Wartungsauftrag vor Ort durchführen

Sie sind beim Kunden und sollen jetzt eine Wartung, eine Reparatur oder eine andere Service-Leistung an einer Anlage durchführen. Auf Ihrem Tablet oder Smartphone steht der dazugehörige Auftrag. Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie den Auftrag korrekt abarbeiten — vom ersten Öffnen bis zur Unterschrift des Kunden am Ende.

Sie brauchen für diese Anleitung keine Vorkenntnisse. Wenn Sie zum ersten Mal mit SpeamCore arbeiten, lesen Sie sie einmal in Ruhe durch und folgen Sie ihr beim ersten Auftrag direkt am Bildschirm — dann setzt sich der Ablauf schnell in Ihren Kopf.

Wann mache ich das?

Immer dann, wenn Sie vor Ort beim Kunden sind und einen Auftrag bearbeiten sollen. Das passiert typischerweise in diesen Fällen:

• Geplante Wartung — der Kunde hat einen Wartungsvertrag und Sie sind heute zur jährlichen Brandmeldeanlagen-Prüfung gekommen.
• Störung — eine Anlage hat einen Defekt gemeldet, der Innendienst hat Ihnen den Reparatur-Auftrag eingeplant und Sie fahren hin.
• Inbetriebnahme — eine neue Anlage wurde installiert oder erweitert, jetzt soll sie eingerichtet und protokolliert werden.

In allen drei Fällen ist der Ablauf in SpeamCore identisch. Diese Anleitung führt Sie sicher hindurch.

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Voraussetzung

Bevor Sie loslegen, prüfen Sie kurz:

• Sie haben Ihr Tablet oder Smartphone mit Internet-Zugang dabei.
• Sie haben sich in SpeamCore eingeloggt — Ihr Login wird Ihnen vom Innendienst eingerichtet.
• Der Auftrag ist Ihnen persönlich zugewiesen — Sie sehen ihn in Ihrer Auftragsliste. Wenn Sie ihn nicht finden, rufen Sie kurz im Innendienst an.
• Der Auftrag ist noch nicht abgeschlossen. Ein bereits abgeschlossener Auftrag ist gesperrt — Sie können dort weder etwas erfassen noch ändern.

So gehen Sie Schritt für Schritt vor

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Den Auftrag auf dem Tablet öffnen

Was Sie machen: Den richtigen Auftrag aus der Liste suchen und öffnen.

Wie Sie das machen: In SpeamCore haben Sie zwei Wege, um schnell zu Ihrem Auftrag zu kommen:

• Weg 1 — über das Hauptmenü: Tippen Sie links auf Aufträge. Sie sehen jetzt eine Liste aller Aufträge, die Ihnen zugewiesen sind. Suchen Sie den heutigen Auftrag (meistens steht der nächste Termin oben).
• Weg 2 — über den ARBEIT-Button: Am linken Bildschirmrand sehen Sie einen schwebenden Button mit der Beschriftung ARBEIT. Wenn Sie den antippen, klappt eine Mini-Liste mit Ihren nächsten Aufträgen heraus. Tippen Sie den heutigen Auftrag direkt an — er öffnet sich.

In beiden Fällen landen Sie auf der Auftrags-Detailseite. Das ist die Ansicht, die Sie für den Rest des Vor-Ort-Einsatzes hauptsächlich verwenden.

Was Sie zuerst prüfen sollten: Bevor Sie loslegen, schauen Sie ganz oben auf der Detailseite kurz die wichtigsten Stamminformationen an. Das sind:

• Kunde — der Name des Unternehmens oder der Person, bei dem Sie gerade sind.
• Standort — die Adresse. Sind Sie wirklich am richtigen Ort? Gerade bei Kunden mit mehreren Standorten ein wichtiger Check.
• Anlage — welche konkrete Anlage soll gewartet oder repariert werden? Bei Kunden mit mehreren Brandmeldeanlagen oder Sprinkleranlagen ist das entscheidend.
• Termin — passt das geplante Datum zum heutigen Tag?

