sind ausschließlich für betriebliche Auslagen. Für längere Tagestouren gibt es stattdessen die gesetzliche Verpflegungs-Pauschale (siehe weiter unten in dieser Anleitung), die ohne Beleg pauschal abgerechnet wird.

Wann mache ich das?

• Pro Einsatz mit Auslagen — direkt nach der Tour.
• Bei Sammeln — am Wochenende oder Monatsende alle Belege durchgehen.
• Vor Lohnlauf — sicherstellen, dass Spesen im aktuellen Monat berücksichtigt werden.

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Voraussetzung

• Sie sind mit Mitarbeiter-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Sie haben Beleg-PDFs / Fotos der Auslagen (Bons, Rechnungen).
• Bei Reisen: Datum, Ort, Reisezweck dokumentiert.

So erfassen Sie Spesen

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Spesen-Modul öffnen

In der Sidebar auf Spesen / Auslagen (Expenses). Sie sehen Ihre bisher erfassten Spesen-Belege.

Klick auf + Spesen-Beleg hinzufügen:

Feld	Was reinkommt
Datum	Datum des Belegs (NICHT Heute, sondern wann tatsächlich)
Typ	Verpflegung / Übernachtung / Fahrt / Maut / Parken / Material / Sonstiges
Betrag (Brutto)	Gesamtbetrag inkl. MwSt
MwSt-Satz	7% / 19% / 0% (steuerfrei)
Beschreibung	Kontext („Bewirtung Kunde X während Vertragsgespräch" / „Parkgebühr Hochhaus-Kunde")
Auftrag	Welcher Auftrag, sofern direkt zuordenbar
Kostenstelle	Optional
Beleg-PDF / Foto	Pflicht — ohne Beleg keine Erstattung

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Beleg fotografieren / hochladen

Beleg-Pflicht: Ohne Original-Beleg kann die Buchhaltung nicht erstatten (Steuerprüfung).

Foto:

• Beleg auf gerade Fläche legen.
• Tablet / Smartphone darüber.
• Foto machen — alle Daten (Datum, Beträge, Anbieter) sichtbar?
• Im Spesen-Beleg unter Dokumente hochladen.

PDF-Belege (z.B. Online-Rechnungen) direkt hochladen.

Original-Belege sammeln und monatlich an die Buchhaltung physisch übergeben — manche Mandanten verlangen das auch nach digitaler Erfassung (Doppelablage).

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Mehrere Belege pro Tour zusammenfassen

Bei mehrtägigen Touren ein Sammel-Beleg pro Tag oder pro Tour:

• Sammelbeleg „Tour Nord 1.-3.5.2026" mit Einzel-Positionen.
• Pro Position: Datum, Typ, Betrag.
• Alle Belege als ZIP / Multi-PDF anhängen.

Erleichtert die Übersicht und Buchhaltung.

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Verpflegungs-Pauschalen

Bei Reisen mit Tagesabwesenheit gibt es gesetzliche Verpflegungs-Pauschalen (Deutschland):

• 8-24 Stunden außer Haus: 14 € (2026)
• Über 24 Stunden außer Haus: 28 € (2026)
• An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen: 14 € pro Tag

Ihr Mandant kann Sätze leicht abweichend handhaben — siehe interne Richtlinie. Pauschalen erfassen Sie als Spesen-Beleg-Typ „Verpflegungs-Pauschale" mit dem entsprechenden Betrag — KEIN PDF nötig.

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Kilometer-Pauschale

Bei Nutzung des Privatfahrzeugs für berufliche Fahrten:

• 0,30 € pro Kilometer (2026, gesetzlich Deutschland — kann je Mandant variieren).
• Erfassen als Beleg-Typ „Kilometer-Pauschale".
• Datum, Strecke (von - nach), km angeben.
• Routenplaner-Screenshot als Beleg-PDF hilfreich.

Bei Firmenfahrzeug: KEINE Kilometer-Pauschale für Sie — Tankkosten gehen direkt an die Firma.

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Status-Workflow und Erstattung

Nach Erfassung:

1. Status: Beantragt — wartet auf Genehmigung.
2. Teamleiter prüft — kann genehmigen oder zurückweisen.
3. Buchhaltung verbucht — fließt in die Lohnauszahlung oder separate Erstattung.
4. Erstattung mit nächster Lohnabrechnung oder per separater Überweisung.

Bei Rückfrage Teamleiter / Buchhaltung kontaktieren.

Weg 2 — Spesen per KI-Chat (Beleg-Foto-Upload)

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KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Betrag falsch lesen, Datum verwechseln, Spesen-Typ falsch zuordnen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die Kontrolle und Endverantwortung für die korrekte Erfassung liegt bei Ihnen. Vor dem Speichern Betrag und Datum gegen den Beleg prüfen — falsch erfasste Spesen werden in der Lohnauszahlung sichtbar oder durch Stichprobe bei der Steuerprüfung beanstandet.

Statt Felder manuell zu tippen, fotografieren Sie den Beleg unterwegs am Tablet/Smartphone und lassen die KI extrahieren. Beispiel-Workflow:

1. Im KI-Chat auf das Anhang-Symbol tippen → Foto vom Bon hochladen.
2. Prompt:

Erfasse aus diesem Bon einen Spesen-Beleg. Wenn der Betrag und das Datum
lesbar sind, alles übernehmen. Auftrag zuordnen: WOR-2026-00042. Typ
„Verpflegung" wenn ein Restaurant-Bon, sonst nachfragen.

Der Assistent extrahiert Datum / Betrag / MwSt und legt den Spesen-Beleg an. Sie prüfen einmal im Spesen-Modul und reichen ein.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Beleg ist verloren

Eigenbeleg möglich — schriftlich erläutern was, wann, wie viel, warum. Eigenbelege werden steuerlich aber kritisch geprüft. Bei wiederholtem Vorkommen Prozess hinterfragen (Foto sofort).

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Spesen-Erstattung verzögert

Beim Teamleiter / Buchhaltung nachfragen. Status im Spesen-Beleg prüfen.

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Beleg in Fremdwährung

Betrag in EUR umrechnen mit aktuellem Wechselkurs (Tag der Ausgabe). Originalbetrag und Kurs im Kommentar dokumentieren.

Tipps

• Sofort nach Tour — Belege erfassen solange noch frisch im Kopf.
• Foto-Disziplin — bei jedem Beleg sofort Foto, dann sammeln.
• Monats-Zusammenstellung am Monatsende — Übersicht für eigene Kosten und Buchhaltung.
• Belegmappe im Auto — physisch sammeln, monatlich an Buchhaltung.

Verwandte Tutorials

• Lohn-Vorbereitung exportieren (HR-SB) — Spesen fließen in Lohnlauf
• Fahrtzeit erfassen — Reisezeit, andere Kategorie