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Produkt-Stammdaten pflegen

Bevor Sie ein Produkt in einem Angebot oder einer Rechnung verwenden können, muss es im Produkt-Stammdaten-Modul angelegt sein. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie als Vertrieb (oder Stammdaten-Verantwortlicher) neue Produkte anlegen und pflegen.

Wann mache ich das?​

  • Bei neuen Produkten im Sortiment — neue Lieferanten-Produkte, Eigenentwicklungen.
  • Bei Preisänderungen — Lieferantenpreise ändern sich, eigene Margen anpassen.
  • Bei Sortiments-Bereinigung — alte Produkte deaktivieren.
  • Periodisch — Top-Produkte auf Aktualität prüfen.

So legen Sie ein Produkt an​

Produkte-Liste öffnen

In der Sidebar auf Produkte. Sie sehen die Liste aller bestehenden Produkte:

  • Produkt-Nr., Name, Verkaufspreis, Warengruppe, Hersteller, Aktiv.

Filter nach Warengruppe / Aktiv-Status oder Suche nach Namen / Nr.

Produkte-Modul mit Tabelle der erfassten Produkte und Toolbar Spalten / Filter / Zeilenhöhe.

Produkt-Detail mit Tabs Allgemeine Daten / Attribute / Lieferanten / Komponenten / Dokumente und WYSIWYG-Beschreibungs-Editor.

Neues Produkt anlegen

+ Produkt hinzufügen:

FeldWas reinkommt
Produkt-Nr.Auto-vergeben oder manuell
NameKlar verständlich („Brandmelder Bosch ABC-1234")
BeschreibungLängerer Text für Angebote / Rechnungen
HerstellerAus Liste wählen
Hersteller-ArtikelnummerOriginal-Artikelnummer des Herstellers
WarengruppeKlassifikation (Brandmeldetechnik / Sprinkler / Sonstiges)
VerkaufspreisStandard-Listenpreis pro Einheit
Einkaufspreisfür interne Margen-Kalkulation
EinheitStk / Meter / Kilo etc.
SteuersatzStandard 19%
ErlöskontoWelches Buchhaltungs-Konto

Komponenten erfassen (für komplexe Produkte)

Bei zusammengesetzten Produkten (z.B. Brandmeldeanlage = Steuerung + Sirene + Sensoren) im Tab Komponenten die Einzelteile hinterlegen:

  • Pro Komponente: Komponententyp (siehe Produkt-Komponententypen), Anzahl, Pflicht.
  • Bei Wartung wird dann automatisch geprüft, ob alle Komponenten vorhanden sind.

Lieferanten-Verknüpfung

Im Tab Lieferanten des Produkts welche Lieferanten dieses Produkt liefern:

  • Lieferant wählen.
  • Einkaufspreis dieses Lieferanten.
  • Lieferzeit in Tagen.
  • Mindestbestellmenge.
  • Bevorzugt Häkchen für den Standard-Lieferanten.

So weiß SpeamCore beim Bestell-Vorgang, woher das Produkt kommt.

Warengruppen-Zuordnung

In den Stammdaten Warengruppen klassifizieren Sie Produkte hierarchisch:

  • Hauptgruppe: „Brandschutz" → Untergruppe: „Brandmelder" → Sub: „Optisch" / „Akustisch".

Pro Produkt eine oder mehrere Warengruppen zuweisen — wichtig für Filter, Reports und Sonderkonditions-Regeln.

Mehr im Modul Warengruppen und Warengruppen-Profile.

Preisänderungen — Snapshot beachten

Wenn ein Verkaufspreis sich ändert (Lieferanten-Erhöhung weitergeben):

  • Verkaufspreis im Stammdaten anpassen.
  • Wichtig: bestehende Angebote / Rechnungen behalten ihren Preis (Snapshot-Pattern).
  • Nur neue Belege nutzen den neuen Preis.

Bei laufendem Angebots-Prozess nicht zwischendrin ändern — sonst Verwirrung beim Kunden. Lieber alte Angebote abschließen, dann anpassen.

Produkt deaktivieren statt löschen

Wie bei anderen Stammdaten: Produkte werden nicht gelöscht, sondern auf Inaktiv gesetzt. Bestehende Belege bleiben unverändert, aber neue Belege haben das Produkt nicht mehr in der Auswahl.

Weg 2 — Produkt-Pflege per KI-Chat​

Beispiel-Prompts:

Lege ein neues Produkt „Brandmelder Bosch ABC-1234" an. Hersteller Bosch,
Warengruppe Brandmeldetechnik, Verkaufspreis 89,90 Euro netto, Einheit Stück.
Hersteller-Artikelnummer 4998-001-234.
Welche Produkte haben in den letzten 12 Monaten keine Verwendung mehr in
Verkaufsbelegen gefunden? Bitte mit letztem Verwendungsdatum, sortiert
nach Inaktivität — Vorbereitung für Quartals-Aufräumung.

Mehr in KI-Chat-Aktionen.

Was tue ich, wenn etwas schiefgeht?​

Tipps aus der Praxis​

  • Vorlagen-Produkt für ähnliche Varianten — kopieren statt neu anlegen, dann nur Unterschiede ändern.
  • Foto pro Produkt — im Tab Dokumente Bild hochladen. Erleichtert visuelle Identifikation.
  • Halbjährliches Preis-Audit — Top-50-Produkte auf Aktualität prüfen.
  • Mit Lieferanten-Update — wenn Lieferant Preisliste schickt, gleich im Stamm aktualisieren.

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