So sieht die Auftragsliste aus:

Und die Detailseite eines Auftrags:

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Was tun, wenn etwas nicht stimmt?

Wenn Kunde, Standort oder Anlage nicht zu der Situation passen, in der Sie gerade sind: bitte nichts ändern. Rufen Sie stattdessen kurz im Innendienst an. Falsche Stammdaten in einem laufenden Auftrag verursachen später Probleme bei Rechnung und Prüfbericht — der Innendienst korrigiert das in zwei Minuten.

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Die Anlage und ihre Komponenten prüfen

Was Sie machen: Sie arbeiten die Prüf-Checkliste ab, die zu der Anlage gehört.

Was ist eine Prüf-Checkliste? Das ist eine Liste mit allen Punkten, die bei dieser Anlagen-Art geprüft werden müssen — zum Beispiel: „Sind alle Sirenen funktionstüchtig?", „Ist der Druck im Sprinklersystem im grünen Bereich?", „Sind die Sicherungsplomben intakt?". Welche Punkte genau drinstehen, hängt von der Service-Vorlage ab, die der Innendienst für diese Anlagen-Art hinterlegt hat.

Wie Sie das machen:

1. Wechseln Sie auf der Detailseite in den Tab Systeme. Hier sehen Sie alle Anlagen, die zu diesem Auftrag gehören — also zum Beispiel die Brandmeldeanlage, die Sprinkleranlage oder die Lüftungsanlage.

2. Bei einer einfachen Wartung steht dort meist nur eine Anlage, bei größeren Wartungen können es mehrere sein. 3. Tippen Sie auf die Anlage, die Sie prüfen möchten. Die zugehörige Prüf-Checkliste klappt auf. 4. Arbeiten Sie die Liste Punkt für Punkt ab. Pro Punkt haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Häkchen setzen — der Punkt ist in Ordnung, fertig.
• Kommentar dazuschreiben — wenn etwas auffällig ist, aber kein Mangel daraus wird (zum Beispiel: „Sirene funktioniert, ist aber leicht verschmutzt — beim nächsten Termin reinigen lassen").

5. Wenn Sie auf einen echten Mangel stoßen — etwas funktioniert nicht oder muss ersetzt werden — öffnen Sie nicht hier den Mangel-Eintrag, sondern verwenden Sie den Defekt-Button rechts am Bildschirmrand. Wie das geht, steht im nächsten Schritt.

Warum das wichtig ist: Was Sie hier in der Checkliste eintragen, wandert direkt in den Prüfbericht, den der Kunde am Ende vom Innendienst bekommt. Dieser Bericht ist auch der Nachweis, dass die Wartung tatsächlich durchgeführt wurde — bei Brandmeldeanlagen verlangt das die DIN 14675 als Pflicht. Lassen Sie also keinen Punkt einfach so weg, auch wenn er offensichtlich erscheint.

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Was passiert technisch im Hintergrund?

Die Checkliste, die Sie hier sehen, ist eine persönliche Kopie für genau diesen Auftrag. Sie wurde beim Anlegen des Auftrags aus einer Master-Vorlage erzeugt. Das heißt: Wenn der Innendienst irgendwann die Master-Vorlage ändert, beeinflusst das nicht Ihren laufenden Auftrag. Ihre Häkchen und Kommentare bleiben so, wie Sie sie gesetzt haben. Mehr dazu im Konzept Snapshot-Pattern, falls Sie es technisch genauer wissen möchten — für die Wartung selbst müssen Sie das aber nicht verstehen.

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Mängel erfassen — der Defekt-Button

Was Sie machen: Wenn Sie an der Anlage etwas finden, was nicht in Ordnung ist — ein defektes Bauteil, ein abgelaufenes Datum, eine Beschädigung — erfassen Sie das als Mangel.

