Angebot erstellen und versenden

Ein Kunde fragt nach einem Preis — sei es eine Wartung, eine Inbetriebnahme oder ein größeres Bauprojekt. Sie als Vertrieb erstellen daraus ein Angebot mit klaren Positionen, Preisen, Rabatten und Konditionen, und schicken es dem Kunden zur Prüfung. Wenn der Kunde annimmt, wandeln Sie das Angebot in eine Auftragsbestätigung um (siehe Angebot in Auftragsbestätigung übernehmen).

Wann mache ich das?

• Auf Anfrage eines Kunden — Mail, Telefon, Lastenheft.
• Proaktiv — wenn Sie wissen, dass ein Bestandskunde demnächst neu beschafft.
• Im Rahmen einer Ausschreibung — typisch bei Bauprojekten mit GAEB-Datei (siehe GAEB-Datei einlesen).
• Als Folgeangebot zu einer geplanten Wartungs-Maßnahme.

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Voraussetzung

• Sie sind mit Ihrem Vertriebs-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Der Kunde ist im System (oder wird vorher angelegt — siehe Anlagen und Standorte pflegen).
• Sie kennen ungefähr Umfang und Preise für die gewünschten Positionen.

So erstellen Sie ein Angebot — Schritt für Schritt

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Zur Verkaufsbeleg-Liste navigieren

In der Sidebar links auf Verkaufsbelege. Sie sehen die Liste aller Sales-Dokumente — Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften.

Spalten in der Liste:

• Verkaufsbeleg — die Beleg-Nummer (zum Beispiel OFF-2026-00001 für Angebot, INV für Rechnung)
• Dokumenttyp — Angebot, Rechnung, Lieferschein etc.
• Status — Erstellt, Versandt, Angenommen, etc.
• Kunde, Dokument-Datum, Mitarbeiter, Nettosumme

Filtern Sie über die Toolbar oben (Spalten / Filter / Zeilenhöhe) wenn die Liste lang ist.

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Beleg-Typ 'Angebot' wählen

Tippen Sie auf + Verkaufsbeleg hinzufügen. Ein Dropdown klappt auf mit den verfügbaren Beleg-Typen:

Tippen Sie auf Angebot. SpeamCore legt einen leeren Angebots-Beleg an mit der nächsten freien Nummer (zum Beispiel OFF-2026-00002) und navigiert auf die Detailseite.

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Was bedeuten die Beleg-Typen?

Die SpeamCore-Beleg-Typen folgen dem klassischen Verkaufs-Lifecycle:

• Anfrage — Vor-Anfrage, oft intern für Kalkulation.
• Angebot — was Sie heute machen, formelles Preisangebot an den Kunden.
• Auftragsbestätigung — wenn der Kunde zustimmt, wird Angebot zur AB.
• Lieferschein — bei Auslieferung der Ware oder Erbringung der Leistung.
• Rechnung — finale Abrechnung.
• Gutschrift — Korrektur einer Rechnung (negativer Betrag).
• Anzahlungs- / Zwischenrechnung — Teilrechnungen bei großen Projekten.

Mehr im Konzept Geschäftsprozess-Übersicht.

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Stammdaten im Allgemeine-Daten-Tab füllen

Auf der Detailseite im Tab Allgemeine Daten befüllen Sie die Beleg-Stammdaten:

Pflichtfelder (für ein versendbares Angebot):

Feld	Was reinkommt
Kunde oder Standort auswählen	Kunde aus Liste, oder konkreter Standort wenn der Kunde mehrere hat.
Dokument Datum	Heute (vorbelegt), kann aber überschrieben werden.
Niederlassung	Über welche Ihrer Niederlassungen läuft das Angebot. Steuert Briefkopf.
Mitarbeiter	Sie selbst, sofern Sie das Angebot machen.
Zahlungsziel	Aus den vorbereiteten Zahlungszielen wählen (z.B. „14 Tage netto", „30 Tage 2% Skonto").

Optionale Felder:

• Arbeitsauftrag — wenn das Angebot zu einem konkreten Auftrag gehört (z.B. Folge-Reparatur).
• USt-IdNr. — bei B2B EU-Kunden ab Schwellwert.
• Kostenstelle — interne Buchhaltungs-Kategorie.
• Konto — Erlöskonto (meistens automatisch durch das Service-Konto-Mapping).

