Fahrtzeit erfassen

Wenn Sie zum Kunden fahren oder vom Kunden zurückkommen, ist die Zeit auf der Straße ein wichtiger Teil Ihres Arbeitstages. Je nach Vertrag mit dem Kunden zählt diese Fahrtzeit als abrechenbar (Kunde bezahlt sie) oder als nicht abrechenbar (Sie stempeln sie für Ihre Firma, nicht für die Rechnung). In beiden Fällen wird sie über SpeamCore erfasst — aber nicht als normale Arbeitszeit, sondern als eigener Zeit-Typ.

Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie das funktioniert und worauf Sie achten müssen.

Wann mache ich das?

• Vor jedem Vor-Ort-Einsatz — wenn Sie ins Auto steigen und Richtung Kundenstandort starten.
• Auf der Rückfahrt — wenn Sie nach getaner Arbeit zurück zur Werkstatt oder nach Hause fahren.
• Bei Tour-Tagen — wenn Sie mehrere Kunden hintereinander besuchen, pro Fahrt zwischen den Kunden separat.
• Bei längeren Fahrten — Anreise zu einer Inbetriebnahme an einem entfernten Standort, mehrtägige Wartungs-Touren.

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Voraussetzung

• Der Auftrag, zu dem Sie fahren, ist Ihnen bereits zugewiesen.
• In den Stammdaten ist ein Zeit-Typ „Reisezeit" oder „Fahrtzeit" hinterlegt — der Innendienst legt das einmal an, dann steht es allen zur Verfügung.

Was ist „Fahrtzeit" in SpeamCore?

In SpeamCore unterscheiden Sie verschiedene Zeit-Typen — also Kategorien, in die Ihre Stempel eingeordnet werden. Ein typisches Set sieht so aus:

Zeit-Typ	Was zählt darunter?	Wer bezahlt?
Arbeitszeit	Tatsächliche Arbeit am / an der Anlage.	Meistens der Kunde (abrechenbar).
Fahrtzeit / Reisezeit	Anfahrt, Rückfahrt, Fahrten zwischen Kundenstandorten.	Je nach Vertrag — Kunde, Firma oder geteilt.
Bereitschaftszeit	Bereitschaftsdienst, ohne aktive Arbeit.	Je nach Vertrag.
Schulungszeit	Eigene Weiterbildung, Produktschulungen.	Firma.
Pause	Frühstück, Mittag, Kaffee.	Niemand (Pausen sind unbezahlt).

Welche Zeit-Typen Ihr Mandant nutzt, sehen Sie in der Stammdaten-Liste:

Wichtig: Die Pflege dieser Zeit-Typen macht der Innendienst beziehungsweise die Personalabteilung — Sie als Techniker verwenden die Typen nur. Wenn ein Typ fehlt, sagen Sie nach dem Auftrag dem Innendienst Bescheid.

So erfassen Sie Fahrtzeit — Schritt für Schritt

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Den Auftrag öffnen, zu dem Sie fahren

Öffnen Sie auf dem Tablet den Auftrag, dessen Anfahrt Sie gerade beginnen — entweder über das Hauptmenü → Aufträge oder über den ARBEIT-Drawer am linken Rand mit Ihren nächsten Aufträgen.

Wichtig: Die Fahrtzeit wird auf den Ziel-Auftrag gestempelt, nicht auf einen separaten „Fahrt-Auftrag". So weiß der Innendienst später, dass die Fahrtzeit zur Anlage X bei Kunde Y gehörte.

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Den Zeit-Button öffnen und Typ wählen

Tippen Sie auf den grünen Zeit-Button rechts am Bildschirmrand. Das Zeit-Modal öffnet sich — der gleiche Live-Timer wie für die normale Arbeitszeit.

Bevor Sie auf Play tippen: suchen Sie das Auswahl-Feld für den Zeit-Typ. Je nach Mandant ist es ein Dropdown direkt im Modal oder ein Tab am oberen Rand. Stellen Sie um auf „Reisezeit" oder „Fahrtzeit" (genauer Name je nach Mandant).

Wenn Sie keinen Typ-Auswahl-Bereich finden:

• Manche Mandanten haben den Typ-Wechsel nur bei manueller Erfassung (Stift-Icon).
• Manche Mandanten lassen Sie immer als „Arbeitszeit" stempeln und der Innendienst rekategorisiert später.
• Im Zweifel: erst stempeln (lieber als Arbeitszeit als gar nicht) und im Nachgang dem Innendienst sagen, dass es Fahrtzeit war.