Warum das wichtig ist: Ein erfasster Mangel sorgt dafür, dass der Kunde davon erfährt, dass der Innendienst gegebenenfalls einen Folgeauftrag zur Reparatur einplanen kann, und dass die Mängel-Liste im Prüfbericht erscheint. Ein nicht erfasster Mangel ist faktisch nicht passiert — niemand erfährt davon, der Kunde nicht, der Innendienst nicht, und die Versicherung im Schadensfall auch nicht.

Wie Sie das machen:

1. Tippen Sie am rechten Bildschirmrand auf den roten Defekt-Button. Es öffnet sich ein Eingabefenster mit der Überschrift „MÄNGEL".

2. Mangelart wählen — über ein Dropdown-Feld wählen Sie aus, um was für einen Mangel es sich handelt. Die Auswahl ist vom Innendienst vorbereitet und enthält typische Mangel-Arten wie „Druckabfall", „Glas defekt", „Sirene ohne Funktion", „Sicherungsplombe gebrochen". Wenn Sie nicht sicher sind, was passt, suchen Sie über das Such-Feld direkt nach dem Stichwort.
3. Beschreibung schreiben — geben Sie in eigenen Worten an, was genau Sie sehen. Schreiben Sie konkret. Statt „Sirene defekt" lieber „Sirene Nummer 3 im Treppenhaus EG, Lautsprecher gesplittert, kein Ton beim Probealarm". Diese Beschreibung liest später der Innendienst, der Kunde und im Schadensfall eventuell ein Sachverständiger.
4. Foto aufnehmen — tippen Sie auf das Kamera-Symbol im Fenster. Das Tablet öffnet die Kamera direkt im Modal. Machen Sie mindestens ein Foto vom Mangel, gerne auch zwei oder drei aus verschiedenen Winkeln. Tipp: Achten Sie auf gute Beleuchtung und halten Sie das Tablet ruhig.
5. Dringlichkeit setzen — Sie haben meistens drei Stufen zur Auswahl: „niedrig" (kann beim nächsten Wartungstermin behoben werden), „mittel" (sollte in den nächsten Wochen behoben werden), „hoch" (muss umgehend behoben werden — Sicherheitsrisiko). Wählen Sie ehrlich. Im Zweifel lieber eine Stufe höher.
6. Speichern — der Mangel wird mit Zeitstempel und Ihrer Mitarbeiter-Kennung gespeichert. Sie sehen das Modal verschwinden und im Tab Mängel taucht ein neuer Eintrag auf.

Sie können beliebig viele Mängel pro Auftrag erfassen. Der Defekt-Button bleibt verfügbar, solange der Auftrag nicht abgeschlossen ist.

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Mangel ohne Beschreibung — bitte nicht!

Pflichtfeld ist nur die Mangelart. Beschreibung und Foto sind technisch optional. In der Praxis sind sie aber Pflicht — denn ein Mangel-Eintrag „Sirene defekt" ohne Beschreibung und Foto kann der Innendienst später nicht einordnen. Welche Sirene? Wo? Was genau ist defekt? Erfassen Sie deshalb immer alle drei: Mangelart, Beschreibung, Foto.

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Was tun, wenn die passende Mangelart fehlt?

Wenn Sie einen Mangel finden, für den keine vorbereitete Mangelart passt: wählen Sie die am ehesten passende Kategorie und erklären Sie in der Beschreibung sehr genau, was Sie meinen. Sagen Sie dem Innendienst nach dem Auftrag Bescheid — der pflegt die fehlende Mangelart in die Stammdaten nach, dann steht sie beim nächsten Mal zur Verfügung.

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Material verbuchen — der Mat.-Button

Was Sie machen: Alles, was Sie an Material verbaut, ausgetauscht oder eingesetzt haben, erfassen Sie als Material-Position.

