Projektanfragen bearbeiten

Bei größeren Vorhaben — Bauprojekten, mehrjährigen Wartungs-Verträgen, Inbetriebnahmen — erreichen Sie oft Projektanfragen vor dem eigentlichen Auftrag. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie sie erfassen, qualifizieren und in echte Projekte / Angebote überführen.

Wann mache ich das?

• Eingehende Anfragen — Mail, Telefon, Webformular, Messe-Kontakte.
• Aktive Akquise — wenn Sie Pre-Sales-Kontakte tracken.
• Periodische Pipeline-Auswertung — wie viele Anfragen offen, welche aussichtsreich.

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Voraussetzung

• Sie sind mit Vertriebs-Account in SpeamCore eingeloggt.
• Anfrage-Daten liegen vor (Kunde, Vorhaben, Termin-Wunsch, Budget).

So erfassen Sie eine Projektanfrage

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Projektanfragen-Modul öffnen

In der Sidebar Projektanfragen (Project Requests). Liste aller offenen / abgeschlossenen Anfragen mit Status:

• Eingegangen — neu, noch nicht bearbeitet.
• In Qualifizierung — wird gerade geprüft.
• Angebot erstellt — Folge-Workflow läuft.
• Gewonnen — Anfrage wurde Auftrag.
• Verloren — nicht beauftragt.
• Abgewiesen — wir machen das nicht.

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Neue Anfrage anlegen

+ Anfrage hinzufügen:

Feld	Was reinkommt
Betreff	Kurzbeschreibung des Vorhabens
Anfragender / Kunde	Bestehender Kunde oder Lead
Standort	Wo soll das Projekt stattfinden
Beschreibung	Detaillierte Anforderungen
Budget-Rahmen	grob geschätzt
Termin-Wunsch	Wann soll's umgesetzt sein?
Quelle	Wie kam die Anfrage rein (Web, Empfehlung, Messe etc.)
Verantwortlicher Vertrieb	Wer betreut
Wahrscheinlichkeit	10-90% Erfolgsaussicht

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Qualifizierung — passt die Anfrage zu uns?

Pro Anfrage prüfen:

• Geographische Reichweite — können wir vor Ort sein?
• Kapazität — haben wir Mitarbeiter für die Größenordnung?
• Spezialisierung — sind wir technisch fit?
• Wirtschaftlichkeit — Budget realistisch?
• Strategischer Fit — passt zum Geschäftsmodell?

Bei „Ja, machen wir" → Status auf In Qualifizierung und Angebot erstellen.

Bei „Nein" → Status auf Abgewiesen mit höflicher Absage an Anfragenden, Begründung im Kommentar.

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In Angebot oder Projekt überführen

Wenn die Anfrage qualifiziert ist:

Bei einfachem Vorhaben:

1. Angebot erstellen (siehe Angebot erstellen).
2. Anfrage als Quelle verlinken — Status der Anfrage auf Angebot erstellt.

Bei komplexem mehrmonatigem Projekt:

1. Projekt anlegen (Projekte).
2. Phasen definieren.
3. Anfrage verlinken — Lifecycle-Verfolgung.

5

Pipeline überwachen

In der Anfragen-Liste filtern:

• Wahrscheinlichkeit > 50% und Termin in nächsten 3 Monaten = Pipeline-Volumen.
• Älter als 30 Tage offen — nachfassen.

Quartalsweise: Conversion-Rate (Anfragen → Aufträge) auswerten und mit GF besprechen.

Weg 2 — Pipeline-Übersicht per KI-Chat

KI

KI ist Hilfestellung — Kontrolle bleibt beim Sachbearbeiter

Die KI kann Fehler machen — Status-Wahrscheinlichkeit falsch interpretieren, alte aber heiße Anfragen übersehen, Branche-spezifische Zyklen ignorieren. Sie ist nur eine erleichternde Hilfestellung; die vertriebliche Bewertung und Nachfass-Entscheidung liegt bei Ihnen.

Beispiel-Prompts:

Welche Projektanfragen sind älter als 30 Tage und noch im Status „offen"?
Bitte mit Kontaktperson und Status-Wahrscheinlichkeit, sortiert nach
Volumen absteigend.

Conversion-Rate Q2 2026: wie viele Projektanfragen wurden zu Aufträgen?
Pro Vertriebs-MA, mit Branchen-Aufschlüsselung.

Tipps

• Schnelle Reaktion — innerhalb 24h auf Anfrage antworten, auch wenn nur Eingangsbestätigung.
• Nachfassen — Anfragen, die in 14 Tagen kein Angebot bekommen haben, werden oft Verlust.
• CRM-Funktionalität — Projektanfragen sind quasi mini-CRM. Bei großem Volumen separates Tool sinnvoll.

Verwandte Tutorials

• Angebot erstellen und versenden — der Folge-Schritt
• Projekte und Phasen überwachen (Management) — wenn Anfrage groß genug ist

Für Admins: technische Details

• Modul: /project-requests.
• Status-Übergänge konfigurierbar.
• Verknüpfung zu Projekt: Project.sourceProjectRequestId.
• CASL: view:ProjectRequest, create:ProjectRequest, update:ProjectRequest.