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Play drücken — der Timer läuft

Tippen Sie auf den großen Play-Button. Der Timer startet und läuft live.

Während der Fahrt:

• Der Timer läuft im Hintergrund weiter, auch wenn Sie das Modal schließen.
• Lassen Sie das Tablet ruhen — keine Notwendigkeit, alle paar Minuten reinzuschauen.
• Wenn das Display ausgeht, ist das egal — der Timer-Stand ist auf dem Server, nicht auf dem Display.

Wenn Sie unterwegs eine Pause machen (Tankstelle, Stau-Pause, Telefonat):

• Bei kurzen Pausen unter 5 Minuten: Timer einfach weiterlaufen lassen — die Statistik wird nicht groß verfälscht.
• Bei längeren Pausen: Modal öffnen, Stop drücken. Nach der Pause neu starten — Sie bekommen dann zwei separate Zeit-Einträge.

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Beim Eintreffen Stop drücken und auf Arbeitszeit umstellen

Sobald Sie am Standort des Kunden ankommen und die eigentliche Wartungsarbeit beginnt:

1. Modal öffnen, Stop drücken. Die Fahrtzeit ist gespeichert.
2. Zeit-Typ wechseln auf „Arbeitszeit".
3. Play drücken — der Arbeitszeit-Timer läuft jetzt.

So bekommen Sie in der späteren Abrechnung zwei klar getrennte Positionen: „Anfahrt 45 Min — Reisezeit" und „Wartung 2,5 Std — Arbeitszeit".

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Warum die Trennung wichtig ist

Verträge mit Kunden regeln oft unterschiedliche Stundensätze für Arbeit und Anfahrt. Manche Kunden bezahlen die Anfahrt gar nicht, manche pauschal, manche zum halben Arbeitssatz. Wenn Sie alles als „Arbeitszeit" stempeln, kann der Innendienst die Rechnung nicht korrekt aufteilen — und am Ende gibt es entweder eine Reklamation oder Ihre Firma verschenkt Geld.

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Rückfahrt am Ende des Einsatzes

Wenn Sie mit der Wartung fertig sind und nach Hause / zur Werkstatt fahren:

1. Stop für die Arbeitszeit.
2. Zeit-Typ auf „Reisezeit" stellen.
3. Play für die Rückfahrt.
4. Beim Ankommen daheim / in der Werkstatt: Stop.

Wenn Sie zwischen zwei Kundenstandorten direkt fahren (Tour-Tag): Beim Verlassen von Kunde A → Stop (Arbeitszeit). Auto-Fahrt → Play (Reisezeit) auf den Ziel-Kunden (Auftrag von Kunde B). Bei Ankunft → Stop. Wartungsbeginn bei Kunde B → Play (Arbeitszeit).

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Vergessene Fahrtzeit nachträglich erfassen

Sie haben vergessen, die Fahrtzeit zu stempeln? Kein Drama — tragen Sie sie nachträglich ein:

1. Zeit-Modal des betroffenen Auftrags öffnen.
2. Stift-Icon in der Aktionsleiste unten antippen — das Manuell-Erfassen-Formular öffnet sich.
3. Felder ausfüllen:
   • Startzeit — wann Sie losgefahren sind (ehrlich, nicht aufgerundet).
   • Endzeit — wann Sie angekommen sind.
   • Typ — „Reisezeit".
   • Kommentar — kurze Notiz „Anfahrt von Werkstatt zu Kunde Mueller, vergessen den Timer zu starten".
4. Speichern.

Bei mehreren vergessenen Fahrten desselben Tages: pro Fahrt einen separaten Eintrag anlegen, nicht eine zusammengefasste Position.

Weg 2 — Fahrtzeit per KI-Chat (Sprache)

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KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Routen-Zeit unterschätzen, Pausen vergessen, Zuordnung zum falschen Auftrag. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die Korrektheit Ihrer Stunden liegt bei Ihnen — die landen direkt in der Kundenrechnung und in Ihrem Stundenkonto.

Beispiel-Prompts:

Trage Reisezeit für Auftrag WOR-2026-00042 nach: Anfahrt 7:30-8:30 von
Werkstatt zu Kunde, Rückfahrt 16:00-17:15. Beide als „Reisezeit" markieren.

