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Fahrzeug-Dokumente verwalten

Pro Fahrzeug sammeln sich viele Dokumente — Kaufvertrag, Versicherung, Servicebücher, Schadensberichte, Übergabe-Protokolle. SpeamCore pflegt das pro Fahrzeug strukturiert.

Wann mache ich das?​

  • Bei Fahrzeug-Anlage — Erst-Ausstattung mit Kaufvertrag, Versicherung, Zulassung.
  • Bei Versicherungs-Wechsel — neuer Vertrag, alte Police archivieren.
  • Nach Schadensfällen — Schadensbericht, Werkstatt-Beleg.
  • Bei Verkauf — Übergabe-Protokoll.

Welche Dokumente gehören dazu?​

KategorieBeispiele
Kauf / LeasingKaufvertrag, Leasing-Vertrag, Übergabe-Protokoll
ZulassungFahrzeugschein, Fahrzeugbrief (sofern digital)
VersicherungKFZ-Versicherungs-Police, Beitragsrechnungen
TÜV / HUTÜV-Berichte aus jeder Untersuchung
WartungService-/Inspektionsberichte
SchädenUnfallberichte, Reparatur-Belege
HandbücherBedienungsanleitung, Service-Heft

So verwalten Sie Dokumente​

Fahrzeug öffnen, Tab Dokumente

In der Sidebar Fahrzeuge → Fahrzeug → Tab Briefdokumente, Vertragsdokumente oder Protokolldokumente.

Liste aller bisher hochgeladenen Dokumente.

Fahrzeug-Detailseite mit Tab Briefdokumente — Ablage für Fahrzeugschein, Versicherungs-Police etc.

Neues Dokument hochladen

+ Dokument hinzufügen:

  • Datei wählen (PDF bevorzugt).
  • Kategorie wählen.
  • Datum des Dokuments.
  • Beschreibung kurz.
  • Sichtbarkeit — meist Fuhrpark-Verantwortliche.

Mehr Details zum allgemeinen Dokument-Pattern: Dokumente und Anhänge.

Wichtige Dokumente strukturiert ablegen

Standardisierte Datei-Namen erleichtern die Suche:

  • 2026_TUeV-Bericht_KennzNr.pdf
  • 2026_Inspektion_KennzNr_Werkstatt.pdf
  • 2026_Versicherung_KennzNr_AnbieterX.pdf
  • 2026-04-15_Schaden_KennzNr_Spiegel-rechts.pdf

Bei Schadensfällen besonders sorgfältig

Schadensberichte für Versicherung:

  • Foto vom Schaden sofort vor Ort.
  • Polizei-Bericht (bei größeren Schäden).
  • Schadens-Anzeige an Versicherung.
  • Werkstatt-Kostenvoranschlag und finaler Beleg.

Alles im SpeamCore unter dem Fahrzeug ablegen — wenn die Versicherung nachfragt, alles griffbereit.

Weg 2 — Fahrzeug-Dokumente per KI-Chat​

Beispiel-Prompts:

Welche Fahrzeuge haben Versicherungs-Police mit Ablauf in den nächsten
60 Tagen? Mit Versicherer und Versicherungssumme.
Vollständigkeits-Check pro Fahrzeug: welche Standard-Dokumente
(Fahrzeugschein, Versicherung, TÜV-Bericht, Wartungsheft) sind hinterlegt,
welche fehlen?

Tipps​

  • Foto-Disziplin bei Übernahmen / Übergaben — vor jedem Mitarbeiter-Wechsel Fahrzeug-Zustand-Fotos.
  • Versicherungs-Termin im Kalender — vor Vertragsablauf prüfen, eventuell wechseln.
  • Service-Heft digital — auch wenn Werkstatt papier-Heft nutzt: Foto vom letzten Eintrag im SpeamCore.

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