Belegversand mit ZUGFeRD

In Deutschland ist seit 2025 der Empfang elektronischer Rechnungen für B2B-Geschäfte verpflichtend, ab 2027 auch der Versand. Das Standard-Format dafür heißt ZUGFeRD (oder die Variante XRechnung für Behörden). SpeamCore erzeugt automatisch das ZUGFeRD-XML zusätzlich zum PDF — Sie müssen nur richtig versenden.

Wann mache ich das?

Bei jeder B2B-Rechnung ab 2025 — empfangsseitig Pflicht. Versandseitig empfehlenswert, ab 2027 Pflicht.
Bei Behörden-Rechnungen — XRechnung-Format ist seit 2020 Pflicht.
Bei großen Geschäftskunden — viele bestehen schon heute auf ZUGFeRD für ihre Buchhaltungs-Automatisierung.
Auf Kundenwunsch — einzelne Kunden fordern das Format explizit an.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland — ein Hybrid-Format:

Außen: ein normales PDF (für Menschen lesbar).
Innen: ein eingebettetes XML mit allen Rechnungsdaten in strukturierter Form (für Maschinen).

Damit können Buchhaltungs-Systeme die Rechnung automatisch verbuchen, ohne dass jemand das PDF abtippt.

Format	Wofür?
ZUGFeRD 2.x	Standard für B2B in Deutschland.
XRechnung	Pflicht für öffentliche Auftraggeber (Bund, Land, Kommunen). Reines XML.
EN 16931	EU-Norm, die ZUGFeRD und XRechnung unterliegt.

SpeamCore unterstützt alle drei — die Auswahl erfolgt meist automatisch je nach Kunden-Konfiguration.

So versenden Sie eine ZUGFeRD-Rechnung

Rechnung vor Versand prüfen

Bei E-Rechnungen sind die Pflichtfelder strenger als bei klassischen Papier-Rechnungen. Vor dem Versand prüfen:

Feld	Warum wichtig?
USt-IdNr. des Kunden	Pflicht ab Schwellwert. Ohne USt-IdNr. wird die XML als ungültig zurückgewiesen.
USt-IdNr. der eigenen Niederlassung	Gleicher Grund.
Vollständige Adresse Kunde + Niederlassung	Pflichtfelder im ZUGFeRD-Schema.
Bankverbindung im Briefkopf	Pflicht — Kunde muss wissen, wohin überweisen.
Steuersatz pro Position	Pflicht — Brutto- vs. Netto-Aufteilung muss korrekt sein.
Zahlungsziel + Fälligkeit	Pflicht. Datum statt nur „14 Tage netto".
Bestellreferenz (sofern vom Kunden gegeben)	Bei manchen Kunden Pflicht zur Verbuchung.

SpeamCore prüft das automatisch und meldet Fehler vor dem Versand. Wenn ein Pflichtfeld fehlt, korrigieren Sie es im Beleg.

Format wählen oder vom System wählen lassen

In der Toolbar oberhalb der Tabs gibt es das PDF-Icon für klassisches PDF und ggf. ein separates ZUGFeRD-Icon oder einen Format-Wahldialog.

Bei modernen Mandanten: Format wird automatisch je nach Kunden-Stammdaten gewählt:

Öffentliche Auftraggeber → XRechnung.
B2B-Standard → ZUGFeRD.
Privatkunden / Klein-B2C → klassisches PDF (kein ZUGFeRD nötig).

Bei manueller Auswahl: Format-Dropdown öffnen, gewünschtes Format wählen, Beleg generieren.

Versand per Mail

Tippen Sie auf das Mail-Icon in der Toolbar. Eine vorausgefüllte Mail öffnet sich mit:

Empfänger — Kunden-E-Mail (Allgemein oder Dokumentation, je nach Stammdaten).
Betreff — „Rechnung zu Auftrag XXX" oder ähnlich.
Anhänge:
- Bei ZUGFeRD: ein PDF-Datei (mit eingebettetem XML).
- Bei XRechnung: nur eine XML-Datei.
Mail-Body — Standard-Vorlage Ihres Mandanten.

Anpassen wo nötig, Senden.

Versand-Bestätigung dokumentieren

Wie bei normalen Rechnungen: Status auf Versandt setzen. Im Kommentar-Feld dokumentieren:

„[Datum] — ZUGFeRD-Rechnung an [E-Mail] versendet."
„[Datum] — XRechnung an [E-Mail] versendet."

Bei Bedarf eine Lesebestätigung anfordern (Outlook-Funktion) — sinnvoll bei großen Beträgen oder neuen Kunden.

Bei Bounce / Reklamation reagieren

Wenn der Kunde meldet, die Rechnung ließe sich nicht verarbeiten:

Mögliche Ursachen und Antworten:

Kunden-Meldung	Antwort
„Wir können das XML nicht lesen"	ZUGFeRD ist ein Standard. Möglich, dass Kunde noch ein altes System hat. PDF-Version (klassisch) zusätzlich anbieten.
„Die Rechnung wurde abgewiesen wegen Datenfehler"	Validierung auf der Empfangsseite hat einen Fehler entdeckt. Bei SpeamCore die Pflichtfelder prüfen, ggf. nachbessern, neu versenden.
„Wir brauchen XRechnung, nicht ZUGFeRD"	Beim nächsten Versand Format auf XRechnung umstellen. Kundenstamm-Daten kennzeichnen für künftige Rechnungen.
„Wir sehen keine Anhänge in der Mail"	Mail-Server-Filter? Datei-Typ-Block (.xml gilt als verdächtig)? PDF nochmal als ZIP packen oder über sicheren Versand-Kanal schicken.

Weg 2 — Bulk-Versand per KI-Chat

Statt jede Rechnung einzeln zu versenden, lassen Sie die KI Bulk-Versand orchestrieren. Beispiel-Prompt:

Versende alle Rechnungen vom 30.04.2026, die noch im Status „Erstellt"
sind. Format pro Kunde: ZUGFeRD wenn beim Kunden hinterlegt, sonst
klassisches PDF. Empfänger-Mail aus dem Stamm. Vorher bitte Liste der
betroffenen Rechnungen ausgeben — ich gebe dann erst frei.

Der Assistent listet die zu versendenden Rechnungen auf, prüft ZUGFeRD-Pflichtfelder pro Beleg und versendet erst nach Ihrem expliziten OK.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?

Tipps aus der Praxis

Test-Versand an eigene Adresse — bei Erstanwendung von ZUGFeRD den Versand zuerst testweise an Ihre eigene Mail. Anschauen, ob alles korrekt aussieht. Dann erst an Kunde.
Validator nutzen — es gibt kostenlose Online-Validatoren für ZUGFeRD/XRechnung (zum Beispiel der ZUGFeRD-Community-Validator). Bei Zweifeln vorab die Datei prüfen.
Kunden-Konfiguration pflegen — sobald Sie wissen, dass ein Kunde XRechnung statt ZUGFeRD will, im Kunden-Stammdaten markieren (oft ein Feld „bevorzugtes E-Rechnungs-Format").
Leitweg-ID-Sammlung — bei Behörden-Kunden die Leitweg-ID einmalig im Stammdaten erfassen. Spart bei jeder Rechnung Sucherei.

Wann mache ich das?​

Was ist ZUGFeRD?​

So versenden Sie eine ZUGFeRD-Rechnung​

Rechnung vor Versand prüfen

Format wählen oder vom System wählen lassen

Versand per Mail

Versand-Bestätigung dokumentieren

Bei Bounce / Reklamation reagieren

Weg 2 — Bulk-Versand per KI-Chat​

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?​

Tipps aus der Praxis​

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