Übersicht meiner Fahrtzeiten KW 18: pro Tag Anfahrt + Rückfahrt + Summe.
Mit Auftrags-Zuordnung. Ich prüfe ob alle drin sind.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Es gibt keinen Zeit-Typ 'Reisezeit' im Dropdown

Der Innendienst hat noch keine Reisezeit-Stammdaten angelegt. Stempeln Sie ersatzweise als „Arbeitszeit" und schreiben Sie in den Kommentar „Reisezeit — bitte umkategorisieren". Sagen Sie dem Innendienst Bescheid, dass die Reisezeit-Stammdaten fehlen.

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Ich vergesse vor jedem Einsatz, den Typ umzustellen

Manche Kollegen haben sich angewöhnt, beim Einsteigen ins Auto IMMER zuerst den Zeit-Button zu öffnen, Typ zu prüfen, dann erst loszufahren. Wird zur Routine wie Anschnallen. Hilft auch: ein Klebezettel am Tablet „TYP CHECKEN".

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Ich war 5 Stunden am Tag fast nur unterwegs (Tour-Tag)

Stempeln Sie pro Auftrag separat (siehe Schritt 5). Das ergibt am Ende des Tages 4–6 Einträge, ist aber für Rechnung und eigene Stundenkonto-Übersicht sauber. Versuchen Sie nicht, alles in einen Sammel-Eintrag zu packen — das funktioniert in SpeamCore nicht ohne Bauchschmerzen.

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Ich fahre mit dem Firmenfahrzeug, ist das relevant?

Für die Zeit-Erfassung nicht. Der Tachostand des Firmenfahrzeugs wird separat gepflegt (siehe Fuhrpark-Tutorials) — das ist eine andere Erfassung. Hier geht es nur um Ihre Arbeitszeit.

Tipps aus der Praxis

• Tagesstart-Routine — Tablet aus, Kaffee an, Tablet an, Auftrag öffnen, Zeit-Button → Reisezeit → Play. Auto starten. Das ist die Reihenfolge, die nichts vergisst.
• Bei langen Touren Sammelmodus — manche Mandanten nutzen einen „Tour-Auftrag" als Hilfskonstrukt für Tage, an denen mehrere Kurzeinsätze stattfinden. Fragen Sie den Teamleiter, ob das bei Ihnen so gelebt wird.
• Sichten am Wochenende — siehe Eigene Arbeitszeit-Übersicht. Schauen Sie, ob Anfahrts-Stempel realistisch zur tatsächlichen Fahrtdauer passen (Routenplaner zur Probe).
• Mehrere Kollegen im Auto — wenn Sie zu zweit fahren, kann der Beifahrer im Modal das Person-Hinzufügen-Symbol nutzen, sodass beide gleichzeitig auf dieselbe Reisezeit gestempelt werden.

Verwandte Tutorials

• Wartungsauftrag vor Ort durchführen — der Vor-Ort-Ablauf, in den die Fahrtzeit eingebettet ist
• Eigene Arbeitszeit-Übersicht — Wochenkontrolle, in der Sie Fahrt- und Arbeitszeiten getrennt sehen

Für Admins: technische Details

• Fahrtzeit wird über EmployeeTimeTracking mit einem employeeTimeTrackingTypeId verknüpft, der auf einen EmployeeTimeTrackingType aus den Stammdaten verweist (siehe /employee-time-tracking-types).
• Standard-Felder eines EmployeeTimeTrackingType: name, billable (boolean), excludeFromWorkingHours (boolean), active, priority. Reisezeit-Typen werden meist mit billable=true und excludeFromWorkingHours=false angelegt.
• Pause-Typen werden in der Regel mit billable=false und excludeFromWorkingHours=true angelegt — sie zählen weder zur Kunden-Rechnung noch zur Arbeitszeit-Statistik.
• Beim Wechsel des Zeit-Typs während eines laufenden Stempels wird der bestehende Stempel gestoppt und ein neuer mit dem neuen Typ gestartet — atomare Server-Operation, kein Datenverlust.
• CASL: identisch zur normalen Zeiterfassung — create:EmployeeTimeTracking, view:EmployeeTimeTrackingType. Type-Stammdaten sind read-only für Techniker; pflegen kann nur Rolle mit update:EmployeeTimeTrackingType.
• Typische Reisezeit-Sätze (für Vertrieb/Buchhaltung relevant) werden NICHT in SpeamCore gepflegt, sondern entweder pro Service oder pro Vertrag. Ggf. Service mit eigenen Reisezeit-Sätzen anlegen, falls Trennung nötig.