Warum das wichtig ist: Diese Positionen wandern automatisch in zwei Richtungen: Erstens in den Prüfbericht, damit der Kunde weiß, was an seiner Anlage gemacht wurde. Zweitens in die Rechnung, die der Innendienst später erstellt — der Kunde bezahlt nur das, was hier erfasst ist. Wenn Sie also ein Ersatzteil aus Ihrem Tablet-Lager nehmen und es nicht eintragen, fehlt es auf der Rechnung und Ihre Firma macht einen kleinen Verlust. Außerdem stimmt der Bestand im Lager nicht mehr.

Wie Sie das machen:

1. Tippen Sie auf den orangen Mat.-Button rechts (Mat. ist die Abkürzung für Material). Ein Eingabefenster öffnet sich mit der Überschrift „MATERIALIEN".

2. Produkt wählen — über ein Suchfeld geben Sie den Namen oder die Artikelnummer des verbauten Produkts ein. Während Sie tippen, werden passende Treffer angezeigt. Tippen Sie das richtige Produkt an, um es auszuwählen.
3. Menge erfassen — wie viele Einheiten haben Sie verbraucht? Bei Stückwaren tragen Sie die Stückzahl ein, bei Schüttgut die Maßeinheit, die im Stammprodukt hinterlegt ist (Meter, Kilo, Liter).
4. Speichern — die Position erscheint im Tab Material des Auftrags. Bei Bedarf können Sie sie dort wieder anklicken und korrigieren.

Wiederholen Sie das für jedes Material, das Sie verwendet haben. Auch Kleinkram wie Schrauben oder Kabelbinder darf erfasst werden, wenn das in Ihrer Firma so üblich ist — fragen Sie im Zweifel den Teamleiter.

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Was passiert mit dem Lagerbestand?

Sobald Sie auf Speichern tippen, passiert im Hintergrund automatisch eine Lagerbuchung: Die verbrauchte Menge wird vom Lager abgezogen, das Ihnen als Mitarbeiter zugewiesen ist (das ist meistens Ihr Fahrzeug-Lager oder das Werkstattlager). So bleibt der Bestand in SpeamCore aktuell und Sie sehen jederzeit, was noch im Servicewagen liegt.

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Material nicht im Bestand?

Wenn Sie etwas verbauen, was im SpeamCore-Bestand nicht zu finden ist (zum Beispiel weil Ihr Fahrzeug-Lager noch nicht gepflegt ist), erfassen Sie die Position trotzdem. Der Lagerbestand geht dann auf null oder ins Minus — das ist erstmal kein Problem für den Auftrag. Sagen Sie aber dem Innendienst danach Bescheid, damit der Wareneingang nachgepflegt wird. Sonst stimmen die Bestände in den nächsten Wochen nicht.

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Arbeitszeit erfassen — der Zeit-Button

Was Sie machen: Sie stempeln die Zeit, die Sie für diesen Auftrag tatsächlich vor Ort verbracht haben.

Warum das wichtig ist: Diese Zeit landet erstens auf der Rechnung des Kunden (die meisten Wartungs- und Service-Leistungen werden nach Stunden abgerechnet) und zweitens in Ihrem Stundenkonto, damit Ihre Firma weiß, wofür Sie wie viel Zeit aufwenden. Wenn Sie die Zeit nicht stempeln, fehlt sie auf der Rechnung — Ihre Firma bekommt weniger Geld als ihr zusteht. Wenn Sie sie zu großzügig stempeln, zahlt der Kunde zu viel — das fällt früher oder später auf und kostet Vertrauen.