Auto-Save speichert bei jedem Feld-Wechsel.

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Positionen erfassen

Wechseln Sie auf den Tab Verkaufsbeleg Positionen. Hier listen Sie auf, was Sie dem Kunden anbieten — pro Zeile eine Position.

Position hinzufügen — Klick auf das +-Icon (links in der Toolbar). Es öffnet sich ein Dropdown mit 4 Positions-Typen:

Typ	Wofür?
Produkt-Position	Standard — verweist auf ein Produkt aus den Stammdaten.
Manuelle Position	Freie Position ohne Produkt-Verknüpfung — für individuelle Leistungen.
Set / Bündel	Vorgefertigtes Bündel mehrerer Positionen.
Überschrift / Trennzeile	Text-Zwischenüberschrift für strukturierte lange Angebote.

Pro Position erfassen:

• Produkt (bei Produkt-Position) — über Suche das richtige Produkt finden.
• Titel — wird im Beleg angezeigt (oft aus Produkt vorbelegt, kann überschrieben werden).
• Menge — wie viele Einheiten?
• Verkaufspreis — pro Einheit (vorbelegt aus Produkt, kann angepasst werden).
• Rabatt — Prozent oder absolut, optional.

Die Summe wird automatisch berechnet (Menge × Preis - Rabatt).

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Toolbar-Funktionen für Positionen

Die 6 Icons in der Positionen-Toolbar erleichtern wiederkehrende Aufgaben:

• + (Plus) — Neue Position (siehe Schritt 4).
• Datei-Icon (GAEB) — GAEB-Datei hochladen — siehe GAEB-Datei einlesen.
• 1.2.3. — Positionsnummern neu durchnummerieren (z.B. nach Löschungen).
• ↻ (Sync) — Produktdaten aktualisieren — wenn Stammpreise sich geändert haben.
• Vorlage speichern — diese Positions-Liste als Vorlage für künftige Angebote sichern.
• Vorlage laden — eine gespeicherte Positions-Vorlage laden.

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Vorlagen sind ein Zeitsparer

Wenn Sie häufig ähnliche Angebote machen (zum Beispiel „Standard-Wartungspaket" mit immer denselben 8 Positionen), legen Sie das einmal an und speichern als Vorlage. Beim nächsten Angebot mit einem Klick laden, dann nur Mengen und Kunde anpassen. Spart pro Angebot 10 Minuten.

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Textblöcke ergänzen

Wechseln Sie auf den Tab Textblöcke. Hier können Sie standardisierte Texte ergänzen, die im PDF erscheinen — typischerweise:

• Vor den Positionen — Anschreibe-Text („Wir bedanken uns für Ihre Anfrage und unterbreiten Ihnen folgendes Angebot...").
• Nach den Positionen — Schluss-Text, Hinweise auf AGB, Bindefrist, Annahme-Modalität.
• AGB-Verweis — pflicht in Deutschland bei B2B / B2C.

Textblock einfügen:

1. • Textblock hinzufügen.
2. Position wählen (vor / nach Positionen).
3. Text aus Vorlage wählen oder selbst schreiben.
4. Speichern.

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Vorschau und Versand

In der Toolbar oberhalb der Tabs gibt es Icons für Vorschau und Versand:

• Vorschau-Icon — zeigt eine Vorschau, wie das Angebot beim Kunden aussehen wird.
• PDF-Icon — generiert das Angebot als PDF zum Download oder Druck.
• Mail-Icon — öffnet eine vorausgefüllte Mail mit Angebot als Anhang.

Empfohlener Ablauf vor dem Versand:

1. Vorschau prüfen — alles okay?
2. PDF generieren und durchlesen — formell korrekt?
3. Mail-Versand mit personalisiertem Anschreiben.

Status setzen nach Versand:

Nach erfolgreichem Versand setzen Sie den Status auf Versandt (oder ähnlich, je nach Mandanten-Konfiguration). So sehen Sie und Ihre Kollegen, welche Angebote noch beim Kunden zur Entscheidung liegen.

Weg 2 — Angebot per KI-Chat erstellen

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KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Beträge falsch übernehmen, falsche Mehrwertsteuer ansetzen, Zahlungsziel verwechseln. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die Kontrolle und Endverantwortung für das versendete Angebot liegt bei Ihnen. Vor dem Versand an den Kunden immer Vorschau prüfen — falsch herausgegebene Angebote sind kunden-relevant und können rechtlich bindend sein.