Wie Sie das machen — die einfachste Methode (Live-Timer):

1. Tippen Sie auf den grünen Zeit-Button rechts. Ein schwebender Timer öffnet sich mit der Überschrift „ARBEITSZEIT".

2. Tippen Sie auf den großen Play-Button in der Mitte. Der Timer läuft jetzt live mit, Sie sehen die Sekunden hochzählen.
3. Arbeiten Sie an der Anlage. Der Timer läuft im Hintergrund weiter, auch wenn Sie das Modal schließen oder andere Dinge im Auftrag erfassen.
4. Wenn Sie eine längere Pause einlegen (Mittagspause, längeres Telefonat) oder fertig sind, öffnen Sie den Zeit-Button erneut und tippen auf Stop. Die erfasste Zeit wird gespeichert und ist im Tab Arbeitszeit zu sehen.
5. Bei mehreren Pausen oder mehreren Vor-Ort-Aktionen am selben Tag können Sie den Timer mehrfach starten und stoppen — pro Stempel-Vorgang entsteht ein Eintrag im Auftrag.

Wie Sie das machen — manuell nachtragen:

Wenn Sie vergessen haben, den Timer rechtzeitig zu starten (passiert), können Sie die Zeit auch nachträglich eintragen:

1. Öffnen Sie den Zeit-Button.
2. Tippen Sie auf das Stift-Symbol in der Aktionsleiste unten. Ein Formular öffnet sich.
3. Geben Sie Start-Uhrzeit, End-Uhrzeit (oder Dauer in Minuten) und optional einen Kommentar ein.
4. Speichern. Der Eintrag wird als manuell erfasste Zeit gespeichert (in der Übersicht erkennbar an einem kleinen Symbol).

Wie Sie das machen — mit mehreren Mitarbeitern:

Wenn Sie zu zweit oder zu dritt am selben Auftrag arbeiten und alle gleichzeitig die Zeit erfasst haben sollen:

1. Öffnen Sie den Zeit-Button.
2. Tippen Sie oben rechts auf das Person-Hinzufügen-Symbol. Eine Liste mit Mitarbeitern öffnet sich.
3. Wählen Sie die Kollegen aus, die mit Ihnen arbeiten.
4. Starten Sie den Timer. Beim Stoppen wird pro Mitarbeiter ein eigener Zeit-Eintrag angelegt — alle bekommen die gleiche Dauer auf den Auftrag gestempelt.

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Zeit-Button RECHTS ist NICHT der ZEIT-Drawer LINKS

SpeamCore hat zwei Buttons, die beide „Zeit" heißen — sie sehen ähnlich aus, machen aber etwas Unterschiedliches. Achten Sie auf die Position:

• Zeit-Button RECHTS (grün, am Auftrag) — schreibt Ihre Arbeitszeit auf den konkreten Auftrag, an dem Sie gerade arbeiten. Diese Zeit landet in der Rechnung des Kunden. Das ist der Button, den dieses Tutorial meint.
• ZEIT-Drawer LINKS (schwebend am linken Rand) — schreibt Ihre persönliche Anwesenheitszeit (Kommen / Gehen) ohne Auftragsbezug. Diese Zeit ist für Ihre Personalabteilung wichtig — Lohnabrechnung, Überstundenkonto, Pausenregelung.

Beide Zeiten sind unabhängig voneinander. Sie stempeln sich morgens mit ZEIT (links) ein und stempeln dann pro Auftrag mit Zeit (rechts) die einzelnen Auftragszeiten. Mehr dazu unter Floating-Quickbar.

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Den Auftrag mit Kundenunterschrift abschließen — der U-schr.-Button

Was Sie machen: Sie zeigen dem Kunden eine Zusammenfassung Ihrer Arbeit, lassen ihn unterschreiben und schließen den Auftrag damit ab.

Was bedeutet U-schr.? Das ist die Abkürzung für Unterschrift. Der Button heißt verkürzt „U-schr.", weil die schmale Schnellaktions-Leiste am rechten Rand nicht viel Platz für Beschriftungen hat.

Warum das wichtig ist: Mit der Unterschrift bestätigt der Kunde, dass die Arbeit ausgeführt wurde, dass er den Mängelbericht zur Kenntnis genommen hat, und dass die in Rechnung gestellten Material- und Zeit-Positionen korrekt sind. Aus der Unterschrift entsteht automatisch der Prüfbericht als PDF. Ohne Unterschrift gibt es keinen rechtskräftigen Wartungsnachweis — und ohne Wartungsnachweis darf eine Brandmeldeanlage strenggenommen nicht weiter betrieben werden.

Bitte erst kurz prüfen, dann unterschreiben lassen:

Bevor Sie den Kunden bitten zu unterschreiben, prüfen Sie selbst noch einmal kurz:

• Sind alle Häkchen in der Anlage-Checkliste gesetzt?
• Sind alle festgestellten Mängel erfasst (mit Foto und Beschreibung)?
• Ist alles verbaute Material verbucht?
• Ist die Arbeitszeit komplett gestempelt?

Wenn etwas fehlt: jetzt nachtragen. Nach der Unterschrift ist der Auftrag gesperrt — keine Änderung mehr möglich.

Wie Sie das machen:

1. Tippen Sie auf den blauen U-schr.-Button rechts. Es öffnet sich ein Abschluss-Modal.

2. Zusammenfassung prüfen — Sie sehen eine kompakte Übersicht aller erfassten Mängel, Material-Positionen und Zeiten. Lesen Sie zusammen mit dem Kunden durch, ob alles passt.
3. Kunden-Name eingeben — wer steht gerade vor Ihnen und unterschreibt? Tragen Sie Vor- und Nachname ein. Bei Firmenkunden zusätzlich die Position („Hausmeister", „Geschäftsführer", „Sicherheitsbeauftragter").
4. Unterschrift einholen — Sie sehen ein Unterschriften-Feld am unteren Bildschirmrand. Geben Sie das Tablet dem Kunden und bitten ihn zu unterschreiben — entweder mit dem Finger direkt auf dem Bildschirm oder mit einem Tablet-Stift, falls Sie einen dabei haben. Der Kunde kann seine Unterschrift bei Bedarf mit dem Löschen-Symbol verwerfen und neu unterschreiben.
5. Abschließen — tippen Sie auf den großen Abschluss-Button. Im Hintergrund passiert jetzt einiges (siehe nächster Hinweis).

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Was passiert nach dem Tippen auf 'Abschließen'?

Im Hintergrund werden mehrere Dinge gleichzeitig erledigt:

1. Der Status des Auftrags wechselt auf abgeschlossen. Damit sind alle weiteren Erfassungen für diesen Auftrag ab sofort gesperrt.
2. Die Unterschrift wird als Bilddatei gespeichert und dem Auftrag dauerhaft angehängt.
3. Ein Prüfbericht-PDF wird automatisch erzeugt. Er enthält alle Stammdaten des Auftrags, die abgehakte Anlage-Checkliste, alle erfassten Mängel mit Fotos und Beschreibung, alle Material-Positionen, alle erfassten Arbeitszeiten und am Schluss die Unterschrift.
4. Das Prüfbericht-PDF wird dem Auftrag als Dokument hinzugefügt — der Innendienst kann es ab sofort an den Kunden mailen oder ausdrucken.
5. Die Material-Positionen und Arbeitszeiten werden für die spätere Rechnungserstellung freigegeben — der Vertrieb kann daraus eine Rechnung machen.

Sie sehen also: Mit einem Fingertipp ist eine ganze Menge passiert. Deshalb der dringende Tipp: vor der Unterschrift sorgfältig prüfen.

Weg 2 — Wartungsauftrag-Doku per KI-Chat (Sprache + Foto)

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KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Mängel falsch klassifizieren, Material-Position verwechseln, Arbeitszeit falsch übertragen. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; vor der Kunden-Unterschrift alles prüfen — der Prüfbericht ist ein rechtlicher Nachweis.