Statt durch das mehrstufige Formular zu klicken, formulieren Sie eine Anweisung im KI-Chat (siehe Grundlagen — KI-Chat-Aktionen). Beispiel-Prompt:

Erstelle bitte ein Angebot für „Beispiel Brandschutz GmbH" über die Wartung
der BMA für 12 Monate, monatlich 250 Euro netto, Zahlungsziel 30 Tage,
gültig bis 30.06.2026.

Der Assistent legt das Angebot mit Pflichtfeldern an, erzeugt eine Position mit dem genannten Betrag und setzt das Zahlungsziel — Sie ergänzen nur noch optionale Felder (Mitarbeiter, Kostenstelle, Textblöcke) und versenden.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

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Produkt fehlt im Suchfeld

Möglich: das Produkt ist noch nicht in den Stammdaten. Wechseln Sie kurz in die Sidebar → Produkte → + Produkt hinzufügen. Stammdaten pflegen, dann zurück zum Angebot. Bei Standardprodukten passiert das häufig — bei spezifischen Einmal-Leistungen können Sie auch eine Manuelle Position verwenden.

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Rabatt soll nur für eine Position gelten

Den Rabatt in dieser Position eintragen, nicht im Gesamtbeleg. Beleg-weite Rabatte funktionieren auch, gelten aber für alle Positionen.

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Der Kunde will eine bestimmte Bindefrist

Im Textblock am Anfang oder Ende des Angebots erwähnen („Dieses Angebot ist bis zum 30.05.2026 gültig"). SpeamCore erzwingt keine Bindefrist-Logik — das ist Ihre eigene Verantwortung.

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Die Nettosumme ist Null nach dem Anlegen

Normal — solange Sie keine Positionen erfasst haben, ist die Summe Null. Wechseln Sie zum Tab Positionen und tragen Sie Inhalte ein.

Tipps aus der Praxis

• Strukturierte Angebote — bei langen Angeboten Trennzeilen / Überschriften nutzen, um die Lesbarkeit zu erhöhen. Aufteilung typisch nach Werkbereich oder Anlage.
• Rückrufnotizen ins Kommentar-Feld — bei mehreren Iterationen mit dem Kunden („Kunde will Position 3 günstiger — Antwort steht aus") direkt im Beleg dokumentieren. Spart Mailsuche.
• Vorlagen pro Service-Typ — eine Vorlage „Wartung Brandmeldeanlage", eine „Inbetriebnahme Sprinkler", eine „Reparatur Sirene". Spart pro Angebot Minuten.
• Schnelle Mengen-Anpassung — bei Vorlage-Laden zuerst alle Mengen auf 0 setzen, dann gezielt befüllen — verhindert vergessene Positionen, die im Vorlage-Default standen.

Verwandte Tutorials

• Angebot in Auftragsbestätigung übernehmen — der nächste Schritt
• GAEB-Datei einlesen — bei Bauprojekten
• Belegversand mit ZUGFeRD — strukturierte E-Rechnung

Für Admins: technische Details

• Beleg-Anlage: POST /sales-documents mit documentType: 'offer'. Auto-Nummer aus number-circles-Modul. CASL: create:SalesDocument.
• Direkt-Anlegen-Pattern: keine Modale, leerer Datensatz wird angelegt und direkt navigiert auf /sales-documents/:id.
• Positionen: POST /sales-documents/:id/items für jede Position. 4 Typen via itemType-Enum: product, manual, set, headline.
• GAEB-Import: separater Endpoint POST /sales-documents/:id/items/import-gaeb mit Multipart-Upload. Unterstützt GAEB DA90 und XML.
• Vorlage-System: apply-text-block-defaults-Endpoint für Textblöcke; Positions-Vorlagen via SalesDocumentItemTemplate-Modul.
• Snapshot-Pattern für Produktdaten: bei Position-Anlage werden productNumber, description, salesPrice als Snapshot in der Position gespeichert. Stamm-Änderungen am Produkt beeinflussen bestehende Belege nicht. Reload via Toolbar-Sync-Button (apply-product-snapshot).
• CASL: create:SalesDocument, create:SalesDocumentItem, view:Product.

Vollständige Routen-Doku: Verkaufsbelege, Verkaufsbeleg-Positionen, Textblöcke.