Statt jede Position zu tippen, sprechen Sie ins Tablet oder fotografieren Sie. Beispiel-Prompts (typisch unterwegs gesprochen):

Erfasse Material für Auftrag WOR-2026-00042: 2 Stück Brandmelder Bosch
ABC-1234, 1 Sirene Honeywell SIR-3, 5 Meter Steuerleitung 4-adrig.
Arbeitszeit war 2,5 Stunden, Beginn 08:30.

[mit Foto vom Mangel]
Erfasse einen Mangel: Sirene Etage 2 funktioniert nicht — Tonprüfung
fehlgeschlagen. Schweregrad mittel. Folgeauftrag erstellen, Frist 14 Tage.

Der Assistent legt Material, Zeit und Mangel an. Sie sehen die Eintragungen am Auftrag und prüfen, bevor Sie mit dem Kunden zur Unterschrift gehen.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

Hier die häufigsten Fragen aus der Praxis und wie Sie damit umgehen.

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Ich habe schon abgeschlossen und merke jetzt, dass etwas fehlt

Sobald Sie unterschrieben haben, ist der Auftrag dicht. Sie können selbst nichts mehr ändern. Sagen Sie dem Innendienst Bescheid — der hat erweiterte Rechte und kann den Auftrag bei Bedarf wieder öffnen, korrigieren und erneut abschließen lassen. Bei kleineren Korrekturen (vergessenes Material, falsche Stundenangabe) ist das schnell erledigt. Bei größeren Sachen (vergessener Mangel, fehlendes Foto) kann es passieren, dass Sie nochmal vor Ort fahren müssen.

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Ich habe vor Ort kein Internet

Sie können Mängel, Material und Zeiten zwar erfassen — die werden auf dem Tablet zwischengespeichert. Hochgeladen werden sie aber erst, wenn Sie wieder Internet haben. Schließen Sie den Auftrag in diesem Fall nicht offline ab. Die Unterschrift kann nur direkt online verarbeitet werden. Warten Sie, bis Sie Empfang haben, dann unterschreiben lassen. Im Notfall fahren Sie 200 Meter weiter, wo es Empfang gibt — der Kunde kommt mit oder Sie fotografieren die Unterschrift auf Papier und tragen sie später ein (Notlösung, mit Innendienst absprechen).

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Falscher Kunde, falscher Standort, falsche Anlage

Wenden Sie sich vor jeder weiteren Aktion an den Innendienst. Den Auftrag selbst auf einen anderen Kunden umzubiegen ist nicht möglich, und das ist auch gut so — die ganze Buchhaltung würde sonst nicht mehr stimmen. Der Innendienst macht entweder den falschen Auftrag rückgängig und legt einen neuen an, oder korrigiert die Stammdaten an der richtigen Stelle.

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Der Kunde will nicht unterschreiben

Wenn der Kunde mit dem Ergebnis nicht einverstanden ist, schließen Sie den Auftrag nicht ab. Notieren Sie kurz im Auftrag, warum keine Unterschrift erfolgt ist (über den Kommentar-Bereich) und rufen Sie sofort den Innendienst an. Eine offene Klärung ist immer besser als eine erzwungene Unterschrift, die später vor Gericht auffällt.

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Das Tablet ist leer / hängt / stürzt ab

SpeamCore speichert Ihre Erfassungen laufend automatisch ab — bei jedem Tippen auf „Speichern". Wenn das Tablet abstürzt oder leer geht, sind die bereits gespeicherten Mängel, Material-Positionen und Zeiten weiterhin im System. Sie verlieren nur das, was Sie gerade noch nicht gespeichert hatten. Tablet aufladen oder neu starten und einfach weitermachen, wo Sie stehengeblieben sind.

Was passiert, nachdem ich abgeschlossen habe?

Mit Ihrer Unterschrift hört Ihre Arbeit am Auftrag auf. Im Innendienst beziehungsweise im Vertrieb läuft jetzt Folgendes:

• Der Innendienst prüft die erfassten Mängel. Wenn ein Mangel ein Folgeauftrag erfordert (zum Beispiel ein Reparatur-Termin), legt der Innendienst den an und plant ihn ein.
• Der Innendienst versendet das Prüfbericht-PDF an den Kunden — entweder per Mail oder per Post.
• Der Vertrieb / die Buchhaltung erstellt aus den verbuchten Material- und Zeit-Positionen die Rechnung. Der Kunde bekommt die Rechnung in der Regel innerhalb weniger Tage.
• Sie müssen für diesen Auftrag nichts mehr tun. Auf Ihrer Aufträge-Liste verschwindet er aus den offenen Aufträgen und wandert in die Historie.

Tipps aus der Praxis

• Tablet quer halten — die meisten Modale (DEFECT, MATERIAL) sind für Querformat optimiert. Im Hochformat müssen Sie unnötig viel scrollen.
• Foto-Qualität — bei Mangel-Fotos lieber einmal zu viel als zu wenig auslösen. Drei kurze Fotos sind nachträglich besser als eines, das nicht erkennen lässt, was gemeint war.
• Akku-Strategie — der Live-Timer des TIME-Buttons verbraucht Strom. Bei langen Wartungen den Timer einmal starten, das Tablet ablegen, und nicht alle paar Minuten reinschauen — der Timer läuft weiter, auch wenn das Display aus ist.
• Hände frei — manche Kollegen tragen ein Tablet-Halsband. Praktisch, wenn Sie auf einer Leiter stehen und trotzdem schnell etwas dokumentieren wollen.
• Datenschutz — wenn der Kunde Sie filmt oder fotografiert, ist das sein gutes Recht. Wenn Sie ihn fotografieren wollen (zum Beispiel für die Unterschrift in besonderen Fällen), fragen Sie kurz höflich um Erlaubnis.

Für Admins: technische Details zu diesem Workflow

Diese Anleitung beschreibt die End-Anwender-Sicht auf das Modul Aufträge (Workorders). Technische Hintergründe der einzelnen Schnellaktionen:

• Defekt-Button (technischer Name DEFECT) schreibt auf /workorders/:id/defects und legt einen Defect-Datensatz an. Die Verknüpfung zum Auftrag erfolgt über workorderDefectId. Die Auswahl der Mangel-Arten kommt aus den DefectType-Stammdaten (/defect-types — read-only Lookup) und gegebenenfalls aus /defect-lists/:id/types (Service-spezifische Mangel-Listen). CASL-Subjects: create:Defect, view:DefectType, view:DefectListType.
• Zeit-Button (technischer Name TIME) schreibt auf EmployeeTimeTracking mit workorderId. Bei Multi-Mitarbeiter-Erfassung wird pro employeeId ein eigener Datensatz angelegt. CASL: create:EmployeeTimeTracking. Inline-Editing-Pattern siehe Auftrag-Arbeitszeit.
• Mat.-Button (technischer Name MATERIAL) schreibt auf /workorders/:id/materials und löst eine WarehouseProductMovement aus (siehe Snapshot-Pattern, Lager-Buchung). CASL: create:WorkorderMaterial, update:WarehouseProduct.
• U-schr.-Button (technischer Name SIGNATUR) ruft den apply-workorder-signature-Endpoint auf. Status wechselt auf closed, alle weiteren Mutations werden vom Backend gesperrt (HTTP 403 mit Hinweis auf den abgeschlossenen Status).
• Prüfbericht-PDF wird via Print- und PDF-System generiert. Vorlagen sind pro Service definiert.
• Floating-Drawer-Buttons (ZEIT, ARBEIT, KAL.) am linken Bildschirmrand sind in der Floating-Quickbar dokumentiert.

Vollständige Routen-Doku mit Sub-Tabs, allen CASL-Subjects, Felder-Tabellen und API-Endpoints: Aufträge (Modul-Doku).

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